Software sa pamamahala ng email

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng kliyenteng email/webmail at software sa pamamahala ng email?

Ang mga kliyente sa webmail at email ay hindi gaanong advance at naaalok ng mas kaunting mga pangunahing tampok. Sa kanilang core, ang mga kliyente sa webmail at email ay nilikha para sa personal na paggamit, habang ang software sa pamamahala ng email ay nilikha para sa mga solopreneur, negosyo at organisasyon na tumatanggap ng libo-libong mga email bawat araw at nangangailangan ng tulong sa pamamahala sa kanila.

Mga Webmail/Email na kliyente	Software sa pamamahala ng email
Napaka-limitado o walang mga opsyon sa pag-awtomatiko	Hindi mabilang na mga opsyon sa pag-awtomatiko
Nagkalat ang mga ad/hindi ginustong email	Walang mga ad/hindi ginustong email
Walang mga opsyon sa pakikipagtulungan	Itinayo para sa pakikipagtulungan (nakabahaging inbox na sumusuporta sa pamamahala ng email ng pangkat)
Kakulangan sa naka-advance na pagsasala	Mga tag at id sa tiket para sa madaling pagsasala
Walang mga naka-can na tugon	Walang limitasyong mga naka-can na tugon
Limitadong imbakan	Walang limitasyong imbakan
Limitado o walang mga template sa email	Nag-aalok ng napapasadyang mga template sa email
Limitadong mga patlang ng kontak	Mga patlang ng kontak + naka-built in na CRM
Walang mga pribado/panloob na tala	Nag-aalok ng mga pribado/panloob na tala
Walang opsyon upang pagsamahin/hatiin ang mga email	Nag-aalok ng pagsasama/paghahati ng email
Walang pagtuklas sa banggaan ng ahente	Nag-aalok ng pagtuklas sa banggaan ng ahente
Ang ilan ay nag-aalok ng maraming tab sa email	Nag-aalok ng maraming tab sa email
Walang mga third party na integrasyon	Daan-daang third party na integrasyon
Walang mga omnichannel na kakayahan	Mga omnichannel na kakayahan
Nag-aalok ng mga app na mobile email	Nag-aalok ng mga app na mobile email

Gaano karaming mga email address/email account ang maaari mong pagsamahin sa kasangkapan sa pamamahala ng email?

Ang mga advance na kasangkapan sa pamamahala ng email tulad ng LiveAgent ay hindi magbibigay ng anumang mga limitasyon sa bilang ng mga email address na maaari mong ikonekta sa software.

Ligtas bang gamitin ang mga kasangkapan sa pamamahala ng email?

Masasabing, ang software sa pamamahala ng email ay madalas na mas ligtas kaysa sa tradisyunal na email. Isipin ang senaryong ito:

• Gumagamit ka ng Gmail o Outlook upang malutas ang mga email ng kustomer.

• Marami kang empleyado na kumukuha ng iba’t-ibang mga shift.

Natural, kakailanganin mong ibahagi ang iyong mga kredensyal sa pag-log in sa email sa maraming tao, na maaaring maging banta sa seguridad — lalo na kung sila ay gumagamit ng mga pampublikong kompyuter o nagbabahagi ng mga aparato sa iba.

Sa pamamagitan ng sistemang pamamahala ng email, ang bawat empleyado ay may natatanging mga kredensyal sa pag-log in, kaya mas ligtas ito para sa iyo at sa iyong buong pangkat.

Sino ang maaaring magbenepisyo mula sa paggamit ng software sa pamamahala ng email?

Ang software pamamahala ng email ay maaaring maging benepisyo sa kahit sinumang sumasagot ng maraming mga email sa serbisyong kustomer araw-araw– anuman ang laki ng kumpanya. Kung ikaw man ay nag-iisa sa pangkat o mas malaking negosyo, dapat magkaroon ng solusyong pamamahala ng email. Maraming mga ulat ang nagkumpirma na ang paggamit ng software sa suportang email ay nagpapataas ng pagiging produktibo, nagbabawas sa antas ng stress at sa paglaon ay nakakatipid ng oras at pera.

Paano ka magbebenepisyo mula sa software sa pamamahala ng email?

Paghusayin ang oras sa pagtugon sa email at pataasin ang kasiyahang kustomer

Ang paggamit ng software sa pamamahala ng email ay maaaring magpahusay sa oras ng pagtugon na, sa gayon, magpapahusay ng mga karanasang kustomer at kasiyahang kustomer. Sa pamamagitan ng nakalagay na mga panuntunan sa awtomatikong daloy ng trabaho, ang software ay awtomatikong ibabahagi ang papasok na mail sa mga empleyado. Tapos na ang mga araw ng manual na mga pagtatalaga at pagsubaybay sa aktibidad sa email.

Ang software sa pamamahala ng email ay hindi nagsasayang ng oras at tinitiyak na ang bawat isa ay may malinaw na pag-unawa sa kanilang mga responsibilidad. Tulad ng nabanggit sa itaas, ito ay nagpapahusay sa oras ng pagtugon, dahil tinatanggal nito ang pagkalito, pagsubaybay sa email, pagkakalat at mano-manong pamamahala ng gawain. Sa pamamagitan ng software sa pamamahala ng email, lahat ng mga ahente ng suporta ay maaaring mag-log in lamang sa software at simulang sagutin ang mga email sa serbisyong kustomer.

Nagpapataas ng pagiging produktibo at nagpapababa ng antas ng stress

Ang kagandahan ng sistemang pamamahala ng email ay maaari itong kumuha ng maraming gawain at lutasin ang mga ito nang mag-isa. Halimbawa, ang software ay maaaring gumamit ng mga panuntunan sa awtomatikong daloy ng trabaho upang malutas ang mga tiket na hindi pa nakatatanggap ng anumang tugon sa tukoy na tagal ng oras. Bilang kahalili, ang software ay maaaring magpadala ng awtomatikong mga pag-follow up na email sa mga kustomer na hindi tumugon sa iyong mga mensahe. Ito ay maliit na parte pa lamang.

Ang pagkakaroon ng ganitong uri ng software sa lugar ay nagtatanggal ng labis na responsibilidad sa iyong mga balikat. Tinatanggal nito ang mga pauli-ulit at pangkaraniwang gawain, at sa gayon pinapababa ang antas ng stress at pinahuhusay ang pagiging produktibo. Sa kakanyahan, ito ay lumilikha ng perpektong daloy ng trabaho.

Nakakatipid sa pera at pinapataas ang pagbabalik ng investment

Narito ang isa pang dahilan kung bakit mamahalin mo ang software sa pamamahala ng email. Makakatipid ka ng pera. Kapag ang mga ahente mo ay hindi nagsasayang ng oras sa mga pangkaraniwang gawain, at kung ang kanilang tanging pokus ay ang paglutas sa mga katanungan ng kustomer, nakakatipid ka ng pera.

Bukod dito, ayon sa Financesonline, sa bawat $1 na iyong ininvest sa karanasang kustomer sa pamamagitan ng mga help desk at mga katulad na plataporma [tulad ng software sa pamamahala ng email], maaari kang umani ng $3 na pagbabalik sa iyong investment.

Tinatanggal ang pagsubaybay sa aparato at account

Kung nais mong gumawa ng karagdagang hakbang, ikonekta ang iyong software sa pamamahala ng email sa iba pang mga channel ng komunikasyon tulad ng live chat, telepono o social media, at pahusayin ang iyong pagiging produktibo. Maaari mong wakasan ang walang katapusang pagsubaybay sa aparato at account na parehong nakakagambala at hindi produktibo.

Ang pagkakaroon ng lahat ng mga mensahe sa isang lugar– mga email man ito, komento sa Instagram o real-time na live chat ay ginagawang mas madali ang pag-maximize ng lahat ng mga benepisyong kasama ng sistema sa pamamahala ng email.

Anong mga tampok ang dapat mayroon sa software sa pamamahala ng email?

Nababahaging unibersal na inbox ng email

Ang nababahaging unibersal na inbox ay ang tampok na bituin ng software sa pamamahala ng email. Maaaring i-streamline ng inbox ng pangkat ang lahat ng mga mensahe mula sa maraming mga email address, mga account sa social media, mga webchat, at kahit mga telepono.

Kung hindi ka pa nakapagtrabaho kasama ang plataporma sa pakikipagtulungan tulad ng unibersal na inbox, maaaring mahirap itong isipin, pero sa totoo lang, ito ang pinakamahusay na tampok na magpapabuti sa mga karanasan ng iyong mga kustomer at ahente ng malayo. Ang maganda sa lahat ay lahat ng iyong mga ahente ay magkakaroon ng kanilang natatanging pag-login sa sistema, na pinapayagan silang magtrabaho sa magkakahiwalay na mga isyu nang sabay.

Matuto ng higit pa tungkol sa nababahaging mailbox.

Mga departmento at responsibilidad (mga paglilipat)

Ang dalawang iba pang tampok na bituin ng software sa pamamahala ng email ay ang mga departamento at responsibilidad. Sa pamamagitan ng paglikha ng iba’t-ibang mga departamento para sa iyong mga pangkat sa pagmemerkado, suportang IT o pagbebenta, mas mahusay mong maaayos ang iyong inbox. Ang pagsasala ay magiging mas madali, at ang pagtatalaga ng mga responsibilidad sa pamamagitan ng mga panuntunan sa awtomasyon ay napakadali.

Bilang halimbawa, maaari kang mag-set up ng panuntunan sa awtomatikong daloy ng trabaho na awtomatikong magru-ruta sa lahat ng mga email na naglalaman ng mga salitang “reset” at “password” papunta sa departamento ng IT, o kahit na isang nakatuon na representante ng suportang IT.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga departmento o responsibilidad.

Mga panuntunan sa awtomatikong pamamahala sa daloy ng trabaho at email sa pagmemerkado

Sandali naming nahawakan ang kapangyarihan ng awtomasyon sa email ng pagmemerkado. Mayroong hindi mabilang na mga bagay ang magagawa mo sa software ng pamamahala ng email — mula sa awtomatikong pagdadagdag ng mga tag sa mga email, pagtatalaga ng mga email sa mga depatamento at ahente, hanggang sa pag-iiskedyul ng email na awtomatikong nagpapadala ng naka paunang format >na mga follow-up email pagkatapos ng tiyak na tagal ng panahon na lumipas simula noong huling pagtugon.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga panuntunan.

Matatag na mga kasangkapan sa analitiko at mga tampok sa pag-uulat

Sa tradisyunal na email, mahirap matukoy kung gaano kahusay ang iyong ginagawa batay sa pagganap at kalidad. Naaabot mo ba ang mga benchmark ng industriya tulad ng karaniwang rate ng pagtugon sa email? Ang iyong mga kustomer ay nasiyahan ba sa serbisyong kanilang nakukuha?

Siya nga pala, ayon sa survey ng Bain & Company, 80% ng mga CEO ay naniniwala na ang kanilang kumpanya ay naghahatid ng higit sa mahusay na serbisyong kustomer. Gayunpaman, 8% lamang ng kanilang mga kustomer ang sumasang-ayon.

Sa mga tampok na analitiko at pag-uulat ng software sa pamahahala ng email, malalaman mo ang mga lugar ng pagpapabuti salamat sa tunay na pananaw sa data.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga analitiko at pag-uulat.

Mga tampok sa pakikipagtulungan ng pangkat at pagtuklas sa banggaan

Ang ilang mga webmail (katulad ng Gmail) ay nag-aalok ng naka-built in na serbisyong chat. Gayunpaman, karamihan sa mga kliyente sa mail/webmail ay hindi, na ginagawa silang kulang pagdating sa pakikipagtulungan. Sa aming palagay, ang paggamit ng mga panlabas na kasangapan sa chat ay hindi nagbubunga, dahil ang pagpapalit sa pagitan ng mga kasangkapang ay maaaring maging sanhi para mawala ka sa iyong iniisip at nakakasayang din ng mahalagang oras.

Ang software sa pamamahala ng email tulad ng LiveAgent ay nag-aalok ng naka-built in na opsyon sa pakikipag-chat at pagtawag, na ginagawa itong kasing dali ng1,2,3, upang makipag-ugnayan sa iyong mga kasamahan kapag nakakaramadam ka ng pagka-stuck.

Bukod dito, ang mga kasangkapan tulad ng LiveAgent ay may mga tampok sa pagtutuklas ng pagbangga ng ahente. Tinitiyak ng mga tampok na ito na walang email ang nasasagot ng dalawang beses. Inaalerto nila ang bawat ahente na tumitingin sa email na ginagawa ng iba, tinitiyak na walang pareho o aksidenteng pagbura ng trabaho.

Matuto ng higit pa tungkol sa pagtuklas sa banggaan ng ahente, panloob na mga chat, o panloob na mga tawag.

Napapasadyang mga template sa email

Ang isa pang tampok na wala sa arsenal ng tradisyunal na email/webmail na mga kliyente ay pinasadyang mga template sa email na maaaring magamit upang magpadala ng mga email sa pagmemerkado tulad ng mga newsletter, mga email sa serbisyong kustomer tulad ng mga email sa pag-reset sa password o mga transaksyonal na email na nagkukumpirma sa order. Siyempre, ang pinasadyang mga template sa email ay mayroon sa plataporma sa pamamahala ng email ng LiveAgent.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga template sa email.

CRM at mga saklaw sa pasadyang CRM

Upang gawin mas mahusay, ang software sa pamamahala ng email ay may mga tampok na pamamahala sa ugnayang kustomer (CRM). Bukod sa naka-built in na CRM na laging magagamit, maaari kang magtala ng pinasadyang impormasyon tungkol sa iyong mga kliyente na makakatulong sa iyong makapagbigay ng higit na kaalaman at sinapersonal na serbisyong kustomer.

Matuto ng higit pa tungkol sa CRM.

Maraming tab ng tiket/email

Takot na mawala sa maraming tab ng email? Huwag. Ang software sa pamamahala ng email ay nag-aalok din ng ganitong mga opsyon. Pinapayagan ka nitong sagutin ang maraming mga email ng sabay-sabay, sa pamamagitan lamang ng paglipat sa pagitan ng mga tab ng email. Ang mga tampok na ito ay lalong kapaki-pakinabang gamitin kasabay ng mga naka-can na tugon/paunang natukoy na mga sagot.

Matuto ng higit pa tungkol sa maraming tab ng tiket.

Mga tag sa email

Ang isa pang tampok na kulang sa mga tradisyunal na kliyente sa email ngunit kilala sa software sa pamamahala ng email ay ang mga tag. Ang mga tag ay ginagamit upang magsagawa ng pagsala, pag-aayos at pagtingin sa mga nilalaman ng email sa isang sulyap.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga tag.

Mga tagapamahala ng gawain at mga tampok sa pagsubaybay sa SLA

Ang advance na software sa pamamahala ng email ay naglalaman ng mga tungkulin na kumikilos bilang mga tagapamahala ng gawain at nag-aabiso sa mga ahente tungkol sa mataas na prayoridad/kritikal na mga email na kailangan malutas. Sa pangkalahatan, ang mga email (tiket) na lumilitaw sa tagapamahala ng gawain ay matagal ng hindi natutugunan o nakatali sa mga SLA (mga kasunduan sa antas ng serbisyo).

Matuto ng higit pa tungkol sa Buton sa Paglutas.

Pribadong mga tala

Ang pribadong mga tala sa software sa pamamahala ng email ay nagbibigay-daan upang malaman ang iba pang impormasyon tungkol sa tukoy na email, kustomer o proseso ng resolusyon. Maaaring tingnan ng iyong mga kasamahan ang mga talang ito anumang oras habang nilulutas nila ang partikular na mail/tanong. Kung nais mo, maaari mo ring gamitin ang mga pribadong tala bilang mga paalala.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga tala.

Mga naka-can na mensahe at mga paunang natukoy na sagot

Ang mga naka-can na tugon ay isang pang mahusay na tampok na bahagi ng software sa pamamahala ng email. Pinapayagan ka nitong lumikha ng mga paunang natukoy na sagot sa madalas na katanungan ng iyong mga kustomer. Kapag nakatanggap ka ng email na nangangailangan ng pangkalahatang tugon sa nasabing katanungan, makakatipid ka ng oras sa pamamagitan ng pagpindot lamang sa buton ng naka-can na tugon at piliin ang sagot na nais mo.

Matuto ng higit pa tungkol sa mga naka-can na tugon.

Paghahati/pagsasama ng tiket

Ang mga kasangkapan sa pamamahala ng email tulad ng LiveAgent ay nag-aalok ng paghahati at pagsasama ng tiket. Ang tampok na ito ay natatangi at maaaring magpahusay sa mga oras ng resolusyon at kahusayan ng ahente. Halimbawa, kung ang papasok na email ay nagtataas ng maraming isyu at kailangang malutas ng maraming departamento (tulad ng pagbebenta at IT) ang mail ay maaaring hatiin sa dalawa upang matiyak na mabilis ang resolusyon sa problema.

Bilang kahalili, kung ang kliyente ay magpapadala sa iyo ng maraming email tungkol sa parehong isyu, ang mga email ay maaaring pagsamahin sa isang thread ng email.

Matuto ng higit pa tungkol sa paghahati sa mga tiket at pagsasama ng tiket.

Mga integrasyon sa third party

Karamihan sa software sa pamamahala ng email ay nag-aalok ng mga integrasyon sa third party upang matiyak ang perpektong daloy ng trabaho. Ang mga integrasyon ay maaaring gawin sa pagproseso ng bayad, sistemang namamahala sa ugnayang kustomer, mga app sa social media at marami pa.

Ang pagkakaroon ng mga integrasyong ito ay nagsisiguro na ang mga ahente ay hindi kailangang mag-log in sa mga third-party na app at maglagay ng tala sa dalawang sistema.

Tingnan lahat ng mga integrasyon.

Panloob na batayang kaalaman at walang limitasyong imbakan

Ang limitadong imbakan ng email ay bagay na kalaban nating lahat araw-araw, tama? Hindi kung gumagamit ka ng software sa pamamahala! Ang mga kasangkapan tulad ng LiveAgent ay nag-aalok ng walang limitasyong kasaysayan ng email. Hindi mo na tatanggalin ang anumang mga email kung hindi mo nais, at hindi magkakaroon ng anumang ipinataw na mga limitasyon sa imbakan ng dokumento. Maaari kang mag-imbak ng walang limitasyong dami ng mga panloob na dokumento, gabay at pinakamahusay na kasanayan sa mismong software.

Matuto ng higit pa tungkol sa pamamahala ng panloob na kaalaman.

Paano makahanap ng tamang software sa pamamahala ng email

Kumbinsido na ang software sa pamamahala ng email ay ang tamang solusyon para sa iyo at iyong negosyo? Mahusay, basahin upang malaman kung paano pumili ng tamang kasangkapan sa pamamahala ng email.

Isulat ang iyong mga pangangailangan at gumawa ng pagsasaliksik

Ang unang hakbang patungo sa paghahanap ng tamang software sa pagsubaybay ng email ay ang pagsulat ng iyong mga pangangailangan at isaalang-alang ang iyong budyet, dahil ang bawat provider ng serbisyong email ay nag-aalok ng iba’t-ibang saklaw ng mga tampok. Nais mo ba ng kasangkapang na simpleng ginagamit para sa pamamahala ng mga email? Nais mo din ba ng kasangkapan na mag-streamline ng iba pang mga mensahe sa iyong inbox? Anong mga karagdagang tampok ang kailangan mo? Ito ba ay nasusukat na serbisyong email?

Kapag nagawa mo na ang listahan ng iyong mga kinakailangan, oras na upang magsagawa ng ilang pagsasaliksik. Inirerekumenda namin na tingnan ang bawat provider ng mga serbisyo:

• Mga portal sa pagsusuri ng produkto (tulad ng G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)

• Mga pagsusuri sa YouTube

• Social media
• Website
• Mga artikulo sa pagkukumpara

Kapag nasuri mo na ang bawat software, at napili kung alin ang nais mong subukan, oras na upang lumikha ng libreng pagsubok.

Lumikha ng mga account sa libreng pagsubok at subukan ang mga tampok

Matapos mong piliin ang iyong mga nangungunang pagpipilian, oras na upang lumikha ng libreng pagsubok. Inirerekumenda namin na subukan mo ang lahat ng mga pangunahing tampok aat maging pamilyar sa mga ito hangga’t maaari. Subukang:

• Ikonekta ang maraming email address sa inbox ng iyong pangkat
• Mag-set up ng mga integrasyon
• Imbitahin ang mga ahente/gumagamit ng email sa iyong software
• Lumikha ng mga departamento para sa iyong mga pangkat ng IT, pagmemerkado at pagbebenta
• Mag-set up ng mga panuntunan sa awtomasyon upang mahanap ang perpektong daloy ng trabaho
• Mag-set up ng mga template sa email para sa mga kritikal na email

Habang sinisubukan ang lahat, gumawa ng mga tala kung ano ang iyong gusto at kung ano ang hindi mo gusto. Mabilis mong makikita kung aling plataporma ng email ang mas naaayon sa iyong mga pangangailangan. Kung ang iyong libreng pagsubok ay mabilis na natapos at nais mo ng karagdagang oras para subukan ang lahat ng mga tampok, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa suportang kustomer.

Karamihan sa mga vendor ng software ng pamamahala ng email ay magiging mas masaya sa pagpapahaba ng iyong pagsubok ng ilang linggo.

Happy customers are the best customers

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

View more

Mag-book ng demo/makipag-usap sa tagapamahala sa pagbebenta

Kung hindi ka makapagdesisyon sa pagitan ng dalawang software sa pamamahala ng email, magbook ng demo at makipag-usap sa pangkat ng pagbebenta. Magpakita ng listahan ng kung ano ang nais mong makamit, magtanong at gumawa ng mga tala ng serbisyong iyong natatanggap.

Sa pangkalahatan, ang pag-uugali ng tagapamahala sa pagbebenta ay maaaring maging magandang indikasyon kung paano ka tratuhin ng vendor ng mga pangkat ng suportang kustomer kapag ikaw ay nagbabayad na kustomer. Kung pakiramdam mo may kaalaman sila tungkol sa produkto at handang tumulong anumang oras, makakasiguro ka na tama ang gagawin mong desisyon.

Gayunnpaman, kung pakiramdam mo na hindi nila kayang sagutin ang iyong mga katanungan at hindi tunay na interesado sa iyong tagumpay, dapat kang pumili ng ibang software sa pamamahala ng email.

Ano ang magandang presyo para sa software sa pamamahala ng email?

Ito ay katanungang mahirap sagutin. Karamihan sa software sa pamamahala ng email ay nakabatay sa subscription, kaya maaari mong asahan na magbayad ng buwanang hulog. Gayunpaman, ang bawat software sa pamamahala ng email ay magkakaiba ng inaalok batay sa mga tampok, integrasyon at mga upuan ng ahente nito.

Sa pagtingin sa mga pinagkakatiwalaang site sa pagsusuri ng software maaari naming sabihin na ang normal na saklaw ng presyo ay mula sa $15 – $39 bawat ahente sa bawat buwan.

Kung ang saklaw ng presyong ito ay masyadong mataas para sa iyo, isaalang-alang ang libreng kasangkapan sa pamamahala ng email.

Ano ang magandang libreng software sa pamamahala ng email?

Bagaman laganap ang mga libreng kasangkapan sa pamamahala ng email, mas limitado ang mga ito batay sa mga tampok.

Hindi sa pagmamayabang, ngunit ang LiveAgent ay nag-aalok ng magandang plano sa libreng pamamahala ng email na nag-aalok pa rin ng malaking arsenal ng mga libreng tampok. Halimbawa ang LiveAgent ay nag-aalok ng libreng:

• Integrasyon ng 1 email address
• Karaniwang pag-uulat
• Pamamahala sa batayang kaalaman
• 7-araw na kasaysayan ng tiket
• Integrasyon ng 1 buton sa chat at 1 numero ng telepono
• Pagsasama at paghahati ng email
• Mga saklaw sa pasadyang tiket ng CRM
• Pamamahala ng gawain
• Mga Tag
• Pribadong mga tala
• Mga paglilipat ng email
• Maraming tab sa email
• 24/7 suportang kustomer