Pagsubaybay sa oras

Bakit kailangan mong subaybayan ang oras ng trabaho?

Ang pagsubaybay sa oras ng trabaho ay mahalaga dahil ito ang magbibigay sa iyo ng pangkalahatang ideya ng parehong iyo at iyong pangkat ng inyong: 

• Pagganap
• Pangkalahatang pagiging produktibo
• Kahusayan
• Dami ng gawain

Gamit ang mga kasangkapang pagsubaybay sa oras, madaling matutukoy kung ikaw at ang iyong pangkat ay nakapokus sa paglutas ng mga tamang problema. Kadalasan, ang mga kasangkapang pagsubaybay sa oras ay maaaring magpakita na maraming gawaing tumatagal ng maraming oras ang maaaring gawing simple o awtomatiko.

Halimbawa, kung nakikita mo na ang iyong mga ahente ng suporta ay gumugugol ng maraming oras sa pagtugon sa parehong mga uri ng mga katanungan, maaaring maging kapaki-pakinabang ang paglikha ng mga paunang natukoy na mga template sa pagtugon o naka-can na tugon.

Bukod dito, kung nakikita mo na ang ilang mga ahente ay gumugugol ng masyadong matagal upang magawa ang mga pangunahing gawain, ito ay maaaring indikasyong sila ay nagiging hindi produktibo at nagpapabagal upang makakuha ng mas maraming oras. Ito, siyempre, ay maiiwasan kung aalamin ang karaniwang oras ng proseso ng iyong pangkat.

Paano mo gagamitin ang kasangkapang pagsubaybay sa oras sa LiveAgent?

Ang naka-built in sa LiveAgent na kasangkapang pagsubaybay sa oras ay sinusubaybayan ang oras na ginugugol ng iyong mga ahente ng suporta sa paglutas ng mga tiket mula sa mga form sa pakikipag-ugnayan, email, social media, pagsusumite sa portal ng kustomer, live chat at tawag.

Paano gumagana ang kasangkapang pagsubaybay sa oras ng LiveAgent?

Kapag ang tampok ay nakabukas, ito ay awtomatikong sinusubaybayan kung gaano karaming oras ang ginugugol ng bawat ahente sa paglutas ng mga indibidwal na tiket. Mangyaring tandaan na ang sistema ay sinusubaybayan lamang ang oras kung kailan ang ahente ay aktibong nagtatrabaho sa tiket. Ito ay nangangahuluganng ang tiket ay dapat na:

• Binuksan ng ahente
• Tiningnan ng ahente
• Ginagawa ng ahente (ang ahente ay dapat na nagsusulat, pumipindot o ginagalaw man lang ang kanilang mouse)

Kung ang ahente ay hindi aktibo nang higit sa 30 segundo, ang pagsubaybay sa oras ay hihinto. Bukod dito, kung ang ahente ay lumipat sa isa pang tiket o sa ibang tab ng browser o aplikasyon ang pagsubaybay ay hihinto rin.

Kung ang iyong mga ahente ay madalas na nagtatrabaho sa iba’t-ibang mga tab/aplikasyon, maaaring pinakamahusay na pilitin ang manu-manong pag-input mula sa iyong mga ahente. Kung ito ang kaso, maaari mong buksan ang setting na pipilitin ang iyong mga ahente na manu-manong magsumite ng bilang ng oras na ginugugol nila sa paglutas ng bawat tiket.

Paano mag-set up ng pagsubaybay sa oras sa LiveAgent

1. Mag-log in sa LiveAgent.
2. Pindutin ang Configuration (cogwheel na icon sa kaliwang menu na bar).
3. Pindutin ang Sistema.
4. Pindutin ang Mga Plugin.
5. Hanapin ang plugin na Pagsubaybay sa oras at pindutin ang buton na Paganahin.

6. Ang sistema ay hihiling sa iyo ng kumpirmasyon. Pindutin ang Oo.

7. Ang sistema ay hihiling sa iyo ng isa pang kumpirmasyon upang i-reload ang aplikasyong LiveAgent. Pindutin ang Oo.

8. Kapag nakita mo na ang plugin ay berde (tulad ng ipinapakita sa ibaba), ito ay matagumpay na naka-on.

9. Pindutin muli ang Configuration.
10. Pindutin ang Sistema.
11. Pindutin ang Pagsubaybay sa oras.
12. Kung nais mong pilitin ang iyong mga ahenteng mag-input ng kanilang oras ng pagtatrabaho para sa bawat tiket nang manu-mano, (tulad ng ipinapakita sa ibaba) pindutin ang checkbox at pindutin ang I-save.

Pagsubaybay sa oras at pag-uulat

Kung nais mong tingnan ang lahat ng mga ulat sa oras na sinubaybayan ng sistema at naisumite ng iyong mga ahente, maaari mong pindutin ang Mga Ulat (sa kaliwang menu na bar) at piliin ang Ulat sa oras.

Maaari mong salain ang iyong ulat ayon sa tukoy na saklaw ng oras, ayon sa ahente, tiket, kostumer, kumpanya, petsa ng ulat, petsa ng pagsingil at uri ng pagpasok (manu-mano, awtomatiko). Maaari mo ring i-export ang lahat ng mga Ulat sa oras sa file na CSV upang gawin itong mas madaling ibahagi sa mas mataas na pamamahala.

Kung ikaw o ang iyong mga ahente ay hindi namarkahan ang kanilang oras ng pagtatrabaho bilang bayad gamit ang manu-manong pagpasok, ito ay magagawa mo rito sa pamamagitan ng pagpindot sa I-edit. Ito ay lalong kapaki-pakinabang kung sisingilin mo ang iyong mga kustomer para sa suportang iyong ibinibigay.

Mga benepisyo ng pagsubaybay sa oras

Pinabuting pagiging produktibo at kahusayan

Ang pagsubaybay sa oras ay mahusay na kasangkapan para sa pagpapabuti ng pagiging produktibo at kahusayan ng ahente. Ang pagkokolekta ng data sa ganitong paraan ay makakatulong sa iyong lumikha ng mga naaaksyonang pananaw para sa pagpapahusay ng mga proseso ng suporta sa pamamagitan ng mga panuntunan sa pag-awtomatiko o integrasyon. Ito ay makakatulong rin sa iyong makilala ang mga ahenteng nangangailangan ng mas maraming pagsasanay.

Ang pagpapabuti sa kahusayan at pagiging produktibo ng ahente ay mahalaga dahil kung mas produktibo ang iyong mga empleyado, mas maraming oras at pera ang natitipid mo. Ang pagiging produktibo ng empleyado ay nakakaapekto rin sa kasiyahan ng kustomer at churn.

Kung ang iyong mga ahente ay maaaring mag-turnover ng mga tiket sa mabilis na paraan, ang iyong mga kustomer ay masisiyahan sa iyong serbisyo (dahil walang sinuman ang may kagustuhang maghintay para sa mga tugon o resolusyon ng problema).

Pananagutan para sa pagganap

Ang pananagutan ng iyong mga empleyado ay mahalaga, at ang mga kasangkapang pagsubaybay sa oras ay makakatulong sa iyo para diyan. Kung ang ilang mga ahente ay tumatagal ng katawa-tawang tagal ng oras upang sagutin ang mga madaling tanong/tiket alam mong kailangan mo silang makapanayam tungkol sa kanilang pagganap.

Bilang kahalili, kung nakikita mo na ang ilan sa iyong mga ahente ay tumutugon sa mga tiket nang mabilis, ngunit maraming negatibong pagra-rate at puna mula sa mga kustomer, ito ay maaaring maging indikasyong hindi sila nakapokus sa pagsagot sa mga tiket nang lubusan at nais lamang na ‘matapos na ito’.

Tulad ng naturan, ang mga kasangkapang pagsubaybay sa oras ay maaaring magbigay sa iyo ng mga pananaw sa pagganap ng iyong empleyado.

Balanseng dami ng trabaho para sa iyong mga ahente

Panghuli ngunit mahalaga, ang mga kasangkapang pagsubaybay sa oras ay makakatulong sa iyong lumikha ng balanseng daloy ng trabaho para sa iyong mga ahente. Dahil ang bawat ahente ay may iba’t-ibang bilis ng pagtatrabaho, maaari mong pag-aralan ang kanilang mga ulat sa pagganap sa paglipas ng panahon at ayusin ang bilang ng mga papasok na tawag/chat na bibigyan nila ng prayoridad para sa pagtanggap.

Ang ilang mga ahente ay umuusbong sa mabilis na kapaligiran na may mataas na bilang ng tiket habang ang iba ay na-stress at sumusuko. Mahalagang malaman ang mga estilo ng trabaho ng iyong ahente at ayusin nang naaayon.

Mga mapagkukunan ng batayang kaalaman

Kung nais mong matuto nang higit pa tungkol sa pagsubaybay sa oras at mga kaugnay na paksa, suriin ang aming mga mapagkukunan ng batayang kaalaman.

• Paano mag-set up ng pagsubaybay sa oras
• Pagsasama sa Clockify (panlabas na kasangkapang pagsubaybay sa oras)
• Matuto nang higit pa tungkol sa mga ulat sa pagganap
• Matuto nang higit pa tungkol sa mga ulat sa ahente
• Matuto nang higit pa tungkol sa mga ulat sa magamit

Handa nang simulan ang pagsubaybay sa oras ng pagtatrabaho ng ahente?

Subaybayan ang oras ng pagtatrabaho ng ahente nang madali. Mag-sign up para sa aming libreng 30-na araw na pagsubok at makita kung gaano kadali ito. Simulan ang iyong libreng pagsubok ngayon. Hindi kinakailangan ng credit card.