Customer due diligence checklist

Ang customer due diligence (CDD) checklist ay isang kritikal na bahagi ng compliance program ng anumang business. Ang documents na ito ay nakatutulong sa mga kompanyang matukoy at masuri ang problemang konektado sa inyong mga kliyente. Para mapagaan ang mga potensiyal na banta na ito, ang mga business ay dapat mangolekta ng impormasyon tungkol sa kanilang mga customer at gawin ang mga hakbang para ma-verify ito. Sa post na ito, pag-uusapan namin ang key components ng isang CDD checklist at magbibigay ng mga halimbawa kung paano kumpletuhin ang bawat hakbang.

Ang importansiya ng isang customer due diligence checklist

Ang pag-perform ng CDD ay isang mahalagang proseso para sa anumang organisasyon o financial institution. Sa pagkumpleto ng isang document na may outline ng kinakailangang hakbang na gagawin, makasisiguro ang mga business na natutugunan nila ang legal at regulatory obligations. Dagdag pa, ang CDD compliance checklist ay makatutulong sa mga kompanyang matukoy at masuri ang mga potensiyal na panganib sa pakikipagnegosyo sa ilang customers. Sa paggawa ng anumang kinakailangan para mapagaan ang mga panganib na iyon, puwedeng maprotektahan ng mga business at financial institution ang kanilang sarili mula sa mga potensiyal na financial losses.

Sino ang magbebenepisyo mula sa isang customer due diligence checklist?

• Mga business na humaharap sa customers

Lahat sila ay puwedeng makinabang sa pagkakaroon ng CDD checklist para matulungan silang umiwas sa anumang legal o financial troubles na puwedeng maging resulta ng hindi paggawa ng due diligence sa customers. Sa pagsunod sa mga hakbang sa checklist, makasisiguro silang ginagawa nila ang mga kinakailangang pag-iingat para maiwasan ang anumang potensiyal na problema.

• Mga business na kinakailangang mag-comply sa AML regulations

Ang anti-money laundering (AML) regulation ay nagre-require sa mga business na kumuha ng karagdagang hakbang para maiwasang makapagpondo sa anumang kriminal na gawain. Kasama sa regulatory requirements na ito ang pagkumpleto ng CDD. Sa pagkakaroon ng checklist para rito, masisiguro ng mga business na sumusunod sila sa AML regulations.

• Anumang organisasyon o financial institution na gustong maprotektahan ang sarili mula sa financial risks na konektado sa mga kliyente nito

Makatutulong ang mga naturang document sa mga business para matukoy at masuri ang anumang potensiyal na banta ng kanilang mga customer. Sa paggawa ng mga hakbang para mapagaan ang mga panganib na iyon, mapoprotektahan ng mga kompanya ang sarili nila sa financial losses na puwedeng mangyari bilang resulta.

Diskubrehin ang aming customer due diligence checklist

Customer due diligence checklist

Ingatan ang inyong impormasyon

Kopyahin ang link

I-test ang seguridad ng inyong networks at systems at siguraduhing may training sa data security best practices ang inyong mga empleyado.

Bakit importanteng ingatan ang inyong impormasyon?

Para protektahan ang inyong business sa anumang potensiyal na financial losses na puwedeng mangyari sakaling manakaw ang mga identidad ng inyong mga customer. Dagdag pa, kung nagkaroon ng breach sa system ninyo, puwede kayong mapatawan ng mabigat na multa ng regulatory bodies.

Paano ingatan ang inyong impormasyon?

Una, dapat ay meron kayong nakapuwestong internal controls at data security policy na nakasaad ang reasonable measures na dapat ninyong gawin para maprotektahan ang inyong networks at systems. Sunod, tiyaking lahat ng inyong mga empleyado ay may training sa data security best practices tulad ng hindi pag-share ng passwords o pag-download ng files na galing sa hindi maaasahang sources.

Aling tools ang gagamitin para maingatan ang inyong impormasyon?

• firewalls – para protektahan ang inyong networks mula sa external threats
• intrusion detection systems – para i-monitor ang inyong networks sa anumang kaduda-dudang activity
• data loss prevention software – para maiwasang mag-leak ang sensitibong data
• data encryption – para maprotektahan ang inyong data na nasa transit
• access control – para malimitahan ang access ng empleyado sa sensitibong data
• employee training – para maturuan ang inyong mga empleyado sa data security best practices
• cyber security insurance – para maprotektahan sa financial na aspekto ang business ninyo sakaling magkaroon ng data breach

Tapos. Protektado na ang lahat ng impormasyon namin

I-verify ang mga identidad ng customer

Kopyahin ang link

Kolektahin at kumpirmahin ang mga pangalan ng inyong mga customer, address, petsa ng kapanganakan, at iba pang impormasyong nagpapakilala sa kanila.

Bakit importanteng i-verify ang mga identidad ng customer?

Makatutulong itong matiyak na ginagawa ninyo ang tamang hakbang para makumpirmang tama ang sinasabi ng customers tungkol sa kanilang pagkakakilanlan. Bilang resulta, makakaambag ito sa pag-iwas sa identity theft at fraud, at makasusunod pa kayo sa AML regulations.

Paano mag-verify ng mga identidad ng customer?

Kolektahin ang kanilang impormasyon sa pamamagitan ng online form o Know Your Customer (KYC) questionnaire at tiyaking tumutugma ito sa inyong records. Pagkatapos, dapat ninyong kumpirmahin na ang mga detalye ay tama sa pamamagitan ng pagkuha ng kopya ng kanilang identity document tulad ng passport o driver’s license.

Aling tools ang gagamitin sa pag-verify ng mga identidad ng customer?

• online forms at/o KYC questionnaires – para kolektahin ang impormasyon ng customer
• identity documents – para kumpirmahin ang mga detalye ng customer

Lagi kong bine-verify ang identidad ng mga customer namin

Mag-check kung may sanctions

Kopyahin ang link

Hanapin ang pangalan ng inyong customer sa sanctions list para matiyak na di kayo nakikipagnegosyo sa mga limitadong indibidwal o entities.

Bakit importanteng mag-check kung may sanctions?

Kung makikipagnegosyo kayo sa isang tao na may sanctions, puwede kayong maharap sa mga mabibigat na multa o pagkakulong. Dahil dito, dapat kayong mag-check ng sanctions bago pumasok sa kahit na anong business deals.

Paano mag-check kung may sanctions?

Ang pinakakaraniwan ay ang paghahanap sa pangalan ng inyong mga customer sa mga listahan ng sanctions. Ang mga listahang ito ay kadalasang hawak ng government agencies, law enforcement, o financial institutions, kaya ibig sabihin ay naglalaman ito ng mga eksakto at updated na impormasyon.

Aling tools ang gagamitin sa pag-check kung may sanctions?

• sanctions lists – para malaman kung ang inyong customers ay mga limitadong indibidwal o entities
• government agencies at/o financial institutions – para sa eksakto at updated na impormasyon

Tahasan ko nang na-check ang lahat

Gumawa ng customer risk assessment

Kopyahin ang link

Pagkatapos ninyong makolekta at ma-verify ang kanilang impormasyon, dapat ninyong suriin ang konektadong customer risk profile.

Bakit importanteng gumawa ng customer risk assessment?

Ang pagtantiya kung sila ay posibleng makagawa ng fraud o kung meron mang money laundering risks ay makatutulong sa inyong matukoy ang level ng due diligence na kinakailangan sa bawat uri ng customer. Halimbawa, ang high-risk customer ay kailangang sumailalim sa mahigpit ng pag-check kaysa sa ibang nasa low-risk level.

Paano gumawa ng customer risk assessment?

Puwede ninyong i-score ang bawat customer ninyo batay sa factors tulad ng bansa kung saan sila nagmula, industriya, at transaction history. Magkakaroon kayo ng mas magandang ideya kung sino ang inyong mga high-risk customer at, samaktwid, mas mangangailangan ng due diligence.

Aling tools ang gagamitin sa paggawa ng customer risk assessment?

• scoring – para sa ratings batay sa ilang partikular na customer risk factors
• country risk assessments – para i-check ang pangkalahatang risk level sa lokasyon ng customer
• industry risk assessments – para i-check ang sector-specific na risk level

Tapos na ako sa pag-assess ng lahat ng posibleng risks

Mangolekta ng karagdagang impormasyon

Kopyahin ang link

Depende sa mga resulta ng inyong assessment, baka kailanganin ninyong mangolekta ng karagdagang detalye mula sa inyong customers.

Bakit importanteng mangolekta ng karagdagang impormasyon?

Nakatutulong ito na lalo pang ma-verify ang kanilang identidad at masuri ang kanilang risk levels. Halimbawa, puwede kayong mag-request ng kopya ng kanilang financial statements.

Paano mangolekta ng karagdagang impormasyon?

Puwede ninyong i-request ang mga kinakailangang document diretso sa inyong customer o sa pamamagitan ng online form. Kapag nasa inyo na ang mga ito, i-check ang impormasyon kung tugma ito sa nasa file na ninyo.

Aling tools ang gagamitin sa pagkolekta ng karagdagang impormasyon?

• online forms – para makapag-request ng official document mula sa inyong customer
• karagdagang documents e.g. bank statements – para magkaroon ng dagdag na assessment sa customer risk categories

Tapos. Nakolekta ko na ang lahat ng posibleng impormasyon

I-verify ang karagdagang detalye

Kopyahin ang link

Kapag nakolekta na ninyo ang lahat ng kinakailangang impormasyon, dapat ninyong i-verify ito para matiyak na tama ang lahat.

Bakit importanteng i-verify ang karagdagang detalye?

Ang ganitong task ay makapag-aambag sa pagprotekta sa inyong business laban sa fraud at sa potensiyal na problema ng money laundering. Para gawin ito, maaaring kailanganin ninyong kumpirmahin ang address o lugar ng trabaho ng customer, halimbawa.

Paano i-verify ang karagdagang detalye?

May ilang paraan para gawin ito, tulad ng pagtwag sa customer o pagpapadala sa kanila ng sulat. Puwede kayong gumamit ng third-party services bilang isang independent source para i-verify ang kanilang identidad at/o address.

Aling tools ang gagamitin sa pag-verify ng karagdagang detalye?

• phone calls – para makontak nang direkta ang customer
• letters – para ma-check ang address ng customer
• third-party services – para sa extra verification process, e.g. identity check o pagkumpirma sa address

Lahat ng detalye ay matagumpay nang na-verify

Magsagawa ng background check

Kopyahin ang link

Depende sa resulta ng proseso sa ngayon, baka kailanganin ninyong magsagawa ng karagdagang verification ng inyong customers.

Bakit importanteng mag-conduct ng background check?

Nakatutulong ito sa pag-assess pa ng risk level ng inyong customer at masisiguradong tama nga ang pagpapakilala nila sa sarili nila. Sa hakbang na ito, dapat ninyong tingnan ang kanilang criminal records o financial history kung kinakailangan.

Paano mag-conduct ng background check?

Sa pamamagitan ng pag-search sa online databases o sa pag-hire ng isang professional service. Kapag nakuha na ninyo ang kailangang impormasyon, dapat ninyong maingat na i-review ito para maghanap ng anumang kahina-hinala.

Aling tools ang gagamitin sa pag-conduct ng background check?

• online databases
• professional services
• credit reports
• global watchlists – para ma-check ang anumang sanctions o criminal exposure

Tapos na ako sa hakbang na ito

Mag-hire ng abogado

Kopyahin ang link

Kung hindi pa rin kayo sigurado sa isang partikular na customer, puwede kayong mag-hire ng isang tao para legal na irepresenta kayo.

Bakit importanteng mag-hire ng abogado?

Puwede silang magbigay ng expert advice sa inyong approach sa customer due diligence procedures at matiyak na lahat ay nagagawa nang tama. Ang abogado ay makatutulong ding malutas ang anumang mga legal na isyung puwedeng lumitaw kapag nakipag-ugnayan kayo sa mga kliyente.

Paano mag-hire ng abogado?

Puwede kayong maghanap online o humingi ng rekomendasyon mula sa inyong network. Kapag nakahanap na kayo ng ilang potensiyal na kandidato, suriin ang kanilang qualifications at experience para makatiyak na tama sila para sa trabaho. Pagkatapos, mag-interview para malaman kung bagay sila sa inyong business.

Aling tools ang gagamitin sa pag-hire ng abogado?

• online search – para maghanap ng potensiyal na mga kandidato
• directories – para maghanap ng mga qualified na attorney
• review ng qualifications at experience – para siguraduhing bagay ang kandidato sa trabaho

Nakahanda na ang abogado ko kung kakailanganin

I-monitor ang customer activity

Kopyahin ang link

Kahit na nakumpleto na ninyo ang proseso ng customer due diligence, dapat pa rin ninyong bantayan ang kanilang mga kilos.

Bakit importanteng i-monitor ang customer activity?

Para matiyak na hindi sila gumagawa ng kaduda-dudang transaksiyon at bigyan kayo ng pagkakataong makapag-react kung sakaling ginagawa nga nila. Kung napansin ninyong ang isang major customer ay may malalaki at madalas na withdrawals, halimbawa, dapat ninyong imbestigahan lalo para makakita ng ilang signs ng potensiyal na money laundering.

Paano i-monitor ang customer activity?

I-review nang regular ang kanilang business account statements o transaction history. Kung may napansin kayong kakaiba, gawin ang nararapat na aksiyon tulad ng pagkontak sa customer o pagre-report ng kanilang kaduda-dudang activity sa nararapat na awtoridad.

Aling tools ang gagamitin sa pag-monitor ang customer activity?

• account statements – para makita ang anumang mga kaduda-dudang transaksiyon
• transaction histories – para ma-track ang customer activity sa paglipas ng panahon
• regular reviews – para matiyak na hindi nakalalampas ang kaduda-dudang activity

Tapos. Alam ko na ang mga activity ng customers namin

I-note ang anumang pagbabago sa behavior

Kopyahin ang link

Batid rin ninyo dapat kung ang inyong customer ay may sinisumulang kaduda-dudang activity, dahil puwede itong indikasyon na meron nang mali.

Bakit importanteng i-note ang anumang pagbabago sa behavior?

Makatutulong itong matukoy nang maaga ang mga potensiyal na problema at gumawa ng aksiyon para maiwasang magdulot ito ng pinsala. Ang pagpansin sa kaduda-dudang activity ay magbibigay sa inyo ng pahintulot na mag-imbestiga pa at alamin kung ang customer ay nakikisali sa anumang kriminal na gawain bago mahuli ang lahat.

Paano i-note ang anumang pagbabago sa behavior?

Bigyang pansin kung paano kumilos ang customer kapag nakikipag-ugnayan sa kanila at subaybayan ang kanilang mga business activity sa paglipas ng panahon. Kung may napansin kayong anumang paglihis sa karaniwan, direktang iharap sa kanila ang isyu o i-flag ang account para sa patuloy na tahasang pagmo-monitor.

Anong tools ang gagamitin para ma-note ang mga pagbabago sa behavior?

• tracking ng activities sa paglipas ng panahon – para makita ang anumang kakaiba
• account flagging – para mamarkahan ang account bilang potensiyal na kaduda-duda

Naka-note na ang bawat pagbabago sa behavior ng customer namin

Magsagawa ng regular na check-ins gamit ang LiveAgent

Kopyahin ang link

Kahit mukhang maayos na ang lahat, dapat pa rin kayong nakikipag-ugnayan sa inyong customers paminsan-minsan.

Bakit importanteng magsagawa ng regular na check-ins?

Para sa pagtataguyod at pagpapanatili ng isang magandang relasyon sa customer, pati na rin ang pagpapahintulot sa inyo na magtanong sa kanila sa anumang pagbabago sa knailang sitwasyon o business na maaaring magkaroon ng epekto sa kanilang account o activities sa inyo. Ang regular na pagche-check-ins ay nagpapakita na kayo ay invested sa customer at sa kanilang tagumpay.

Paano magsagawa ng regular na check-ins?

Gumamit ng Customer Relationship Management (CRM) system para mai-schedule ang regular na pakikipag-ugnayan sa customers kahit isang beses man lang sa loob ng isang taon (pero mas madalas sana), o mag-set up ng reminder system para sa inyong sarili. Puwede rin naman ang simpleng pag-reach out kung may partikular na kailangang pag-usapan, at makipag-ugnayan sa kanila sa pamamagitan ng pinili nilang communication method gamit ang LiveAgent helpdesk software. Makatutulong ito na mapanatili ang magandang relasyon sa customers

Aling tools ang gagamitin sa pagsasagawa ng regular na check-ins?

• Customer Relationship Management system – para itago ang kanilang impormasyon at sa pag-schedule ng contact
• LiveAgent – para direkta silang makontak gamit ang gusto nilang channel
• calendar reminders – para tulungan kayong ma-track kung kailan kayo nag-schedule para makontak ang bawat customer

Regular na akong nagsasagawa ng check-ins

I-report ang kaduda-dudang account activity

Kopyahin ang link

Kung naniniwala kayong ang customer ay posibleng konektado sa money laundering o iba pang kriminal na gawain, dapat ninyong i-report ito sa nararapat na awtoridad.

Bakit importanteng i-report ang kaduda-dudang account activity?

Ito ay isang legal requirement para sa inyo, at nakatutulong itong protektahan ang inyong business at ang malawak na community mula sa panganib. Dapat kayong kumilos kung meron kayong pagdududa sa money laundering o iba pang kriminal na gawain dahil ito ay mga seryosong krimen na puwedeng may mabibigat na consequence.

Paano i-report ang kaduda-dudang account activity?

Maraming iba’t ibang praan para i-report ang mga kaduda-dudang activity, depende sa bansa or rehiyon kung saan kayo nakatira. Sa US, halimbawa, puwede kayong mag-file ng Suspicious Activity Report (SAR) sa Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Aling tools ang gagamitin sa pag-report ng kaduda-dudang account activity?

• SAR – para sa pag-file ng report sa FinCEN kung nasa US kayo
• relevant authorities – para mag-report kung nasa ibang bansa kayo o rehiyon

Nire-report ko na ang lahat ng kaduda-dudang gawain

Best practices ng customer due diligence

• Magsagawa ng background check sa lahat ng customers, kasama ang criminal at credit history checks

Ikonsidera ang paggamit ng Customer Identification Program (CIP) para i-verify ang identidad ng customer. Kadalasang kabilang dito ang pangongolekta at pag-verify ng partikular na impormasyon tungkol sa customer tulad ng kanilang pangalan, petsa ng kapanganakan, at Social Security number. Dapat din ninyong isagawa ang criminal at credit checks para matiyak na ang customer ay walang anumang history ng financial crimes o ibang ilegal na gawain.

• Mag-request at i-review ang mga kopya ng mga business license at permit

Kapag nag-onboard ng bagong customer, siguraduhing hilingin ninyong makita ang mga ito at ang iba pang kaakibat na documents para sa inyong historical records. Makatutulong ito sa inyong kumpirmahin na ang customer ay lehitimo at ang kanilang business ay legal ang operation.

• I-verify ang contact information ng customer

Importanteng i-verify na ang mga detalyeng nasa inyong file ay tama at updated. Kasama rito ang kanilang pangalan, email address, mailing address, at phone number. Dapat din ninyong tiyaking meron kayong paraan na makipag-ugnayan sa inyong customer sakaling magkaroon ng emergency.

• I-check ang social media profiles ng customer kung merong red flags

Ang social media ay puwedeng maging pinakamagandang paraan para makilala ang inyong customer, pero importante ring i-check ito para sa anumang palatandaang puwedeng magpahiwatig na hindi tama ang pagpapakilala nila sa sarili nila o sila ay sumasali sa anumang ilegal na gawain. Kasama rito ang paghahanap ng fake reviews, pagtingin sa profiles ng sinusundan nila, di-pangkaraniwang comments, o iba pang uri ng kaduda-dudang behavior.

• Humingi ng referrals mula sa ibang business na nakatrabaho na ng customer

Kung hindi kayo sigurado sa isang customer, isa sa paraan para mapayapa kayo ay ang makipag-usap sa ibang kompanyang nakatrabaho na nila dati. Makatutulong ito sa inyong makumpirma na sila ay lehitimo, mapagkakatiwalaan, at maaasahan sa trabaho, na makapagpapataas ng pagkakatong magkaroon ng magandang customer relationship sa kanila.

• Makipagkita sa customer nang harapan para makakuha ng ideya sa kanilang business operations

Kung posible, palaging magandang ideya ang magkaroon ng face-to-face discussion sa isang tao bago makipag-business sa kanila. Magbibigay ito sa inyo ng pagkakataong mas makilala pa sila at direktang may matutuhan sa kanilang business. Isa rin itong oportunidad na makapagtanong ng anumang tanong na meron kayo at makakuha ng mas malaking katiyakang tama ang pagpapakilala nila sa sarili nila.

Summary ng customer due diligence checklist

• Ingatan ang inyong impormasyon
• I-verify ang mga identidad ng customer
• Mag-check kung may sanctions
• Gumawa ng customer risk assessment
• Mangolekta ng karagdagang impormasyon
• I-verify ang karagdagang detalye
• Magsagawa ng background check
• Mag-hire ng abogado
• I-monitor ang customer activity
• I-note ang anumang pagbabago sa behavior
• Magsagawa ng regular na check-ins gamit ang LiveAgent
• I-report ang kaduda-dudang account activity