• Mga template
  • Template na tugon para sa mga reklamo sa social media

Template na tugon para sa mga reklamo sa social media

Kahit na ang iyong negosyo ay maingat at lubos na naka-organisa, kailangan mong makisama sa mga hindi masaya o hindi nasiyahan na mga kustomer sa isang panahon. Hindi mo kayang pasiyahin ang lahat, Siyempre dapat mong subukan, pero kapag nabigo ka ay kailangan mong harapin ang resulta nito,

Kung ang mga kustomer ay direktang nagreklamo sa iyo, dapat magpasalamat ka. Ang mga kustomer ay maraming pagkakataon para ibahagi ang kanilang masamang karanasan sa iyong negosyo sa publiko, na maaaring makapinsala sa reputasyon ng iyong brand. Ang pagtanggap ng negatibong feedback nang pribado sa iyong inbox sa social media ay magbibigay sa iyo ng oras at espasyo bago ang negatibong karanasan ay lumala.

Ang batayang modelo ng pamamahala sa reklamo

Ang dahilan ng hindi kasiyahan ng kustomer ay mula sa pagkakaiba sa mga inaasahan tungkol sa isang produkto o serbisyo at ang aktwal na resulta nito. Minsan ang mga reklamo ng mga kustomer ay may katwiran at minsan ay wala. Gayumpaman, anuman ang dahilan ng karanasan ay hindi mo maaaring hindi pansinin ang reklamo.

Maraming mga modelo para sa pamamahala ng reklamo, pero ang mga sumusunod na limang hakbang ang pinakamahalaga at dapat na sundin:

  • Makipag-ugnayan sa kliyente: Ito ang pinakamahalagang bahagi at ang umpisa sa proseso, magmula na magpasa ng reklamo ang klieynte. Kapag ginawa nila ito, kaialngan mong kolektahin ang datos tungkol sa kustomer, ang petsa at oras ng reklamo, at deskripsyon ng problema.
  • Paglilipat sa naaayon na sangay: Kung ang reklamo o claim ay natanggap ng isang empleyado na hindi bahagi ng departamento ng customer service department, amg nagrereklamo ay dapat na maipasa sa tamang tao nang walang pagkaantala.
  • Ang dahilan ng reklamo: Ang kliyente ay maaaring ipakita ang kanilang galit o pagkainis sa maraming paraan, pero ang organisasyon ay dapat na matukoy ang tunay na dahilan. Hindi ito paghahanap ng may-sala pero para maiwasan ang iba pang mga reklamo o claim.
  • Paghahanap ng mga solusyon. Ang mga solusyon ay dapat na mahanap ng mga kinatawan sa customer service. Ang resolution ay dapat na maiksi; ang impormasyon at kalidad ng atensyon ay dalawang mahalagang haligi sa paglutas ng problema. Marami sa mga kliyente ay nasisiyahan kapag sila ay napakinggan, naunawaan, at tinanggap.
  • Kalutasan ng problema. Kapag natukoy na ang solusyon, ang mga hakbang para lutasin ang problema ay dapat na isagawa at ipaalam nang buong detalye sa kliyente. Ito ang pagkakataon para pasalamatan sila sa kanilang pagtitiwala, pagbibigay ng paliwanag, at paghingi ng paumanhin. Huwag kalimutan na magpasalamat sa kliyente dahil kanilang ipinaalam ang kanilang reklamo o claim.

Mga ideya sa template na tugon sa mga reklamo sa social media

Template na tugon sa mga reklamo sa social media 1


Hi [name],

I am sorry to hear that [the cause of the customer’s complaint]. I understand how unpleasant this experience must have been for you, and I’m ashamed of our customer service.

This shouldn’t have happened to you or any of our customers.

I’m forwarding your message to the appropriate department within our company.

I’m putting the highest priority on this problem you’re facing, and our team is already working to resolve the issue and help you. I’ll notify you right away when we have a solution.

I appreciate you spending the time to share your negative experience with us. This kind of feedback helps us grow and makes our company better.

Please let us know if you have any additional questions, concerns, or comments.

Regards,
[rep’s name], the [company] customer service team

Template na tugon sa mga reklamo sa social media 2


Dear [name],

Thank you for leaving your comment. We try very hard to make every customer’s experience enjoyable, and we really regret not being able to meet your expectations this time.

We will do our best to resolve this issue as soon as possible and find a solution that works for you.

Please send us a message directly to this email [email address], and we would love to continue this conversation!

Best,
The [company] social media team

Template na tugon sa mga reklamo sa social media 3


Hello [Name],

I am [name], and I am the [director/manager] of customer service at [company]. Our company is recognized for our exemplary customer service, and I sincerely apologize for your recent experience with us.

We have your contact details and will reach out to you as soon as possible to solve this issue.

If it’s more convenient for you, please contact me personally at [phone/email], and I will do my best to resolve your problem.

Sincerely,
[name]
[position]

Template na tugon sa mga reklamo sa social media 4


Hello [name],

Thank you for your message. All comments from our customers are important to us, and we are sorry to hear that you had such a frustrating experience.

I hope you can see from our reviews that your situation is an exception and could not be further from our high standards. This only makes us want to resolve this problem as soon as possible and ensure it doesn’t happen again.

Please send a message to our customer service team at [email/phone] to inform them of all the details, and we promise to work out a satisfactory solution for you.

Best,
The [company] social media team

Template na tugon sa mga reklamo sa social media 5


Dear [name],

Thank you very much for bringing this problem to our attention, and please allow me to apologize for the unacceptable treatment you have received.

Keeping our clients happy is our number one priority, and I would like to ask for another opportunity to retain you as a customer.

Please call me at [phone number] or, if you prefer, we can contact you at a time that is convenient for you.

Best,
[rep’s name], the [company] customer service team

Tugon sa mga reklamo sa social media – Mga madalas na tanong

Dapat ba kong tumugon sa lahat ng mga reklamo ng mga kustomer sa pamamagitan ng mga direktang mensahe?

Ticket envelope

Oo, dapat kang tumugon sa lahat ng reklamo ng kustomer. Dagdag pa, dapat ay bigyan mo ng espesyal na atensyon ang bawat negatibong puna na iyong matanggap at imbestigahan ano ang dahilan ng mga kustomer kung kaya sila hindi nasiyahan sa iyong produkto o serbisyo.

Dapat ba akong magsabi ng paunmanhin kahit mali ang customer o walang patunay ang kanilang reklamo?

Survey sa customer service

Kung may katuwiran ang reklamo ng kustomer at ang iyong kompanya ay nagkaroon ng pagkakamali, dapat na ikaw ay magbigay ng paumanhin. Kung ang kanilang reklamo ay hindi totoo, dapat ikaw ay maging propesyonal at magbigay respeto sa kustomer, ngunit subukan mong patunayan na sila ay mali imbes na magbigay ng paumanhin.

Kung may patunay sa reklamo ng kustomer, dapat ba akong magbigay ng kapalit para sa anumang mali ng aking kompanya?

Kung may patunay sa reklamo ng kustomer, dapat ba akong magbigay ng kapalit para sa anumang mali ng aking kompanya?

Dapat gawin mo ang lahat para maayos ang iyon naging pagkakamali. Kung ikaw ay nagpadala ng sirang produkto, palitan mo ito ng bago. Kung ang isang tampok sa iyong software ay hindi gumagana nang maayos, ayusin mo ito sa pinakamadaling panahon. Ngunit may mga isyu na hindi mo agad maaayos kaagad. Sa ganitong mga kaso, dapat subukan mong magbigay ng kapalit para sa naging mali ng iyong kompanya. Halimbawa, kung ikaw ay nagpapatakbo ng isang restawran at may isang kustomer na hindi nasiyahan sa pagkain na inihanda sa kanya, maaari kang magbigay ng libreng tanghalian o ekstrang inumin bilang kapalit.

Ready to put our social media complaint reply templates to use?

Sign up for our free 14-day trial today, and reply to social media messages directly from your LiveAgent dashboard. No credit<br> card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Tanong”, “name”: “Dapat ba kong tumugon sa lahat ng mga reklamo ng mga kustomer sa pamamagitan ng mga direktang mensahe?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Sagot”, “text”: “Oo, dapat kang tumugon sa lahat ng reklamo ng kustomer. Dagdag pa, dapat ay bigyan mo ng espesyal na atensyon ang bawat negatibong puna na iyong matanggap at imbestigahan ano ang dahilan ng mga kustomer kung kaya sila hindi nasiyahan sa iyong produkto o serbisyo.” } }, { “@type”: “Tanong”, “name”: “Dapat ba akong magsabi ng paunmanhin kahit mali ang customer o walang patunay ang kanilang reklamo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Sagot”, “text”: “Kung may katuwiran ang reklamo ng kustomer at ang iyong kompanya ay nagkaroon ng pagkakamali, dapat na ikaw ay magbigay ng paumanhin. Kung ang kanilang reklamo ay hindi totoo, dapat ikaw ay maging propesyonal at magbigay respeto sa kustomer, ngunit subukan mong patunayan na sila ay mali imbes na magbigay ng paumanhin. ” } }, { “@type”: “Tanong”, “name”: “Kung may patunay sa reklamo ng kustomer, dapat ba akong magbigay ng kapalit para sa anumang mali ng aking kompanya?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Sagot”, “text”: “Dapat gawin mo ang lahat para maayos ang iyon naging pagkakamali. Kung ikaw ay nagpadala ng sirang produkto, palitan mo ito ng bago. Kung ang isang tampok sa iyong software ay hindi gumagana nang maayos, ayusin mo ito sa pinakamadaling panahon. Ngunit may mga isyu na hindi mo agad maaayos kaagad. Sa ganitong mga kaso, dapat subukan mong magbigay ng kapalit para sa naging mali ng iyong kompanya. ” } }] }
Balik sa templates Gumawa ng LIBRENG account

    Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

    ×
    Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

    Maraming petsa ang bakante

    Mag-iskedyul ng demo