Libreng trial
  • Mga template
  • Paano simulan ang isang email (Tips + templates)

Paano simulan ang isang email (Tips + templates)

Sa higit na 300 bilyong emails na pinapadala at natatanggap kada araw, mahalaga pa rin ang email bilang paraan ng komunikasyon. Ang pagsisimula ng business email sa paraang professional – lalo na kung susulatan mo ang di mo kilala – ay laging challenge sa marketers, salespeople, at customer service reps na rin.

Sa katunayan, nakasalalay sa panimula ng email ninyo kung isasara ba agad ito ng makakabasa (at idi-delete) o itutuloy ang pagbabasa. Ang susunod na article ay magbibigay ng ilang tips kung paano magsimula ng email kasama na ng ilang karaniwang email greetings at pagsisimula ng email na puwede ninyong gamitin sa inyong business correspondence.

goat story email

Ano ang puwedeng isama sa simula ng inyong emails

1. Mga pagbati o greeting

Magsimula sa nararapat na pagbati depende sa kung gaano kapormal ang kailangang tono. Laging ilagay ang pangalan ng makatatanggap (kung alam ninyo ito) para mas personal ang greeting. At laging tingnan kung tama ang spelling ng pangalan ng tatanggap ng email. Ang aming pro tip: i-copy-paste ang pangalan nila batay sa nakita ninyo sa ibang email, sa kanilang email signature, o sa website para masiguradong wala kayong typo.

2. Introduction at dahilan ng pagsulat (kung kinakailangan)

Kapag magsusulat nang unang beses sa isang tao, magpakilala kayo agad at magsama ng maikli pero sakto sa puntong sentence tungkol sa goal ng email. Ang sentence na ito ang magdidikta kung babasahin ba o dededmahin ng recipient ang email ninyo kaya siguraduhing malinaw at nakaka-kumbinsi ang pakay ninyo.

Kung may kapareho kayong kakilalang kaibigan, katrabaho, o anuman, banggitin ito dahil tataas ang pagkakataong masasagot ang email ninyo. Halimbawa, puwede kayong magbanggit nang pahapyaw tulad ng: “Hi [Pangalan], nakasalubong ko ang kaibigan nating si Richard (mula sa [Kompanya]) noong weekend at nabanggit niyang kailangan mo ng bagong help desk tool, kasi daw ‘yung current provider mo ay hindi na masyadong okay…”

3. Isang pambukas na phrase/ well wishes (optional)

Kung matagal-tagal na rin kayong hindi nag-email sa recipient o kung may casual relationship kayo, puwedeng magbanggit ng saglit pero positibong panimula tulad ng “Sana’y nasa mabuti kang kalagayan.” Puwedeng magsimula ito ng tamang direksiyon sa kabuuan ng email.

O kaya kung nag-share ang recipient ng update sa LinkedIn o ibang social media, i-congratulate sila sa pinakabago nilang achievements (personal man o professional). Puwede kayong magsabi ng “Congratulations sa promotion mo” o “Congratulations, exciting makitang nakuha ng [Kompanya ng Recipient] ang isang importanteng kliyenteng tulad ng [Kompanya].”

4. Isang thank you na linya (optional)

Batay sa context, puwede kayong magdagdag ng maikling “thank you” na linya sa email. Halimbawa, kung dating kumontak ang prospect/customer sa inyo, ang linyang tulad ng “Salamat sa pakikipag-ugnayan sa amin” o “Salamat sa pag-contact sa [Kompanya]” ay kailangang ilagay doon. Pero kung maglalagay kayo ng thank you note, mahalagang gawing personalized ito dahil ang mga standard thank you note (tulad ng nabanggit sa itaas) ay medyo generic at baka maging cold at mayabang naman ang dating.

Sa simpleng pagdagdag ng pangalan bago ang thank you na linya, mas friendly na ang dating ng message. Halimbawa: “Emily, maraming salamat sa pag-contact sa [Kompanya] at sa pagbanggit sa amin ng isyung ito. Tama ka…”

customer-thank-you-note-LiveAgent

Mga halimbawa at template para simulan ang email

Professional na email greetings

“Hi [Pangalan]” ang pinaka-karaniwan na sigurdong gamit na gamit na pagbati sa email sa mundo ng business. Rekomendado pa rin ang ganitong greeting kung semi-formal at informal ang communication styles. Kung nais ninyong mas pormal nang kaunti, puwedeng palitan ang “Hi” ng “Hello.”

“Dear [Pangalan]” ay mainam ding gamitin sa parehong pormal at informal communication. Para mas madali sa inyo, naghanda kami ng isang listahan ng ibang generic greetings na puwede ninyong pagpilian sa pagsisimula ng inyong professional email. Narito sila:


Kapag isa o dalawang recipient ang susulatan:

Dear [Pangalan], Dear [Pangalan] at [Pangalan], Hello [Pangalan], Hi [Pangalan], [Pangalan], Hey [Pangalan],


Kapag tatlo o mas maraming recipient ang susulatan:

Hello sa inyo, [Pangalan ng group o team], Hi team, Hello sa lahat, Hi there, Magandang umaga, Magandang hapon, Magandang gabi,


Kung di kayo sigurado sa pangalan ng susulatan:

Dear Sir, Dear Madam, Hi, Hello, Pagbati, Dear Hiring Manager, Dear Recruiting Team,


Mga general email opening phrase

Kasunod ng greeting, puwede kayong magsama ng maikling pambungad na sentence para masimulan ang email. Pero mas mabuti nang iwasan ang mga ganitong panimula kung nagsusulat kayo ng pormal na email o kung cold emailing ang gagawin sa potensiyal na customer, dahil baka ang dating ay masyadong friendly. Narito ang ilan sa mga karaniwang halimbawa ng email openers:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

email opening

Follow up email opening phrases

Kung di kayo sigurado kung ano ang isusulat sa panimula ng follow-up email, puwedeng ikonsidera ang sumusunod na email opening phrases na puwedeng maganda ang dating:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Reply email opening phrases

Sa pagsagot sa isang customer o prospect, isang maikling “Thank you” na linya ang nararapat na sa maraming pagkakataon. Kung di kayo sigurado kung paano isisingit ang “Thank you” o kailangan ninyo ng dagdag na inspirasyon, narito ang ilang alternatibo:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Paano simulan ang isang cold sales email

Kapag magsusulat ng cold email sa isang prospect, ang unang paragraph ang magdidikta kung sa tingin ng prospect ay dapat basahin ang email o hindi, kaya mahalagang maging bukod-tangi rito. Narito ang ilang halimbawa ng puwedeng isama sa inyong introductory paragraph:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang amin cold sales email templates.

Paano simulan ang sales follow up email

Ang pag-follow up sa isang prospect, lalo na kung di pa sila sumasagot sa nakaraang (mga) message, ay medyo sensitibo. Kung ganito ang kaso, subukan ang ilan sa epektibong email opening sentences — baka may makatulong dito!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang sales follow-up email templates.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Paano simulan ang isang post-purchase/ customer welcome email

Kapag may bumibili sa inyo ng  produkto o nag-sign up para sa isang serbisyo, dapat silang pasalamatan o i-welcome sila sa “pamilya” para masimulan ang relasyon ninyo nang maganda. Ang pinakamahusay na paraan para magawa ito ay sa pagsusulat ng welcome email na may thank you note, maikling introduction, at anumang impormasyong may pakinabang.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Tingnan ang iba pang post-purchase email templates at welcome email templates.

Paano simulan ang customer service email

Halos lahat ng customer service email ay dapat magsimula sa “Thank you” note, kahit sumasagot lang ito sa simpleng customer service request o reklamo ng customer. Ganito ang puwedeng maging hitsura nito:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Para sa karagdagang detalye, tingnan ang customer service templates.

Paano simulan ang isang customer apology email

Kapag sasagot sa isang galit o dismayadong customer, siguraduhing magpakita ng empathy at magpaumanhin agad sa ngalan ng inyong business. Narito kung paano ito gawin:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

halimbawa ng apology email
Peter Komornik

Ang LiveAgent ay pinagsama ang mahusay na live chat, ticketing at automation na hinahayaan tayong makapagbigay ng pambihirang suporta sa aming mga kustomer.

Peter Komornik, CEO
logo slido black

Summary

Ang simula ng inyong business email (ang greeting, pambungad na linya, at unang sentence) ay ang unang makikita ng recipient pagkabukas ng email. Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong impression sa kanila. Ang gagamitin ninyong greeting at ang unang mga sentence ng simula ng professional business email ninyo ay nakadepende sa audience at context ng inyong pag-uusap. Gamitin ang email greetings at email opening phrases na nabanggit sa itaas kapag di kayo sigurado sa pagsisimula ng susunod ninyong email sa customer o cold prospect.

Laging tingnan ang email para sa anumang mali sa spelling o grammar, at siguraduhing tama lagi ang spelling ng pangalan ng recipient. Ang huli naming tip ay dapat maikli lang ito dahil walang may gustong magbasa ng mahahabang emails. Pumunta agad sa punto gamit ang tamang tono ng boses, at panalo ang magaganap dito.

Frequently asked questions

Bakit mahalaga ang pagsisimula ng inyong email?

Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong first impression sa recipient. Kapag nagsusulat kayo nang unang beses pa lang sa isang tao, kritikal ang impression na iyon dahil mahihikayat ninyo ang mambabasa na magbasa at lalo na ang sumagot sa message.

Anong email greetings ang dapat iwasan?

Ang “Hi [Palayaw]” at “Hey [Pangalan]!” ay masyadong casual at dapat gagamitin lang kung nakapagpalitan na kayo ng email dati at may magandang relasyon kayo sa recipient. Pero ang “To whom it may concern” at “Dear Sir or Madam” naman ay masyadong pormal at makaluma na kaya dapat sa mga official communication lang ito o kung di ninyo alam ang mga pangalan ng sinusulatan ninyo.”

Dapat bang simulan ang email sa pormal o casual na paraan?

Mas mainam pa ring magsimula ng email sa casual at mas personalized na paraan. Pero ang sobrang informal at relaxed naman ay baka nakakailang sa audience. Kung di kayo sigurado sa tono, mas okay nang maging pormal nang kaunti kaysa sa masyadong casual at friendly. Kung kinakailangan, puwede ninyong i-adjust ang tono batay sa sagot na makukuha ninyo mula sa recipient.

Subukan ang LiveAgent Ngayon​

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

3,000+ na review Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Bakit mahalaga ang pagsisimula ng inyong email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Sa pagsisimula ng email sa professional na paraan, mas makakapagbigay kayo ng positibong first impression sa recipient. Kapag nagsusulat kayo nang unang beses pa lang sa isang tao, kritikal ang impression na iyon dahil mahihikayat ninyo ang mambabasa na magbasa at lalo na ang sumagot sa message.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Anong email greetings ang dapat iwasan?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang “Hi [Palayaw]” at “Hey [Pangalan]!” ay masyadong casual at dapat gagamitin lang kung nakapagpalitan na kayo ng email dati at may magandang relasyon kayo sa recipient. Pero ang “To whom it may concern” at “Dear Sir or Madam” naman ay masyadong pormal at makaluma na kaya dapat sa mga official communication lang ito o kung di ninyo alam ang mga pangalan ng sinusulatan ninyo.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Dapat bang simulan ang email sa pormal o casual na paraan?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Mas mainam pa ring magsimula ng email sa casual at mas personalized na paraan. Pero ang sobrang informal at relaxed naman ay baka nakakailang sa audience. Kung di kayo sigurado sa tono, mas okay nang maging pormal nang kaunti kaysa sa masyadong casual at friendly. Kung kinakailangan, puwede ninyong i-adjust ang tono batay sa sagot na makukuha ninyo mula sa recipient.” } }] }
Balik sa templates Gumawa ng LIBRENG account

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo