Lahat ng checklist
HR
Crisis communication plan checklist

Crisis communication plan checklist

Mga Nilalaman

Tukuyin ang mga stakeholder ninyo

Paliitin Lahat Palawakin Lahat

Ang isang crisis communication plan ay mahalagang tool na makatutulong para maiparating nang epektibo ang message ninyo sa panahon ng krisis. Ang sumusunod na checklist ay tutulong gumawa ng isang komprehensibong strategy para makamit ang communication goals sa panahon ng krisis.

Ang importansiya ng isang crisis communication plan checklist

Anuman ang industriyang pinagtatrabahuhan ninyo, mahalagang magkaroon ng isang crisis communications plan sa opisina. Ang isang di-inaasahang pangyayari ay puwedeng mangyari anumang oras. Ang isang halimbawa nito ay ang public health emergency tulad ng krisis sa Covid-19. Kaya ang pagiging preparado ay nakatutulong sa pakikipag-usap nang epektibo at pagbawas ng epekto sa business ninyo.

Isa sa pinakamahalagang characteristic ng crisis communication ay ang pagpaplano nang maaga. Sa paglalaan ng oras para makagawa ng isang communication crisis plan bago mangyari ito, makatitiyak na merong malinaw at eksaktong strategy na masusunod sakaling maya disaster. Ang isang checklist ay makatutulong na kilalanin ang pangunahing elemento ng epektibong risk communication strategy para laging kayong handa.

Sino ang magbebenepisyo mula sa isang crisis communication plan checklist

Magbebenepisyo ang anumang organisasyon sa pagkakaroon ng isang crisis communication strategy. Mapa-private o public sector o isang nonprofit na organisasyon man ito, ang pagiging handa ay mahalaga sa isang krisis. Ang isang crisis communication plan checklist ay nakatutulong na makapagsimula sa paggawa ng isang strategy na epektibo para sa goal na ito.

Mga may-ari ng business

Kung nagmamay-ari o nagpapatakbo kayo ng isang business, kailangang maging handa sa posibilidad ng isang krisis. Nakatutulong ang isang crisis communication plan checklist na maging handa sa pagtugon kung sakaling tumama ang krisis.

Mga manager

Kung nagma-manage kayo ng isang team, kailangang maging handa sa posibilidad ng isang krisis. Responsabilidad ninyong tiyakin na alam ng lahat kung ano ang gagawin at kung paano makipag-usap nang epektibo sa panahon ng krisis.

Mga empleyado

Kung empleyado naman kayo, kailangang alam ninyo ang crisis communication strategy ng kompanya ninyo. Kung sakaling may krisis, mahalagang alam ninyo kung paano kayo makipag-usap sa mga customer, kliyente, at sa publiko.

Diskubrehin ang aming crisis communication plan checklist

Merong ilang characteristics ang crisis communication na dapat isama sa bawat plano. Gumawa kami ng outline na pinaniniwalaan naming mahahalagang bahagi ito ng isang epektibong crisis communication strategy.

Kasama rito ang sinumang maaapektuhan ng krisis gaya ng mga empleyado, customer, supplier, investor, at iba pa.

Bakit importanteng tukuyin ang mga stakeholder?

Mahalagang ikonsidera kung paano maaapektuhan ng krisis ang bawat grupo at kung ano ang pangangailangan at concerns nila. Makatutulong ito para gumawa ng crisis communication strategy na makasasagot sa pangangailangan ng bawat grupo.

Paano tukuyin ang mga stakeholder ninyo?

Ikonsidera kung sino ang positibo o negatibong maaapektuhan ng krisis, at isipin kung sino ang may vested interest sa outcome nito. Halimbawa, kung may-ari kayo ng business, ang mga customer, supplier, at investor ay kinokonsiderang stakeholder. Kung kayo naman ay isang NGO, ang mga stakehoder ninyo ay puwedeng mga donor, volunteer, beneficiary, at ang publiko.

enterprise strategy development - illustration

Aling tools ang gagamitin sa pagtukoy ng mga stakeholder ninyo?

stakeholder analysis tool – para gumawa ng isang visual map ng mga stakeholder ninyo
spreadsheet o table – para ilista ang mga stakeholder ninyo at ang kanilang interes

Puwedeng isang indibidwal ito gaya ng CEO o presidente, o puwede ring isang team.

Bakit importanteng tukuyin kung sino ang mamumuno sa komunikasyon kapag may krisis?

Mahalagang may mamumuno sa komunikasyon para may malinaw na chain-of-command at alam ng lahat kung sino ang pupuntahan para sa impormasyon. Tinitiyak nitong ang komunikasyon ay malinaw at eksakto.

Paano tutukuyin kung sino ang mamumuno sa komunikasyon kapag may krisis?

Magtakda ng isang tao or team bago pa man magkaroon ng krisis. Ang ideyal na mamumuno sa komunikasyon kapag may krisis ay taong mahinahon at malinaw na nakapag-iisip kahit may pressure. Dapat ay mahusay din sila sa pakikipag-usap sa mga tao, sa pagsasalita at pagsusulat.

Aling tools ang gagamitin para matukoy kung sino ang mamamahala ng komunikasyon sa panahon ng krisis?

spreadsheet – para ilista ang mga potensiyal na kandidato para sa role
appointment calendar – para mag-schedule ng meeting para pag-usapan ang role at magtakda ng tao

Kapag natukoy na kung sino ang mamumuno sa crisis communication effort, tiyaking naiintindihan ng taong iyon kung ano ang inaasahan sa role na ibinigay sa kanya.

Bakit importanteng alam ng crisis communication professional ang kanilang mga responsabilidad?

Dapat malinaw sa taong responsable sa pag-implement ng communication strategy kung ano ang kanilang duties para makakilos nang mabilis at epektibo sa panahon ng krisis. Kabilang dito ang hindi lang pag-alam sa plano kundi pati ang pangkalahatang communications strategy ng kompanya para kayanin nilang mag-isip agad-agad.

Paano ipaaalam sa crisis communication professional ninyo ang kanilang mga responsabilidad?

Ang pinakamabuting paraan ay kausapin sila at ibigay ang mga detalye ng plano, bigyang-diin ang kanilang partikular na roles at responsabilidad. Bigyan din sila ng training o resources na kailangan para magampanan nila ang kanilang duties sa epektibong paraan.

a businessman uses his hand to turn the text cube to become an opportunity - illustration

Aling tools ang gagamitin para ipaalam sa crisis communication professional ang kanilang mga responsabilidad?

one-on-one meeting – para mapag-usapan ninyo ang plano at ilang partikular na roles at responsabilidad
training resources – bigyan sila ng kaalaman at kakayahan para epektibong magampanan ang duties nila
communication strategy – para tiyaking ang taong responsable ay may alam sa pangkalahatang communications strategy ng kompanya

Tukuyin nang maaga ang channels (hal. email, text messaging, social media) na gagamitin para sa komunikasyon nang madaling mailabas ang balita kapag may isang emergency.

Bakit importanteng tukuyin kung anong channels ang gagamitin para sa crisis communication efforts?

Kapag may krisis, mahalagang gamitin ang channels para epektibong maabot ang mga miyembro ng team at mga stakeholder ninyo. Mahalaga ring tukuyin nang mas maaga ang communication channels na gagamitin nang maibalita agad kung may emergency. Sa ganitong paraan, matitiyak na matatanggap ng lahat ang parehong message at walang maiiwang nangangapa sa panahon ng krisis.

Paano tutukuyin ang channels na gagamitin sa crisis communication efforts?

Ikonsidera ang audience ninyo at sa kung aling methods ng komunikasyon sila mas sumasagot. Halimbawa, kung kailangan ng mas madaling internal communications sa mga empleyado habang nagtatrabaho sila, puwedeng gumamit ng email o isang intranet system. Kung mga customer ang kakausapin, kailangan ninyo ng method na puwede nilang magamit anumang oras gaya ng social media o website ng kompanya.

Anong tools ang gagamitin para tukuyin kung anong channels ang gagamitin para sa crisis communication efforts?

spreadsheet – para ilista ang iba’t ibang channel at ang audience nito
research – alamin kung aling channel ang pinaka-epektibo para abutin ang audience ninyo (e.g. analysis ng Twitter posts)
survey tool – tanungin ang team o audience ninyo kung ano ang pipiliin nila (kung ano ang pananaw nila sa crisis communication sa organisasyon ninyo)
analysis tool – tingnan ang data galing sa nakaraang mga krisis para makita kung aling channel ang epektibo sa pag-abot sa inyong target audience
LiveAgent – para sa pakikipag-usap sa lahat ng napiling channel sa panahon ng krisis

Ito ay mahusay na paraan para matiyak na ang komunikasyon sa bawat channel ay hindi nagbabago, kahit na sino pa ang nagpapadala nito.

Bakit importanteng gumawa ng mga template para sa pangunahing messages?

Ang consistency ay mahalaga sa crisis communication kasi nakatutulong itong bumuo ng tiwala sa audience ninyo. Kapag nakikita nilanf pare-pareho ang messages kahit na galing sa iba-ibang sources, malamang na maniwala sila na totoo ang mga ito. Bukod pa rito, ang pare-parehong messaging ay makatutulong para maiwasan ang pagkalito at matiyak na ang lahat ay iisa ang naiintindihan.

Paano gumawa ng mga template para sa pangunahing messages?

Kailangang ikonsidera ang iba’t ibang channel na gagamitin at gumawa ng template para sa bawat isa. Halimbawa, kung gumagamit ng email, gumawa ng isang message template na madaling i-customize gamit ang napapanahong impormasyon. Sa social media, mas gugustuhin ninyong gumawa ng isang tempate na magagamit sa lahat ng platform ninyo.

Aling tools ang gagamitin para gumawa ng mga template para sa pangunahing messages?

text editor – para isulat ang template
graphic design software – para gumawa ng template na magandang tingnan

Ang pagkakaroon ng mga nakahandang sagot sa frequently asked questions (FAQs) ay kapaki-pakinabang sa pagbibigay ng impormasyon sa stakeholders kapag may krisis.

Bakit importanteng mag-draft ng FAQ?

Ang pagkakaroon ng FAQ page sa website ninyo ay nakatutulong para maiwasan ang pagkalito at tiyaking ang lahat ay nakatatanggap ng pare-parehong impormasyon. Dagdag pa, nakatutulong itong makatipid ng oras kasi hindi na kailangang sagutin ang pare-pareho at paulit-ulit na tanong nang maraming beses.

Paano mag-draft ng FAQ?

Kailangang ikonsidera kung sino ang audience ninyo at kung ano ang puwedeng tanungin nila. Halimbawa, kung nakikipag-usap sa mga empleyado ninyo, baka kailangang magsama ng mga tanong tungkol sa emergency policies ng kompanya. Kung nakikipag-usap naman sa mga customer, kailangang magsama ng mga tanong tungkol sa mga krisis na makaaapekto sa kanila.

Aling tools ang gagamitin sa pag-draft ng FAQ?

text editor – para isulat ang FAQ
research tool – para malaman kung ano ang mga puwedeng tanungin ng audience ninyo (e.g. analysis ng Twitter posts)

Kapag may krisis, ang media ay isang makapangyarihang tool para mailabas ang impormasyon sa publiko.

Bakit importanteng planuhin ang pag-asikaso ng media inquiries?

Bagama’t ang media ay puwedeng maging isang mahusay na paraan para maabot ang audience ninyo sa panahon ng isang krisis, puwede ring maging mapanghimasok at nakagagambala ang mga ito. Dahil dito, kailangang magkaroon ng plano kung paano haharapin ang media inquiries. Kung kaya ninyong kontrolin ang message na nilalabas ng media, tiyaking ang audience ninyo ay nakatatanggap ng eksakto at napapanahong impormasyon.

Paano planuhin kung paano aasikasuhin ang media inquiries?

May ilang tanong na dapat sagutin, at kabilang dito ang sumusunod: “Mainam bang mag-assign ng tagapagsalita na magiging pangunahing point-of-contact para sa media?”, “Magpe-press conference ba tayo?” at “Dapat bang maglabas tayo ng press release?” Kailangan ding isipin kung anong impormasyon ang ibabahagi sa media at kung paano gagawin ito.

Aling tools ang gagamitin sa pag-asikaso sa media inquiries?

training – para ihanda ang napiling tagapagsalita para sa epektibong pagpapahayag ng message ninyo sa media
text editor – para maghanda ng listahan ng mga pangunahing puntos na kailangan nilang mabanggit sa mga interview
review tool – para i-check ang mga pangunahing puntong sasabihin ng crisis communications team bago humarap sa media

Sa panahon ng krisis, mahalagang may plano sa pakikipag-usap sa mga empleyado para iisa ang naiintindihan ng lahat at makatiyak na tamang impormasyon ang ilalabas.

Bakit importanteng mag-outline ng isang proseso para sa pakikipag-usap sa mga empleyado sa oras ng krisis?

Mahalagang makipag-usap sa mga empleyado sa oras ng krisis para alam ng lahat kung ano ang nangyayari at kung paano tutugon ang kompanya sa panahong ito. Maiiwasan din nito ang pagkalat ng mga chismis at maling haka-haka.

Paano mga-outline ng proseso sa pakikipag-usap sa mga empleyado sa panahon ng krisis?

Una, mag-assign kung sino ang magiging responsable sa pakikipag-usap sa mga empleyado, puwedeng taga-HR department o isang tao sa komunikasyon. Pagkatapos ay tukuyin kung paano makikipag-usap sa mga empleyado ninyo – halimbawa, sa pamamagitan ba ng email, meeting, o pag-record ng video message? Depende ito sa laki ng kompanya ninyo at sa kalubhaan ng krisis.

Aling tools ang gagamitin sa pakikipag-usap sa mga empleyado sa panahon ng krisis?

email client – para magpadala ng message sa pamamagitan ng internet
meeting scheduler – para mag-assign ng oras para pag-usapan ang krisis
webinar software – para gumawa ng online meeting o mag-record ng isang video message

Kapag nakagawa na kayo ng crisis communication strategy, oras na para i-train ang mga pangunahing personnel ninyo tungkol sa emergency action plan para alam nila ang gagawin kapag may krisis.

Bakit importanteng mag-train ng pangunahing personnel sa emergency action plan ninyo?

Sila ang magsasagawa ng plano sa panahon ng krisis. Sa pag-train sa kanila nang maaga, makatitiyak kayong alam nila kung ano ang gagawin kung dumating ang sakuna at handa sila sa anumang posibleng mangyari.

Paano mag-train ng pangunahing personnel sa emergency action plan ninyo?

Ang unang hakbang ay tukuyin kung sino ang pangunahing personnel ninyo – sila ay karaniwang galing sa management o may posisyon sa komunikasyon. Sunod, i-train sila sa crisis communication plan ninyo, na puwedeng gawin sa iba’t ibang method tulad ng mga training session na magkakaharap, isang online course, o printed na manual.

Aling tools ang gagamitin sa training ng pangunahing personnel sa emergency action plan ninyo?

training manual – para magbigay ng madaling makuhang overview ng crisis communication plan
online course – para magbigay ng mas interactive na karanasan sa training
in-person training – para tiyaking naiintindihan ng pangunahing personnel ang plano at komportable sila rito

Ang online crisis communication plan ninyo ay hindi static na dokumento – dapat ay palaging nire-review at ina-update ito para matiyak na manatiling napapanahon at epektibo ito. Itago rin ito digitally para mas madali ang accessibility.

Bakit importante ang regular na pag-review at pag-update ng online crisis communication plan ninyo?

Mabilis na nagbabago ang mundo, at minsan, ang itinuturing na epektibong komunikasyon sa panahon ng krisis ay puwedeng hindi na. Dagdag pa dito, habang lumalaki at nagbabago ang kompanya ninyo, ang mga plano at communication goal ay dapat na magbago kasabay nito. Sa pamamagitan ng palagiang pag-review at pag-update, makatitiyak kayo na ang mga ito ay mananatiling napapanahon.

Paano regular na pag-review at pag-update ng online crisis communication plan ninyo?

Maglaan ng oras kahit isang beses kada taon o pagkatapos ng isang natukoy na panahon para mag-review ng buong dokumento at gawin ang kailangang baguhin. Dapat ding palagiang i-update ang plano kapag may mga importanteng pagbabago sa kompanya ninyo, kagaya ng pagbabago sa management o may bagong product launch.

Customer service analysis - illustration

Aling tools ang gagamitin sa pag-review at pag-update ng online crisis communication plan ninyo?

annual review – para makakuha ng isang pananaw sa crisis communication sa organisasyon ninyo, tiyaking ang plano ay napapanahon at epektibo
change tracking software – para magtago ng isang record ng mga ginawang pagbabago sa plano sa paglipas ng panahon
project management software – para tumulong sa koordinasyon ng proseso ng pag-review at pag-update

Tips para manatiling kalmado sa panahon ng krisis

Iwasang gumawa ng haka-haka

Kapag humaharap sa krisis, nakatutuksong gumawa ng mga haka-haka tungkol sa kung ano ang nangyayari at kung ano ang kailangang gawin. Kadalasan, puwedeng humantong ito sa mas maraming problema kaysa sa nalulutas nito. Mahalagang maging kalmado at umiwas sa ganito para mas malinaw na makapag-isip at makagawa ng mas mahusay na desisyon.

Mag-break nang regular

Kapag may krisis, manatiling naka-focus sa task. Puwedeng mahirap gawin ito kung nalulula o nase-stress kayo. Kung nasa ganitong sitwasyon, mag-break muna kung kinakailangan para kapag binalikan ang problema, mas klaro ang pag-iisip ninyo sa pagharap dito. Kung wala namang oras para magpahinga nang maayos, huminga nang malalim at subukang ipahinga ang isip nang ilang minuto.

Umiwas sa padalos-dalos na desisyon

Kapag nahihirapan, madaling gumawa ng mga padalos-dalos na desisyong pagsisisihan sa bandang huli. Mas makabubuti kung umiwas na gumawa ng malalaking desisyon hangga’t di pa tapos ang krisis para magkaroon ng panahong pag-isipang mabuti ang mga bagay-bagay.

Maging leader na may transparency at honesty

Sa panahon ng krisis, mahalagang maging transparent sa team ninyo, sa mga kliyente, at sa publiko. Maging tapat tungkol sa kung ano ang alam at hindi alam – mas pasasalamatan ng mga tao ang katapatan sa pagsasalita ninyo at mas makatutulong ito sa pagbuo ng tiwala nila. Nangangahulugan din na ang lahat ay nabibigyan ng tamang impormasyon tungkol sa mga nangyayari.

Mag-focus muna sa pag-aalaga sa sarili ninyo

Madaling kalimutan ang sariling pangangailangan sa panahon ng kagipitan. Gayunman, mahalagang pangalagaan muna ang sarili ninyo. Siguraduhing kumakain at natutulog nang maayos, regular na nag-eehersisyo, at naglalaan ng oras para sa sarili ninyo kapag kailangan. Ang paggawa ng mga bagay na ito ay maglalagay sa inyo sa isang mas mahusay na posisyon para harapin ang krisis at tulungan ang iba.

Summary ng crisis communication plan checklist

Tukuyin ang mga stakeholder ninyo
Tukuyin kung sino ang mamumuno sa komunikasyon kapag may krisis
Ipaalam sa crisis communication professional ang kanilang responsabilidad
Gamitin ang LiveAgent sa pagtukoy sa channels na gagamitin para sa crisis communication efforts
Gumawa ng template ng pangunahing messages para may consistency
Mag-draft ng FAQ para makatulong sa pagsagot ng mga common na tanong ng stakeholder
Magplano kung paano aasikasuhin ang media inquiries
Mag-outline ng isang proseso ng pakikipag-usap sa mga empleyado sa panahon ng krisis
Mag-train ng pangunahing personnel para sa emergency action plan ninyo
Regular na i-review at i-update ang online crisis communication plan ninyo

Frequently Asked Questions

What are 5 things that need to be included in a crisis plan?
The name(s) of the person(s) who will take charge in the event of a crisis. A clear and concise outline of the crisis situation and what actions need to be taken. A list of key personnel and their contact information. Procedures for safeguarding company property and confidential information. Protocols for communication with employees, customers, and the media.
How often should a crisis communication plan be updated?
There is no one-size-fits-all answer to this question, as the frequency with which a crisis communication plan should be updated will vary depending on the organization's risk profile and the nature of the risks it faces. However, most experts agree that a crisis communication plan should be reviewed and updated at least on an annual basis.
What are the benefits of having a crisis communication plan?
Perhaps the most obvious advantage is that it can help you effectively manage and respond to a crisis situation, minimizing the damage to your organization and its reputation. Planning ahead, which is one of the key characteristics in crisis communication, will also help you to anticipate and prepare for potential crises, identify key stakeholders and develop appropriate messages for each group, manage incoming information during a crisis situation ,coordinate efforts among various departments within your organization, and evaluate the effectiveness of your crisis response after it has subsided. Simply put, having a well thought out plan can mean the difference between successfully weathering a storm and being overwhelmed by it. If your business is not prepared for public health emergencies such as the Covid-19 crisis, now would be a good time to plan for any other disasters that might occur in future.
Who should be in charge of communication during a crisis?
Clear and effective communication in times of crisis is essential for ensuring that everyone is on the same page and knows what needs to be done. While there are many different people who could potentially be in charge of communication during a crisis, it is important to choose someone who will be able to remain calm under pressure and convey all the relevant information clearly and concisely. One person who could potentially be in charge of communication during a crisis is a team leader or supervisor - they would be responsible for ensuring that all team members are kept up-to-date on developments and have a clear understanding of what needs to be done. Another option would be to appoint a dedicated communications officer whose sole responsibility would be to manage all communication during a crisis - this person would need to be adept at handling high-pressure situations and have a keen understanding of how to effectively communicate with different audiences.
What are the six steps of handling a crisis?
The main aspects of your crisis communication efforts should be to: Assess the situation and determine the best course of action. Act quickly to mitigate the damage and prevent additional losses. Communicate with key stakeholders. Manage the media and their perspective on crisis communication from your organization. Deal with any legal issues. Evaluate the crisis response and if your communication goals were met.