Mga call follow-up email template

Maraming salespeople ang hindi naiisip gumamit ng email templates kapag sinimulan nila ang kanilang career sa sales. Ang gamit nila kadalasan ay “basic” sales strategies: pagtawag, pagkumpirma ng appointment, at paggawa ng company updates. Pero kapag oras na para magpadala ng follow-up email sa isang prospect, humihinto ang kanilang momentum. Napapahinto at napapaisip sila ng: “Okey, ano dapat ang isusulat ko?”

Komplikadong laro ang sales at business email marketing. Ang email ay isa lang namang one-way stream ng impormasyon kung saan maghihintay ka ng sagot. At tulad ng ipinapakita ng data, karamihan sa sales emails ay di naman pinapansin talaga. Pero nananatiling mahalagang sales strategy ang email marketing. Ito rin ang gamit ng ilang prospects para sa komunikasyon lang.

Kaya dapat alam ng bawat sales representative kung paano pakinabangan ang power ng email at paano epektibong magsulat ng follow-up message. Sa guide na ito, magpopokus tayo sa paggawa ng email para sa pag-follow-up ng sales call.

Call follow-up email – bakit ito importante?

Ang follow-up email ay dapat maging integral na bahagi ng anumang sales process na may kinalaman sa pag-contact ng clients gamit ang telepono.

Pero ano ba ito talaga?

May dalawang klase ng call follow-up emails. Una ay ang email na pinadala agad sa prospect pagkatapos ng isang call. Sa ganitong message, i-summarize ninyo ang napag-usapan, banggitin ang mga susunod na hakbang na napagkasunduan na ninyo, at mag-set ng timeline. Ang ikalawang klase ng call follow-up email ay dapat lang ipadala kapag hindi nag-reply ang contact sa una ninyong message, o kaya’y di kayo kinontak nang matagal-tagal pagkalipas ng maikling unang reply nila.

Importanteng magpadala ng follow-up email matapos ang call. Kung hindi, mauuwi lang ang usapan sa prospect sa wala, na parang isang usap-usapan lang na walang pinatunguhang kahalagahan na di magreresulta sa sales. Garantisado halos na kung walang follow-up message, makakalimutan na ng contact ang tawag ninyo. Kahit tawagan ninyo sila ulit, hindi na ganoon kalakas ang epekto ng ikalawang pag-uusap ninyo, di tulad ng epekto sana ng unang pag-uusap.

Mga call follow-up email template subject line

• Ang sayang makipag-usap sa iyo, [pangalan]!
• Salamat sa paglaan ng oras sa pakikipag-usap sa akin
• Narito ang mga napag-usapan natin sa call natin noong [araw]
• Summary ng ating call noong [araw]
• Salamat sa oras na nilaan mo para makapag-usap tayo ngayon, [pangalan]
• Masaya akong nakilala ka, [pangalan]
• Salamat sa pagpapahayag sa akin ng concerns mo tungkol sa [isang challenge ng prospect ninyo]
• Nag-iwan ako ng mensahe sa iyo

Mga halimbawa ng call follow-up email template

Kapag gusto ninyong i-sum up ang meeting

---

Kapag gusto ninyong mag-book ng meeting

---

Kapag gusto ninyong diretsong i-promote ang inyong produkto o serbisyo

---

Kapag hindi sinagot ng prospect ninyo ang telepono

---

Kapag kailangan ninyong mag-postpone ng call

Call follow-up email template – Frequently asked questions

Kailan dapat ipadala ang call follow-up email?

Subukang magpadala ng summary email (ilista ang susunod na hakbang at anumang agreements na napag-usapan sa call) sa loob ng isang oras matapos ang tawag. Kung di kayo agad makapagpapadala ng message pagkatapos ng call, puwede pa ring magpadala matapos ang isang business day pagkatapos ng call. Kung may napag-usapan kayong mga susunod na hakbang na kailangan ng engagement ng prospect, bigyan sila ng sapat na panahong makumpleto ang mga ito.

Kung tila hindi kumikilos ang prospect papunta sa tamang direksiyon, magpadala ng follow-up mga dalawa o tatlong araw bago ang deadline para ipaalala sa kanila ang inyong agreement.

Kailangan bang mag-suggest ng pag-schedule ng isa pang tawag o ituloy ang komunikasyon sa email na lang?

Mas mainam kung ang prospect ang magdedesisyon sa gusto nilang communication channel. Puwede ninyong tanungin ang contact sa isang call follow-up email kung gusto nilang matawagan muli o mag-usap sa email na lang. Kung kayo ang pagdedesisyunin nila, pumili na lang ng pinakamainam na option para sa sarili ninyo.

Kailan dapat ihinto ang pag-email sa contact matapos ang call?

Kung dinedma ng prospect ang tatlong email sa loob ng dalawang linggo, mas mainam nang ihinto muna ang pagkontak sa kanila at tingnan muna kung paano sila nagre-react sa anumang uri ng communication. Kung dedma pa rin, maghintay ng dalawang linggo pa at subukang magpadala ng dalawa pang call follow-up emails. Kung di pa rin ito uubra, huwag na ninyong kontakin pa ang taong ito.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Kailan dapat ipadala ang call follow-up email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Subukang magpadala ng summary email (ilista ang susunod na hakbang at anumang agreements na napag-usapan sa call) sa loob ng isang oras matapos ang tawag. Kung di kayo agad makapagpapadala ng message pagkatapos ng call, puwede pa ring magpadala matapos ang isang business day pagkatapos ng call.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kailangan bang mag-suggest ng pag-schedule ng isa pang tawag o ituloy ang komunikasyon sa email na lang?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Mas mainam kung ang prospect ang magdedesisyon sa gusto nilang communication channel. Puwede ninyong tanungin ang contact sa isang call follow-up email kung gusto nilang matawagan muli o mag-usap sa email na lang.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kailan dapat ihinto ang pag-email sa contact matapos ang call?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Kung dinedma ng prospect ang tatlong email sa loob ng dalawang linggo, mas mainam nang ihinto muna ang pagkontak sa kanila at tingnan muna kung paano sila nagre-react sa anumang uri ng communication. Kung dedma pa rin, maghintay ng dalawang linggo pa at subukang magpadala ng dalawa pang call follow-up emails. Kung di pa rin ito uubra, huwag na ninyong kontakin pa ang taong ito.” } }] }