Lahat ng checklist
Customer Service
New client onboarding checklist

New client onboarding checklist

Ang new client onboarding checklist ay proseso para sa pag-set up ng bagong customer, naglalayong maiwasan ang pagkakamali at magbigay ng positibong karanasan. Mahalaga ito para sa business owners, managers, at customer service representatives sa pagsiguro ng mahusay na serbisyo.

Mga Nilalaman

Mag-assign ng sales representative

Paliitin Lahat Palawakin Lahat

Iba Pa Customer Service mga checklist

Kayo ba ay may-ari ng business na naghahanap ng paraan para mapahusay ang inyong client onboarding process? Kung gayon, kayo ay nasa tamang lugar – ang post na ito ay magbibigay sa inyo ng new client onboarding checklist template para matulungan kayong gawing mas suwabe at di gaanong stressful ang proseso para sa inyo at inyong mga kliyente. Ituloy ang pagbabasa para sa iba pang impormasyon.

Ang importansiya ng isang new client onboarding checklist

Bilang isang may-ari ng business, importanteng merong nakahandang new client onboarding checklist para masiguradong makakukuha ng pinakamahusay na posibleng customer experience ang tao mula sa inyong kompanya. Sa pamamagitan ng isang checklist na susundan, puwede ninyong mapabilis ang customer onboarding process at gawin itong mas epektibo.

Sino ang magbebenepisyo mula sa isang new client onboarding checklist?

Mga may-ari ng business

Ang new client onboarding checklist ay makatutulong sa inyong i-streamline ang inyong proseso at siguraduhing naibibigay sa inyong customers ang pinakamahusay na posibleng serbisyo. Sa pamamagitan ng pagsunod sa checklist, makasisiguro kayong naaasikaso lahat ng mga kinakailangang hakbang para maging masaya ang mga kliyente sa kanilang karanasan.

Mga manager

Managers ang kadalasang responsable sa onboarding experience ng kliyente, kaya dapat silang bigyan ng ganoong uri ng checklist. Nakatutulong ito sa kanilang maiwasang may makaligtaang importanteng bagay, matiyak na lahat ng kinakailangang hakbang ay nagawa na, at mapahusay ang pagiging epektibo sa pag-iwas ng anumang duplication.

Mga customer service representative

Ang new client onboarding checklist ay nagbibigay ng permiso sa customer service agents na mabilis at madaling makapag-set up ng bagong customer sa inyong kompanya at sa mga produkto at serbisyo nito. Makatutulong din itong maiwasan ang mga pagkakamali at mai-deliver ang isang positibong client experience mula sa umpisa.

Mga customer

Nakikinabang din ang customers sa new client onboarding checklist. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng lahat ng kinakailangang impormasyon at mga dokumento sa iisang lugar, malalaman nila kung ano ang kanilang aasahan at sa gayon ay maiwasan ang pagkainis. Ang isang mahusay na customer onboarding experience ay puwedeng humantong sa paulit-ulit na pagtangkilik ng customer sa inyong kompanya at pag-iiwan ng positibong online reviews.

Diskubrehin ang aming new client onboarding checklist

Ang taong ito ang magiging responsable sa pagpapanatili ng pakikipag-ugnayan sa kliyente, pati na rin ang pagbibigay sa kanila ng impormasyon tungkol sa inyong kompanya at mga produkto at serbisyo nito.

Bakit importanteng mag-assign ng sales representative?

Ang sales representative ang pangunahing contact sa pagitan ng customer at ng kompanya kung saan sila nakikipag-negosyo. Ang naka-assign na tao para rito ang magiging responsable sa pagbuo ng mga relasyon at pagsisigurong ang customer ay merong positibong karanasan. Samakatwid, dapat ang sales representative ng kliyente ay isang taong puwedeng maaasahang makasagot sa anumang mga pangunahing tanong at concerns.

Paano mag-assing ng sales representative?

Ang manager na in-charge sa client onboarding process ang dapat mag-assign ng sales representative. Ikokonsidera ng manager ang mga pangangailangan at requirements ng customer, pati na rin ang mga produkto at serbisyo ng kompanya, sa pagdedesisyon kung sino ang pinakabagay na taong ia-assign sa bawat partikular na kliyente.

Anong tools ang gagamitin sa pag-assign ng sales representative?

customer relationship management (CRM) system – para masundan ang mga interaksiyon at account status
company directory – para mahanap ang contact information ng mga empleyado
email client – para makipag-ugnayan sa mga sales representative na naka-assign sa customer

Sa kasong ito, ang in-assign ang magiging responsable sa pagsuporta sa customer at pagsagot ng anumang mga katanungan na maaaring meron sila.

Bakit importanteng mag-assign ng customer care representative?

Sa tuwing may tanong ang kliyente o may naengkuwentro silang problema, kakailanganin nila ng isang taong maaasahan na makapagbibigay sa kanila ng mga sagot at malutas ang isyu sa oras.

Paano mag-assign ng customer care representative?

Puwedeng ipareho ang pag-assign ng customer care representative sa paraan ng pag-assign ng sales representative ng parehong manager na in-charge sa client onboarding process. Samakatwid, susundan nila ang parehong proseso gaya ng nakaraang hakbang sa pag-assign ng taong pinaniniwalaan nilang pinakabagay sa isang partikular na kliyente.

Anong tools ang gagamitin sa pag-assign ng customer care representative?

customer relationship management (CRM) system – para masundan ang mga interaksiyon at account status
company directory – para mahanap ang contact information ng mga empleyado
email client – para makipag-ugnayan sa customer care representative na naka-assign sa customer

Ang kontrata ay isang pangunahing dokumentong may outline ng terms of agreement sa pagitan ng inyong kompanya at ng kliyente.

Bakit importanteng i-validate ang kontrata?

Ang kontrata ay isang legal na dokumentong hindi mababawi na may mga outline ng mga termino ng kasunduan sa pagitan ng dalawa o higit pang partido. Importanteng i-validate ang kontrata para matiyak na matino at makatwiran ang mga termino, tama ang lahat ng mga detalye, at masasaya sa sales process agreement ang parehong partido bago magpatuloy.

Paano i-validate ang kontrata?

Ang manager na in-charge sa client onboarding process ang magre-review ng kontrata at sisiguraduhing lahat ng terms ay malinaw at nasa punto. Sisiguraduhin din nilang lahat ng mga detalye ay eksakto at ang parehong partido ay kuntento sa agreement.

Anong tools ang gagamitin sa pag-validate ng kontrata?

company directory – para mahanap ang contact information ng kliyente
email client – para makipag-ugnayan sa kliyente tungkol sa kontrata
contract template – para makagawa ng draft ng agreement

Ang pagbati sa inyong bagong kliyente ay isang mahusay na paraan para simulan ang onboarding process.

Bakit importanteng magpadala ng welcome email?

Ang welcome email ay isang magalang na gawaing nakatutulong sa paggawa ng magandang first impression. Nagbibigay din ito ng oportunidad na maipakilala ang kompanya at ang mga produkto at serbisyo nito, pati na rin ang pagpapaliwanang kung ano ang puwedeng asahan ng kliyente sa onboarding process.

Paano magsulat ng welcome email?

Isa iyan sa mga tungkulin ng dating naka-assign na sales representative, na magpapakilala ng kanilang sarili sa proseso, at magpapadala ng email sa kliyente. Kasama dapat sa message ang overview sa kung ano ang puwedeng asahan ng kliyente habang nasa onboarding, contact details (e.g. email address) ng kanilang customer care representative, kopya ng kontrata, at anumang kakailanganin pang impormasyon.

Anong tools ang gagamitin sa pagpapadala ng welcome email?

email client – para makagawa at makapagpadala ng welcome email
company directory – para mahanap ang mga detalye ng kliyente kasama ang contact information
contract template – para makapag-attach ng kopya ng agreement sa email

Para makapagpatuloy sa customer onboarding process, dapat kayong makipag-meeting sa kanila nang personal o online.

Bakit importanteng mag-schedule ng meeting sa kliyente?

Ito ang pinakamagandang oportunidad para suriin ang mga detalye ng kontrata, sagutin ang anumang tanong na meron sila, at siguraduhing naiintindihan nila ang agreement. Ang meeting na ito ay magbibigay rin sa inyo ng pagkakataong maipaliwanag kung ano ang puwedeng asahan ng kliyente sa natitira pang hakbang ng onboarding process.

Paano mag-schedule ng meeting sa kliyente?

Ang sales representative na responsable sa kliyente ang mag-aayos ng oras at petsa na pupuwede sa parehong partido, at mamimili rin sila kung ano ang pinakamagandang format para sa meeting (magkaharap o online). Tandaan na ito ay puwedeng simulan bilang bahagi ng welcome email na nasa nakaraang hakbang.

Anong tools ang gagamitin sa pag-schedule ng meeting kasama ang kliyente?

meeting scheduler – para makahanap ng oras na pupuwede sa parehong partido
video conferencing software – para makapag-hold ng online meeting (kung ito ang babagay)

Habang nagmi-meeting, ang kliyente ay puwedeng magkaroon ng mahahalagang tanong at ilang concerns tungkol sa onboarding process, kontrata, at/o sa inyong magiging relasyon.

Bakit importanteng ilista lahat ng tanong at concerns ng kliyente?

Ito ay para matugunan ninyo ang lahat ng ito habang nasa meeting. Makatutulong itong matiyak na naramdaman ng kliyente na sila ay narinig at lahat ng kanilang concerns ay sineseryoso, pati na rin ang pagtukoy sa mga bahagi kung saan kinakailangan ng kliyente ng dagdag pang pagpapaliwanag.

Paano ilista ang lahat ng tanong at concerns ng kliyente?

Dapat maglista ang naka-assign na sales representative tungkol sa mga isyung binanggit ng kliyente habang nasa meeting. Pupuwede rin namang tanungin ang kliyente kung okay na i-record ang pag-uusap para puwede nilang balikan at ma-review ang mga detalye sa ibang pagkakataon.

Aling tools ang gagamitin sa paglista ng lahat ng tanong at concerns ng kliyente?

notepad (physical or software) – para isulat ang lahat ng tanong at concerns
voice recorder – para i-record ang meeting (kung babagay dito)
video conferencing software – para i-record ang online meeting (kung babagay dito)

Habang sinusuri ang mga tanong at concerns na binanggit ng kliyente, puwedeng may matukoy kayong ilang potensiyal na roadblocks.

Bakit importanteng i-catalog ang anumang red flags o mga isyung meron ang kliyente?

Ito ay isang oportunidad para diretsong matugunan ang mga ito at gawing komportable ang kliyente sa pagtuloy ng onboarding process. Pahihintulutan din kayo nitong maipahiwatig ang mga bahagi kung saan kakailanganin ng kompanya ang ilang mga pagbabago.

Paano i-catalog ang anumang red flags o mga isyung meron ang kliyente?

Tandaan ang anumang red flags o mga isyung binanggit ng kliyente. Puwedeng isulat o i-record ito ng sales representative na responsable sa kliyente.

Aling tools ang gagamitin sa pag-catalog ng anumang red flags o mga isyung meron ang kliyente?

word processor – para i-note ang red flags o mga isyu
spreadsheet – para i-catalog ang red flags o mga isyu at kanilang status

Kapag natugunan na ang mga tanong at concerns, oras ng para alamin kung ano ang inaasahang makukuha ng kliyente sa pakikipagnegosyo sa inyong kompanya.

Bakit importanteng tukuyin ang expectations ng kliyente?

Para ang parehong partido ay nagkakaintindihan sa pagsulong at walang magiging sorpresa. Ito rin ay isang oportunidad para makapag-set ng makatotohanang objectives sa kung ano ang kaya at hindi kayang ibigay ng kompanya.

Paano tukuyin ang expectations ng kliyente?

Habang nasa meeting, dapat ninyong tanungin ang kliyente nang diretso tungkol sa kanilang expectations. Puwede na rin kayong magtanong tungkol sa kanilang goals at objectives para mas maintindihan ninyo kung ano ang kanilang hinahanap.

Aling tools ang gagamitin para tukuyin ang expectations ng kliyente?

notepad (physical o software)
word processor
video conferencing software

Ngayong alam na ninyo kung ano ang gusto ng kliyente, oras na para magsimulang mag-set ng ilang mga layunin.

Bakit importanteng mag-set ng short at long-term goals?

Magbibigay ito sa inyo ng roadmap sa magiging relasyon ninyo sa hinaharap sa customer. Masusundan din ninyo ang progreso at masusukat ang tagumpay sa pagdaan ng panahon.

Paano mag-set ng short at long-term goals?

Ang goals ay dapat specific, measurable, achievable, relevant, at time-bound. Naka-align dapat ang mga ito sa expectations ng kliyente.

Aling tools ang gagamitin sa pag-set ng short at long-term goals?

SMART goal setting worksheet – para maglista ng goals
project management tool – para ma-track ang progreso ng goals sa paglaon
CRM software – para ma-track ang client relationship

Ngayong may bago na kayong kliyente, importanteng itago ang kanilang impormasyon at panatilihin itong updated.

Bakit importanteng tutukan ang data ng kliyente?

Ang impormasyong ito ay magagamit sa pakikipag-usap sa kliyente, pag-uunawa ng kanilang mga pangangailangan, at pagbibigay sa kanila ng pinakamahuhusay na posibleng serbisyo. Makatutulong din itong masundan ang inyong mga interaksiyon sa kliyente at masukat ang kanilang kasiyahan sa paglipas ng panahon.

Paano tutukan ang data ng kliyente?

Puwede ninyong gamitin ang help desk contacts ng LiveAgent para itago ang pangalan ng kliyente, email, phone number, at iba pang personal na impormasyon. Hinahayaan kayo ng help desk software gaya ng LiveAgent na makagawa ng custom contact fields para pagtaguan ng unique na impormasyon tungkol sa inyong customers para mas personalized na communication.

Contacts in Ticketing system - LiveAgent

Aling tools ang gagamitin para matutukan ang data ng kliyente?

LiveAgent – para itago ang customer information sa tulong ng help desk contacts feature nito

Kapag nagsimula ng ang bagong kliyente sa inyong business, oras na para tukuyin kung paano nila ginagamit ang inyong mga serbisyo o tools.

Bakit importanteng i-assess ang paggamit ng serbisyo/tools ng inyong customer?

Makatutulong itong maunawaan ninyo kung paano ginagamit ng kliyente ang inyong mga produkto o serbisyo at kung nasusulit nila ang mga ito o hindi. Makatutulong din itong matukoy ninyo kung saang bahagi puwedeng mangailangan ng suporta ang inyong kliyente.

Paano i-assess ang paggamit ng serbisyo/tools ng inyong customer?

Sa pamamagitan ng diretsong pagtatanong sa kliyente, pag-observe ng kanilang behavior, pag-review ng data at analytics, at/o pag-conduct ng user tests. Pagkatapos, puwede niyong ikumpara ang impormasyong ito sa inyong goals at objectives para makita kung gaano kahusay ang pagkumpara nito sa paggamit ng kliyente.

Analytics overview feature in Customer service software - LiveAgent

Anong tools ang gagamitin sa pag-assess ng paggamit ng customer sa serbisyo/tools?

user testing software -para maobserbahan kung paano ginagamit ng kliyente ang inyong produkto o serbisyo
analytics software – para ma-review ang usage data ng kliyente
client onboarding questionnaire – para diretsong tanungin sila tungkol sa kanilang karanasan

Matapos ninyong ma-assess ang paggamit ng inyong kliyente sa inyong mga serbisyo, i-note ang anumang pagbabago sa kanilang behavior.

Bakit importanteng i-note ang anumang pagtaas o pagbaba sa paggamit?

Para maunawaan ninyo kung gaano kahusay ginagamit ng kliyente ang inyong mga produkto o serbisyo. Ayon sa impormasyong ito, puwede kayong magbigay ng suhestiyon tungkol sa karagdagang mga serbisyo o suporta.

Paano i-note ang anumang pagtaas o pagbaba sa paggamit?

Sa pag-track ng data at analytics sa pagdaan ng panahon, makikita ninyo kung paano nagbabago ang paggamit ng kliyente. Kung may nakita kayong pagbaba sa paggamit, puwede kayong makipag-ugnayan sa kliyente para malaman kung nangangailangan sila ng anumang tulong.

Aling tools ang gagamitin sa pag-note ng anumang pagtaas o pagbaba sa paggamit?

analytics software
customer success software – para mag-reach out sa kliyente at mag-offer ng support
client questionnaire

Tips sa pag-follow up sa mga bagong kliyente

Magpadala ng personalized na thank-you note sa kliyente sa loob ng 24 oras pagkatapos ng meeting

Palaging magandang ideya ang magpadala ng thank-you note pagkatapos ng meeting sa isang bagong prospective client. Ang follow-up email na ito, o kahit na anong uri ng message, ay nagpapakitang interesado kayo sa pagbuo ng relasyon at nagpapasalamat kayo sa kanilang pagtangkilik.

Idagdag ang bagong kliyente sa inyong mailing list at magpadala sa kanila ng paminsan-minsang updates sa inyong business

Lagi silang magiging updated sa inyong business at makagagawa ito ng matatag na relasyon sa kanila sa paglipas ng panahon. Bilang resulta, mas malamang na gamitin nila ang inyong mga produkto o serbisyo sa hinaharap.

Kumonekta sa kliyente sa social media at sundan ang kanilang updates

Ang social media ay isang mahusay na paraan para manatiling konektado sa inyong mga kliyente – sa pamamagitan ng pagsunod sa kanilang updates, puwede kayong may malaman pa tungkol sa kanila at sa kanilang mga interes. Bilang resulta, makapagbibigay pa kayo sa kanila ng mas mahusay ng serbisyo at mababawasan ang client churn.

Imbitahan ang kliyente sa events o networking meetings na konektado sa kanilang industriya

Sa paggawa nito, maipapakita ninyo sa kanilang interesado kayo sa kanilang business at gusto ninyong tulungan silang lumago. Pahihintulutan din kayo nitong matuto pa tungkol sa kanilang industriya at gumawa ng inyong network.

Mag-offer ng libreng resources o consultation services na puwedeng maging kapaki-pakinabang sa kliyente

Magpapakita ito sa kliyente na interesado kayo sa kanilang tagumpay, at magpapahintulot din ito sa inyong makapagbigay sa kanila ng importanteng impormasyon o serbisyo. Ang maliit na gawain tulad nito ay malayo ang mararating sa paggawa ng isang matatag na relasyon sa kliyente.

Mag-check in sa kliyente paminsan-minsan para kumustahin sila

Sa regular na pagkontak sa kanila, kahit na isang mabilis na tawag lang o isang email, makasisiguro kayong masaya sila sa inyong mga produkto o serbisyo. Sa ganitong paraan, puwede kayong mag-offer ng dagdag na suporta kung kinakailangan.

Summary ng new client onboarding checklist

Mag-assign ng sales representative
Mag-assign ng customer care representative
I-validate ang kontrata
Magpadala ng welcome email
Mag-schedule ng meeting sa kliyente
Ilista ang lahat ng tanong at concerns ng kliyente
I-catalog ang anumang red flags o mga isyung meron ang kliyente
Tukuyin ang expectations ng kliyente
Mag-set ng short at long-term goals
Tutukan ang data ng kliyente gamit ang LiveAgent
I-assess ang paggamit ng serbisyo/tools ng customer
I-note ang anumang pagtaas o pagbaba sa paggamit

Frequently Asked Questions

How often should I update my new client onboarding checklist?
It depends on your business and how often your processes change, but ideally, you should update it whenever there are changes in your company's procedures, products, or customer base. It can also be helpful to review your checklist periodically to see if there are any areas where you could improve efficiency.
Can I automate parts of my new client onboarding process using tools?
Yes, with software such as CRMs, email marketing platforms, and project management tools. Using technology to automate your new client onboarding process can save you time and energy, as well as help you to keep track of your new clients more easily.
How can I make the new client onboarding process easier for them and myself?
Plan out the steps you will take in advance, i.e. by following a checklist such as the one given here, and make sure that everything your new client needs is ready and waiting for them when they come on board. The easier you make it for your new clients to get started, the more likely they are to be satisfied with your services and stay with you for a long time. This, in turn, will increase your average customer lifetime and client retention rates.
What are some common mistakes businesses make during the new client onboarding process?
There are many factors to consider when onboarding a new client, but here are some of the most common errors include not communicating the expectations and goals of the project to the client, inadequately explaining or demonstrating how your product or service works, failing to create a timeline or set deadlines for completion, and not following up with clients after work is completed.
Can I outsource my new client onboarding process to a third-party provider?
When deciding about this, ask yourself 'Will they be able to provide a level of service that meets or exceeds my expectations?', 'Are they capable of keeping up with my company's growth?', 'Can they be trusted to handle sensitive customer data?', and 'Is their solution going to be cost-effective?' If you answer 'yes' to all of these questions, then outsourcing your new client onboarding process may be the best option for your business. But if you answer 'no' to any, it may be best to keep the onboarding process in-house.