Libreng trial
woman working remotely from couch

Remote work checklist

Ang trend ng remote working ay pasikat nang pasikat dahil parami nang paraming business ang gumagawa nito. Kung isa kayo sa employers na may remote team, kinakailangang patakbuhin ninyo ito nang suwabe.

Naka-outline sa checklist na ito ang kinakailangang hakbang sa pag-manage ng remote team ninyo para maganda ang takbo ng inyong business.

Ano ang remote work checklist?

Guide ito para sa employers para matulungan silang mag-manage ng kanilang remote teams. Kasama rito ang pag-set up ng tamang tools at procedures, pati na paggawa ng communication plan.

Ang importansiya ng remote work checklist

Maraming benepisyo sa remote work, pero ang pag-manage ng team na walang face-to-face contact ay sobrang challenging. Sisiguraduhin ng checklist na ito na mananatiling tutok ang team at productive habang wala sila sa office. Magbebenepisyo ang parehong empleyado at employer dito dahil magtataguyod ito ng ilang ground rules para sa kanilang communication.

Sino ang magbebenepisyo sa aming remote work checklist?

Mainam ang aming remote work checklist para sa mga:

  • Mga may-ari ng business: nakikita rito kung handa na ang business nilang mag-hire at mag-manage ng remote workers. Sa gayon, mapaghahandaan nila ang anumang challenges na puwedeng lumabas.
  • HR departments: matutulungan silang matukoy at ma-cover ang potential na problema sa pag-onboard ng new hires.
  • Remote workers: mache-check nila kung ano-ano dapat ang covered ng kanilang employer.
  • Non-exempt employees: para malaman nila kung bagay sila sa remote work.

Diskubrehin ang remote work checklist

Ang basics

Remote work checklist
Malinaw na ilagay ang oras kung kailan inaasahang magtrabaho ang mga empleyado.

Bakit importanteng ilagay ang oras ng pagtatrabaho ninyo?

Ang mga empleyado at pati na rin mga employer ay dapat alam ito. Kung di alam ng mga tao ang kanilang working hours, mauuwi ito sa mga problema sa productivity at efficiency.
Remote work checklist
Business hours setting sa LiveAgent

Paano itatakda ang inyong oras ng trabaho?

Tanungin ang mga empleyado kung ano ang pinaka-convenient na oras para magtrabaho sila. Magdesisyon kung ano ang pinakamainam para sa team ninyo, mapasaktong oras ng pagtatrabaho man ito o flexible schedule.

Aling tools ang tutulong sa pagtakda ng oras ng trabaho?

Time management tools tulad ng Trello o Toggl, etc.
Siguraduhing naiintindihan ng mga empleyado ninyo ang kanilang mga responsibilidad. Huwag rin kayong magma-micromanage dahil mauuwi lang ito sa frustration at pagbaba ng productivity.

Bakit importanteng mag-set ng malinaw na responsibilidad at expectations?

Kapag mas malinaw na naiintindihan ng lahat ang kanilang duties at expectations, mas magiging productive ang workplace. Magagawang mapanghawakan ng mga employer ang kanilang trabahador pagdating sa kanilang ginagawa, habang nararamdaman naman ng mga empleyadong may boses sila.
Create-rule-in-LiveAgent
Halimbawa ng LiveAgent Rules feature

Paano mag-set up ng malinaw na responsibilidad at expectations?

Maghanda ng job descriptions na nakalahad ang mga responsibilidad ng bawat posisyon, at siguraduhing lagi itong updated. Ipaalam rin sa staff kung may potential changes na magaganap.

Aling tools ang gagamitin sa hakbang na ito?

Collaboration tools tulad ng Trello, Asana, o Basecamp ang gagawa ng ilang specific tasks para sa mga empleyado at mata-track pa ang progreso nila.
Mag-set ng malinaw na remote work policy na tutukuyin ang holidays, breaks, bakasyon, at mga sick leave.

Bakit importanteng desisyunan ang mga day off?

Kailangang pangasiwaan ng mga employer ang mga pag-absent para magpatuloy pa rin ang trabaho, samantalang dapat alam ng mga empleyado kung ano ang katanggap-tanggap pagdating sa pagkuha ng day off.

Paano magdesisyon tungkol sa day off?

Mas mainam na magkaroon ng ilang day off, ilan ay bayad pero ilan ay di bayad depende sa specific policy para sa bawat empleyado. May ilang employers na nagbibigay ng unlimited vacation time, pero kailangan dito ng tiwala mula sa parehong partido at commitment na magtatrabaho nang responsable kahit walang supervision. Sabihan ang staff na mag-request sila ng kanilang mga day off nang mas maaga kung posible.

Aling tools ang gagamitin sa pagdedesisyon sa day off?

Gumamit ng Google Docs o Sheets para gumawa ng file kung saan puwedeng mag-request ang lahat ng kani-kanilang day off, na maglalagay ng notes, at para nakikita ang changes nang real-time.
Google calendar
source: calendar.google.com
Planuhin kung gaano kadalas, saan, at kailan dapat ginagawa ang mga meeting.

Bakit importanteng ayusin ang meetings nang mas maaga?

Dapat ang meetings ay practical at efficient kung regular ninyo itong gagawin. Sa gayon, mas magiging focused ang lahat sa task sa harap nila nang di nagsasayang ng oras.

Paano mag-ayos ng meetings nang mas maaga?

Dapat kayong mag-set up ng regular na meeting para sa team updates. Halimbawa, puwede tuwing Friday nang umaga o Wednesday nang hapon. Puwede ring magkaroon ng ad-hoc meetings kung may kailangang pag-usapan agad.
Remote work checklist
source: calendar.google.com

Aling tools ang tutulong sa pag-set ng meetings nang mas maaga?

Slack, LiveWebinar, Zoom, o Google Hangouts ay ang magagandang video communication tools.
Komunikasyon ang susi sa lahat ng remote team. Magtaguyod ng communication guidelines at siguraduhing susundan ito ng lahat.

Bakit importanteng mag-streamline ng komunikasyon?

Madaling gugulo ang mga bagay-bagay kung di maayos ang inyong komunikasyon. Para alam ng lahat, kailangang magtaguyod ng paraan para masasabi agad sa mga tao ang anuman nang epektibo at mabilis.

Paano mag-streamline ng komunikasyon?

Kailangang magkaroon ng paraan para ma-track ang progreso ng mga project para malaman kung merong nahuhuli. Makatutulong rin kung makikita ang ginawa ng team sa araw-araw. Para ma-streamline ang komunikasyon sa customers, gumamit ng ticketing software tulad ng LiveAgent. Laht ng inyong emails, chats, calls, social media mentions, at messages mula sa ibang channels ay mapupunta lahat sa iisang universal inbox. Mapapadali rito ang komunikasyon at magreresulta pa sa mas mataas na customer satisfaction levels.
LiveAgent's inbox all tickets preview
Aling tools ang pang-streamline ng komunikasyon?
  • Team communication – tutulong ang tools tulad ng Asana o Basecamp, pero kung consistently lang ang paggamit ng lahat.
  • Communication sa customers – all-in-one na help desk software tulad ng LiveAgent (Libre itong subukan!).
Para pare-pareho ang ginagawa ng lahat at gumagalaw sa iisang direksiyon, kailangan ng bawat team ng set ng shared values at goals.

Bakit importanteng alagaan ang company culture?

Company guidelines ang tutulong sa pag-akit ng bagong empleyado, pero kailangan din sila para sa employee retention. Ang empleyadong nakakaramdam na bahagi sila ng team at may kaparehong values sila sa organisasyon ay mas magtatagal sa kompanya.

Paano alagaan ang company culture?

Maglista ng core values at siguraduhing naiintindihan ito ng lahat. Puwede ring i-outline ng company handbook ang company expectations at policies.

Aling tools ang tutulong sa pag-aalaga ng company culture?

Puwede kayong gumawa ng Google Docs document o maikling video/presentation tungkol sa core values ng kompanya.
Remote work checklist
I-verify na ang lahat ng inyong empleyado ay may productive working environment bago sila magsimula ng remote work.

Bakit importanteng ma-check ang remote work environment ng empleyado?

Hindi lahat ay ideyal ang kondisyon sa pagtatrabaho sa bahay nila. Kung gusto ninyong makapokus ang staff sa trabaho, dapat meron silang resources at tools na kakailanganin nila.

Paano mag-check ng remote work environment ng mga empleyado?

Kung posible, magrenta ng physical workplace sa lugar nila (e.g. isang coworking space). O kaya ay bigyan sila ng mas magandang mga kondisyon sa pagtatrabaho sa bahay nila sa pamamagitan ng pagbigay ng ilang equipment (chairs, desks, etc.).
Home office

Aling tools ang gagamitin sa pag-check ng remote work environment ng mga empleyado?

Para malaman kung merong kulang sa kanilang remote environment, mag-survey gamit ang Google Forms.
Kapag magsisimula ng remote work ang team ninyo, kailangang may plano sa onboarding ng bagong empleyado.

Bakit importanteng magplano ng remote onboarding?

Kung wala kayong onboarding plan, magiging challenging pahabulin ang bagong mga empleyado.

Paano magplano ng remote onboarding?

Magplano ng video meetings at training sessions para mabilis maging pamilyar ang mga empleyado ninyo sa bagong system. Gumawa ng handbooks para basahin ng bawat empleyado at maging pamilyar sila sa company guidelines.
Remote work checklist

Aling tools ang gagamitin sa pagplano ng remote onboarding?

Puwede kayong gumamit ng LiveWebinar para sa  online training sessions. Gumawa ng handbooks sa Google Docs/Sheets.

Mga technical na aspekto

Para maging productive, kailangan ng remote workers ang sapat na tools tulad ng computer na naka-install lahat ng programs na kailangan nila.

Bakit importanteng siguraduhing meron ang empleyado ng lahat ng kailangang kagamitan?

Kung ang remote workers ninyo ay walang sapat na personal na kagamitan o tools, mahihirapan silang tapusin ang trabaho.

Paano masisiguradong ang mga empleyado ay may kailangang kagamitan?

Bigyan ang mga empleyado ninyo ng tamang tools at kagamitan.

Aling tools ang gagamitin para  masiguradong ang mga empleyado ay may kailangang kagamitan?

Gumawa ng listahan ng remote work requirements a Google Docs/Sheets. Isipin ding mag-invest sa technology tulad ng cloud storage (e.g. Dropbox) at file sharing (Google Drive).
Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop
Kinakailangan ang maaasahang Internet connection para sa remote workers.

Bakit importanteng magbigay ng access sa Internet?

Kapag huminto ang Internet ng empleyado kahit ilang minuto lang, malaki ang puwedeng epekto nito. I-check lagi para makitang di sila nagkakaroon ng problema sa connection habang nagtatrabaho nang remote.

Paano bibigyan ang lahat ng access sa Internet?

I-check paminsan-minsan ang Internet speed ng lahat. Kung may mga isyu, kontakin agad ang service provider at ayusin agad ito.
Remote work checklist

Aling tools ang gagamitin para mabigyan ang lahat ng access sa Internet?

Pingdom ang tutulong sa pag-monitor ng status ng Internet connection kahit saan sa mundo.
Siguraduhing ang mga empleyado ay may access sa technical support kung may di gumagana nang tama.

Bakit importanteng magbigay ng technical support?

Kung ang remote workers ninyo ay walang access sa technical support, baka ma-frustrate lang sila at makita ito bilang hadlang na matapos ang trabaho nila.

Paano magbigay ng technical support?

Bigyan ang mga empleyado ninyo ng listahan ng support contacts kasama na ang email address at phone number, etc.
Remote work checklist

Aling tools ang makapagbibigay ng technical support?

Gumawa kayo ng document (e.g. sa Google Docs) na naka-outline ang proseso ng technical support at bigyang access ang team. Isipin ding mag-invest sa software na magbibigay sa empleyado ng access sa support nang 24 oras araw-araw.

Proteksiyon

Dapat maintindihan ng remote employees ninyo ang kanilang safety obligations.

Bakit importanteng mag-set ng safety obligations?

Ang proteksiyon ng inyong mga empleyado ay ang top priority dapat. Kailangang alam ng staff ninyo ang mga panganib sa pagtatrabaho sa bahay at maintindihan ang safety policies ng kompanya.

Paano mag-set ng safety obligations?

Ipaliwanag sa kanila kung ano dapat ang kailangang ma-cover sa bahagi nila at aling safety elements ang dapat nilang tutukan.
Woman holding smartphone and chatting on social media

Aling tools ang gagamitin sa pag-set ng safety obligations?

Geofencing ang tutulong sa pag-track ng lokasyon ng gadget ng empleyado at makakapag-set ng boundaries na di dapat nila labagin. Pero kailangan lang ito kung ang kompanya ninyo ay may sensitibong data. Kung di naman, pagkatiwalaan na lang ninyo ang staff ninyo – nagbubunga naman ito.
Mag-maintain ng regular updates para sa apps at gadgets ng team.

Bakit importanteng alagaan ang  regular updates?

Kung di makakapag-update ang remote employees ng kanilang gadget, baka mabiktima sila ng cyber-attacks. I-verify na ang lahat ay gumagawa ng regular updates at walang nakakalimot dito.

Pano asikasuhin ang regular updates?

Gumawa ng document na nakalista ang kinakailangang updates para ang lahat ay may access sa impormasyong ito.
Update

Aling tools ang tutulong sa pag-asikaso ng regular updates?

Isiping mag-invest sa tools tulad ng Microsoft AutoUpdate (para sa Windows) o Mac OS X Update (para sa Apple gadgets), na puwede ang automatic na pag-update ng lahat ng software ng staff.
Kailangan ninyong matukoy ang areas kung saan puwedeng magkaroon ng safety issues ang mga empleyado.

Bakit importanteng matukoy ang safety risks?

Kung alam ninyo kung saan delikado, magagawan ninyo ito ng hakbang para mapigilan. Tukuyin ang lahat ng potential threats bago pa man sila maging problema.

Paano matutukoy ang safety risks?

Ikonsidera ang paggawa ng safety risk map na naka-outline ang areas kung saan puwedeng makasalamuha ang empleyado ng panganib.
Remote work checklist

Aling tools ang gagamitin sa pagtukoy ng safety risks?

May iba-ibang tools na makakatukoy ng safety risk areas tulad ng Geofencing, social media monitoring software (like Mediatoolkit), at Google Alerts.
Sakaling may mangyaring masama, kailangan ninyong magbigay ng emergency plan para protektado ang inyong workspace.

Bakit importanteng magsulat ng emergency plan?

Sakaling may emergency, baka mag-panic ang remote workers ninyo at mapalala pa ang sitwasyon. Mapipigilan ng emergency plan ang ganitong pangyayari.

Paano magsulat ng emergency plan?

Gumawa ng document na may to-do list na naka-outline ang step-by-step na emergency plan.
Exit sign

Aling tools ang tutulong sa pagsulat ng emergency plan?

Anumang madalas na ginagamit ng mga empleyado ang magiging mas pamilyar sa kanila na malamang mas kakayanin nila nang mabilisan.

Mental health

Isa sa pinakamalaking problema ng remote work ay ang kawalan ng diretsahang pakikipag-usap sa mga tao. Dahil baka nakakulong lang sa mga kuwarto nila ang remote workers, baka maapektuhan ang kanilang mental health.

Bakit importanteng pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Kung nagsisimula nang maapektuhan ang mental health ng isang empleyado, puwede itong magkaroon ng napakalaking impact sa kabuuang company efficiency.

Paano makatutulong na  pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Kahit konektado man ito sa trabaho o hindi, sigraduhing may access sa tulong ang lahat kung kailangan nila ito.
Remote work checklist

Aling tools ang tutulong na pangalagaan ang well-being ng inyong mga empleyado?

Puwede kayong gumawa ng anonymous survey gamit ang Google Forms o SurveyNuts.
Hikayatin ang mga empleyadong makipag-usap-usap sa kanilang mga katrabaho, kahit di tungkol sa trabaho ang chika. Tutulungan sila nitong makaramdam ng koneksiyon sa team at maiibsan ang pakiramdam ng isolation.

Bakit importanteng magkaroon ng casual chats sa teammates?

Kung makakaramdam na ang mga empleyado ninyo na parang nasa aquarium lang sila, baka mahirapan silang mag-concentrate sa trabaho.

Paano mag-facilitate ng casual chats sa teammates?

Laging tingnan kung may oportunidad para sa “remote” meetings, di lang para sa trabaho pero para sa pag-celebrate ng mga birthday nila, halimbawa.
Remote work checklist

Aling tools ang tutulong sa pag-facilitate ng casual chats sa teammates?

Lahat ng webinar at messaging tool (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) ay puwede rito.
Mas challenging matuto ng bagong skill kung remote ang trabaho kaysa sa loob ng office. Magbigay sa empleyado ng alternative options at incentives para matuto ng bagong skills, mga oportunidad na mapabuti ang sarili nila. Bigyan sila ng access sa technology na tutulong dito.

Bakit importanteng magbigay ng trainings sa mga empleyado?

Ang pagtulong sa empleyadong mag-develop ay tutulong sa kanilang makita ang trabaho bilang career, hindi lang basta anumang trabaho. Hikayatin silang mag-attend ng webinars o kumuha ng courses na konektado sa kanilang professional na interes.

Paano magbigay ng training options sa mga empleyado?

Ikonsidera ang pag-offer ng iba-ibang tipo ng training, tulad ng video tutorials, webinars, o e-books. Puwede rin ninyong suportahan ang mga empleyado na makakumpleto ng mga kurso sa sarili nilang oras.
Woman explaining to team members stick notes

Aling tools ang gagamitin para makapagbigay ng training options sa mga empleyado?

Gumamit ng video conferencing software tulad ng Skype o Zoom para mag-conduct ng live training o platforms tulad ng Lynda.com at Coursera na may offer na online courses.

Summary ng remote work checklist

Ang basics:

  • Ilagay ang inyong mga oras ng pagtatrabaho
  • Magtalaga ng malinaw na mga responsibilidad at mga inaasahan
  • Magdesisyon tungkol sa day off
  • Magplano ng mga meeting nang mas maaga
  • Mag-streamline ng communication gamit ang LiveAgent
  • Alagaan ang company culture
  • Tingnan ang remote work environment ng mga empleyado
  • Magplano ng remote onboarding

Mga technical na aspekto:

  • Siguraduhing meron ang mga empleyado ng required na kagamitan
  • Bigyan ng access sa internet ang lahat
  • Magbigay ng technical support

Proteksiyon:

  • Mag-set ng safety obligations
  • Asikasuhin ang regular na updates
  • Tukuyin ang safety risks
  • Gumawa ng emergency plan

Mental health:

  • Pangalagaan ang wellbeing support para sa mga empleyado ninyo
  • Magsagawa ng casual chats sa teammates
  • Bigyan ang mga empleyado ninyo ng training options

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo