Masasamang Halimbawa ng Email
Alamin kung ano ang hindi dapat gawin sa mga business email sa pamamagitan ng mga halimbawa ng hindi propesyonal na email. Pahusayin ang iyong kasanayan sa komu...
10 min read
LiveAgent
Email Templates
+2
Ang komunikasyon sa email ay nagsimula noong 1971 nang ipadala ni Ray Tomlinson ang unang email sa kanyang sarili. Habang ang teknolohiyang ito ay mahigit 50 taong gulang na, milyun-milyong email ang ipinapadala araw-araw. Minsan araw-araw ay nakakabasang at nakakapadala kami ng mas maraming email kaysa makipagkita sa tunay na mga tao. Gayunpaman, sa komunikasyon sa email ay gumagawa kami ng parehong mga pagkakamali, na dapat nating iwasan para sa ating sariling kabutihan. Kaya paano mapabuti ang ating mga email?
Nasa ibaba ang 10 tips para sa epektibong komunikasyon sa email:
1. Maging malinaw at maikli
Karamihan ng mga tao ay may masyadong kaunting oras sa araw upang basahin at tumugon sa mga email. Ang katawan ng email ay dapat na naglalaman ng impormasyon at direkta. Kahit na gumagamit ka ng ibang alternatibo sa email, ang iyong tumatanggap ay magpapasalamat sa maikling at malinaw na mga mensahe. Isaalang-alang ang paggamit ng mga bullet point o pagsusulat ng hiwalay na email para sa bawat paksa na kailangan mong makipag-ugnayan sa isang tao.
Tandaan: Ang mahabang email ay kumukuha ng buhay sa mga tao.
2. Maging polite
Maliban kung nasa magandang termino ka sa isang tao, iwasan ang informal na wika, jargon, slang at hindi angkop na abbreviations. Mag-isip tungkol sa kung paano ang iyong email ay “nararamdaman” emosyonal. Kung ang iyong mga emosyon ay maaaring maunawaan nang mali, maghanap ng ibang paraan kung paano muling ipahayag ang iyong mga salita. Maging friendly, respetoso at pasasalamat.
Gusto mo bang malaman kung kailan gagamitin ang casual, formal, serious o friendly tone?
Ready to grow your business?
Start your free trial today and see results within days.
3. Gumamit ng malinaw na subject line
Batay sa subject line ang mga tao ay nagpapasya kung bubuksan ang email o hindi. Maraming tao ang nakakatanggap ng malaking halaga ng mga email, mahalaga na ilarawan kung ano ang makikita ng mambabasa sa loob. Ang iyong tumatanggap na inbox ay gumagawa ng unang paglilinis para sa kanila. At ang mga mensahe na walang subject line ay itinuturing na masamang email at samakatuwid ay ipinapadala sa spam.
4. Magbayad ng pansin sa spelling at grammar
Ito ay isang madaling paraan upang ipakita na ikaw ay nag-aalaga. Subukan ang pagbabasa ng iyong mensahe nang malakas upang tulungan kang makuha ang anumang grammar mistakes o hindi komportableng phrasing na maaari mong hindi makita.
Join our newsletter
The latest tips and deals delivered straight to your inbox.
5. Tandaan na ang email ay hindi kailanman pribado
Ang iyong mensahe ay maaaring ipadala sa ibang mga tao nang walang iyong kaalaman. Kung ang iyong impormasyon ay lubhang kumpidensyal, siguraduhin na ito ay napupunta sa tamang tao.
6. Ilagay ang iyong pangunahing punto sa simula
Kung sumasagot ka sa isang tanong sa email ng isang tao, ilagay ang sagot malapit sa simula. Karamihan ng mga tao ay hindi gustong magbasa ng mahabang mga talata upang makuha ang pangunahing punto sa dulo ng mensahe.
7. Gamitin ang REPLY Key
Isama ang nakaraang mensahe kapag sumasagot ka sa isang email. Huwag magsimula ng bagong email. Ang ganitong kasanayan ay nakakatipid ng iyong oras at ang oras ng iyong tumatanggap.
8. Maging Eco-friendly
Iwasan ang pag-print ng mga email kung posible. Makakagawa ka ng mas mahusay na organisasyon ng iyong mga komunikasyon at higit pa ay makakatipid ng mga puno.
9. Iwasan ang SIGAW
Huwag gumamit ng lahat ng capital letters, ito ay nagpapahiwatig ng sigaw. Mas MAHIRAP BASAHIN ang mga titik na naka-type na pareho ang laki, kaya bigyan ng pahinga ang iyong mga mambabasa.
10. Isama ang iyong signature
Huwag magtago sa likod ng isang email at isama ang iyong pangalan. Tapusin ang iyong mensahe gamit ang “Yours sincerely”, “, “Regards”, " o “All the best”, " depende sa sitwasyon. Huwag kalimutang isulat ang pangalan ng isang kumpanya sa ilalim ng iyong pangalan o ibahagi ang iyong digital business card.
Panghuling Mga Pag-iisip
Mapagtanto na kapag ipinadala na ang iyong mensahe, imposible na ito ay mabawi. Sa pamamagitan ng pagpadala ng maling mensahe sa isang tao ay maaari mong sirain at masira ang iyong negosyo o karera. Laging double check ang iyong mensahe at ang recipient line bago magpadala ng anumang email. Ito ay isang magandang ideya din na lumikha ng bagong email account na nakatuon sa outreach at komunikasyon ng kliyente.
