Templates ng email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad
Produktong ibinabalik, mga kanselasyon, at pagbabalik ng bayad ay ang katotohanan sa pagpapatakbo ng isang online na negosyo. Habang halata na gusto mong iwasan ang paglalabas ng ibinalik na bayad hangga’t maaari, ang ilan sa mga kustomer ay hindi magiging masaya sa iyong produkto – gaano man ang kabutihan na iyong iniisip – at hihilinging ibalik ang kanilang pera. Baka mayroong iba’t ibang mga dahilan kung bakit ang mga kustomer ay humihiling na ibalik ang bayad. Baka sila ay nagdesisyon na ang iyong produkto o serbisyo ay hindi tama para sa kanila, o baka iyon ang hindi tamang panahon na gamitin.
Ano man ang dahilan, kung paano ka tumutugon sa mga kahilingang ibalik ang bayad ay madalas na nagiging kadahilanan sa pagpapasya sa pangkalahatang karanasan sa iyong negosyo. Kung ikaw ay hindi sigurado kung paano pangangasiwaan ang pagbabalik ng bayad na may biyaya, samantalahin ang aming handang gamitin na mga template ng email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad na maaaring maging magaan kapag binubuo ang iyong mga tugon.
Paano pangangasiwaan ang kahilingan mula sa mga kustomer na ibalik ang bayad upang panatilihin ang tiwala ng kustomer
1. Siguruhing mayroon kang maliwanag na patakaran sa pagbabalik ng bayad
Bigyan ng maliwanag na kahulugan ang iyong patakaran sa pagbabalik ng bayad at siguruhin na madaling makuha sa iyong website (tulad ng sa iyong portal ng kustomer). Kabilang dapat sa patakaran ang lahat ng mga kondisyon, takdang mga araw, at katanggap-tanggap na mga dahilan para sa isang pagbabalik ng produkto. Sa paraang ito ay palagi mong maipupunto ang iyong kustomer pabalik sa patakaran kapag mayroong isang taong humihiling ng isang pagbabalik ng bayad. Kapag hindi, ikaw ay nagkukulang ng awtoridad na tanggihan ang mga pagbabalik ng bayad una sa lahat.
2. Mabilis na tumugon sa mga kahilingang ibalik ang bayad
Kapag ikaw ay nakatanggap ng kahilingang ibalik ang bayad, kumilos nang mabilis hangga’t maaari. Dahil ang kustomer ay hindi na masaya sa kanilang karanasan, ang paghihintay sa iyong tugon nang lubos na matagal ay baka lamang makapagpabigo sa kanila nang mas higit. Kung ikaw ay hindi sigurado kung paano magpapatuloy, ipaalam sa kanila na iyong tinanggap ang kanilang hiling at babalik ka sa kanila sa madaling panahon hangga’t maaari.
3. Panatilihin ang iyong pagiging mahinahon at manatiling propesyonal
Napakadaling maging mayamot, bigo at mapagtanggol kapag ang isang tao ay nagsasalita nang negatibo tungkol sa iyong produkto o serbisyo at hinihiling na ibalik ang kanilang pera. Wala sa mga emosyong ito ang makakatulong sa iyo na lutasin ang sitwasyon at siguruhin ang kasiyahan ng kustomer. Gumugol ng ilang oras upang maingat na ituring ang kanilang kahilingan at siguruhin na ikaw ay tumutugon sa isang hindi pakomprontasyon na paraan.
4. Ipaliwanag ang iyong desisyon
Sa oras na ikaw ay nakapagpasya kung paano ka tutugon sa kahilingan ng kustomer na ibalik ang bayad, bigyang katwiran ang iyong desisyon at ipaliwanag ang mga susunod na hakbang na iyong gagawin. Kung iyong ibabalik ang pera ng kustomer, sabihin sa kanila kung paano nila tatanggapin ang ibabalik na pera. Kung iyong tatanggihan ang kanilang kahilingan, magbigay ng isang paliwanag kung bakit iyon ay hindi nasakop ng patakaran ng pagbabalik bayad ng iyong kumpanya.
Interested in making your own templates?
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
5. Mag-alok ng isang alternatibong solusyon
Sa maraming mga kaso, maaari mong pangasiwaan ang isang kahilingan ng kustomer na ibalik ang bayad sa ibang paraan, na walang aktuwal na pagbabalik ng kanilang pera. Kung ikaw ay nagkakaroon ng mas mabuting pang-unawa sa mga kailangan ng kustomer at hiling, baka kayanin mong baguhin ang iyong alok o magmungkahi ng iba pang solusyon na baka magbibigay kasiyahan sa iyong kustomer.
6. Humingi ng ilang feedback
Ang isang kahilingang ibalik ang bayad ay madalas na isang pagkakataon na makakuha ng feedback ng kustomer. Kung ang dahilan para sa pagbabalik ng bayad ay hindi malinaw, magtanong ng ilang karugtong na mga katanungan upang matuklasan kung ano ang kanilang inaasahang maranasan mula sa iyong produkto o serbisyo at kung paano ito nabigo na matugunan ang kanilang mga inaasahan. Bagama’t hindi iyon positibong feedback, iyon ay maaaring magbigay sa iyo ng mahalagang kaunawaan sa kung ano ang posible mong mapabuti upang mabigyang kasiyahan ang iyong mga kustomer sa hinaharap.
Templates ng email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad
Mga templates ng email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad ay ilan sa mga pinakakritikal na mga template ng email ng serbisyo sa kusomer na dapat mong pangasiwaan upang masiguro na ikaw ay tutugon nang mabilis at sa propesyonal na paraan sa mga kahilingang ibalik ang bayad.
Pangunahing tugon sa kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name],
Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.
We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.
If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Tinatanggap ang isang kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name],
Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].
I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.
Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.
If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.
Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]
Humihingi ng feedback ng kustomer kasunod ng isang kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name]，
I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.
Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.
Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]
Tumutugon sa isang galit na kustomer na humihingi ng pagbabalik ng bayad
Hi [Name],
We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.
We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.
Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.
Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Nakikipagkasundo sa isang kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name],
Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.
I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.
Please let me know how you’d like to proceed.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Tinatanggihan ang isang kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name]，
Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.
Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].
I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.
If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Email ng pagsubaybay sa katayuan ng kahilingang ibalik ang bayad
Hi [Name],
I’m reaching out about the refund you initiated on [date].
Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.
If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Update ng katayuan ng kaswal na kahilingang ibalik ang bayad
Hey [Name],
Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.
We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Hindi natanggap ang ibinalik na bayad
Hi [Name],
I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].
I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.
We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Templates ng email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad
Bakit mahalagang pangasiwaan nang wasto ang mga kahilingang ibalik ang bayad?
Ang paraan ng iyong pangangasiwa ng pagbabalik ng produkto at mga pagbabalik ng bayad ay maaaring magpasiya kung kakayanin mo o hindi pananatilihin ang mga relasyon sa kustomer at ang positibong mga karanasan ng kustomer. Sa maraming mga kaso, kapag ang proseso ng pagbabalik ng bayad ay walang kirot, ang mga konsumer ay mas malamang na babalik at irerekomenda ang iyong tatak dahil sa positibong karanasan sa serbisyo sa kustomer kahit na ang iyong produkto ay hindi akma para sa kanila.
Ano ang dapat kong isama sa iyong email ng pagtugon sa kahilingang ibalik ang bayad?
Ilan sa pangunahing mga puntos na maaari mong isama sa iyong mga email kapag tumutugon sa kahilingang ibalik ang bayad ay:
- Ipinaaalam sa isang kustomer na iyong tinanggap ang kanilang kahilingan.
- Nagbibigay impormasyon sa isang kustomer na ikaw ay nagtatrabaho sa pagpoproseso ng pagbabalik ng bayad at kung gaano ito tatagal.
- Nagbibigay ng isang klarong paliwanag kung bakit mo kailangang tanggihan ang kanilang kahilingang ibalik ang bayad, na may link sa iyong patakaran ng pagbabalik at pagbabalik ng bayad para sa sanggunian sa kinabukasan.
- Nagpapahayag ng pagsisisi na ang iyong produkto o serbisyo ay nabigong matugunan ang kanilang mga inaasahan.
- Humihingi ng feedback at nagpapakita ng iyong pagkukusang pagbutihin ang iyong produkto.
- Nag-aalok ng anumang higit pang pagtulong, kapag sila ay may karagdagang mga katanungan.
Paano ko matatanggihan ang isang kahilingang ibalik ang bayad nang hindi binibigo ang kustomer?
Sa tuwing kailangan mong tumanggi sa isang pagbabalik ng bayad, ikaw ay dapat kumilos na para bagang ikaw ay tumutugon sa reklamo ng kustomer. Kilalanin ang kanilang kahilingan, magpakita ng ilang empatiya magbigay ng isang maikling paliwanag kung bakit hindi ka makapaglalabas ng isang pagbabalik bayad (kung ito man ay lumang mga katibayan, lumalagpas sa nakatakdang petsa ng pagbabalik ng bayad, ang kondisyon ng ibinalik na produkto, atbp.), at mag-alok ng alternatibong solusyon, kung posible.
Paano ako dapat tutugon kung ang kustomer ay hindi pa nakakatanggap ng isang pagbabalik ng bayad?
Kung ang kustomer ay hindi pa nakakatanggap ng binalik na bayad, kadalasan ang pagkaantala ay nasa panig ng bangko. Paalalahanan ang kustomer na maaaring kailanganin ang isang tiyak na bilang ng mga araw upang iproseso ang pagbabalik ng bayad, depende sa kondisyon ng bangko, at ipakita ang iyong malinaw na mga intensiyon upang lutasin ang problema, kung sakaling ang pagbabalik ng bayad ay hindi dumarating.
Subukan ang LiveAgent Ngayon
May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.
3,000+ na review 
Ikinatutuwa namin ang pag-sign up mo kamakailan sa LiveAgent.
May ipapadalang message sa iyong email address na naglalaman ng iyong login details matapos ma-install ang iyong account.
Kung makakapaghintay ka pa nang saglit, makaka-access ka na ng account mo diretso mula dito matapos ang installation.
Pagkatapos ng proseso, ipapadala namin ang mga detalye ng login sa iyong mailbox.
Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.
Maraming petsa ang bakante