Paano tatapusin ang isang email (Mga Mungkahi + mga template)

Habang ang karamihan sa pakikipagtalastasan ng negosyo ngayon ay pinangangasiwaan ng email, mahalaga na parehong simulan at tapusin ang mga email sa isang matibay na tala. Subalit, sa pagbibigay ng lahat ng atensyon sa mga linya ng paksa at mga pagsisimula, ang mga pagtatapos ng email ay madalas na nakakaligtaan.

Sa totoo lang, ang tamang pagtatapos ng isang email na may kaugnayan sa negosyo ay kasing halaga ng pagsisimula ng isang email. Ang tamang uri ng pagwawakas ng email ay iniiwan ang tagatanggap ng may positibong pangwakas na impresyon, nag-uudyok sa tagabasa na kumilos, kinikilala ang nagpadala at ang kanilang mga intensyon, at binibigyan ang tagatanggap ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan (kaya madali sa kanila na makipag-ugnayan sa iyo.)
Patuloy na magbasa upang matutunan ang lahat ng tungkol sa kung paano tatapusin nang angkop at samantalahin ang aming listahan ng propesyonal na pagwawakas ng email at mga halimbawa ng pangwakas na linya na angkop sa isang iba’t ibang uri ng mga konteksto.

Ano ang isasama sa katapusan ng iyong mga email

1. Isang pangwakas na linya

Bago mo ipadala ang iyong email, siguruhin na ito ay naglalaman ng isang maikling pangwakas na pangungusap na lumilikha ng isang patag na pagbabago sa pag-itan ng pangunahing paksa ng iyong email at ang iyong pagpapaalam. Ang pangwakas na linyang ito ay maaaring magsabi ng iyong pasasalamat para sa oras ng tagatanggap, nagpapahiwatig na ikaw ay handa sa higit pang komunikasyon, o maging isang panawagan upang kumilos, o bilang kahalili na maging isang pahayag na nagpapakita na ikaw ay umaasa sa isang tugon.

2. Pangwakas (pagpapaalam)

Maliban kung ikaw ay napakamalapit sa tagatanggap, ang bawat email ng negosyo ay nangangailangan ng isang propesyonal na pagwawakas, na maaaring batay sa alinman sa pagiging pormal o kaswal sa uri ng relasyon na ikaw ay mayroon at ang konteksto ng iyong komunikasyon. Ang pinakakaraniwang ginagamit na mga pagpaalam ng email ay “Pagbati” at “Pinakamabuti” subalit kami ay naghanda ng isang buong listahan ng mga halimbawa (nasa ibaba), parehong pormal at impormal.

3. Sabihin ang iyong pangalan

Palaging isama ang iyong buong pangalan (unang pangalan at apelyido) sa iyong pirma sa email kung ikaw ay sumusulat sa isang tao sa unang beses. Para sa mga pakikipag-usap sa mga kasamahan, o mga tao na kilala mo na at nakipagsagutan ng maramihang mga email sa iyo, sapat na na magpaalam gamit ang iyong unang pangalan. Pakitandaan, kapayo-payo na iwasang magpaalam gamit ang mga palayaw maliban kung ang iyong palayaw ay lubos na kilala at ginagamit sa halip na ang iyong unang pangalan.

4. Titulo at kumpanya

Siguruhin na idagdag ang iyong pangkasalukuyang titulo sa trabaho at pangalan ng kumpanya sa iyong pirma sa email kaya walang lugar para sa kalituhan sa kung sino ka, lalo na kapag ikaw ay nag-i-email na hindi hinihiling sa potensyal na mga kustomer. Kung ikaw ay nag-a-apply para sa isang trabaho, pinapayuhan ka namin na iwan mo ang iyong kasalukuyang impormasyon sa pinagtatrabahuhan (email at numero ng telepono) sa labas ng iyong pirma.

5. Impormasyon sa pakikipag-ugnayan

Kahit na ang tagatanggap ng iyong mensahe ay alam na ang iyong email address, palaging kapaki-pakinabang na magbigay ng karagdagang impormasyon ng pakikipag-ugnayan sa iyong pirma sa email, tulad ng iyong direktang numero ng telepono, gaya ng ilan sa mga tao ay baka mas gustong abutin ka sa pamamagitan ng ibang mga channel ng komunikasyon.

6. Karagdagan ng mga mapagkukunan

Baka ituring mo rin ang pagdaragdag ng mga link sa iyong pirma. Ang link ay maaaring maging isang link sa iyong website, ang iyong profile sa LinkedIn o ibang makabuluhang social media na account, isang landing page na nais mong itaguyod, ang iyong online na portfolio, ang iyong online na kalendaryo, o ang iyong pinakahuling blog na post, atbp.

Mga halimbawa at mga template para sa pagtatapos ng mga email

Propesyonal na mga pagpapaalam ng email at pangwakas na mga parirala

Kapag negdedesisyon kung anong uri ng pagpapaalam ang sasabay sa iyong pagtatapos ng email ng negosyo, isipin kung sino ang iyong ini-email at bakit. Kung ikaw ay hindi siguro kung aling pagpapaalam ang pinakaangkop sa isang sitwasyon, mas mabuting pumili para sa mas pormal na pangwakas na parirala. “Pinakamabuti”, “Pagbati”, “Lahat ng pinakamabuti”, at “Pinakamabuting pagbati” ay ilan sa pinakaligtas na mga pangwakas ng email na maaaring gamitin sa lahat ng mga sitwasyon at lahat ng mga uri ng email. Narito ang ilan sa karagdagang mga halimbawa ng pinakakaraniwan at pinakamadalas na ginagamit na propesyonal na mga pangwakas ng email:

---

---

---

---

Mga halimbawa ng pangwakas na linya

Batay sa konteksto ng mensahe ng iyong email, maaari ka ring magdagdag ng isang maikling pangwakas na pangungusap ng email bago sa iyong pagpapaalam. Gamitin ang isa sa mga sumusunod na sinubukan at totoong pangwakas na mga linya ng email upang masiguro na tatapusin mo ang iyong mensahe sa isang positibong tala at hahayaan ang iyong mga tagatanggap na malaman na inaasahan mo ang kanilang tugon o karagdagang diyalogo.

Paano tatapusin ang isang hindi inaasahang pagbebenta na email

Ang pag-alam sa tamang paraan upang tapusin ang hindi inaasahang pakikipag-ugnayan na email ay baka nakakahamon para sa sinumang propesyonal sa pagbebenta. Narito ang ilan sa mga halimbawa kung ano ang maaari mong isama sa katapusan ng iyong hindi inaasahang pagbebenta na mga email upang makalabit ang isang prospekto para tumugon:

Paano tatapusin ang isang pagsubaybay sa pagbebenta na email

Ang pagsubaybay na mga email ay kailangan sa anumang hindi inaasahang email na estratehiya. Narito kung paano mo maaaring tapusin ang isang pagsubaybay sa pagbebenta na email upang hikayatin ang iyong prospekto na tumugon kahit na ang iyong nakaraang mga pagtatangka na kumonekta sa kanila ay hindi naging matagumpay:

Paano tatapusin ang isang pagkatapos ng pagbili/pagtanggap sa kustomer na email

Pagkatapos ng pagbili na mga email at pagtanggap sa kustomer na mga email ay ilan sa pinakakritikal na mga email sa email sa pagmemerkado na mga kampanya na nakalayon sa pagbuo ng matagalang mga relasyon sa kustomer. Narito kung paano ang iyong pangwakas na pagpapahayag sa email ay maaaring magmukha para sa ganitong mga uri ng mga email:

Paano tapusin ang isang serbisyo sa kustomer na email

Kapag tinatapos mo ang iyong serbisyo sa kustomer na mga email, iyon ay palaging mabuting ideya upang hikayatin ang iyong mga kustomer na makipag-ugnayan kung sakaling sila ay mayroong anumang ibang mga katanungan, isyu, o alalahanin. Dapat ay muli mo rin silang tinitiyak na ikaw ay laging handang tumulong. Narito ang ilan sa mga nakakatulong na mga halimbawa na maaari mong gamitin upang tapusin ang serbisyo sa kustomer na mga email:

Paano tatapusin ang isang paghingi ng paumanhin sa kustomer na email

Pagdating sa pagsusulat sa kustomer ng paghingi ng paumanhin na mga email at pakikitungo sa nabigong mga kustomer, dapat mong ipahayag muli ang iyong paghingi ng paumanhin sa pagtatapos ng iyong email, at sabihin na iyong pinahahalagahan ang kanilang pasensiya at pang-unawa:

Buod

Ang pagtatapos ng email ay karaniwang isang pangwakas na pahayag o isang maikling pangungusap na sinusundan ng iyong pirma, ngunit hinahanap ang tamang mga salita at ang tamang tono upang wakasan ang mensahe ng iyong email na madalas nangangailangan ng isang malaking halaga ng pag-iisip. Kung paano mo tinatapos ang isang email sa aktuwal ay maaaring makagawa ng isang malaking epekto sa desisyon ng tagatanggap upang sagutin ang iyong email. Ang pagkakaalam kung paano tatapusin ang propesyonal na mga email ay ang susi sa mahusay na komunikasyon, iniiwan ang tagabasa na may positibong impresyon, at pinatataas ang mga antas ng tugon sa email. Kung hindi ka sigurado kung paano tatapusin ang iyong susunod na email ng negosyo, ang binanggit sa itaas na mga halimbawa ng mga pangwakas ng email ay baka kapaki-pakinabang.

Karaniwang mga tanong tungkol sa mga pagtatapos ng email

Bakit mahalaga ang mga pangwakas ng email?

Sapagkat ang isang pangwakas ng email ay ang huling bagay na binabasa ng iyong tagatanggap, ito ay maaaring isang nakakapag-udyok na dahilan kung paano sila mabilis na tumutugon – o kung sila ay tutugon man lang. Sa pamamagitan ng pagtatapos ng iyong email sa isang magalang, propesyonal at angkop na paraan, ikaw ay mayroong mas mabuting pagkakataon sa pagtanggap ng isang positibong tugon.

Aling mga pagpapaalam ang hindi angkop para sa isang email ng negosyo?

Kahit na ikaw ay mayroong kaswal na relasyon sa tagatanggap, ang hindi propesyonal na mga pangwakas ay dapat iwasan sa anumang uri ng komunikasyon ng negosyo. Kabilang sa mga “hindi propesyonal” na mga pangwakas na ito ang “Isang mapagpalang araw” (o anumang ibang bagay na may relihiyosong mga pahiwatig), “Paalam!” (o anumang ibang salitang balbal), “Thx” (o anumang ibang mga pagdadaglat), “Kita tayo mamaya” (o anumang ibang impormal na mga pagpapaalam), “Lubos na sumasainyo”/ “Nagmamahal” (o anupamang bagay na nagmumungkahi ng debosyon).

Paano mo dapat i-format ang isang pangwakas ng email?

Habang mahalagang tapusin ang isang email ng negosyo sa isang propesyonal na paraan, ang wastong pag-format ay kritikal din para sa paggawa ng isang mabuting pangwakas na impresyon. Siguruhing isama ang isang kuwit pagkatapos ng iyong pangwakas na pahayag, pagkatapos ay magdagdag ng isang espasyo at i-type ang iyong buong pangalan, susundan ng iyong titulo, kumpanya, at anumang impormasyon ng pakikipag-ugnayan na nais mong ibigay.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Bakit mahalaga ang mga pangwakas ng email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Sapagkat ang isang pangwakas ng email ay ang huling bagay na binabasa ng iyong tagatanggap, ito ay maaaring isang nakakapag-udyok na dahilan kung paano sila mabilis na tumutugon – o kung sila ay tutugon man lang. Sa pamamagitan ng pagtatapos ng iyong email sa isang magalang, propesyonal at angkop na paraan, ikaw ay mayroong mas mabuting pagkakataon sa pagtanggap ng isang positibong tugon.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Aling mga pagpapaalam ang hindi angkop para sa isang email ng negosyo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Kahit na ikaw ay mayroong kaswal na relasyon sa tagatanggap, ang hindi propesyonal na mga pangwakas ay dapat iwasan sa anumang uri ng komunikasyon ng negosyo. Kabilang sa mga “hindi propesyonal” na mga pangwakas na ito ang Isang mapagpalang araw (o anumang ibang bagay na may relihiyosong mga pahiwatig), Paalam! (o anumang ibang salitang balbal), Thx (o anumang ibang mga pagdadaglat), Kita tayo mamaya (o anumang ibang impormal na mga pagpapaalam), Lubos na sumasainyo/ Nagmamahal (o anupamang bagay na nagmumungkahi ng debosyon)” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Paano mo dapat i-format ang isang pangwakas ng email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Habang mahalagang tapusin ang isang email ng negosyo sa isang propesyonal na paraan, ang wastong pag-format ay kritikal din para sa paggawa ng isang mabuting pangwakas na impresyon. Siguruhing isama ang isang kuwit pagkatapos ng iyong pangwakas na pahayag, pagkatapos ay magdagdag ng isang espasyo at i-type ang iyong buong pangalan, susundan ng iyong titulo, kumpanya, at anumang impormasyon ng pakikipag-ugnayan na nais mong ibigay. .” } }] }