Tseke list para sa pagkakaroon ng sapat na kaalaman tungkol sa mga potensyal na customer. Mahalaga ang paggawa nito upang maiwasan ang posibleng legal at reputational risks ng inyong negosyo.
Ang customer due diligence (CDD) checklist ay isang kritikal na bahagi ng compliance program ng anumang business. Ang documents na ito ay nakatutulong sa mga kompanyang matukoy at masuri ang problemang konektado sa inyong mga kliyente. Para mapagaan ang mga potensiyal na banta na ito, ang mga business ay dapat mangolekta ng impormasyon tungkol sa kanilang mga customer at gawin ang mga hakbang para ma-verify ito. Sa post na ito, pag-uusapan namin ang key components ng isang CDD checklist at magbibigay ng mga halimbawa kung paano kumpletuhin ang bawat hakbang.
Ang pag-perform ng CDD ay isang mahalagang proseso para sa anumang organisasyon o financial institution. Sa pagkumpleto ng isang document na may outline ng kinakailangang hakbang na gagawin, makasisiguro ang mga business na natutugunan nila ang legal at regulatory obligations. Dagdag pa, ang CDD compliance checklist ay makatutulong sa mga kompanyang matukoy at masuri ang mga potensiyal na panganib sa pakikipagnegosyo sa ilang customers. Sa paggawa ng anumang kinakailangan para mapagaan ang mga panganib na iyon, puwedeng maprotektahan ng mga business at financial institution ang kanilang sarili mula sa mga potensiyal na financial losses.
Mga business na humaharap sa customers
Lahat sila ay puwedeng makinabang sa pagkakaroon ng CDD checklist para matulungan silang umiwas sa anumang legal o financial troubles na puwedeng maging resulta ng hindi paggawa ng due diligence sa customers. Sa pagsunod sa mga hakbang sa checklist, makasisiguro silang ginagawa nila ang mga kinakailangang pag-iingat para maiwasan ang anumang potensiyal na problema.
Mga business na kinakailangang mag-comply sa AML regulations
Ang anti-money laundering (AML) regulation ay nagre-require sa mga business na kumuha ng karagdagang hakbang para maiwasang makapagpondo sa anumang kriminal na gawain. Kasama sa regulatory requirements na ito ang pagkumpleto ng CDD. Sa pagkakaroon ng checklist para rito, masisiguro ng mga business na sumusunod sila sa AML regulations.
Anumang organisasyon o financial institution na gustong maprotektahan ang sarili mula sa financial risks na konektado sa mga kliyente nito
Makatutulong ang mga naturang document sa mga business para matukoy at masuri ang anumang potensiyal na banta ng kanilang mga customer. Sa paggawa ng mga hakbang para mapagaan ang mga panganib na iyon, mapoprotektahan ng mga kompanya ang sarili nila sa financial losses na puwedeng mangyari bilang resulta.
I-test ang seguridad ng inyong networks at systems at siguraduhing may training sa data security best practices ang inyong mga empleyado.
Para protektahan ang inyong business sa anumang potensiyal na financial losses na puwedeng mangyari sakaling manakaw ang mga identidad ng inyong mga customer. Dagdag pa, kung nagkaroon ng breach sa system ninyo, puwede kayong mapatawan ng mabigat na multa ng regulatory bodies.
Una, dapat ay meron kayong nakapuwestong internal controls at data security policy na nakasaad ang reasonable measures na dapat ninyong gawin para maprotektahan ang inyong networks at systems. Sunod, tiyaking lahat ng inyong mga empleyado ay may training sa data security best practices tulad ng hindi pag-share ng passwords o pag-download ng files na galing sa hindi maaasahang sources.
Kolektahin at kumpirmahin ang mga pangalan ng inyong mga customer, address, petsa ng kapanganakan, at iba pang impormasyong nagpapakilala sa kanila.
Makatutulong itong matiyak na ginagawa ninyo ang tamang hakbang para makumpirmang tama ang sinasabi ng customers tungkol sa kanilang pagkakakilanlan. Bilang resulta, makakaambag ito sa pag-iwas sa identity theft at fraud, at makasusunod pa kayo sa AML regulations.
Kolektahin ang kanilang impormasyon sa pamamagitan ng online form o Know Your Customer (KYC) questionnaire at tiyaking tumutugma ito sa inyong records. Pagkatapos, dapat ninyong kumpirmahin na ang mga detalye ay tama sa pamamagitan ng pagkuha ng kopya ng kanilang identity document tulad ng passport o driver’s license.
Hanapin ang pangalan ng inyong customer sa sanctions list para matiyak na di kayo nakikipagnegosyo sa mga limitadong indibidwal o entities.
Kung makikipagnegosyo kayo sa isang tao na may sanctions, puwede kayong maharap sa mga mabibigat na multa o pagkakulong. Dahil dito, dapat kayong mag-check ng sanctions bago pumasok sa kahit na anong business deals.
Ang pinakakaraniwan ay ang paghahanap sa pangalan ng inyong mga customer sa mga listahan ng sanctions. Ang mga listahang ito ay kadalasang hawak ng government agencies, law enforcement, o financial institutions, kaya ibig sabihin ay naglalaman ito ng mga eksakto at updated na impormasyon.
Pagkatapos ninyong makolekta at ma-verify ang kanilang impormasyon, dapat ninyong suriin ang konektadong customer risk profile.
Ang pagtantiya kung sila ay posibleng makagawa ng fraud o kung meron mang money laundering risks ay makatutulong sa inyong matukoy ang level ng due diligence na kinakailangan sa bawat uri ng customer. Halimbawa, ang high-risk customer ay kailangang sumailalim sa mahigpit ng pag-check kaysa sa ibang nasa low-risk level.
Puwede ninyong i-score ang bawat customer ninyo batay sa factors tulad ng bansa kung saan sila nagmula, industriya, at transaction history. Magkakaroon kayo ng mas magandang ideya kung sino ang inyong mga high-risk customer at, samaktwid, mas mangangailangan ng due diligence.
Depende sa mga resulta ng inyong assessment, baka kailanganin ninyong mangolekta ng karagdagang detalye mula sa inyong customers.
Nakatutulong ito na lalo pang ma-verify ang kanilang identidad at masuri ang kanilang risk levels. Halimbawa, puwede kayong mag-request ng kopya ng kanilang financial statements.
Puwede ninyong i-request ang mga kinakailangang document diretso sa inyong customer o sa pamamagitan ng online form. Kapag nasa inyo na ang mga ito, i-check ang impormasyon kung tugma ito sa nasa file na ninyo.
Kapag nakolekta na ninyo ang lahat ng kinakailangang impormasyon, dapat ninyong i-verify ito para matiyak na tama ang lahat.
Ang ganitong task ay makapag-aambag sa pagprotekta sa inyong business laban sa fraud at sa potensiyal na problema ng money laundering. Para gawin ito, maaaring kailanganin ninyong kumpirmahin ang address o lugar ng trabaho ng customer, halimbawa.
May ilang paraan para gawin ito, tulad ng pagtwag sa customer o pagpapadala sa kanila ng sulat. Puwede kayong gumamit ng third-party services bilang isang independent source para i-verify ang kanilang identidad at/o address.
Depende sa resulta ng proseso sa ngayon, baka kailanganin ninyong magsagawa ng karagdagang verification ng inyong customers.
Nakatutulong ito sa pag-assess pa ng risk level ng inyong customer at masisiguradong tama nga ang pagpapakilala nila sa sarili nila. Sa hakbang na ito, dapat ninyong tingnan ang kanilang criminal records o financial history kung kinakailangan.
Sa pamamagitan ng pag-search sa online databases o sa pag-hire ng isang professional service. Kapag nakuha na ninyo ang kailangang impormasyon, dapat ninyong maingat na i-review ito para maghanap ng anumang kahina-hinala.
Kung hindi pa rin kayo sigurado sa isang partikular na customer, puwede kayong mag-hire ng isang tao para legal na irepresenta kayo.
Puwede silang magbigay ng expert advice sa inyong approach sa customer due diligence procedures at matiyak na lahat ay nagagawa nang tama. Ang abogado ay makatutulong ding malutas ang anumang mga legal na isyung puwedeng lumitaw kapag nakipag-ugnayan kayo sa mga kliyente.
Puwede kayong maghanap online o humingi ng rekomendasyon mula sa inyong network. Kapag nakahanap na kayo ng ilang potensiyal na kandidato, suriin ang kanilang qualifications at experience para makatiyak na tama sila para sa trabaho. Pagkatapos, mag-interview para malaman kung bagay sila sa inyong business.
Kahit na nakumpleto na ninyo ang proseso ng customer due diligence, dapat pa rin ninyong bantayan ang kanilang mga kilos.
Para matiyak na hindi sila gumagawa ng kaduda-dudang transaksiyon at bigyan kayo ng pagkakataong makapag-react kung sakaling ginagawa nga nila. Kung napansin ninyong ang isang major customer ay may malalaki at madalas na withdrawals, halimbawa, dapat ninyong imbestigahan lalo para makakita ng ilang signs ng potensiyal na money laundering.
I-review nang regular ang kanilang business account statements o transaction history. Kung may napansin kayong kakaiba, gawin ang nararapat na aksiyon tulad ng pagkontak sa customer o pagre-report ng kanilang kaduda-dudang activity sa nararapat na awtoridad.
Batid rin ninyo dapat kung ang inyong customer ay may sinisumulang kaduda-dudang activity, dahil puwede itong indikasyon na meron nang mali.
Makatutulong itong matukoy nang maaga ang mga potensiyal na problema at gumawa ng aksiyon para maiwasang magdulot ito ng pinsala. Ang pagpansin sa kaduda-dudang activity ay magbibigay sa inyo ng pahintulot na mag-imbestiga pa at alamin kung ang customer ay nakikisali sa anumang kriminal na gawain bago mahuli ang lahat.
Bigyang pansin kung paano kumilos ang customer kapag nakikipag-ugnayan sa kanila at subaybayan ang kanilang mga business activity sa paglipas ng panahon. Kung may napansin kayong anumang paglihis sa karaniwan, direktang iharap sa kanila ang isyu o i-flag ang account para sa patuloy na tahasang pagmo-monitor.
Kahit mukhang maayos na ang lahat, dapat pa rin kayong nakikipag-ugnayan sa inyong customers paminsan-minsan.
Para sa pagtataguyod at pagpapanatili ng isang magandang relasyon sa customer, pati na rin ang pagpapahintulot sa inyo na magtanong sa kanila sa anumang pagbabago sa knailang sitwasyon o business na maaaring magkaroon ng epekto sa kanilang account o activities sa inyo. Ang regular na pagche-check-ins ay nagpapakita na kayo ay invested sa customer at sa kanilang tagumpay.
Gumamit ng Customer Relationship Management (CRM) system para mai-schedule ang regular na pakikipag-ugnayan sa customers kahit isang beses man lang sa loob ng isang taon (pero mas madalas sana), o mag-set up ng reminder system para sa inyong sarili. Puwede rin naman ang simpleng pag-reach out kung may partikular na kailangang pag-usapan, at makipag-ugnayan sa kanila sa pamamagitan ng pinili nilang communication method gamit ang LiveAgent helpdesk software. Makatutulong ito na mapanatili ang magandang relasyon sa customers
Kung naniniwala kayong ang customer ay posibleng konektado sa money laundering o iba pang kriminal na gawain, dapat ninyong i-report ito sa nararapat na awtoridad.
Ito ay isang legal requirement para sa inyo, at nakatutulong itong protektahan ang inyong business at ang malawak na community mula sa panganib. Dapat kayong kumilos kung meron kayong pagdududa sa money laundering o iba pang kriminal na gawain dahil ito ay mga seryosong krimen na puwedeng may mabibigat na consequence.
Maraming iba’t ibang praan para i-report ang mga kaduda-dudang activity, depende sa bansa or rehiyon kung saan kayo nakatira. Sa US, halimbawa, puwede kayong mag-file ng Suspicious Activity Report (SAR) sa Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).
Magsagawa ng background check sa lahat ng customers, kasama ang criminal at credit history checks
Ikonsidera ang paggamit ng Customer Identification Program (CIP) para i-verify ang identidad ng customer. Kadalasang kabilang dito ang pangongolekta at pag-verify ng partikular na impormasyon tungkol sa customer tulad ng kanilang pangalan, petsa ng kapanganakan, at Social Security number. Dapat din ninyong isagawa ang criminal at credit checks para matiyak na ang customer ay walang anumang history ng financial crimes o ibang ilegal na gawain.
Mag-request at i-review ang mga kopya ng mga business license at permit
Kapag nag-onboard ng bagong customer, siguraduhing hilingin ninyong makita ang mga ito at ang iba pang kaakibat na documents para sa inyong historical records. Makatutulong ito sa inyong kumpirmahin na ang customer ay lehitimo at ang kanilang business ay legal ang operation.
I-verify ang contact information ng customer
Importanteng i-verify na ang mga detalyeng nasa inyong file ay tama at updated. Kasama rito ang kanilang pangalan, email address, mailing address, at phone number. Dapat din ninyong tiyaking meron kayong paraan na makipag-ugnayan sa inyong customer sakaling magkaroon ng emergency.
I-check ang social media profiles ng customer kung merong red flags
Ang social media ay puwedeng maging pinakamagandang paraan para makilala ang inyong customer, pero importante ring i-check ito para sa anumang palatandaang puwedeng magpahiwatig na hindi tama ang pagpapakilala nila sa sarili nila o sila ay sumasali sa anumang ilegal na gawain. Kasama rito ang paghahanap ng fake reviews, pagtingin sa profiles ng sinusundan nila, di-pangkaraniwang comments, o iba pang uri ng kaduda-dudang behavior.
Humingi ng referrals mula sa ibang business na nakatrabaho na ng customer
Kung hindi kayo sigurado sa isang customer, isa sa paraan para mapayapa kayo ay ang makipag-usap sa ibang kompanyang nakatrabaho na nila dati. Makatutulong ito sa inyong makumpirma na sila ay lehitimo, mapagkakatiwalaan, at maaasahan sa trabaho, na makapagpapataas ng pagkakatong magkaroon ng magandang customer relationship sa kanila.
Makipagkita sa customer nang harapan para makakuha ng ideya sa kanilang business operations
Kung posible, palaging magandang ideya ang magkaroon ng face-to-face discussion sa isang tao bago makipag-business sa kanila. Magbibigay ito sa inyo ng pagkakataong mas makilala pa sila at direktang may matutuhan sa kanilang business. Isa rin itong oportunidad na makapagtanong ng anumang tanong na meron kayo at makakuha ng mas malaking katiyakang tama ang pagpapakilala nila sa sarili nila.
CDD is the process of thoroughly investigating a potential customer before entering into a business relationship with them. CDD is an important part of any risk management plan because it can help protect your company from becoming involved in illegal or unethical activities. Not performing CCD is therefore a risk-based approach that may have serious consequences for your business.
Ask lots of questions and do some research. By completing a customer due diligence form or following a compliance checklist like the one given in this article, you can be sure that you've carried out thorough checks. Taking the time to implement proper customer due diligence measures will pay off in the long run.
Firstly, your company could be liable for any losses incurred by the other party as a result of your negligence. Second, you could be subject to civil or criminal penalties if it is discovered that you have engaged, even unknowingly, in money laundering or other financial crimes. Thirdly, you may miss out on important information about the other party that could be critical to your decision-making process. Finally, your company could be blacklisted for not meeting regulatory requirements or by financial institutions if you are found to have conducted business with individuals or entities in high-risk categories.
A great place to start is the Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide from the US Department of Justice. The guide covers a wide range of topics related to customer due diligence that should be considered when performing CCD.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team