Tuklasin ang mga tip at template para sa pagsisimula ng propesyonal na email gamit ang angkop na pagbati at pambungad para sa iba’t ibang konteksto ng negosyo. Pahusayin ang iyong unang impresyon at kahusayan sa komunikasyon gamit ang mga gabay at template ng LiveAgent.
Sa mahigit 300 bilyong email na ipinapadala at natatanggap araw-araw, ang email ay mahalagang paraan ng komunikasyon. Ang pag-alam kung paano magsimula ng business email sa propesyonal na paraan – lalo na kapag sumusulat ka sa taong hindi mo pa kilala – ay maaaring maging hamon para sa mga marketer, salespeople, at customer service reps.
Sa katunayan, ang paraan ng pagsisimula mo ng email ang maaaring maging dahilan kung bakit agad na isasara ng tatanggap ang email (at ide-delete ito) o basahin ito. Ang sumusunod na artikulo ay nagbibigay ng ilang tip kung paano magsimula ng email, pati na rin ang ilan sa mga pinakakaraniwang pagbati at pambungad na maaari mong gamitin sa iyong business correspondence. Mula transition emails hanggang networking emails, ang pagkakaroon ng tamang template ay tunay na malaking tulong. Mayroon din kaming mga template ng pagtatapos ng business email kung kailangan mo.
Simulan sa angkop na pagbati depende sa kung gaano ka-pormal ang iyong kailangan. Laging isama ang pangalan ng tatanggap (kung alam mo) upang maging mas personal ang pagbati. Huli ngunit mahalaga, doblehin ang pag-check kung tama ang baybay ng pangalan ng tatanggap. Pro tip namin? I-copy at i-paste ang kanilang pangalan mula sa mga naunang email, email signature, o mga website upang masiguradong hindi ka magkakamali ng type. Ang pagkakaroon ng iba’t ibang promotional email templates ay makakatulong para mas maging episyente at epektibo ang iyong marketing efforts.
Kapag sumusulat sa isang tao sa unang pagkakataon, ipakilala ang iyong sarili at magbigay ng maigsi ngunit malinaw na pangungusap tungkol sa layunin ng iyong email. Ang pangungusap na ito ang magtatakda kung babasahin ng tatanggap ang iyong email o hindi, kaya tiyaking malinaw at kapani-paniwala ang iyong layunin.
Kung may mga mutual friends, kasamahan, o kakilala, banggitin sila dahil maaari nitong mapataas ang tsansa mong makatanggap ng tugon. Halimbawa, maaari kang mag-name drop nang maayos tulad nito: ‘Hi [Name], nakasalubong ko ang ating mutual friend na si Richard (mula sa [Company]) nitong weekend at nabanggit niya na kailangan mo ng bagong help desk tool, dahil ang ginagamit mo ngayon ay hindi na sapat…"
Kung matagal mo nang hindi nasusulatan ang tatanggap o kung may kaswal kayong relasyon, mainam na maglagay ng mabilis at positibong note tulad ng “Sana ay nasa mabuti kang kalagayan.” Makakatulong ito upang ma-set ang tamang tono ng iyong email.
Kung nagbahagi naman ng updates ang tatanggap sa LinkedIn o iba pang social media, maaari mo rin siyang batiin sa kaniyang pinakabagong tagumpay (personal man o propesyonal). Maaari mong sabihin ang “Congratulations sa iyong promotion” o “Congratulations, nakakatuwang makita ang [Company ng Tatanggap] na makakuha ng mahalagang kliyente tulad ng [Company].”
Depende sa konteksto, maaari kang magdagdag ng maikling linyang pasasalamat sa iyong email. Halimbawa, kung ang iyong prospect/customer ay nagpadala ng inquiry, “Salamat sa iyong pag-abot” o “Salamat sa pagtawag sa [Company]” ay mahalaga. Gayunpaman, kapag maglalagay ng thank you note, mahalagang gawing personal ito, dahil ang mga generic na thank you note (tulad ng nabanggit sa itaas) ay maaaring magmukhang malamig o walang malasakit.
Sa simpleng paglalagay ng pangalan bago ang iyong thank you line, mas nagiging mainit at palakaibigan ang mensahe. Halimbawa: “Emily, maraming salamat sa pagtawag sa [Company] at sa pagbibigay ng isyung ito. Tama ka talaga…”
“Hi [Name]” marahil ang pinaka-karaniwan at pinakamadalas gamitin na pagbati sa business world. Inirerekomenda ang pagbating ito para sa semi-formal at impormal na komunikasyon. Kung nais mong maging mas pormal, maaaring palitan ang “Hi” ng “Hello.”
“Dear [Name]” ay akma rin para sa pormal at impormal na komunikasyon. Para sa iyong kaginhawaan, naghanda kami ng listahan ng iba pang generic greetings na maaari mong gamitin kapag magsisimula ng iyong propesyonal na email. Narito ang ilan:
Kapag sumusulat sa isa o dalawang tatanggap:
Kapag sumusulat sa tatlo o higit pang tatanggap:
Kung hindi ka sigurado sa pangalan ng tatanggap:
Pagkatapos ng pagbati, maaari kang magdagdag ng maikling pambungad na pangungusap upang simulan ang iyong email. Ngunit iwasan ang mga sumusunod kung sumusulat ka ng pormal na email o nagpapadala ng cold email sa potensyal na customer, dahil maaaring maging masyadong palakaibigan ang dating. Dapat mo ring pag-isipan ang tono, halimbawa sa isang company apology letter. Narito ang ilan sa mga karaniwang halimbawa ng email openers:
Kung hindi mo alam kung ano ang isusulat sa simula ng iyong follow-up email, subukan ang isa sa mga sumusunod na opening phrase upang masimulan ang usapan:
Kapag sumasagot sa customer o prospect, ang maikling “Salamat” na linya ay akma sa maraming pagkakataon. Kung hindi mo alam kung paano isisingit ang “Salamat” o naghahanap ng inspirasyon, narito ang ilang alternatibo:
Kapag sumusulat ng cold email sa prospect, ang unang talata ang magtatakda kung pagbibigyan ng pansin ng prospect ang iyong mensahe, kaya mahalagang magpakitang-gilas at mag-stand out. Narito ang ilang halimbawa ng maaari mong isama sa iyong introductory paragraph:
Kung nais mong matuto pa, tingnan ang mga cold sales email template.
Ang pag-follow up sa prospect, lalo na kung hindi sila sumagot sa iyong mga naunang mensahe, ay maaaring maging mahirap. Kung ganito ang sitwasyon, subukan ang isa sa mga epektibong pambungad na ito—baka makatulong!
Kung nais mong matuto pa, tingnan ang mga sales follow-up email template.
Sa tuwing may bibili ng iyong produkto o mag-sign up sa iyong serbisyo, dapat mo silang pasalamatan o i-welcome sa ‘pamilya’ upang masimulan nang maayos ang relasyon. Pinakamainam itong gawin sa pamamagitan ng welcome email na may kasamang pasasalamat, maikling introduksyon, at anumang kapaki-pakinabang na impormasyon.
Malaya kang tingnan pa ang mga post-purchase email template at welcome email template.
Halos lahat ng customer service email ay dapat magsimula sa “Salamat” note, maging ito man ay pagsagot sa simpleng request o reklamo ng customer. Narito kung paano ito maaaring gawin:
Kung nais mong matuto pa, tingnan ang mga customer service templates.
Kapag sumasagot sa galit o hindi nasisiyahang customer, siguraduhing magpakita ng empatiya at magpadala ng apologetic email para sa iyong negosyo. Narito kung paano ito magagawa:
Ang simula ng iyong business email (ang pagbati, pambungad na linya, at unang pangungusap) ang unang makikita ng tatanggap kapag binuksan niya ang iyong email. Sa pagsisimula ng iyong email sa propesyonal na paraan, mas malaki ang tsansa mong makalikha ng positibong impresyon sa kanila. Ang pagbating pipiliin mo at ang mga unang pangungusap para sa simula ng iyong propesyonal na business email ay depende sa iyong audience at konteksto ng komunikasyon. Gamitin ang mga email greetings at opening phrases na nabanggit sa itaas bilang gabay kapag hindi ka sigurado kung paano sisimulan ang susunod mong email sa customer o cold prospect.
Tandaan na i-double check ang iyong mga email para sa anumang maling spelling o grammar, at siguraduhin na tama ang spelling ng pangalan ng tatanggap. Huling tip namin: panatilihing maikli at malinaw, dahil walang gustong magbasa ng mahabang email. Diretso agad sa punto gamit ang tamang tono ng boses, at siguradong magtatagumpay ka.
'Hi [Palayaw]' at 'Hey [Pangalan]!' ay masyadong kaswal at dapat lamang gamitin kung kayo ay nagpalitan na ng mga email dati at may magandang relasyon na sa tatanggap. Sa kabilang banda, ang 'To whom it may concern' at 'Dear Sir or Madam' ay itinuturing na masyadong pormal at medyo luma na kaya dapat gamitin lamang sa opisyal na komunikasyon o kung hindi mo alam ang eksaktong pangalan ng mga taong sinusulatan mo.
Sa pagsisimula ng iyong email sa propesyonal na paraan, mas malaki ang tsansa mong makalikha ng positibong unang impresyon sa tatanggap. Kapag sumusulat ka sa isang tao sa unang pagkakataon, kritikal ang impresyong ito dahil maaari nitong hikayatin ang iyong audience na hindi lang basahin ang iyong mensahe kundi tumugon din dito.
Ang pagsisimula ng email sa kaswal at personal na paraan ay kadalasang mas nakaka-engganyo, subalit ang pagsulat nang sobrang impormal at relaks ay maaaring makapagpagaan ng loob ng audience mo. Kung hindi ka sigurado kung anong tono ang gagamitin, mas ligtas na maging bahagyang pormal kaysa sobra kaswal at palakaibigan. Kung kinakailangan, maaari mo namang i-adjust ang tono base sa tugon ng iyong tatanggap.
Isaalang-alang ang tono at pormalidad kapag nagsisimula ng email. Gumamit ng magagalang na pagbati gaya ng 'Dear [Name]' upang magtakda ng magalang na tono. Isama ang maiikling pagbati tulad ng 'Sana ay nasa mabuti kayong kalagayan,' upang lumikha ng palakaibigang atmospera. Malaking tulong ang mga simpleng kilos na ito para sa isang maayos na pambungad ng email.
Ang LiveAgent ang may pinakamaraming review at #1 na helpdesk software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ito ngayon gamit ang aming libreng 30-araw na trial. Walang kinakailangang credit card.
Matuto kung paano magtapos ng business emails nang epektibo gamit ang mga tip at template. Kasama ang smooth closing line, professional sign-off, at contact inf...
Matuto kung paano lumikha ng epektibong propesyonal na introduction email na may mga tip sa subject line, body text, at mga karaniwang pagkakamali na dapat iwas...
Palakasin ang engagement at kita gamit ang epektibong mga welcome email. Tuklasin ang mga napatunayang template, subject lines, at estratehiya ng pag-personaliz...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
