Mga Template ng Survey Email
Tuklasin ang mga best practices at templates para sa paglikha ng epektibong survey emails upang makolekta ang mahalagang feedback ng customer. Matuto kung paano...
5 min read
LiveAgent
Email Templates
+2
Kahit na pinamamahalaan mo ang iyong negosyo nang maingat at napaka-organisado, kailangan mong harapin ang mga hindi masayang o hindi nasiyahang customer sa lalong madaling panahon. Hindi mo talaga kayang pasiyahin ang lahat. Siyempre, dapat mong subukan, ngunit kung nabigo ka, kailangan mong harapin ang isang pang-abot na galit na mensahe.
Kung direktang nagsasalita sa iyo ang mga customer, dapat kang magpasalamat. Ang mga customer ay may maraming pagkakataon na ibahagi ang kanilang kaligayahan sa iyong negosyo nang publiko, na maaaring makasama sa reputasyon ng iyong brand. Gayunpaman, ang pagtanggap ng negatibong feedback nang pribado sa iyong social media inbox ay nagbibigay sa iyo ng mas maraming oras at espasyo upang ayusin ang mga bagay bago ang negatibong karanasan ay lumampas sa kontrol. Ang social media customer service software ay makakatulong sa iyo na subaybayan ang mga reklamo na ito at magbigay sa iyo ng pagkakataon na tugunan ang mga ito nang mabilis. Upang mapababa ang sitwasyon, maaari kang gumamit ng apology email template upang tugunan at malutas ang isyu nang propesyonal.
Sumagot sa Facebook comments direkta mula sa LiveAgent
Ang mga komento na iyong sinagot sa Facebook ay magiging parang ikaw ay tumugon mula sa Facebook
Sumagot sa Facebook Messenger messages mula sa LiveAgent
Ang pangunahing modelo ng complaint management
Ang mga dahilan ng customer dissatisfaction ay nagmumula sa mga pagkakaiba sa pagitan ng inaasahan tungkol sa isang produkto o serbisyo at ang aktwal na pagganap nito. Minsan ang mga reklamo ng customer ay may batayan, at minsan ay wala. Gayunpaman, anuman ang dahilan sa likod ng dissatisfaction, hindi mo maaaring balewalain ang reklamo.
May ilang mga modelo para sa complaint management, ngunit ang sumusunod na limang hakbang ay pinakamahalaga at dapat sundin:
Makipag-ugnayan sa kliyente: Ito ang pinakamahalagang bahagi at ang simula ng proseso, na nagsisimula kapag ang kliyente ay nagsumite ng reklamo. Kapag ginawa nila ito, dapat mong kolektahin ang data ng customer, ang petsa at oras ng reklamo, at isang paglalarawan ng problema.
Pagpapadala sa functional area: Kung ang reklamo o claim ay natanggap ng isang empleyado na hindi bahagi ng customer service department, ang reklamo ay dapat ipasa sa tamang mga tao nang walang pagkaantala.
Ang dahilan ng reklamo: Ang kliyente ay maaaring ipahayag ang kanilang galit o dissatisfaction sa iba’t ibang paraan, ngunit ang organisasyon ay dapat matukoy ang tunay na mga dahilan. Hindi ito tungkol sa paghahanap ng mga may-sala, kundi sa pagpigil sa mga susunod na reklamo o claim.
Paghahanap ng mga solusyon: Ang mga solusyon ay dapat mahanap ng mga customer service reps. Ang mga termino ng resolusyon ay dapat maikli; ang impormasyon at kalidad ng atensyon ay dalawang pangunahing haligi ng paglutas ng problema. Maraming mga kliyente ang nasiyahan lamang sa pamamagitan ng pagiging naririnig, nauunawaan, at tinatanggap.
Paglutas ng problema: Kapag natukoy na ang solusyon, ang mga hakbang na ginawa upang malutas ang problema ay dapat isagawa at ipaalam sa kliyente nang detalyado. Ito ang sandali upang magpasalamat sa kanila para sa kanilang tiwala, magbigay ng mga paliwanag, at magpasalamat. Huwag kalimutang magpasalamat sa kliyente dahil nag-present sila ng reklamo o claim.
Maging maingat kung paano mo papalapitin ang negatibong feedback at ang mga sumusunod na business apology messages. Tandaan, kahit ang mga reklamo ay maaaring maglingkod bilang mga hakbang tungo sa makabuluhang relasyon sa customer, kaya maingat na hakbang.
Mga ideya ng social media complaint reply template
Social media complaint reply template 1
Kumusta [name], nagsisisi ako na marinig na [ang dahilan ng reklamo ng customer]. Nauunawaan ko kung gaano kakaiba ang karanasang ito para sa iyo, at nahihiya ako sa aming customer service.
Hindi ito dapat nangyari sa iyo o sa sinumang aming customer.
Ipinapadala ko ang iyong mensahe sa angkop na departamento sa loob ng aming kumpanya.
Inilalagay ko ang pinakamataas na priyoridad sa problemang ito na iyong kinakaharap, at ang aming koponan ay nagtratrabaho na upang malutas ang isyu at tulungan ka. Ipapaalam ko sa iyo kaagad kapag mayroon na kaming solusyon.
Pinahahalagahan ko na gumugol ka ng oras upang ibahagi ang iyong negatibong karanasan sa amin. Ang ganitong uri ng feedback ay tumutulong sa amin na lumago at ginagawang mas mahusay ang aming kumpanya.
Mangyaring ipaalam sa amin kung mayroon kang anumang karagdagang mga katanungan, alalahanin, o komento.
Paggalang, [rep’s name], ang [company] customer service team
Social media complaint reply template 2
Mahal na [name], Salamat sa iyong komento. Nagsusumikap kami nang husto upang gawing kasiya-siya ang karanasan ng bawat customer, at tunay na nagsisisi kami na hindi kami nakapagbigay ng iyong inaasahan sa pagkakataong ito.
Gagawin namin ang aming pinakamahusay upang malutas ang isyung ito sa lalong madaling panahon at makahanap ng solusyon na gumagana para sa iyo. Mangyaring magpadala sa amin ng direktang mensahe sa email na ito [email address], at nais naming ipagpatuloy ang pag-uusap na ito!
Pinakamahusay, Ang [company] social media team
Social media complaint reply template 3
Kumusta [Name], ako ay [name], at ako ang [director/manager] ng customer service sa [company]. Ang aming kumpanya ay kinikilala para sa aming kahusay na customer service, at lubos akong nagsisisi para sa iyong kamakailang karanasan sa amin.
Mayroon kaming iyong mga detalye ng pakikipag-ugnayan at makikipag-ugnayan sa iyo sa lalong madaling panahon upang malutas ang isyung ito.
Kung mas komportable para sa iyo, mangyaring makipag-ugnayan sa akin nang personal sa [phone/email], at gagawin ko ang aking pinakamahusay upang malutas ang iyong problema.
Nang may paggalang, [name] [position]
Social media complaint reply template 4
Kumusta [name], Salamat sa iyong mensahe. Ang lahat ng mga komento mula sa aming mga customer ay mahalaga sa amin, at nagsisisi kami na marinig na mayroon kang ganitong nakakainis na karanasan.
Nais kong makita mo mula sa aming mga review na ang iyong sitwasyon ay isang pagbubukod at hindi maaaring mas malayo mula sa aming mataas na pamantayan. Ginagawa lamang nito kaming mas nais na malutas ang problemang ito sa lalong madaling panahon at masiguro na hindi ito mauulit.
Mangyaring magpadala ng mensahe sa aming customer service team sa [email/phone] upang ipaalam sa kanila ang lahat ng mga detalye, at nangangako kami na makahanap ng kasiya-siyang solusyon para sa iyo.
Pinakamahusay, Ang [company] social media team
Social media complaint reply template 5
Mahal na [name], Maraming salamat sa pagdadala ng problemang ito sa aming atensyon, at mangyaring payagan akong magpasalamat para sa hindi matanggapang paggamit na iyong natanggap.
Ang pagpapanatili ng aming mga kliyente na masaya ay aming pangunahing priyoridad, at nais kong magtanong ng isa pang pagkakataon upang panatilihin ka bilang isang customer.
Mangyaring tawagan ako sa [phone number] o, kung mas gusto mo, maaari kaming makipag-ugnayan sa iyo sa isang oras na komportable para sa iyo.
Pinakamahusay, [rep’s name], ang [company] customer service team
