Mga help desk request form template
Mga template ng form ng help desk request
Ang pagbibigay ng mahusay na customer service sa mga kliyente ay hindi na sapat para maging bukod-tangi kayo sa isang masikip nang market. Totoo ito sa parehong B2C at B2B business, pati na ang mga nagtitinda ng mga kinakailangang goods, luxury products, o software.
Bakit? Sa panahon ngayon, mas mataas na kasi ang inaasahan ng buyers at sanay na sila sa mga personalized at positibong karanasan. Konektado ang mga positibong karanasang ito sa isa sa mga prinsipyo ng modernong customer service – ang omnichannel customer support.
Ang tungkulin ng omnichannel customer service at mga pakinabang nito
Ang ibig sabihin ng omnichannel customer support ay dapat maging available kayo sa customers sa iba’t ibang communication channels habang nakapagbibigay pa rin ng parehong level ng support sa bawat channel. Kaya dapat, ang pagkakaroon ng omnichannel support ang magbibigay sa kliyente ng kakayahang magpalipat-lipat ng communication channels (mula phone papuntang email, o social media at live chat) nang maayos, na hindi na kailangang ulit-ulitin pa ang problema at mga tanong nila sa iba’t ibang support agents.
Ang mga pangunahing pakinabang ng omnichannel customer service, maliban sa pagpapahusay ng customer experience, ay ang sumusunod:
1. Aralin ang mas maraming detalye ng mga customer ninyo
Ang pagkonekta sa customers sa iba’t ibang channels na gamit nila ay makatutulong sa inyong mas maintindihan ang kanilang mga pangangailangan, pangarap, inaasahan, at mga problema. Ang pakikipag-usap sa kanila sa iba’t ibang channels ay isang magandang paraan para makilala pa sila nang husto, at para maipakita ninyo ang pagiging bukas ninyo sa kanilang pangangailangan.
2. Makakuha ng insights tungkol sa inyong mga produkto o serbisyo
Makakakolekta kayo ng mahahalagang insights at feedback tungkol sa produkto o serbisyo ninyo habang kumokonekta kayo sa customers sa iba’t ibang platforms. Kadalasan, masy gusto nilang mag-share ng opinyon tungkol sa inyong produkto o serbisyo sa channel na mas natural gamitin para sa kanila. Ibig sabihin ng natural ay, halimbawa, sa pagsusulat ng social media messages o email imbes na magsulat sa customer satisfaction surveys o pop-up NPS questions.
3. Mas pinahusay na productivity at performance ng agent
Mukhang imposible pero ang pag-offer ng omnichannel customer service ay magpapabilis at magpapadali sa trabaho ng mga agent. Sa offer na omnichannel support, mas naaayos ng kompanya ang customer service nang mas epektibo kumpara sa multichannel support. Salamat dito, ang mga agent ay mas productive sa pagtatrabaho at gaganda pa ang performance nila sa paglaon.
4. Napakalaking pagtitipid sa mga gastusin sa customer service
Ang pag-offer ng omnichannel customer service ay magdudulot ng karampatang savings sa customer service budget. Ang isang agent ay kaya nang malutas ang maraming request sa parehong oras – diretso itong konektado sa pagtaas ng productivity nila. Dagdag pa, mas nababawasan ang bugnot nila sa trabaho at mas dumadali ang pagtatrabaho. Ibig sabihin ay umaayos lalo ang kanilang motibasyon at gumaganda ang work morale nila.
Mga help desk request form template
Help desk request form template 1
Please provide us with the basic information below. It will help our agent start working on your request faster.
First name:
Last name:
Client ID:
Email:
Phone no.:
Please briefly describe your request:
[Long text field]
…
When can we contact you?[Calendar for the customer to select a date]
How would you like to be contacted? [List of options]
[Button] Submit your request
[Message after form submission]
Thank you for completing the form. We will start working on your request as soon as possible/in [X] minutes/today/etc.
Help desk request form template 2
Please fill out the fields below and describe your problem. We’ll be happy to help!
First and last name:
Client no.:
Which department would you like to contact? [drop-down list of available departments]
How can we help? Describe your request:
[Long text field]
…
How long can you wait for us to contact you? [X minutes/X hours/X working days]
[Button] Send a request
[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.
Help desk request form template 3
Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to [X] minutes.
First name:
Last name:
Email address:
Order no.*:
When was the last time you were contacted by one of our service agents? [Calendar for customer to select a date]
Please describe your request. Be as specific as possible.
[Long text field]
…
[Button] Click here to send your request
* You can find this order no. in the email confirmation we sent after you placed the order.
[Message after form submission]
Your request has just been sent. We will start working on your request today.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you improve customer service. Curious about all the opportunities?
Frequently Asked Questions
Gaano ba dapat kahaba ang isang help desk request form?
Dapat maikli lang ang mga help desk request form. Kasama lang dapat ang pinaka-importanteng fields tulad ng customer data (pangalan at apelyido, email, phone number kung kailangan), isang mahabang text field kung saan isusulat ng customer ang kanilang request, at ang “submit” button. Kung ang customer service department ninyo ay mas complex at mas kakaunti ang teams, dapat magsama na rin sa forms ng drop-down list kung saan puwedeng mamili ang customer ng team na gusto nilang makontak. Puwede rin kayong magdagdag ng iba pang drop-down lists, pero tandaan na dapat ay maikli at simple lang ang mga ganitong form.
Anong uri ng wika at pananalita ang dapat gamitin sa help desk request form?
Tulad ng haba at structure ng isang help desk request form, ang ganitong form ay dapat gumagamit ng madaling maintindihang wika. Gumamit ng mga statement na maiintindihan ng customer dahil pamilyar ito sa kanila. Iwasang gumamit ng jargon o technical language, mga phrasal verb o masyadong komplikadong tambal-tambal na sentence. Tandaan na busy ang mga customer kaya dapat puwede nilang mai-submit ang form sa loob lang ng ilang minuto, o dapat nga mga segundo lang, na di na nila kailangan pang magsayang ng oras sa pag-intindi ng sinulat ninyo.
Gaano ba dapat kabilis sagutan ang isang nai-submit na request form?
Ang simpleng sagot dito ay sa pinakamabilis na oras na makakayanan, pero alam naming imposible naman ito. Kaya ang tagal ng oras sa pagtugon sa customer request ay dapat nilalahad na agad sa customer service team at, kung posible, kumpirmahin na ng Service Level Agreement (SLA) na pirmado ng customer service agents. Mag-iiba-iba ang response times sa iba’t ibang industriya at kompanya, depende sa kani-kanilang variables. Ang variables na ito ay maaaring tungkol sa bilang ng agents sa customer service team, ang dami ng nakukuhang help desk tickets sa isang partikular na oras, ang antas ng hirap o dali ng customer request, ang level ng automation ng help desk operations ninyo, at ang quality ng inyong customer service software, pero iilan pa lang ito. Anuman ang internal conditions sa inyong team, dapat maging layunin ng customer service agents ninyo na masagutan ang customer request kapag nai-submit na ito, na isinasaalang-alang ang kapakanan ng customers lagi.
Mga tungkulin sa customer service
Para sa mga empleyado ng customer service, mahalaga ang kaalaman sa produkto/serbisyo at ilang hard skills. Karaniwang nagtatrabaho sila malapit sa product development teams. Kasama rin sa kanilang tungkulin ang pagbibigay ng impormasyon tungkol sa mga offer ng kompanya at pag-asikaso ng reklamo ng customer. Dapat din nilang kolektahin at suriin ang customer feedback at sumagot sa mga customer reviews. Kasama rin sa kanilang responsibilidad ang paggawa at pagdokumento ng kaalaman sa mga makatutulong na nilalaman at pag-track ng customer service KPIs at metrics.
Mahusay na customer service ay mahalaga para sa negosyo at kasiyahan ng kustomer. Upang hilingin ang tawad sa kustomer, sabihin ang "sorry," kilalanin ang problema at solusyunan ito. Ang customer appreciation ay nagpapalakas ng loyalty at tumatagal na ugnayan sa kumpanya. LiveAgent ay nagbibigay ng mabilis at tumpak na customer support para sa malaking kasiyahan at kita.
Salamat sa pag-signup mo sa LiveAgent.
Ipadadala sa email address mo ang detalye ng pag-login pagtapos ma-install ang account mo.
Subukan lahat ng communication channels habang handa na ang inyong LiveAgent.
Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.
Maraming petsa ang bakante