^Customer service standards^ checklist

Customer service standards checklist

Mahalaga ang customer support at service sa mga negosyong nakikipag-ugnayan sa mga kliyente araw-araw dahil kailangang tratuhin nang tama ang mga customer.

Hindi mahalaga kung anong uri ng produkto o serbisyo ang inyong binebenta: kung hindi ito sapat para sa inyong mga kliyente, hahanap sila ng ibang mabibilhan nito.

Pero kung nagpapanatili kayo ng mataas na customer service standard para makapagbigay ng pinakamahusay na posibleng serbisyo sa inyong mga kliyente, patuloy silang babalik.

Tingnan ang aming customer service standards checklist para makapag-setup ng malinaw na guidelines para sa inyong agents at mapanatiling nasa mataas na level ang inyong serbisyo.

Ang importansiya ng customer service standards checklists

Pagdating sa pagbibigay ng customer support, maraming business ang nahihirapan sa pagpapanatili ng consistency. Ang kadalasang dahilan ay ang kakulangan ng specific guidelines para sa customer support staff.

Maaari itong humantong sa hindi pagkakapare-pareho ng quality ng serbisyo, na puwedeng magresulta sa di magandang customer experience. Ang isang mabuting paraan para labanan ang isyung ito ay ang magpatupad ng isang standard checklist para sa inyong support staff, na makatutulong sa inyong mapanatili ang mataas na quality ng serbisyo, at puwede rin itong magamit kung sakaling magkaroon ng hindi pagkakaunawaan sa mga kliyente.

Sino ang magbebenepisyo mula sa customer service standards checklist?

  • Customer service rep

Sa pagsunod sa mga guidelines na ito, maaaring makapagbigay ng isang serbiyong may mataas na quality ang customer service team sa kanilang mga kliyente. Ito ay mahalaga sa mga negosyong may maraming lokasyon, para mapanatili ang consistency ng provision sa bawat branch. Makatutulong rin itong mas mapahusay ang customer satisfaction, na maaaring magresulta sa kanilang muling pagbabalik.

  • Management team

Maaaring magamit ng management team ang standards ng service checklist bilang paraan ng pag-audit ng quality ng serbisyong ino-offer ng kanilang support staff. Makatutulong ito sa kanilang matukoy ang anumang parte ang nangangailangan ng improvement at makapagbibigay sa kanila ng ideya kung gaano kahusay ang performance ng kanilang business.

Diskubrehin ang customer service standards checklist

Tingnan natin kung aling service industry standards  ng inyong negosyo ang dapat ma-cover para matiyak ang mataas na quality ng provision ng serbisyo.

Customer service standards checklist
Ito ang backbone ng inyong pangunahing customer service standards. Dapat nitong i-outline kung paano magbibigay ng suporta sa mga kliyente ang inyong kompanya. Maging malinaw sa mga procedure na kailangang sundin para maayos ang anumang reklamo o tanong.

Bakit importante ang customer service policy?

Nagbibigay ito sa inyong staff ng malinaw na guidelines na susundin kapag may mga tinutulungang kliyente. Bilang resulta, makapagbibigay sila ng serbisyong may pare-parehong level ng quality at mas magiging madali para sa staff ang maayos ang anumang disputes na maaaring lumitaw.

Paano mag-setup ng isang customer service policy?

Dapat kasama ang mga sumusunod na elemento sa inyong policy:
  • Customer support objectives
  • Customer satisfaction targets
  • Response time expectations
  • Impormasyong ibibigay ng customer service representatives
customer feedback illustration

Aling tools ang ginagamit sa pag-set up ng customer service policy?

Maraming iba’t-ibang tools ang maaaring ninyong gamitin para makatulong sa pagma-manage ng inyong customer service policy, kasama ang sumusunod:
  • Customer feedback forms
  • Customer satisfaction surveys
  • Customer support tickets
  • In-house training sessions
  • Online training courses
  • E-books at manuals
Importante ang malinaw na komunikasyon para sa mahusay na serbisyo sa inyong customers. Tinitiyak nitong walang miscommunication sa pagitan ng management at support staff pagdating sa pakikipag-ugnayan sa customers sa araw-araw.

Bakit importante ang transparency?

Ang kakulangan ng kalinawan sa pagitan ng inyong support team at management ay puwedeng magresulta sa kawalan ng tiwala. Maaari nitong mahadlangan ang komunikasyon, at negatibong makaapekto sa inyong bottom line.

Paano mapananatili ang transparency?

Maaari ninyong gawin ito sa pagdaraos ng regular na meetings sa pagitan ng management at staff. Nagbibigay-daan ito sa parehong partido na hayagang magbahagi nag anumang updates o isyu, at panatilihing bukas ang komunikasyon.
Online meeting illustration
source: tanacopenhagen.com

Aling tools ang ginagamit sa pagpapanatili ng transparency?

  • Google Docs
  • Skype
  • GoToMeeting
Kapag tumawag ang customers sa inyong kompanya, pare-pareho dapat ang level ng impormasyong io-offer sa kanila.

Bakit importante ang consistency?

Nakatutulong ito para magtiwala ang customers sa inyo. Maaaring magkaroon ng kalituhan sa inyong mga kliyenteng nagtatangkang mag-access ng inyong suporta kung magkakaiba ang pagkakaintindi ng bawat miyembro ng staff sa policies ng kompanya.

Paano mapahuhusay ang consistency?

Ang sumusunod na hakbang ay puwedeng makatulong na mapahusay ninyo ang consistency ng inyong customer service:
  • maglunsad ng isang customer service policy na malinaw at madaling maintindihan
  • sanaying ang inyong staff sa pagbibigay ng mahusay na pagtulong
  • siguraduhing madaling ma-access ang inyong contact information
  • subaybayan ang quality ng inyong serbisyo sa pamamagitan ng feedback forms at surveys
Survey illustration
source: voxco.com/de/

Aling tools ang ginagamit para maging consistent?

Maraming tools kayong magagamit, tulad ng:
  • customer support standards checklist
  • customer feedback forms at surveys
  • customer satisfaction scores
Ang isang napaka-importanteng feature ay ang accessibility sa customer service standards checklist. Gagawin nitong maginhawa para sa inyong staff ang pagsangguni dito tuwing kailangan nila ito, pati na rin ang gawing mas madali para sa kanila ang sundin ang guidelines.

Baka importante ang madaling access?

Kung hindi madaling makuha ang customer service standards, malamang na bihira itong gamitin ng staff, na maaaring humantong sa posibleng pagbaba sa quality ng serbisyo. Baka malito ang support staff.

Paano dapat asikasuhin ang madaling access?

Itago ito sa isang mainam na lugar, gaya ng isang shared folder sa network ng kompanya. Maaaring ninyo silang gawing available online, o kahit i-print out para merong physical copy ang staff na puwede nilang pagsanggunian.
Google Drive example

Aling tools ang ginagamit sa pagbibigay ng madaling access?

  • Microsoft Word
  • Google Drive
Isa sa pangunahing goals ng customer service standards ay ang matiyak na ang response times, hangga’t maari, ay maiksi lang. Ipinapakita nitong nagmamalasakit ang inyong negosyo sa mga kliyente, na sila ay nirerespeto at pinahahalagahan.

Bakit mahalaga ang bilis ng pagtugon?

Ang mabilis na average response time ay mahalaga para sa level ng customer satisfaction. Ipinapakita nitong nirerespeto ng inyong negosyo ang oras ng customers.

Paano babawasan ang bilis ng pagtugon?

Magagawa ito sa pag-implement ng isang ticketing system o paggamit ng help desk software. Magbibigay-daan ito sa inyong masundan ang progreso ng bawat support request, at makatutulong sa pagbibigay ng mabilis na pagtugon sa lahat ng inquiry.
ticketing software animation

Aling tools ang ginagamit sa pagbabawas ng response time?

Kailangang maging magalang sa inyong customers sa lahat ng oras para matulungan ang inyong business na makapagtatag at makapagpanatili ng positibong reputasyon.

Bakit importante ang courtesy?

Dapat ninyong ikonsidera ang mga pangangailangan ng inyong mga kliyente kung gusto ninyong makita nila ang positibong imahe ng inyong business. Ang customer service ang kadalasang nagbibigay ng first impression sa tao ng kompanya, kaya mahalagang matiyak na ito ay maganda.

Paano maging courteous?

Maaari kayong magtalaga ng standards para sa behavior ng empleyado at magbigay ng training courses na nakatuon sa kagandahang loob at mabubuting asal. Maaari rin kayong gumamit ng customer service scripts.
Training agents illustration
source: kissflow.com

Aling tools ang tutulong para maging courteous kayo?

  • employee training courses
  • courtesy training course
  • scripts para sa customer service agents
Para magkaroon ng positibong customer experience ang inyong mga kliyente at maging paulit-ulit silang customers, mahahalagang factors ang accuracy at mapagbigay-pansin sa detalye.

Bakit importante ang accuracy?

Kapag mababait ang mga empleyado at nakapagpapakita ng pagiging maagap, mas magiging positibo ang pananaw ng customer sa inyong business.

Paano mapananatili ang accuracy?

Maaari kayong gumamit ng mga tools gaya ng LiveAgent helpdesk software para matutukan ang lahat ng pakikipag-ugnayan sa customer. Sa karagdagan, lahat ng customer inquiry ay accessible sa iisang universal inbox. Sa sistemang ito, walang hindi mapapansin. Makikinabang rin ang inyong staff sa customer service scripts at sa lahat ng detalyadong impormasyong kakailanganin nila.
Customer service script illustration
source: site.helprace.com

Aling tools ang ginagamit sa pagpapanatili ng accuracy?

  • customer service scripts
  • accuracy training course
  • atensiyon sa detalye na training course
Gusto ng mga kliyente na maserbisyuhan agad kapag hiniling nila. Ang pinakamabuting solusyon ay ang magkaroon ng accessible na tao 24/7 sa live chat para sumagot sa mga customer inquiries agad-agad pero hindi ito laging posible. Gayundin, ang Knowledge Base ay isa ring magandang paraan para mabigyan ng kakayahan ang customers na masolusyunan nila ang kanilang sariling mga isyu.

Bakit importante ang responsiveness?

Kung kayo ang magbibigay ng responsive service, makakatiyak kayong matutugunan agad ang anumang tanong na lumitaw. Kapag ang customer ay hindi nakatanggap ng tugon, maaari nilang isipin na sila ay hindi pinapansin o hindi imporante sa kompanya.

Paano maging responsive?

Magbigay ng madaling paraan para maabot kayo ng mga user (gaya ng isang email address) at matiyak na merong laging nagmo-monitor na channel na iyon. Ang pagkakaroon ng omnichannel support ang pinakamaganda, dahil hinahayaan nitong magkaroon ng interaksiyon ang customer sa help desk sa iba’t ibang communication channels. Mas gusto ng maraming customers ang tumawag sa isang call center o live chat  para mabilis maayos ang kanilang mga isyu. Ang isa pang kahulugan ng responsiveness ay pagsagot sa lahat ng reklamo ng customer. Siguraduhing meron kayon sistemang nasusundan ang mga tanong at reklamo ng customer. Puwede ninyong masundan ang kahit anong problema o progreso ng indibidwal na customer. Ang software gaya ng LiveAgent helpdesk ang pinakamahusay para riyan.
LiveAgent live chat window
LiveAgent’s live chat

Aling tools ang ginagamit para maging responsive?

  • sobrang organisadong Customer Relationship Management (CRM) software
  • email helpdesk software
  • messaging software
  • survey software
  • LiveAgent helpdesk software
  • live chat software
Sa nakaraang mga taon, naging kilalang solusyon ang AI.

Bakit importante ang AI?

Ito ay may offer na maraming benepisyo, kasama ang abilidad na makahawak ng maraming inquiries nang sabay-sabay at ang abilidad na makapagbigay ng isang human-like experience para sa customers.

Paano gamitin ang AI?

Maaari kayong magpatupad ng artificial intelligence sa inyong customer support department sa paggamit ng virtual assistants at iba’t ibang integrations na may machine learning capabilities. Hinahayaan kayo nitong magbigay ng bukod-tanging level ng customer support, at makatutulong din itong mabawasan ang workload ng support staff.
AI chatbot
source: cxtoday.com

Aling AI tools ang magagamit?

  • chatbots
  • virtual assistants
Mahalagang bahagi ng pagbibigay ng high-quality support ang customer service automation. Pinagbubuti nito ang pagiging epektibo sa trabaho ng staff. Ang paulit-ulit na tasks na puwedeng tukuyin ng criteria ang puwedeng gawing automatic na lang.

Bakit importante ang customer service automation?

Makatutulong ang paggamit ng automation tools sa mas epektibong pagma-manage ng interaksiyon sa inyong customer. Gagawin din nitong mas maiksi ang oras na magugugol sa proseso ninyo at ng customer. Ang paggamit ng automation rules  ay kapaki-pakinabang sa mataas na ticket volumes. Nakababawas ito sa human error at mapapabuti pa ang response times.

Paano mag-automate ng customer service?

Puwede kayong gumamit ng automation tools para makatulong sa sumusunod na tasks:
  • customer account management
  • order management
  • customer support at service
LiveAgent Dashboard Animation

Aling tools ang ginagamit sa pag-automate ng customer service?

  • LiveAgent
  • Zendesk
  • Salesforce
Laging mataas ang customer expectations, pero maaari itong mapanatiling kontrolado sa tulong na management practice.

Bakit importante ang pag-manage ng customer expectations?

Mas matutugunan ninyo ang pangangailangan ng customers kung napapanatili ninyo ang kanilang expectations. Kung hindi ninyo natugunan ang expectations ng customers, maaari silang hindi masiyahan. Laging sikaping makapagbigay ng pinakamagandang posibleng serbisyo, pero huwag mangangako ng hindi ninyo kayang tuparin.

Paano mag-manage ng customer expectations?

Makinig sa pangangailangan ng inyong customers at pagkatapos ay i-outline kung ano ang kasama at hindi kasama sa inyong service standards. Maging prangka at tapat kaysa magyabang lang ng makakaya. Kung posible, maging flexible, pero siguraduhing kayang asikasuhin ng inyong customer service team ang kanilang request.
Customer satisfaction survey illustration
source: omniconvert.com

Aling tools ang ginagamit sa pag-manage ng customer expectations?

  • customer service form
  • follow-up survey
Isaisip na ang customer support standards ng isang busoness ay kadalasang nasusukat sa behavior ng mga empleyado sa customers.

Bakit importante ang professional approach?

Nakatutulong ito sa pagbuo ng matibay na relasyon sa mga kliyente. Mapahuhusay ang customer satisfaction sa pamamagitan ng employee training program na nakapokus sa customer-centric communication at behavior.

Paano gawin ang professional approach?

Isama ang mga empleyado sa pagdisenyo ng customer service standards process ninyo at bigyan sila ng professional training
Emloyee training illustration
source: praveenthakur.com

Aling tools ang ginagamit sa pagkakaroon ng professional approach?

  • customer service standards
  • employee training courses
Ang pagpapanatili ng isang periodic performance plan para sa inyong customer support team ang magtitiyak na natutugunan ang standards na inyong nai-set.

Bakit importante ang isang performance plan?

Naihahayag ng performance plans ang mga strategy at objectives ng kompanya. Nakatutulong rin itong mapahusay pa ang employee productivity at motivation, pati na rin ang matiyak na sila ay pamilyar sa goals ng kompanya.

Paano gumawa ng isang performance plan?

Magtakda ng goals at objectives na may kaugnayan sa work performance ng inyong staff. Maaari kayong gumamit ng scorecards para masundan ang kanilang progress at matukoy kung ano ang nangangailangan ng pagbabago.
Performance improvement plan illustration
source: cezannehr.com

Aling tools ang ginagamit sa paggawa ng performance plan?

  • Asana
  • scorecard
  • project management software
Mahalaga na magkaroon ng isang training plan para sa inyong service agents para manatili silang up-to-date sa mga pinakabagong pagbabago.

Bakit importante ang agent development?

Alam dapat ng inyong agents ang mga pinakabagong development. Mahalaga ang isang training program para sa inyong agents para makapagbigay ng maaasahan at updated na serbisyo.

Paano ninyo ima-manage ang agent development?

Tukuyin kung anong bahagi ang kailangan ng pagbabago at gumawa ng training plan batay dito. Puwede rin kayong gumawa ng goals at objectives na makapagpapahusay ng performance ng inyong agents pati na rin ang mapanatili silang ganado.
Training agents illustration
source: evolveip.net

Aling tools ang ginagamit sa agent development?

  • training plan
  • training courses para sa customer support agents
Makatutulong ang pagsusuri ng inyong mga resulta para makita kung aling campaigns ang tumatakbo nang maayos, alin ang kailangang baguhin, at ang lagay ng bawat marketing campaign.

Bakit importante ang monitoring at tracking ng mga resulta?

Para makagawa ng matalinong desisyon, mahalagang malaman kung alin sa mga marketing methods ang epektibo.

Paano mag-monitor at mag-track ng mga reuslta?

Siguraduhing lahat ng feedback ay maayos na nai-record (magaling ang CRM software dito) para masuri ninyo sa ibang pagkakaton. Bantayan ang analytics ng inyong website para makita kung ilang tao ang bumibisita, at anong pages ang kanilang tinitingnan. Makatutulong ito sa inyong maintindihan kung anong content ang sikat at ano ang kailangang ayusin. Ikumpara ang mga resulta ninyo sa resulta ng inyong kompetisyon – ano ang ginagawa nilang hindi ninyo ginagawa?
Paano mag-monitor at mag-track ng mga reuslta?

Aling tools ang ginagamit sa pag-monitor at pag-track ng mga resulta?

  • Ilan sa pinaka-popular na tools sa pag-monitor at pag-track ng results ay:
  • Google Analytics
  • customer relationship management (CRM) software tulad ng HubSpot o Mailchimp
  • LiveAgent

Summary ng customer service standards checklist

  • Mag-set up ng customer service policy
  • Panatilihin ang transparency
  • Magbigay ng consistent na experience
  • Asikasuhin ang madaling access
  • I-check ang bilis ng pagsagot
  • Respetuhin ang customers
  • Bigyang-pansin ang mga detalye
  • Maging responsive
  • Gumamit ng artificial intelligence
  • Mag-automate ng customer service
  • I-manage ang customer expectations
  • Magkaroon ng professional approach
  • Gumawa ng performance plans
  • I-develop ang inyong agents
  • Mag-monitor at mag-track ng mga resulta

Customer service standards FAQs

What are the 3 important qualities of customer service?

1. Courtesy: being polite and courteous to your customers at all times will help to create a positive image of your business. 2. Efficiency: customer support is often the first impression that people have of your company, so it's important to make sure that it's a good one. Customer satisfaction: provide your customers with a service that they are happy and satisfied with.

What are the different types of customer service?

Self-serve: customers resolve issues themselves. Live: customer service transactions are performed by a live agent. Web-based: customers interact with the company via the website or a chatbot. Community: customer service is delivered through e.g. social media channels.

How can I provide better customer service?

Provide your employees with effective training and support and set high standards for their behavior and interactions with clients. Use performance plans to help motivate your staff and to keep them up-to-date with the latest changes and developments. Improve your agents’ knowledge and skills. Make sure they understand your organization's goals and objectives.

What is the customer service CS formula?

It is a tool that can be used to measure the effectiveness of your customer service department. It consists of three elements: customer satisfaction, customer loyalty, and customer retention.

What are the customer service rules?

They are a set of guidelines to be followed by all employees when providing support to clients. Customer service agents should be polite, helpful, and professional at all times. They should also make every effort to resolve any complaints or queries that customers may have.

What are the benefits of providing good customer service?

Due to lower turnover rates, customer loyalty and retention rates increase, resulting in lower costs.<br> Gaining a loyal client base that you can utilize later on in many ways. Improved customer satisfaction, which will lead to greater profits for your company. Having excellent customer service will differentiate your company from the competition.

Mga kaakibat Na resources

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo