Remote work checklist

Malinaw na ilagay ang oras kung kailan inaasahang magtrabaho ang mga empleyado.

Bakit importanteng ilagay ang oras ng pagtatrabaho ninyo?

Ang mga empleyado at pati na rin mga employer ay dapat alam ito. Kung di alam ng mga tao ang kanilang working hours, mauuwi ito sa mga problema sa productivity at efficiency.

Paano itatakda ang inyong oras ng trabaho?

Tanungin ang mga empleyado kung ano ang pinaka-convenient na oras para magtrabaho sila. Magdesisyon kung ano ang pinakamainam para sa team ninyo, mapasaktong oras ng pagtatrabaho man ito o flexible schedule.

Aling tools ang tutulong sa pagtakda ng oras ng trabaho?

Time management tools tulad ng Trello o Toggl, etc.

Siguraduhing naiintindihan ng mga empleyado ninyo ang kanilang mga responsibilidad. Huwag rin kayong magma-micromanage dahil mauuwi lang ito sa frustration at pagbaba ng productivity.

Bakit importanteng mag-set ng malinaw na responsibilidad at expectations?

Kapag mas malinaw na naiintindihan ng lahat ang kanilang duties at expectations, mas magiging productive ang workplace. Magagawang mapanghawakan ng mga employer ang kanilang trabahador pagdating sa kanilang ginagawa, habang nararamdaman naman ng mga empleyadong may boses sila.

Paano mag-set up ng malinaw na responsibilidad at expectations?

Maghanda ng job descriptions na nakalahad ang mga responsibilidad ng bawat posisyon, at siguraduhing lagi itong updated. Ipaalam rin sa staff kung may potential changes na magaganap.

Aling tools ang gagamitin sa hakbang na ito?

Collaboration tools tulad ng Trello, Asana, o Basecamp ang gagawa ng ilang specific tasks para sa mga empleyado at mata-track pa ang progreso nila.

Mag-set ng malinaw na remote work policy na tutukuyin ang holidays, breaks, bakasyon, at mga sick leave.

Bakit importanteng desisyunan ang mga day off?

Kailangang pangasiwaan ng mga employer ang mga pag-absent para magpatuloy pa rin ang trabaho, samantalang dapat alam ng mga empleyado kung ano ang katanggap-tanggap pagdating sa pagkuha ng day off.

Paano magdesisyon tungkol sa day off?

Mas mainam na magkaroon ng ilang day off, ilan ay bayad pero ilan ay di bayad depende sa specific policy para sa bawat empleyado. May ilang employers na nagbibigay ng unlimited vacation time, pero kailangan dito ng tiwala mula sa parehong partido at commitment na magtatrabaho nang responsable kahit walang supervision. Sabihan ang staff na mag-request sila ng kanilang mga day off nang mas maaga kung posible.

Aling tools ang gagamitin sa pagdedesisyon sa day off?

Gumamit ng Google Docs o Sheets para gumawa ng file kung saan puwedeng mag-request ang lahat ng kani-kanilang day off, na maglalagay ng notes, at para nakikita ang changes nang real-time.

Planuhin kung gaano kadalas, saan, at kailan dapat ginagawa ang mga meeting.

Bakit importanteng ayusin ang meetings nang mas maaga?

Dapat ang meetings ay practical at efficient kung regular ninyo itong gagawin. Sa gayon, mas magiging focused ang lahat sa task sa harap nila nang di nagsasayang ng oras.

Paano mag-ayos ng meetings nang mas maaga?

Dapat kayong mag-set up ng regular na meeting para sa team updates. Halimbawa, puwede tuwing Friday nang umaga o Wednesday nang hapon. Puwede ring magkaroon ng ad-hoc meetings kung may kailangang pag-usapan agad.

Aling tools ang tutulong sa pag-set ng meetings nang mas maaga?

Slack, LiveWebinar, Zoom, o Google Hangouts ay ang magagandang video communication tools.

Komunikasyon ang susi sa lahat ng remote team. Magtaguyod ng communication guidelines at siguraduhing susundan ito ng lahat.

Bakit importanteng mag-streamline ng komunikasyon?

Madaling gugulo ang mga bagay-bagay kung di maayos ang inyong komunikasyon. Para alam ng lahat, kailangang magtaguyod ng paraan para masasabi agad sa mga tao ang anuman nang epektibo at mabilis.

Paano mag-streamline ng komunikasyon?

Kailangang magkaroon ng paraan para ma-track ang progreso ng mga project para malaman kung merong nahuhuli. Makatutulong rin kung makikita ang ginawa ng team sa araw-araw. Para ma-streamline ang komunikasyon sa customers, gumamit ng ticketing software tulad ng LiveAgent. Laht ng inyong emails, chats, calls, social media mentions, at messages mula sa ibang channels ay mapupunta lahat sa iisang universal inbox. Mapapadali rito ang komunikasyon at magreresulta pa sa mas mataas na customer satisfaction levels. Aling tools ang pang-streamline ng komunikasyon?

• Team communication – tutulong ang tools tulad ng Asana o Basecamp, pero kung consistently lang ang paggamit ng lahat.
• Communication sa customers – all-in-one na help desk software tulad ng LiveAgent (Libre itong subukan!).

Para pare-pareho ang ginagawa ng lahat at gumagalaw sa iisang direksiyon, kailangan ng bawat team ng set ng shared values at goals.

Bakit importanteng alagaan ang company culture?

Company guidelines ang tutulong sa pag-akit ng bagong empleyado, pero kailangan din sila para sa employee retention. Ang empleyadong nakakaramdam na bahagi sila ng team at may kaparehong values sila sa organisasyon ay mas magtatagal sa kompanya.

Paano alagaan ang company culture?

Maglista ng core values at siguraduhing naiintindihan ito ng lahat. Puwede ring i-outline ng company handbook ang company expectations at policies.

Aling tools ang tutulong sa pag-aalaga ng company culture?

Puwede kayong gumawa ng Google Docs document o maikling video/presentation tungkol sa core values ng kompanya.

I-verify na ang lahat ng inyong empleyado ay may productive working environment bago sila magsimula ng remote work.

Bakit importanteng ma-check ang remote work environment ng empleyado?

Hindi lahat ay ideyal ang kondisyon sa pagtatrabaho sa bahay nila. Kung gusto ninyong makapokus ang staff sa trabaho, dapat meron silang resources at tools na kakailanganin nila.

Paano mag-check ng remote work environment ng mga empleyado?

Kung posible, magrenta ng physical workplace sa lugar nila (e.g. isang coworking space). O kaya ay bigyan sila ng mas magandang mga kondisyon sa pagtatrabaho sa bahay nila sa pamamagitan ng pagbigay ng ilang equipment (chairs, desks, etc.).

Aling tools ang gagamitin sa pag-check ng remote work environment ng mga empleyado?

Para malaman kung merong kulang sa kanilang remote environment, mag-survey gamit ang Google Forms.

Kapag magsisimula ng remote work ang team ninyo, kailangang may plano sa onboarding ng bagong empleyado.

Bakit importanteng magplano ng remote onboarding?

Kung wala kayong onboarding plan, magiging challenging pahabulin ang bagong mga empleyado.

Paano magplano ng remote onboarding?

Magplano ng video meetings at training sessions para mabilis maging pamilyar ang mga empleyado ninyo sa bagong system. Gumawa ng handbooks para basahin ng bawat empleyado at maging pamilyar sila sa company guidelines.

Aling tools ang gagamitin sa pagplano ng remote onboarding?

Puwede kayong gumamit ng LiveWebinar para sa  online training sessions. Gumawa ng handbooks sa Google Docs/Sheets.

Para maging productive, kailangan ng remote workers ang sapat na tools tulad ng computer na naka-install lahat ng programs na kailangan nila.

Bakit importanteng siguraduhing meron ang empleyado ng lahat ng kailangang kagamitan?

Kung ang remote workers ninyo ay walang sapat na personal na kagamitan o tools, mahihirapan silang tapusin ang trabaho.

Paano masisiguradong ang mga empleyado ay may kailangang kagamitan?

Bigyan ang mga empleyado ninyo ng tamang tools at kagamitan.

Aling tools ang gagamitin para  masiguradong ang mga empleyado ay may kailangang kagamitan?

Gumawa ng listahan ng remote work requirements a Google Docs/Sheets. Isipin ding mag-invest sa technology tulad ng cloud storage (e.g. Dropbox) at file sharing (Google Drive).

Kinakailangan ang maaasahang Internet connection para sa remote workers.

Bakit importanteng magbigay ng access sa Internet?

Kapag huminto ang Internet ng empleyado kahit ilang minuto lang, malaki ang puwedeng epekto nito. I-check lagi para makitang di sila nagkakaroon ng problema sa connection habang nagtatrabaho nang remote.

Paano bibigyan ang lahat ng access sa Internet?

I-check paminsan-minsan ang Internet speed ng lahat. Kung may mga isyu, kontakin agad ang service provider at ayusin agad ito.

Aling tools ang gagamitin para mabigyan ang lahat ng access sa Internet?

Pingdom ang tutulong sa pag-monitor ng status ng Internet connection kahit saan sa mundo.

Siguraduhing ang mga empleyado ay may access sa technical support kung may di gumagana nang tama.

Bakit importanteng magbigay ng technical support?

Kung ang remote workers ninyo ay walang access sa technical support, baka ma-frustrate lang sila at makita ito bilang hadlang na matapos ang trabaho nila.

Paano magbigay ng technical support?

Bigyan ang mga empleyado ninyo ng listahan ng support contacts kasama na ang email address at phone number, etc.

Aling tools ang makapagbibigay ng technical support?

Gumawa kayo ng document (e.g. sa Google Docs) na naka-outline ang proseso ng technical support at bigyang access ang team. Isipin ding mag-invest sa software na magbibigay sa empleyado ng access sa support nang 24 oras araw-araw.

Dapat maintindihan ng remote employees ninyo ang kanilang safety obligations.

Bakit importanteng mag-set ng safety obligations?

Ang proteksiyon ng inyong mga empleyado ay ang top priority dapat. Kailangang alam ng staff ninyo ang mga panganib sa pagtatrabaho sa bahay at maintindihan ang safety policies ng kompanya.

Paano mag-set ng safety obligations?

Ipaliwanag sa kanila kung ano dapat ang kailangang ma-cover sa bahagi nila at aling safety elements ang dapat nilang tutukan.

Aling tools ang gagamitin sa pag-set ng safety obligations?

Geofencing ang tutulong sa pag-track ng lokasyon ng gadget ng empleyado at makakapag-set ng boundaries na di dapat nila labagin. Pero kailangan lang ito kung ang kompanya ninyo ay may sensitibong data. Kung di naman, pagkatiwalaan na lang ninyo ang staff ninyo – nagbubunga naman ito.

Mag-maintain ng regular updates para sa apps at gadgets ng team.

Bakit importanteng alagaan ang  regular updates?

Kung di makakapag-update ang remote employees ng kanilang gadget, baka mabiktima sila ng cyber-attacks. I-verify na ang lahat ay gumagawa ng regular updates at walang nakakalimot dito.

Pano asikasuhin ang regular updates?

Gumawa ng document na nakalista ang kinakailangang updates para ang lahat ay may access sa impormasyong ito.

Aling tools ang tutulong sa pag-asikaso ng regular updates?

Isiping mag-invest sa tools tulad ng Microsoft AutoUpdate (para sa Windows) o Mac OS X Update (para sa Apple gadgets), na puwede ang automatic na pag-update ng lahat ng software ng staff.

Kailangan ninyong matukoy ang areas kung saan puwedeng magkaroon ng safety issues ang mga empleyado.

Bakit importanteng matukoy ang safety risks?

Kung alam ninyo kung saan delikado, magagawan ninyo ito ng hakbang para mapigilan. Tukuyin ang lahat ng potential threats bago pa man sila maging problema.

Paano matutukoy ang safety risks?

Ikonsidera ang paggawa ng safety risk map na naka-outline ang areas kung saan puwedeng makasalamuha ang empleyado ng panganib.

Aling tools ang gagamitin sa pagtukoy ng safety risks?

May iba-ibang tools na makakatukoy ng safety risk areas tulad ng Geofencing, social media monitoring software (like Mediatoolkit), at Google Alerts.

Sakaling may mangyaring masama, kailangan ninyong magbigay ng emergency plan para protektado ang inyong workspace.

Bakit importanteng magsulat ng emergency plan?

Sakaling may emergency, baka mag-panic ang remote workers ninyo at mapalala pa ang sitwasyon. Mapipigilan ng emergency plan ang ganitong pangyayari.

Paano magsulat ng emergency plan?

Gumawa ng document na may to-do list na naka-outline ang step-by-step na emergency plan.

Aling tools ang tutulong sa pagsulat ng emergency plan?

Anumang madalas na ginagamit ng mga empleyado ang magiging mas pamilyar sa kanila na malamang mas kakayanin nila nang mabilisan.

Isa sa pinakamalaking problema ng remote work ay ang kawalan ng diretsahang pakikipag-usap sa mga tao. Dahil baka nakakulong lang sa mga kuwarto nila ang remote workers, baka maapektuhan ang kanilang mental health.

Bakit importanteng pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Kung nagsisimula nang maapektuhan ang mental health ng isang empleyado, puwede itong magkaroon ng napakalaking impact sa kabuuang company efficiency.

Paano makatutulong na  pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Kahit konektado man ito sa trabaho o hindi, sigraduhing may access sa tulong ang lahat kung kailangan nila ito.

Aling tools ang tutulong na pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Puwede kayong gumawa ng anonymous survey gamit ang Google Forms o SurveyNuts.

Hikayatin ang mga empleyadong makipag-usap-usap sa kanilang mga katrabaho, kahit di tungkol sa trabaho ang chika. Tutulungan sila nitong makaramdam ng koneksiyon sa team at maiibsan ang pakiramdam ng isolation.

Bakit importanteng magkaroon ng casual chats sa teammates?

Kung makakaramdam na ang mga empleyado ninyo na parang nasa aquarium lang sila, baka mahirapan silang mag-concentrate sa trabaho.

Paano mag-facilitate ng casual chats sa teammates?

Laging tingnan kung may oportunidad para sa “remote” meetings, di lang para sa trabaho pero para sa pag-celebrate ng mga birthday nila, halimbawa.

Aling tools ang tutulong sa pag-facilitate ng casual chats sa teammates?

Lahat ng webinar at messaging tool (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) ay puwede rito.

Mas challenging matuto ng bagong skill kung remote ang trabaho kaysa sa loob ng office. Magbigay sa empleyado ng alternative options at incentives para matuto ng bagong skills, mga oportunidad na mapabuti ang sarili nila. Bigyan sila ng access sa technology na tutulong dito.

Bakit importanteng magbigay ng trainings sa mga empleyado?

Ang pagtulong sa empleyadong mag-develop ay tutulong sa kanilang makita ang trabaho bilang career, hindi lang basta anumang trabaho. Hikayatin silang mag-attend ng webinars o kumuha ng courses na konektado sa kanilang professional na interes.

Paano magbigay ng training options sa mga empleyado?

Ikonsidera ang pag-offer ng iba-ibang tipo ng training, tulad ng video tutorials, webinars, o e-books. Puwede rin ninyong suportahan ang mga empleyado na makakumpleto ng mga kurso sa sarili nilang oras.

Aling tools ang gagamitin para makapagbigay ng training options sa mga empleyado?

Gumamit ng video conferencing software tulad ng Skype o Zoom para mag-conduct ng live training o platforms tulad ng Lynda.com at Coursera na may offer na online courses.