Libreng trial
Call center team

Call center requirements checklist

Ang isang matagumpay na call center ay umaasa sa maraming factors, pero alam ba ninyo kung paano makasiguradong nasa lugar itong lahat? Itong listahan ang magtatalakay ng pinaka-importanteng mga bagay na dapat ikonsidera para makapag-set up ng sariling ninyong call center. Magbibigay din kami ng listahan ng requirements na dapat kasama para makasigurado sa tagumpay ninyo.

Ang importansiya ng isang call center requirements checklist

Simple lang, makasigurado na kayo ay preparado. Makatutulong sa inyong kompanyang tumakbo nang epektibo at may mas mainam na daloy kung nakahanda nang mas maaga ang mga kailangan, para maiwasan ang mga balakid o problema na posible ninyong harapin.

Puwede rin ninyong gamitin ang listahan ng items na kailangan para masimulan o palawakin ang call center. Kung kayo ay gagamit ng call center requirements checklist, maiiwasan na ninyong maulit ang parehong proseso, dahil na-cover na ninyo ang mga aspektong pinaka-importante.

Sa simula, posibleng maging mahirap para sa isang kompanyang makuha agad ang tamang pamaraan. Napakaraming aspekto ang dapat ninyong ikonsidera at patuloy iisipin bago magsimula (kasama pati ang pag-hire ng mga empleyado, pagrenta ng space o pagbili ng office equipment).

Ang paggamit ng checklist ay hindi lang makatutulong sa pag-track kung magkano na ang nagastos ninyong pera, pati na rin sa overall efficiency ng inyong call center.

Sino ang magbebenepisyo mula sa isang call center requirements checklist?

  • mga empleyado
  • may-ari ng call center
  • call center business managers

Ang ganitong checklist ay puwedeng gamitin ng kahit sinong nagtatrabaho, nagse-set up, o nagpapalawak ng isang call center. Pinapadali nito ang trabaho ng lahat at tumutulong alisin ang unnecessary stress dahil lahat ng kinakailangang requirements ay nasa iisang lugar na.

Ang checklist na ito ay magagamit din ng kahit na anong klaseng business, mula sa maliit na startup hanggang sa isang international corporation. Gusto ba ninyong malaman kung paano ito gumagana? Ipagpalagay nating gusto ninyo mag-set up ng inyong sariling call center pero hindi kayo sigurado kung anong kailangan para makasimula at kung paano patakbuhin ito nang maayos. Posibleng mapagastos kayo sa mga hindi importanteng bagay. Sa karagdagan, posible ring magkaroon ng atraso sa launch kasi may nawawalang importanteng bagay.

Ngayon, kung kayo ay magdedesisyong gamiting guide itong call center requirements checklist, makakapag-set up kayo ng sarili ninyong call center nang walang isyu at makakatipid sa oras at pera sa prosesong ito.

Nakumbinsi ka na ba? Simulan na natin!

Diskubrehin ang call center requirements checklist

Call center requirements checklist
Ang unang bagay na kailangang asikasuhin ay ang call center software at VoIP provider. Kailangan ninyong makasiguradong ang kompanyang makikipagtrabaho sa inyo ay kayang makapagbigay ng lahat ng kinakailangan para magkaroon ng matagumpay na call center.

Bakit importante ang call center software?

Sila kasi ang makapagbibigay ng lahat ng items sa checklist ninyo. Mahalagang makasigurado na kaya nilang mag-deliver.

Paano pumili ng call center software?

Ilan sa mga bagay na dapat ninyong makita sa call center software solution ay ang sumusunod:
  • kakayahang mag-offer ng malawak na sakop ng serbisyo
  • maayos na reputasyon at karanasan sa industriya
  • pag-intindi sa inyong negosyo at kung ano ang hinahanap ninyo
  • flexibility para ma-meet ang inyong partikular na pangangailangan
Humingi ng referrals, ikumpara ang iba’t ibang providers at mag-research bago magdesisyon (ito ay para sa kahit anong tipo ng contact center na pipiliiin ninyo) Salamat diyan at kayo ay makakaiwas sa hindi nakatutuwang mga sorpresa sa hinaharap.
Call window customization

Aling tools ang ginagamit sa paghahanap ng call center software?

  • websites na may independent reviews at ratings (tulad ng Capterra o Gartner)
  • consultants na ang specialty ay call center set-up at management
  • LiveAgent (isang flexible call center software na may advanced features, compatible sa maraming kilalang VoIP providers at may malaking bilang ng available na integrations)
Ang quality ng inyong Internet connection ang pinaka-importante para sa call center. Kailangan ninyong makasiguradong merong sapat na bandwidth para suportahan ang dami ng inbound at outbound calls.

Bakit importante ang maayos na Internet connection?

Ang speed ay mahalaga para sa agents ninyo para makatrabaho sila nang suwabe at walang istorbo. Ngayong 2022, lahat ay online na. Ang Internet ay nag-aambag sa maraming components sa tagumpay ng operasyon ng inyong call center.

Paano magkaroon ng maayos na Internet connection?

Meron dapat ang call center ninyo ng sumusunod:
  • Bandwidth na may 100 Mbps man lang
  • Upload at download speeds na 50 Mbps o mas mataas (depende sa inyong call volume)
Mas mabilis, mas mainam. Humanap ng provider na may kakayahang mag-offer ng high-speed Internet na merong unlimited data transfer (hangga’t maaari ay kapantay nito). I-test ang inyong connection sa iba’t ibang oras ng araw para magkaroon ng mainam na ideya sa performance nito. Kung kayo ay magse-set up ng remote call center, i-verify na lahat ng inyong agents ay merong maasahang Internet access.
Ookla internet speedtest

Paano mag-test ng Internet connection?

  • gumamit ng tools tulad ng Speedtest.net o Glasnost para ma-test ang speed ng connection ninyo
Ang susunod sa inyong listahan ay ang mga kinakailangang equipment. Kasama rito ang items tulad ng headsets, computers, at software.

Bakit ninyo kailangan ng mga equipment na ito?

Bukod sa mapapadali ang trabaho ng agents kapag merong sapat na equipment, makatutulong din itong makaiwas sa di kinakailangang stress. Sa karagdagan, makasisiguro rin ang inyong agents na sila ay handa sa workload na ibibigay ninyo sa kanila.

Paano pumili ng tamang equipment?

Bawat kompanya ay iba-iba ang pangangailangan, kaya ikonsidera ang inyong requirement bago pumili ng solusyon. Ito ay depende sa tipo ng call center na inyong mapagdesisyunang i-set up. Halimbawa, kung kayo ay gagamit ng cloud-based solution, hindi kayo mangangailangan ng maraming hardware. Ang provider na ang bahala. Pero kung kayo ay may setup na traditional call center, kailangan ninyong ibigay sa agents ninyo ang sapat na tools. Sa pagpili ng inyong equipment, tandaan ang sumusunod na factors:
  • ang uri ng trabahong gagawin ng inyong agents
  • ang laki ng inyong call center
  • budget ninyo
Call center equipment

Anong paraan ang pinakamahusay para bumili ng equipment?

  • mag-arkila
  • bilhin na lang ito lahat
  • gumamit ng subscription model
Ang inyong call center ay dapat meron kakayahan para sa mga posibleng pagbabago na kailangang gawin sa hinaharap. Kaya sa simula pa lang ay dapat mapangalagaan ang dalawang pinakamahalagang aspekto: flexibility at scalability ng inyong call center.

Bakit importante ang flexibility at scalability?

Hindi ninyo malalaman kung kailan ninyo kailangang gumawa ng mga pagbabago sa inyong negosyo. Ang inyong call center ay dapat merong kakayahan para maisaalang-alang ang pagbabago na hindi isasakripisyo ang customer service quality. Ang flexibility at scalability ay importante dahil hinahayaan nilang lumago ang inyong call center kasama ang business ninyo. Habang lumalawak ang inyong kompanya, pati na rin ang inyong call center. Makatutulong itong makasiguro na palagi kayong merong resources para ma-meet ang demands ng inyong customers.

Paano ba makasisiguro na ang inyong call center ay flexible at scalable?

Ang totoo, karamihan nito ay depende sa provider na inyong napili. Gayunman, meron mga bagay na magagawa ninyo para tulungan madagdagan pa ang flexibility at scalability ng inyong call center. Una, siguraduhin ninyong merong malinaw na pagkakaintindi sa inyong long-term goals para makatulong sa inyong pumili ng tamang solusyon. Pangalawa, maging handa sa mabilis na pag-adapt kapag kinakailangan. Pangatlo, pumili ng provider na makapagbibigay ng pagkakataong lumago kasama ng inyong negosyo.
Agents in Help desk software - LiveAgent

Paano ninyo masasagad ng husto ang inyong call center flexibility at scalability?

  • magdagdag ng bagong agents
  • mag-recruit ng bagong personnel
  • baguhin ang mga oras ng operasyon
  • mag-switch sa bagong provider
  • lumipat sa bagong lokasyon
Para makapag-provide ng mataas na quality ng serbisyo, ang call center ninyo ay dapat merong pinakabagong teknolohiya. Di lang magiging mas mahusay pero lalawak din ang maaabot na audience at dami ng trabahong magagawa ninyo.

Bakit importante ang makapagbigay ng tamang teknolohiya?

Ang tamang equipment ay magpapadali ng trabaho ng inyong agents. Isa sa pinaka-importanteng bagay na kayang ibigay ng teknolohiya ay flexibility, at nagbibigay daan ito sa inyong makakonekta sa mas maraming customers at makapagbigay ng mas mahusay na serbisyo.

Paano makapagbibigay ng tamang teknolohiya?

Kapag pumipili ng tamang teknolohiya para sa inyong call center, siguraduhing isipin kung anong uri ng trabaho ang gagawin ng agents ninyo. Halimbawa, kung sila ay gagawa ng maraming outbound calls, kailangan ninyo silang bigyan ng makabagong teknolohiya at VoIP systems. Kung ang agents ninyo ay hahawak ng maraming inbound calls, kailangan ninyo silang bigyan ng Interactive Voice Response (IVR) system. Sa ganitong paraan, makakapag-automate kayo ng proseso at magiging madali ito sa paggamit ng inyong customers.
ivr

Ano ang ilang halimbawa ng tamang teknolohiya?

  • cloud-based na call center software
  • advanced calling technology tulad ng VoIP systems, intelligent call routing, call flow designing, etc. (maraming offer ang LiveAgent)
  • high-speed Internet
  • basic cloud technology tulad ng email, word processing, at spreadsheets
  • CRM software
Ang CRM ay ang pangunahing component sa bawat call center. Sa pag-track ng lahat ng interaction sa pagitan ng inyong agents at customers, makadaragdag ng mahalagang insights ito sa kanilang behavior.

Bakit importante ang CRM para sa call center?

Kapag walang CRM system, hindi makakakuha ng sapat na impormasyon ang inyong agents tungkol sa kanilang customers. Ibig sabihin, ang inyong mga empleyado ay aasa lang sa kanilang memorya at paghuhula habang kausap ang clients.

Paano kayo makasisiguradong ang call center ninyo ay tama ang CRM?

Ang unang hakbang ay ang pagpili ng provider na may offer na customer relationship management (CRM) software na parte ng kanilang pangkalahatang solusyon. Ang pangalawang aspektong ikokonsidera sa pagpili ng CRM system ay ang inyong pangangailangan at preferences. Kung meron na kayong CRM na gumagana para sa inyo, mas mainam na huwag na itong palitan. Mas magiging maginhawa ito kaysa lumipat at isama ito sa inyong call center provider. Tandaan ang mga sumusunod kapag pipili ng CRM system para sa inyong call center:
  • ang laki ng inyong contact database
  • gaano kadalas ang plano ninyong mag-import ng data
  • ang abilidad na mag-track ng interaksiyon sa inyong customers paglipas ng panahon
  • customizable na reports
  • dali ng paggamit at navigation
Kapag pipili ng CRM system, importanteng makasiguradong meron itong features na kailangan para epektibong mapangasiwaan ang inyong customer relationships. Kung hindi, puwedeng humanap kayo ng ibang provider o mag-invest sa karagdagang software na makapagpupuno ng kakulangan.
best crm for education industry
Anong mga tipo ng CRM ang puwede ninyong piliin?
  • operational – para sa pag-manage ng araw-araw na activities
  • analytical – para maunawaan kung ano ang nangyari sa nakaraan at ma-predict ang future trends
  • collaborative –para tulungan ang team members na makapag-share ng data at makapagtrabaho nang sama-sama
  • campaign management – para ma-track at ma-execute ang marketing campaigns
  • strategic – para makatulong sa pangmatagalang paggawa ng desisiyon

As a call center, you ought to put even greater emphasis than usual on enhancing the customer experience by implementing advanced calling features.

Why are extensive calling features important?

Extensive calling features are important because they can help you make your call center run more efficiently. They can also provide a better customer experience by making it easier for your agents to connect with customers and handle their requests.

How to handle extensive calling features?

If you are not familiar with the features, you can learn about them by reading the documentation that comes with your call center software, or by talking to a representative from your provider.

Once you have learned about the features, you will need to make sure that your agents have an understanding of them as well. You can do this by sending them a document with information or scheduling an in-person training session.

Call center software that is user-friendly and easy to learn will help your agents get started faster and use the features more effectively.

LiveAgent dasboard - manage call center agents

What are some features that you should look for?

  • ACD (Automatic Call Distribution)
  • IVR (Interactive Voice Response)
  • skill-based routing
  • unlimited call recording and monitoring
  • real-time analytics
  • native and external CRM integrations

Tip: If you’re looking for call center software that has it all, LiveAgent does. What’s more, it provides crystal-clear quality and a full array of other features – and it’s completely free to try.

Sa 2022, ang inyong call center ay dapat makapagbigay ng personalized na karanasan sa inyong customers. Ibig sabihin nito, ang call center agents ninyo ay kailangan magkaroon ng access sa data tungkol sa bawat indibidwal na customer at magamit ito para i-personalize ang mga interaction sa kanila.

Bakit importante ang personalization?

Para mabigyan ng mas pinahusay na experience ang inyong clients at mag-iwan ng pangmatagalang impression, kailangan ninyong magbigay ng personalized call center experience. Ang personalization ay importante rin dahil makatutulong itong palakihin ang inyong kita, pababain ang gastos ng bawat interaction sa customer at ma-improve ang inyong kabuuang efficiency. Paano? Ibigay sa customers kung ano ang eksaktong hinahanap nila, kung kelan nila kailangan.

Paano magbigay ng personalized experience sa inyong call center?

Una, kailangang ma-identify ang data na nagpapahintulot para sa personalization. Magagawa ninyo ito sa pagtingin sa inyong kasalukuyang CRM system at ang impormasyong meron ito tungkol sa inyong customers. Kapag natukoy na ang data, kailangan ninyong makasiguradong ito ay accessible sa agents ninyo. Magagawa ito sa pamamagitan ng pag-display sa kanilang screens o sa pagbigay sa kanila ng report na kaya nilang ma-access tuwing kailangan nila.
Agent ranking feature in Help desk software - LiveAgent

Alin tools ang gagamitin para ma-personalize ang experience?

  • thank-you message template
  • pag-inform sa customer kung nasaang stage na ang proseso
  • pagmarka sa customers na kailangang tulungan ulit
  • pag-rank ng agents ayon sa kanilang availability o skill level at batay sa order na ito, meron lang silang tatawagan na specific na mga tao
  • converting ng abandoned calls sa chats na may automated messages na nagpapaliwanag kung bakit busy lahat ng agents
Ang karanasan ng inyong call center agent ay importanteng ma-emphasize dagdag pa sa personalization.

Bakit kailangan ng staff na may experience?

Ang pagkuha ng staff na may karanasan ay kailangan dahil makatutulong ito sa pagbigay ng mahusay na customer experience at matuturuan ang baguhang agents kung paano humawak ng calls. Sa karagdagan, kaya nila mag-supervise ng trabaho at tulungan ang bagong empleyado na mapabuti ang kanilang skills.

Paano humawak ng staff na may experience?

Kailangan ninyong makasiguradong tamang tao ang inyong kinukuha para sa trabaho. Ibig sabihin, kailangan ninyong maghanap ng mga kandidato na merong karanasan sa customer service, pati na rin ‘yung mga nakapagtrabaho na sa call centers dati. Kailangan din ninyong mag-provide sa staff ng tamang tools at training para maging matagumpay sila sa kanilang tungkulin. Kasama rito ang pagbigay sa kanila ng guide kung paano gumamit ng call center software, pati na rin ang pagbigay sa kanila ng access sa tutorials na makatutulong mapahusay ang skills nila.
interview illustration

Alin tools ang gagamitin sa paghahanap ng staff na may experience?

  • listahan ng requirements para sa bawat posisiyon
  • assessment para masukat ang skills ng kandidato
  • interview questions na may kinalaman sa customer service
  • reference checks
Ang matagumpay na call center ay ginagawa lahat ng posible para naisasaayos ang workflow ng agents at makasiguradong produktibo sila. Gagawin ito sa pamamagitan ng pag-automate ng karamihan sa proseso. Na-minimize na ang oras na ginugugol sa tasks na hindi nakadaragdag sa halaga ng trabaho ng mga agent.

Bakit importanteng ma-improve ang productivity ng mga agent?

Ang automated process sa pag-resolve ng calls na hindi na kailangang maghintay ang callers na naka-on hold ay malaking benepisyo para sa end-user. Ibig sabihin, mas mabilis ang serbisyo, mas maikli ang waiting time at nang makuha ang mas magandang customer satisfaction score sa serbisyo.

Paano ninyo mapabubuti ang productivity ng agent?

Isang paraan ay pagamitin ninyo ng self service technology. Kayang ayusin ng mga customers ang issues nila sa kanilang sarili. Sa karagdagan, puwede pang ma-improve ang productivity sa pag-automate ng mas marami pang proseso at ang pagbigay ng tools sa staff para mas epektibo ang trabaho. Kasama rito ang pagbigay sa kanila ng access sa CRM system na madali lang gamitin, pati na rin ang pagbigay sa kanila ng reports na magagamit nila para mas mahusay nila i-manage ang kanilang customer base.
LiveAgent multichannel help desk software

Aling tools ang ginagamit sa pag-improve ng agents productivity?

  • LiveAgent omnichannel help desk software – kinokolekta ang messages mula sa social media, live chat, at emails, lahat sa iisang inbox para matulungan ang help agents na mag-manage ng trabaho nila
  • context-rich omnichannel agent desktop – puwede rito ang seamless transition sa pagitan ng pagsagot ng calls at paghahanap ng importanteng customer data, at available rin ito sa LiveAgent
  • automated ticket distribution – nakakapag-assign ng support tickets sa agents batay sa predetermined rules
  • integrations
Isa pang requirement na dapat ma-cover ng inyong call center ay ang pagkakaroon ng magaling na call quality.

Bakit importanteng magkaroon ng magaling na call quality?

Ang quality ng calls ay importante dahil makatutulong itong pataasin ang inyong customer satisfaction at ma-boost ang inyong reputasyon. Meron itong direktang epekto sa bilang ng leads na nakukuha ninyo, na nagpapalago ng inyong business, pati na rin ang pagtaas ng benta.

Paano masisiguro ang magaling na call quality?

Magagawa ito sa paggamit ng tamang tools at equipment, pati na rin ang pagkakaroon ng monitoring process. Kasama rito ang paggamit ng software na makatutulong sa pag-identify ng issues sa calls. Sa karagdagan, dapat kayong mag-employ ng agents na pamilyar na sa paggamit ng tools at ng buong range ng features nila.
Call center in help desk software - LiveAgent

Aling tools ang gagamitin para makasigurado sa magaling na call quality?

  • VoIP phone system
  • quality monitoring software para subukan ang quality ng calls
  • script na sinusunod sa calls at paglutas ng issues
  • solusyon para mabawasan ang customer turnover rate
Isa pang mahalagang requirement para sa call center ay ang pagkakaroon ng internal support at provisioning. Ito ay paraan para matulungan ninyo ang inyong agents sa madaling paglutas ng issues at makapag-troubleshoot ng mga problema on the spot.

Bakit ito importante?

Ang prosesong nakapagbibigay ng assistance kapag kinakailangan ang nagdudulot na malaking kaibahan sa pagitan ng agent na nakalulutas ng issue at sa agent na kailangan ng karagdagang support. Nakatutulong ito sa inyong call center representatives na makapagbigay ng mahusay na serbisyo, nagreresulta sa mas masayang customers na gagawa ng karagdagang pagbili.

Paano ninyo masisigurado ang internal support?

Kailangang ninyong siguraduhing bawat agent ay merong access sa high-quality resources at suporta sa lahat ng oras kaya makukuha nila ang tulong na kailangan. Kailangan din ng prosesong nagbibigay ng mabilis at madali solusyon sa kahit anong issue na magkaroon.
Internal chat in Customer service software - LiveAgent

Aling tools ang ginagamit sa pag-provide ng internal support?

  • ticketing system
  • knowledge base
  • internal chat software
  • quality monitoring software
Ang pagbibigay ng tuloy-tuloy na training para sa lahat ng inyong agents ay ang kabuhayan ng matagumpay na call center. Tinitiyak nito na ang mga bagong empleyado ay may kapasidad gawin nang epektibo ang kanilang trabaho. Sa karagdagan, updated ang kasalukuyang staff sa mga pagbabago simula noong una silang napasali sa team.

Bakit importante ang tamang training?

Ang pagkakaroon ng karanasan at ongoing training process sa inyong call center team ay makatutulong sa pagbibigay ng mahusay na serbisyo sa inyong customers. Kung pamilyar sa mga produkto at serbisyo ng kompanya ang agents, mahusay nilang nasasagot ang mga tanong ng customers at nakaka-resolve ng issue nang mas mabilis.

Paano ninyo matitiyak ang tamang training?

Una, bumuo ng plano kung ano-ano ang gusto ninyong matutunan ng agents. Sunod ay pag-host ng training sessions na regular para ma-maintain ang skills at kaalaman. Puwede ninyo ring gamitin ang beteranong staff para mag-train sa mga bagong empleyado. Sa karagdagan, ang regular na reviews ay makatutulong sa inyong agents na makahabol sa latest trends at mga pagbabago.
LiveAgent Onboarding

Aling tools ang ginagamit sa tamang training?

  • call center software solution
  • training program (documents, videos) sa website ninyo o sa isang internal knowledge base
Ang backup na plano ay kinakailangan kapag kinokonsidera ang mga puwedeng mangyari kung isa sa inyong main call center solutions ay pumalya. Puwede itong magkaroon ng direktang epekto kung paano kayo kagaling maglutas ng mga isyu, bukod sa pagbibigay ng serbisyo sa inyong customers.

Bakit ito importante?

Ang backup solutions ay tumitiyak na ang inyong business ay tuloy-tuloy ang operations kahit magkaroon ng problema sa isang main solution. Ito ay hulog ng langit kung sakaling magkaroon ng pagkakamali. Tinitiyak nito na kayo at ang inyong agents ay available pa rin para sumagot ng calls o makapagbigay ng serbisyo habang naghihintay na maayos ang problema.

Paano kayo naghahanda para sa epektibong backup plan?

Planuhin ang backup nang advance. Puwedeng ito ay ang pagkakaroon ng alternative solution na puwede ninyong ilipat sa pagkakataong hindi gumana ang main. At dapat alam ng agents ang gagawin kapag nagkaroon ng problema at kung saan kukuha ng support. Kailangan ninyo ng malinaw na policy na susundin ng inyong agents kapag may emergencies.
Tech support illustration

Aling tools ang ginagamit sa paghahanda ng epektibong backup plan?

  • call center software solution
  • incident management system
  • quality monitoring software
  • support chat software
  • business continuity plans
  • isang emergency contact list na may phone numbers at email addresses ng piling tao na makatutulong (agents, supervisors, managers, etc.)
Para makatiyak na ang standards ng kompanya ay naaabot ng agents at nakapagbibigay sila ng maayos na serbisyo, kailangan ninyong ma-track ang performance ng agent.

Bakit importante ang performance tracking?

Ang pag-track ng call performance ng agent ay makatutulong sa inyong mag-identify kung saan may pangangailangan sa dagdag na training o support. Nakatutulong din itong tukuyin kung naaabot ba ng agent ang goals na naka-set para sa kanila.

Paano ninyo ma-track ang performance ng agent?

Puwede ninyong gamitin ang quality monitoring software pati na rin ang call center solution para ma-track ang performance ng agent. Kailangan ding makatiyak kayo na alam ng agents kung ano ang inaasahan sa kanila at paano sila ine-evaluate, para nagkakaroon sila ng skills improvement.
Performance report in Customer support software - LiveAgent

Aling tools ang ginagamit sa pag-track ng performance?

  • historical reports
  • key performance indicators
  • performance targets
Ang call recording ay nagbibigay ng pahintulot para makapag-review ng mga phone conversations, paraan para ma-identify kung sinong agent ang kailangang mag-improve ng kanilang performance.

Bakit importante ang call recording?

Makatutulong ang call recording sa inyong agents para matutunan nila ang pinakamahusay na paraan sa paghawak ng customer issues at ayusin ang mga problema nang mas epektibo. Nakatutulong din ito sa kanilang maiwasan ang paulit-ulit na pagkakamali sa hinaharap. Pati na rin sa mga supervisor na puwedeng gamitin ang recordings ng nakaraang calls para makatulong sa pag-train ng bagong agents.

Paano humawak ng call recording?

Ang call recordings ay gumagana sa pag-capture ng kabuuan o parte ng telephone conversation at pag-store sa digital format. Puwede itong gawin sa lahat ng calls o specific na gusto ninyo ma-review. Para maiwasan ang pagkalito o interruption sa service, tiyakin ninyong alam ng agents kung kailan nire-record ang calls nila. Kailangan din ninyong mailunsad ang policy kung paano gagamitin ang recordings pati na rin kung sino ang magkakaroon ng access dito.
Unlimited call recordings in LiveAgent's call center software

Aling tools ang ginagamit sa pag-record ng calls?

  • call recording software
  • call center solution na may recording
  • quality monitoring software na may call recording capabilities
Kailangan ninyong makasigurado na ang inyong call center ay compliant sa lahat ng applicable regulations at laws. Ang compliance ay makatutulong sa inyong magpatakbo ng mas mahusay na business dahil nagbibigay ito ng peace of mind na alam ninyong lahat ay naaayon sa batas. Dahil ang inyong kompanya ay sumusunod sa regulasyon, pinapakita din nito sa mga customers, partners at ibang stakeholders ninyo na puwede nila kayong pagkatiwalaan.

Paano tiyakin ang compliance?

Magagawa ninyo ito sa pagkakaroon ng written policy na may outlines ng lahat ng requirements ng call center at paano sila ma-enforce. Siguraduhin ding alam ng agents ninyo ang policies na ito at aware sila sa kanilang mga responsibilidad. Laging isipin na ang ibang regulations ay puwedeng magbago sa paglipas ng panahon. Mainam na i-check regularly para nakakatiyak kayo na ang inyong call center ay compliant pa rin sa batas.
Call center requirements checklist

Aling tools ang ginagamit sa pag-ensure ng compliance?

  • call center policy
  • guideline books at posters
  • training program tungkol sa policies at procedures ng kompanya
Ang integration ng inyong call center sa ibang business tools ay maisasaayos ang trabaho ng inyong agents at mas pinapahusay ang kanilang kakayahan.

Bakit importante ang integration?

Ang integration ay tutulong sa inyong agents na magkaroon ng mas pinahusay na pagkakaintindi ng overall business goals ng inyong kompanya at kung paanong ang kanilang trabaho ay may epekto sa ibang areas ng business. Binibigyan din sila ng pahintulot na makapag-collaborate sa ibang departments, na puwedeng umabot sa improved customer service.

Paano mag-integrate?

Ang inyong call center ay puwedeng ma-integrate sa ibang business tools sa maraming paraan. Puwede kayong gumamit ng APIs para makakonek sa ibang systems o middleware para i-manage ang lahat ng interactions sa pagitan ng applications. Depende ito sa tools na nais ninyong gamitin para mag-integrate.
LiveAgent CRM integrations

Aling tools ang ikokonsidera para sa integration?

  • CRM system na may call center integration
  • quality monitoring software na may reporting capabilities
  • agent desktops at softphones
  • scripting at queuing
Ang inyong call center ay dapat saklaw lahat ng security measures na kailangan para mapanatiling protektado ang inyong data at agents.

Bakit importante ang seguridad?

Kinakailangan ang seguridad sa kahit anong negosyo, pero ito ay importante lalo para sa call centers dahil sila ay nakikipag-deal sa sensitibong customer information. Kailangan ninyong makatiyak na lahat ng inyong systems ay protektado mula sa mga unauthorized access at ang inyong agents ay protektado mula sa cyber-attacks.

Paano magbigay ng seguridad?

Kailangan ninyong magkaroon ng written call center policy na may outline ng lahat ng inyong security requirements. Ang regular na pag-check at pag-update ng mga policy na ito ay required dahil laging may bagong threats na lumilitaw o vulnerabilities na nadidiskubre sa loob ng systems na gamit ng inyong business.
QDPR term of use

Aling tools ang ginagamit sa pagbibigay ng seguridad?

  • call center policy
  • compliance sa ISO
  • GDPR
  • encryption
  • training program sa policies at procedures ng kompanya
  • password management software
  • firewall protection
  • regular updates
Ang inyong call center ay dapat accessible sa lahat ng agents, kahit nasaan man silang lokasyon.

Bakit ito importante?

Napakahalaga na ang inyong call center ay dapat accessible sa lahat ng agents para sila ay nakakapagtrabaho kahit saan, anumang sandali. Magkakaroon sila ng flexibility na kailangan nila para humawak ng customer inquiries sa tamang oras.

Paano pangasiwaan ang access?

Gamit ang cloud-based call center solution, ang inyong agents ay magkakaroon ng access sa lahat ng tools at resources na kailangan nila, kahit nasaan man sila.
work remotely or onsite with LiveAgent

Aling tools ang gagamitin sa pagbibigay ng access sa company resources?

  • cloud-based call center solution
  • remote access software
  • mobile apps para sa agents

5 bonus tips kung ano ang dapat meron sa magandang call center

Interactive Voice Response (IVR)

Trabaho ng IVR system ang mag-automate ng workflows at simplehan ang management ng customer support systems sa call centers. Pinapahintulutan din nito ang customers na makakuha ng impormasyong kailangan nila kahit hindi makakausap ng live na agent. Paano?

Ang callers ay makikinig lamang dun sa IVR system menu, sasagot sa pagpindot ng key sa kanilang phones, at ang system ay tatakbo na. Sa pagtugon sa mga sagot ng caller, ang IVR ay magbibigay ng kinakailangang impormasyon (hal. order status) o iruruta ang call sa nararapat na agent.

Call recording

Tinitiyak ng unlimited call recordings na lahat ng inyong phone conversations ay maingat na nakatago sa inyong account para sa legal, training, or support purposes. Ano man ang business o saan mang industriya ang operation ng inyong kompanya, ang call recordings ay isa sa pinakamahusay na method para maayos ang mga isyu.

Automatic ticket distribution

Ang automatic ticket distribution ay feature ng help desk na awtomatikong nakaka-assign ng help desk tickets sa support agents batay sa predefined na rules. Iba’t ibang help desks ang gumagamit ng iba-ibang automatic ticket distribution rules katulad ng round-robin, ring to all, o random assignment. Ito ang feature na nagpapaiksi talaga ng oras ng resolution at nagpapabawas ng gastos.

Call transfer

Ang call transfer ay nagbibigay ng pahintulot sa inyo para iruta ang incoming calls mula sa inyong inbound numbers o extensions diretso sa operator, department, group phone number, atbp. Ang pag-transfer ng calls ay nagbibigay sa agents at operators ng agarang access sa customers habang inaalis na ang oras na iginugol sa paghanap ng extensions at routing options.

Ang isang agent ay magta-transfer ng call sa isa pang agent. Ang resulta, hindi kailangan maghintay nang matagal ng customer.

Omnichannel agent desktop

Ang omnichannel agent desktop ay nagdi-display ng lahat ng customer interactions anuman ang communication channel: voice, chat, email, social media, at marami pa. Sinisigurado nitong walang customer interaction ang nalalampasan o nakakalimutan.

Saka ang universal inbox ay hinahayaan ang users na sagutin lahat ng incoming messages diretso mula sa iisang lugar.

All of these features (and many more) can be found in LiveAgent, an all-in-one customer service platform. If you want to find out more about the product, feel free to read all about it on our website.

Summary ng call center requirements checklist

  • Call center provider
  • Maayos na Internet connection
  • Kinakailangang equipment
  • Flexibility at scalability
  • Technology
  • CRM
  • Extensive calling features
  • Personalized na experience
  • Staff na may karanasan na
  • Solutions para mapabuti ang agent productivity
  • Mahusay na call quality
  • Internal support at provisioning
  • Sapat na training sa mga produkto ng kompanya at mga serbisyo
  • Back up plan
  • Performance tracking
  • Call recording
  • Compliance sa lahat ng regulations
  • Integration sa ibang business tools
  • Seguridad
  • May access sa company resources ang lahat ng agents

5 bonus tips kung ano ang dapat meron sa magandang call center

  • Interactive Voice Response (IVR)
  • Call recording
  • Automatic ticket distribution
  • Call transfer
  • Omnichannel agent desktop

Call center requirements checklist FAQs:

What are the requirements for a call center?

Simply take a look at the checklist above – by using it you can be sure that you've covered all the most important requirements for call centers.

How important is it to cover all call center requirements?

Establishing a call center requires covering all your bases. Additionally, you will ensure that your call center has all the essential aspects required for success.

What equipment is needed to run a call center?

What you choose will depend upon the size of your call center and the tools you require. However, you'll likely need a phone system, computers for agents, and software for routing calls and managing customer data.

Which call center solution is the best?

There is no one-size-fits-all solution. It all depends on the specific needs of your business. However, a cloud-based call center solution can often provide the flexibility and scalability you need to grow your center operations.

How can LiveAgent help you meet all call center requirements?

LiveAgent is a cloud-based call center solution that can help you cover all of your requirements, from call recording to customer data management. It can be tailored to fit your business's specific needs.

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo