Mga Template ng Email para sa Pagsunod sa Pulong

Kung ikaw ay nakaranas nang magkaroon ng pulong sa isang tao, alam mo kung gaano kahalaga ang mag-follow up pagkatapos. Lalo na kung naging produktibo ang pulong at gusto mong magpatuloy ang ugnayan o pagtutulungan.

Sa gabay na ito, tatalakayin natin kung paano magpadala ng meeting follow-up email sa paraang mapapahalagahan ng tatanggap ang iyong propesyonalismo at hangaring makipagtrabaho muli.

Kahalagahan ng pagpapadala ng meeting follow up email

Ang pag-follow up pagkatapos ng isang produktibong pulong ay mahalagang bahagi ng mabuting asal sa negosyo. Ipinapakita nito na interesado ka sa kinalabasan ng pulong at committed kang ituloy ang proyekto.

Kapag nagpadala ka ng meeting follow-up email, natutulungan mong masigurong lahat ay may parehong pagkaunawa at naitala at naipaalam ang lahat ng gawain o mahahalagang desisyon. Isa rin itong pagkakataon para mapagbalikan ng lahat ang mga action items o desisyon na ginawa sa pulong.

Ang mabilis na meeting follow-up email ay nagbibigay ng record ng mga napagkasunduan, na maaaring maging kapaki-pakinabang kung magkaroon man ng mga pagtatalo o katanungan sa hinaharap. Bukod pa rito, isa itong paraan para maipakita ang iyong pagiging propesyonal.

Paano lagyan ng title ang meeting follow up email

Ang title ng iyong meeting follow-up email ay hindi dapat masyadong mahaba, dahil dapat maikli at malinaw ang iyong mensahe. Maaaring gumamit ng simpleng pamagat tulad ng “Meeting Follow Up” o “Meeting Recap”.

Ang paglalagay ng sobrang detalye sa pamagat ay magpapahaba at magpapahirap lang basahin ito, kaya mas mainam na ilagay ang karagdagang impormasyon sa katawan ng email. Maaari mo namang idagdag ang petsa o konteksto ng pulong bilang dagdag detalye para mas madali ito ma-filter sa inbox.

Ready to grow your business?

Start your free trial today and see results within days.

Request demo Start free trial

Mga halimbawa ng subject line para sa meeting follow up email

• Meeting follow up
• Meeting recap
• Meeting notes
• Project: meeting update
• Follow up: meeting [petsa]
• Follow up: meeting with [tao]
• Action items: [listahan]

Paano magsulat ng meeting follow up email

Ang pag-recap ng mahahalagang punto mula sa pulong ay makakatulong para siguraduhing lahat ay nasa parehong pahina at maiwasan ang hindi pagkakaintindihan. Kapag may mga action items, desisyong ginawa, o mga gawain na inatasan, ilista ang mga ito at tukuyin kung sino ang responsable sa bawat isa para mapanatili ang pananagutan at maiwasan ang pagkakalimutan.

Huwag matakot mag-format ng iyong meeting follow-up email nang naaayon. Kung may partikular na punto na kailangang bigyang-diin, gumamit ng bold o italics para ito’y lumitaw. Maaari ring gumamit ng bullet points para sa mas malinis at organisadong itsura.

Pasalamatan ang lahat ng lumahok sa kanilang oras at pagsisikap. Ang meeting follow ups ay maaaring matrabaho, kaya laging pinahahalagahan kapag may naglalaan ng oras para dito.

Panatilihing maikli upang hindi masayang ang mahalagang oras ng tatanggap. Kung magpapadala ng attachments, ilagay ito sa ibaba ng email.

Kapag ipinapadala na ang mensahe, tiyaking naka-CC ang lahat ng dumalo sa pulong para updated silang lahat.

Join our newsletter

The latest tips and deals delivered straight to your inbox.

Email address

Subscribe

Ano ang dapat isama sa meeting follow up email

• Mahahalagang punto mula sa pulong
• Action items
• Mga ginawang desisyon
• Mga inatasang gawain
• Sino ang responsable sa bawat item
• Formatting (bold, italics, bullet points)
• Pasasalamat
• Attachments (kung meron)
• Susunod na mga hakbang

Mga halimbawa at template ng meeting follow up email

Meeting follow up

Meeting follow up – action items

Meeting follow up – decision made

Meeting recap

Meeting follow up

[petsa] team meeting

[petsa] [oras] Meeting recap

Ang ating [detalye] na pulong – salamat!

| ### [Iyong kumpanya] x [kanilang kumpanya] meeting | [petsa] |

Meeting on [petsa] – follow up

[Petsa] meeting follow up

Tungkol sa meeting natin noong [petsa]

[Petsa] Meeting follow up

Huling pulong natin noong [petsa]

Mahusay na practices sa meeting follow up email

Ang pagpapadala ng meeting follow-up email ay mahalagang bahagi ng pagiging mabuting miyembro ng team. Ipinapakita nito na ikaw ay organisado, mapagmatyag, at may pananagutan. Narito ang ilang tips sa pagpapadala ng meeting follow-up email:

• Siguraduhing may listahan ng action items at susunod na hakbang. Makakatulong ito hindi lang sa tatanggap kundi pati na rin sa iyo upang hindi makalimutan ang anumang bagay.
• Kung may mga tanong o alalahanin, siguraduhing matugunan ito sa email at hikayatin din ang iba na gawin din iyon.
• Pasalamatan ang lahat ng dumalo sa pulong at huwag kalimutang magpadala ng personal na follow up message sa sinumang nakausap mo nang personal.
• Maging maagap at agad na makipag-ugnayan sa tatanggap pagkatapos ng pulong. Sa ganitong paraan, masisigurong naipasa ang lahat ng mahalagang impormasyon.
• Laging maging propesyonal at magalang kapag sumusulat ng meeting follow-up email. Pasalamatan ang tatanggap sa kanilang oras, at ipahayag ang iyong excitement na makatrabaho sila sa hinaharap.
• I-recap ang mga desisyon na ginawa sa pulong, at malinaw na ilahad ang mga susunod na hakbang na kailangang gawin. Sa kaunting organisasyon, masisigurong lahat ay may parehong pagkaunawa.
• Ang epektibong follow-up emails ay dapat laging magalang, maikli, at direkta sa punto. Ang pagiging maikli ay mahalaga.
• Kung hindi ka sigurado kung paano i-address ang isang sitwasyon o gusto mong humingi ng feedback sa email mo bago ito ipadala, lumapit sa taong pinagkakatiwalaan mo. Laging may puwang para sa pagpapabuti, at ang paghingi ng tulong ay isang magandang paraan para masigurong ang iyong meeting follow-up email ay pinakamahusay na maaari.
• Kapag nagdududa, balikan ang mga gabay na ito upang masigurong epektibo at propesyonal ang iyong email. Sa paglalaan ng oras sa pagsulat ng meeting follow-up email, ipinapakita mong seryoso ka sa teamwork at komunikasyon.
• Gawing personal ang mensahe. Banggitin ang partikular na napag-usapan ninyo ng tatanggap, o isang bagay na alam mong mahalaga sa kanila. Ipinapakita nitong nakinig ka at naaalala mo ang kanilang sinabi.
• Ang paggawa ng meeting follow-up email ay mahalagang bahagi ng proseso ng komunikasyon at pagbili. Sa paglalaan ng oras na magsulat ng organisado at propesyonal na email, masisigurong lahat ay nasa tamang landas at naipapasa ang lahat ng kinakailangang impormasyon.
• Huwag mong pahirapan ang sarili mo – kung wala kang ibang i-uulat, sapat na ang simpleng “salamat sa iyong oras”. Basta propesyonal at magalang ka, tiyak na pahahalagahan ng tatanggap ang iyong email.

Ang pinakamabisang paraan para maging mahusay sa pagpapadala ng meeting follow-up email ay ang pag-eensayo. Simulan sa pagpapadala ng maikling recap ng pulong sa iyong team, at saka lumipat sa mas komplikadong mga sitwasyon. Sa kalaunan, magiging eksperto ka na sa komunikasyon pagkatapos ng pulong.

Buod

Ang tamang meeting follow-up email ay maaaring magbigay ng malaking kaibahan, tumutulong na masigurong lahat ng mahalagang punto mula sa pulong ay naitala at lahat ay may parehong pagkaunawa.

Ngunit ang paggawa ng mahusay na meeting follow-up email ay maaaring maging hamon. Ayaw mong mag-overwhelm ng tao sa sobrang impormasyon, pero kailangan mo ring siguraduhing nasaklaw ang lahat ng mahahalagang punto.

Upang matulungan ka, nagtipon kami ng ilang tips para sa paggawa ng perpektong meeting follow-up email. Nawa’y maging kapaki-pakinabang ito sa susunod na kailangan mong mag-follow up pagkatapos ng pulong.