Time rules

Ano ang time rules?

Ang time rules ay mga automation rules na hindi action-triggered, kundi time conditional na may mataas na volume ng tickets. Ang mga ito ay pinakakaraniwang ginagamit para sa help desk clean-up tasks, email reminders o follow-ups, paglutas ng mga ticket na walang aktibidad sa loob ng ilang panahon o pagdagdag ng tags. Walang hanggang ang mga posibilidad.

Mga halimbawa ng time rules

Halimbawa #1

Bilang isang LiveAgent user, maaari kang mag-set up ng time rule na awtomatikong magpapadala ng follow-up email 24 oras pagkatapos ng iyong huling pakikipag-ugnayan sa customer.

Halimbawa #2

Maaari mo ring i-set up ang isang time rule na awtomatikong mamarkahan ang lahat ng tickets na walang response sa loob ng 10 araw bilang resolved.

Halimbawa #3

Ang LiveAgent ay awtomatikong magbubura ng mga ticket na minarkahan bilang SPAM na mas lumang 90 araw.

Paano gumagana ang time rules?

Kapag na-set up na ang isang time rule, ang system ay awtomatikong magsasagawa ng periodic background checks sa maikling intervals (karaniwang isang minuto) at susuri kung natutugunan ang mga kondisyon ng time rule. Kung gayon, ang rule ay awtomatikong isinasagawa.

Bakit mahalaga ang time rules?

Ang time rules ay maaaring maging napakabuti para sa anumang negosyo na may mataas na volume ng tickets dahil maaari nilang mapabuti ang stress ng agent at magsagawa ng mundane at paulit-ulit na mga gawain sa maikling panahon. Ang pangunahing benepisyo ng time rules ay:

• Pinapahusay na kahusayan/agent workflow
• Pinapahusay na response times
• Mas kaunting lugar para sa human error
• Mas kaunting stress/nabawasan ang pagkakataon ng burnout
• Nabawasan ang support costs at nakatipid ng oras

Anong iba pang uri ng rules ang mayroon sa LiveAgent?

Bukod sa time rules, ang mga LiveAgent users ay maaaring makinabang sa trigger-based automation rules at SLA (service level agreement) rules. Maaari mong i-pre-set ang mga rules na ito upang umangkop sa iyong negosyo at gawing epektibo ang iyong service ticket management software.

Action rules

Ang action rules ay mga pangunahing action-triggered rules. Ang mga LiveAgent users ay maaaring mag-set up ng trigger at action, at kapag natutugunan ang mga kondisyon ng trigger, ang action ay isinasagawa. Halimbawa, maaari kang mag-set up ng rule na awtomatikong magaassign ng anumang ticket na naglalaman ng mga salitang “billing” o “payment” sa billing department.

SLA rules

Ang SLA rules ay maaari lamang ilapat sa SLA setup at nakakabit sa SLA levels. Isang halimbawa ng SLA rule ay maaaring baguhin ang SLA level ng isang ticket o ihinto ang iba pang rules mula sa pagiging executed.

Ano ang maaari mong gawin gamit ang time rules sa LiveAgent?

Ang time rules ay maaaring ilapat kapag:

• Ang isang ticket ay mas lumang isang partikular na bilang ng araw, oras, o minuto
• Ang status ng isang ticket ay hindi nagbago sa loob ng isang partikular na bilang ng araw, oras, o minuto
• Ang isang Ticket ay dapat sa loob ng mas kaunting isang partikular na bilang ng araw, oras, o minuto
• Ang isang Ticket ay overdue ng higit sa isang partikular na bilang ng araw, oras, o minuto

Mga kondisyon na maaaring ilapat sa time rules

• Ticket status
• Ticket created (date)
• Ticket changed (date)
• Ticket deleted
• Ticket start referrer URL
• Ticket priority
• Ticket department
• Ticket assigned to
• Customer group
• Ticket tags

Mga aksyon na maaaring isagawa ng time rules

• Transfer ticket
• Resolve ticket
• Delete ticket
• Change ticket priority
• Change SLA level
• Mark as spam
• Mark as not spam
• Purge ticket
• Send answer
• Change ticket subject
• Call URL
• Add tag
• Remove tag
• Send mail to
• Stop other rules
• HTTP request

Ano ang hitsura ng time rules sa pagsasanay?

Kung ang isang rule ay inilapat sa isang ticket, ang pagbabago ay ipapakita sa detalyadong ticket view (upang masiguro ang malinaw na responsibilidad para sa ticket handling.) Ang parehong admins at agents ay makikita ang mga pagbabago sa ticket na ginawa gamit ang active time rules.

Paano mag-set up ng time rules sa LiveAgent

1. Mag-log in sa LiveAgent.
2. I-click ang Configuration (cogwheel icon sa left-hand menu bar).
3. I-click ang Automation.
4. I-click ang Time Rules.
5. I-click ang Create.
6. I-check ang Status Active checkbox
7. Lumikha ng name para sa iyong rule.
8. Maaari mong iwanan ang Notes section na walang laman, o maaari mong ilarawan ang rule nang mas detalyado. Ang field na ito ay simpleng para sa iyong kaginhawahan.
9. Pumili ng ‘Apply when’ variable.
10. Pumili ng time conditions — pagkatapos ng gaano katagal dapat isagawa ang iyong rule?
11. Opsyonal: I-click ang Add condition group.
12. Pumili ng mga kondisyon ayon sa iyong kagustuhan.
13. Pumili ng perform action fields ayon sa iyong kagustuhan
14. I-click ang Save.

Mga benepisyo ng time rules

Mas kaunting lugar para sa human error at nabawasan ang pagkakataon ng agent burn out

Ang automation ay tumpak – ang mga tao ay hindi. Maaari mo bang isipin kung kailangan ng iyong mga agents na matandaan kung aling mga ticket ang hindi nila natanggap ang response at kailangang sumusunod? Siyempre, imposible ito na maaaring lumikha ng ilang awkward situations na maaaring makasama sa iyong negosyo. Bilang karagdagan dito, ang pag-alala kung kailan ang magandang oras upang sumusunod sa bawat customer request ay maaaring magdulot ng mabilis na agent burnout. Ang pagkakaroon ng automation rules na nag-aalaga ng mga administrative tasks na ito ay magbibigay ng libreng oras at isipan ng iyong mga agents, na nagbibigay-daan sa kanila na tumuon sa mas mahalagang mga gawain. Tinitiyak din nito na hindi sila stressed at maaaring maging produktibo sa mas mahabang panahon.

Pinapahusay na customer satisfaction

Ang mga satisfied customers ay ang pundasyon ng bawat negosyo, dahil nakakaapekto sila sa mga rekomendasyon, online reviews, word-of-mouth, at sales. Kaya naman, bawat negosyo ay dapat magsumikap na panatilihing masaya ang kanilang mga customers sa pamamagitan ng kahusay na serbisyo, mabilis na response times, at personalized approach.

Ang pagpanatili ng iyong mga customers na satisfied gamit ang time rules ay madali, hayaan ang system na sumusunod sa bawat query, at ang iyong mga customers ay makakaramdam na pinahahalagahan at pinahahalagahan. Ganyan kadali!

Ang automation rules ay nakakatipid ng oras at pera

Maaari mo bang isipin ang pagsumusunod sa bawat unanswered ticket nang manu-mano? Hindi lamang ito magiging napakahirap na gawain, kundi magiging napakagastos din. Salamat sa Diyos, ang help desk software tulad ng LiveAgent ay maaaring magsagawa ng walang hanggang time rules na makakatipid sa iyong mga agents ng maraming oras sa mahabang panahon. Iwanan ang logistics sa amin, upang ang iyong mga agents ay maaaring tumuon sa kung ano ang mahalaga — pag-aalaga ng customer relationships.

Knowledge base resources

Upang matuto pa tungkol sa time rules, tingnan ang aming knowledge base resources:

• Setting up time rules
• Send automatic replies to the customer after a ticket has been created

Handa na bang lumikha ng iyong sariling time rules?

Makatipid ng hanggang 15 oras ng trabaho bawat linggo gamit ang custom time rules. Walang hanggang ang mga posibilidad. Magsimula ng iyong 30-day free trial ngayon. Walang credit card na kailangan.