Isa sa mga pangunahing hakbang sa pagpapatupad ng isang matagumpay na VoIP solution ay ang pagkakaroon ng VoIP implementation checklist. Mahalaga na malaman ng isang kompanya ang kanilang goals at objectives, at mag-assess ng kanilang kasalukuyang infrastructure. Ang maximum VoIP security at call routing at management procedures ay dapat ding isaalang-alang. Gumawa ng listahan ng optional VoIP providers at siguraduhing nasa tamang database ang lahat ng impormasyon. Malaking tulong ang LiveAgent, isang call center software, sa paglulunsad ng call routing.
Marahil maraming tanong ang tumatakbo sa inyong isipan – aling software ang dapat ninyong piliin, ano ang kailangan ninyong gawin bago ang implementation, at paano makakapag-adapt ang inyong mga empleyado?
Huwag mag-alala, ginawa naming praktikal ang checklist na ito batay sa orihinal na kaalaman kung aling tasks ang puwedeng makagawa o makasira ng isang maayos na transition. Sundan ito para maging stress-free ang VoIP implementation.
Ang VoIP system ay isang bagay na lubos na magpapabago sa paraan ng pagtakbo ng inyong business. Gayunman, hindi ito masyadong mahirap i-install at i-set up kung gagawin nang tama.
Ang VoIP implementation checklist ay parang isang mapa na nagpapakita kung ano ang kailangan ninyong gawin para matagumpay na mapatakbo ang technology na ito. Makatutulong din ito sa pagma-manage ng inyong project, dahil ang lahat ng nagtatrabaho nito ay mai-inform tungkol sa kanilang mga responsabilidad.
Ang VoIP ay isang investment sa kinabukasan ng inyong kompanya, kaya huwag maliitin ang kahit na anong hakbang na nasa checklist.
Ang VoIP implementation process ay magagamit sa halos bawat aspekto ng isang kompanya, mula sa customer service at support hanggang accounting. Anuman ang inyong papel sa kompanya, puwede ninyong gamitin ang checklist na ito para makita ang big picture ng mga action na kailangan ninyong gampanan.
Gawin isa-isa at tingnan kung ano ang kailangan ninyo para maipatupad ang isang matagumpay na VoIP solution.
Ano ang mga pangunahing objective ng inyong business, magkano ang kaya ninyong gastusin sa bagong VoIP provider, at aling features ang importante sa inyo? Kung mas maayos ninyong masasagot ang mga tanong na ito, mas magiging madali ang paghahanap ng VoIP provider at system na makatutugon sa inyong requirements.
Ang mga ganitong paghahanda ang makatutulong sa paggawa ninyo ng desisyon pati na rin ang pagliit ng pagpipilian kung ano lang ang features na pinakamahalaga sa inyo. Makakatipid din kayo ng oras sa pag-alam kung ano ang mga eksaktong uri ng systems o services na pinaka-angkop sa pangangailangan ng inyong business.
Makakukuha kayo ng magandang ideya sa pagsagot ng mga simpleng katanungang ito:
Matapos sagutin ang mga tanong na ito, dapat ay naunawaan na ninyo kung ano-ano ang goals ng inyong business. Siguraduhin na ang mga ito ay SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, at Time-bound.
Halimbawa, “Ang aming goal ay mabawasan ang average answer time nang 5 segundo sa loob ng isang buwan” ay sakto sa lahat ng SMART boxes.
Dapat ninyong i-assess ang inyong kasalukuyang phone system para matukoy kung anong features ang kailangan ninyo sa isang VoIP system.
Para makahanap ng isang VoIP provider na makapagbibigay ng features na hinahanap ninyo at matugunan ang expectations ng inyong business.
Malamang ang pinakamahalagang factor ay ang mga uri ng tawag na aasikasuhin. Halimbawa, kung ang karamihan ng mga tawag ay may kinalaman sa sales o marketing, kakailanganin ninyo ng isang phone system na may features tulad ng caller ID at call recording.
Ang iba pang mga importanteng factor ay ang sumusunod:
Gamitin ang mga sagot na ito para malaman kung ano ang hinahanap ninyo sa isang VoIP provider. Puwede rin ninyong gamitin ang mga iyon bilang criteria kapag nag-research kayo ng iba’t ibang providers at plans nila.
Oras na para i-prioritize ang features na pinakaimportante para sa inyo at sa inyong team.
Kung mas naiintindihan ninyo kung ano ang kailangan ninyo sa isang system, mas magiging madali ang makahanap ng pinakamahusay na gagana para sa inyong kompanya.
Simulan sa paggawa ng isang komprehensibong listahan ng features na importante para sa inyo at i-rank ang mga ito ayon sa priority. Makatutulong ito sa inyo kapag nagkumpara kayo ng iba’t ibang providers at plans nila.
Dapat rin ninyong tingnan ang inyong kasalukuyang phone system at kung anong features ang madalas ninyong gamitin. Magtanong sa inyong mga empleyado at isali sila sa proseso – baka meron silang naiisip tungkol sa ilang features na pakiramdam nila ay importante sa business pero hindi pa nababanggit.
Patunayan na kakayaning suportahan ng inyong kasalukuyang infrastructure ang bagong VoIP system.
Para maiwasan ang anumang major IT issues at matiyak na meron kayong sapat na bandwidth para sa dami ng users sa inyong VoIP network kahit na anong oras. At nangangailangan din kasi ng maaasahang connections at VoIP equipment ang karamihan ng mga provider bago sila magbigay ng serbisyo.
Alamin ang bilang ng mga empleyadong gagamit ng VoIP phones at siguraduhing merong sapat na bandwidth para sa kanila nang sabay-sabay. Kung hindi, baka kakailanganin ninyong mag-upgrade ng inyong Internet connection o kumuha ng isang bagong router.
Alamin kung merong mga firewall na puwedeng mag-block sa VoIP traffic na makapasok at mag-set up ng port forwarding para gumana nang maayos. Kung hindi ito posible, ikonsidera ang pagbili ng karagdagang firewall na para lang sa VoIP services (na mas mura kaysa mag-upgrade ng buong network infrastructure).
I-check ang lumang router kung compatible sa bagong VoIP system. Kung hindi, inirerekomenda na kumuha kayo ng bago dahil karamihan ng routers ay ginawa para sa security at reliability at hindi para sa speed at capacity.
Hindi magandang strategy ang mag-focus sa isang option lang, kaya magsagawa ng ilang market research at hanapin ang pinakamahusay na VoIP provider para sa inyong pangangailangan.
Sa dinami-rami ng iba’t ibang uri ng VoIP providers na makukuha, puwedeng maging mahirap malaman kung alin ang pinakaangkop sa inyong business. Ang paggawa ng paunang shortlist ay dapat makatulong sa pagpapaliit ng pagpipilian at pagtutukoy sa uri ng planong gagana para sa inyong kasalukuyang infrastructure.
Magsagawa ng market research, makipag-usap sa industry leaders at tumingin sa mga forum. Pagkatapos, mag-research tungkol sa providers na nakakuha ng inyong pansin at gumawa ng isang listahan ng mga may offer ng features na kailangan ninyo. Ikumpara ang mga elementong tulad ng:
at iba pang importanteng factors bago gumawa ng huling desisyon.
Maraming provider ang may offer ng libreng trial periods o demo versions na kanilang software para puwede ninyong subukan ang mga ito bago bumili.
Hangga’t maaari, i-test ang software bago bumili, lalo na kung nag-iisip kayo tungkol sa isang bagay na kasinghalaga ng VoIP. Sa pamamagitan ng pagsasamantala ng mga libreng trial at demo version, makasisiguro kayong ang software ay gagana sa inyong network, na lahat ng features ay makukuha, at lahat ng nasa kompanya ay komportable sa paggamit nito.
Makipag-ugnayan lang sa providers na interesado kayo at humingi ng trial o demo version ng kanilang software. Maraming kompanya ang may offer na ganitong uri ng oportunidad para bigyan ang potential na customer ng ideya sa kung ano ang kasama sa kanilang serbisyo at hayaan silang personal na maranasan ang software.
Karamihan ng providers ay merong libreng trials o demo versions ng kanilang software sa kanila websites. Hanapin lang ang “trial” o “demo” o diretsong makipag-ugnayan sa kompanya at tanungin kung meron kayong makukuha.
Ito ay dapat gawin pagkatapos ninyong masubukan lahat ng inyong options at napaliit ang mga pagpipilian.
Sa madaling salita, hindi ninyo gugustuhing lumipat ng provider pagkatapos ninyong ma-implement ang VoIP. Kaya importanteng maglaan ng oras ngayon pa lang at alamin kung ano ang pinakamahusay na gagana sa inyong call center.
Ang natitira na lang ngayon ay ang pumili ng isa, pero sa puntong ito, dapat pa rin ninyong isipin ang kinabukasan. Kaya ba ng provider na pipiliin ninyong makasabay sa mga pagbabago sa technology at sa lumalaking pangangailangan ng inyong business? Maaasahan ba ang kanilang customer service at makakapag-offer ba sila sa inyo ng competitive price?
Tandaan na ang VoIP implementation ay pangmatagalang investment, kaya kailangan ninyo itong pag-isipang mabuti at ng lahat ng stakeholders.
Tip: maghanap ng provider na nagbibigay ng mahusay na customer service, para laging may mga taong handang tumulong kung meron mang mga isyu sa inyong system.
Ang security ng customer service software ang pinakamahalaga. Ang VoIP conversation ang kadalasang nakikita bilang isang goldmine ng hackers at nasasangkot ang ilang risks.
Katulad din ng kahit na anong network system, kailangan ng VoIP na ma-secure laban sa mga hacker at iba pang malicious threats. Ang ilang pag-uusap ay hindi maiiwasang maging sensitibo, at hindi ninyo gugustuhing maging accessible ang mga ganoong impormasyon sa kahit na sino maliban sa mga intended recipient.
Kailangang laging updated ang VoIP system ninyo ng pinakabagong VoIP security patches, at dapat meron din kayong pinagaganang firewall. Kumpirmahing lahat ng empleyado ay alam ang mga panganib ng phishing attacks, at i-train silang makahanap ng potential na red flags.
I-monitor ang performance ng inyong provider, siguraduhing lahat ng data na inililipat sa kanilang mga linya ay hindi vulnerable (e.g. sa pamamagitan ng pag-encrypt ng inyong traffic). Magkaroon din ng backup plan kung sakaling magkaroon ng emergency. Ang paggamit ng isang secure password policy ay kinakailangan din – dapat lahat ng nasa organisasyon ay gumagamit ng malalakas na passwords na madalas pinapalitan.
Tip: siguraduhing ang VoIP provider na inyong pinili ay compliant sa lahat ng kaakibat na security regulation.
Ang paglilipat ng lahat ng inyong data, contacts, at iba pang information mula sa inyong lumang system papunta sa bago ay puwedeng maging stressful. Gayunman, kung hindi ninyo magawa ang hakbang na ito ngayon, puwede itong magdulot ng kaguluhan sa paglaon.
Kung walang data, hindi gagana ang inyong VoIP phone service. Kailangang mailipat lahat ng inyong contacts, messages at call history para puwedeng ituloy ng mga empleyado ang trabaho nila nang normal – hindi dapat magkakaroon ng malaking epekto sa kanilang pang-araw-araw na operation ang pagpapalit ng phone systems.
Puwede ninyong ilipat nang manual ang information, gumamit ng isang automated migration tool, o i-leverage ang API ng inyong lumang system para automatic na mag-transfer. Alin mang method ang inyong piliin, i-test muna ito at siguraduhing gumagana nang maayos.
Tip: kung marami kayong ililipat na data, ikonsidera ang paggamit ng automated migration tool. Makakatipid kayo ng oras at walang hassle.
Kapag naiayos na ang lahat at gumagana na, oras na para simulang isipin ang add-ons at integrations na puwedeng makapagpahusay sa inyong VoIP system at ma-streamline ang workflow ng inyong agents.
Maraming magagandang extensions na puwedeng makapag-pahusap sa inyong VoIP systems gaya ng call routing, CRM integration, chatbots, at marami pa. Sa pagdagdag nito sa inyong system, puwede ninyong mapataas ang productivity ng inyong agents at mapahusay ang customer service.
Madaling i-set up ang karamihan ng add-ons at integrations – i-download lang ang software, i-install, at i-configure ito. Gayunman, may ilang nangagngailangan ng kaunti pang trabaho – halimbawa, ang pag-integrate ng inyong VoIP system sa inyong CRM. Depende sa provider ang proseso, pero buti na lang at karamihan ay nagbibigay ng tutorials at suporta para kayo matulungang gawin ito.
Ang VoIP implementation process ay hindi nagtatapos sa pag-install ng isang bagong system – para ito epektibong mapagana, kailangan din ninyong isipin ang tungkol sa inyong ideyal na call flow.
Ang isang magandang disenyong call flow ang magsasabi sa agents kung paano dapat asikasuhin ang mga tawag, anong uri ng impormasyon ang kailangang kolektahin mula sa customers, at gaano kabilis nilang maililipat ang mga tawag.
Ang unang hakbang ay alamin ang mga pangangailangan ng customers – ano ang kailangan nila sa inyong kompanya kapag sila ay tumatawag? Sunod, kailangan ninyong magdesisyon kung gaano kabilis dapat makasasagot ang agents sa mga tawag. Hindi madaling gawain ang magdisenyo ng isang call flow pero nangangailangan ito ng maraming oras at effort.
Kung sa pakiramdam ninyo ay meron pang iaayos ang inyong call flow, ikonsidera ang paghingi ng tulong sa mga espesyalista sa ganitong bagay.
Tip: siguraduhing ang inyong call flow ay madaling maiintindihan ng inyong mga agent at malinaw ito para sa lahat ng kasama.
Para masulit ang system, dapat ninyong i-integrate ang inyong VoIP provider sa sapat na call center software.
Ang call routing ay nagdadagdag sa customer satisfaction, nagbabawas ng operational costs, at tumutulong sa pag-manage na mga tawag nang mabilis hangga’t maaari.
Ang unang habang ay ang paggawa ng mapa ng communication structure ng inyong kompanya. Makatutulong itong malaman ang iba’t ibang departments at uri ng mga tawag na inaasikaso nila.
Pagkatapos, kailangan ninyong gumawa ng routing rules para sa bawat uri ng tawag. Ito ang magsasabi kung paano dapat asikasuhin ng agents ang mga tawag, kailan nila dapat ilipat sa ibang department, at sino ang dapat kumuha ng mga ito.
Puwede ninyo itong matupad sa pagpili ng software na ii-integrate sa inyong VoIP provider. Puwedeng angLiveAgent call center software ang pinakamahusay na pagpipilian dito, na compatible sa higit 99% sa kanila.
Paano ninyo magagamit ang LiveAgent call routing? Halimbawa, sa pamamagitan ng pagse-set ng bilang ng segundo matapos ang isang tawag ay mairuta sa isa pang agent at bilang resulta ay makababawas ng oras ng paghihintay. Puwede rin kayong magdesisyon kung gaano katagal mananatili sa queue ang isang incoming call – pagkatapos mag-expire ng predetermined time na ito, ang tawag ay magtutuloy sa isang offline section ng inyong IVR.
Ang punto ng lahat ng features na ito ay ang matiyak ang isang karanasang mas maganda ang daloy para sa inyong customers. Higit pa rito, nagbibigay ng LiveAgent ng 24/7 customer service para matiyak na anumang oras mag-operate ang inyong call center, lagi pa ring kayong makatatanggap ng professional na tulong.
Ito ay isang kinakailangang hakbang kung gusto ninyong maging productive ang inyong team, manatiling motivated, at laging nagbibigay ng professional na customer service.
Kung walang paunang training, hindi malalaman ng inyong mga empleyado kung paano gagamitin ang kanilang bagong VoIP system. Bilang resulta, ito ay hahantong sa maraming tanong, pagkainis, at pagkayamot na mga customers.
Kailangang ninyong magdisenyo ng isang komprehensibong training program at mga oportunidad sa actionable training. Dapat isama lahat mula sa paano gumagana ang bawat feature, ano ang best practices kapag tumatawag at tumatanggap ng tawag, paano dapat mag-asikaso ng mga request ng customers ang mga agent, etc.
Tip: siguraduhing ang training program ay madaling sundan at kino-cover nito ang lahat ng basic. Kung marami kayong empleyado, ikonsidera ang paggamit ng online training course o video tutorials.
Ito ay isang napakahalaga at kinakailangang prosesong magpapahintulot sa inyong business na tumakbo nang tuloy-tuloy sakaling may mga di inaasahang kaganapan tulad ng pagkawala ng kuryente o pag-crash ng server, etc.
Kung ang inyong phone system ay hindi gumagana nang tama o hindi talaga gumagana, puwede itong magkaroon ng malalang kahihinatnan para sa inyong kompanya tulad ng pagkawala ng customers, pagbaba ng productivity, at marami pa.
Ito ay isang hakbang na madalas di napapansin, pero puwede kayong iligtas na mga ito sa maraming problema sa hinaharap. Sa pag-verify ng inyong number assignment, matitiyak ninyong lahat ng number ay nakatakda sa tamang extensions at gadgets.
Puwedeng magdulot ng pagkalito kung ang customer ay makatatanggap ng mga tawag galing sa maling department o agent at vice versa.
Tiyakin ang numbers na naka-assign sa inyong extensions at devices sa pag-log in sa inyong account. Kung may makita kayong pagkakaiba, puwede ninyong ipabago ito sa pamamagitan ng makipag-ugnayan sa customer service team ng provider.
Tip: laging panatilihing updated ang inyong contact information para makausap kayo ng inyong provider sakaling magkaroon ng emergency.
Ang auto attendant sa simula ng call ang magbibigay ng first impression. Samantalahin ito at mag-record ng isang greeting na maghihikayat sa inyong callers na manatili sa linya.
Malalaman ng customer na natawagan nila ang tamang number at hindi na kailangan pang maghintay sa linya nang matagal hanggang magkaroon ng bakanteng agent.
Para mag-record na voicemail greetings, kailangan ninyong mag-log in sa inyong account sa provider at gumawa na isang bagong message. Siguraduhing kasama ang lahat ng kinakailangang impormasyon tulad ng department name, oras ng operation, at contact number.
Tip: dagdag sa pagsasabi ng “hello” at “salamat sa inyo”, magandang ideya ang pagdagdag ng personal touch.
Ito ang huling hakbang sa inyong VoIP implementation process. Sa pagkumpleto nito, puwede na ninyong i-verify na lahat ay gumagana katulad sa inaasahan at walang mga isyu sa bagong system.
Makakatipid kayo ng oras dahil hindi na kailangang ire-configure ang mga bagay kung merong hindi gumana nang tama mula sa umpisa. At kung merong mga isyu sa inyong phone system, madidiskubre ang mga ito habang nasa proseso at malulutas ito bago pa ito makaapekto sa inyong customers.
Para gumawa ng test calls, kailangan ninyong mag-log in sa inyong account sa provider at subukang mag-dial ng ilang iba’t ibang numbers. Siguraduhing i-check ang lahat ng features tulad ng voicemail, call forwarding, at ang quality ng mga tawag na ginawa gamit ang bagong system.
Tip: ang pinakamagandang oras para gumawa ng test calls ay bago mag-umpisa ang business hours kung kailan walang masyadong customers o sa off-hour period kung kailan hindi busy ang agents.
To successfully implement VoIP, the minimum requirements are a reliable Internet connection, VoIP-enabled phones or softphones, and a cloud VoIP provider.
VoIP stands for Voice over Internet Protocol, and it is a technology that allows you to make phone calls using a broadband Internet connection instead of a regular phone line. It's much cheaper and much more flexible than a traditional phone service. To use VoIP, you need to install special software on your computer or smartphone that will allow you to make and receive calls over the Internet.
Setting up a VoIP business is not as difficult as it may seem. In fact, most of the work can be done remotely. The first step is to choose a VoIP provider and sign up for their service. Next, you need to purchase or install required software on your devices. Finally, configure your phone system with the necessary hardware and software.
Yes, you can set up your own VoIP system. However, it will require a lot of work and technical expertise. In addition, you will need to purchase or lease special hardware and software. Alternatively, you could use a cloud-based VoIP service provider instead.
You need a broadband connection with speeds of at least 100kbps per call. However, for optimal performance, we recommend a broadband connection with speeds of 500kbps or faster.
Yes, VoIP has a bright future. It is expected that VoIP will continue to grow at a rapid rate in the coming years. From $85 billion in 2021, the global market for VoIP services is expected to grow to over $100 billion by 2026.
VoIP uses the Internet Protocol (IP) to send voice data online. It works by converting analog audio signals into digital packets to be transmitted via IP networks like those used for email and browsing. These packets can be sent anywhere in the world where there is an available connection point between two devices with Internet access.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team