Libreng trial

Mga help desk incident template

Ang paglutas ng mga problemang nire-report ng customers ang araw-araw na trabaho ng maraming customer service agents. 

Ang pagbibigay ng kakayahan sa customers na mag-report ng mga insidente at ang pagkakaroon ng agents na makakalutas nito ay ang unang hakbang pa lang sa pagkakaroon ng napakahusay na customer service. Ang mas mahalaga ay kung paano natutugunan at naaayos ang mga insidenteng ito.

Maaasahang communication channels, mabibilis na pagtugon, positibong pag-uugali, simpleng wika… mahaba ang listahan. Ang mga elementong ito ng customer service ay ilan lamang sa mga aspektong kinakailangan para masigurado ang pagkakaroon ng mainam na daloy ng pakikipag-ugnayan sa customers na nangangailangan ng tulong.

Usisain pa natin nang lubos ang paksang ito at pag-usapan ang mga haligi ng epektibong pag-aayos ng problema sa customer service.

Ang masayang customer ang pinakamagandang customer

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

Mga Badge

Epektibong pagsosolusyon ng problema sa customer service

Sundan ang tatlong hakbang na ito para siguraduhing tama ang pagpapatakbo ng customer service ninyo at naaayos ang problema ng kliyente agad-agad:

1. Iparamdam sa customers na napakinggan sila

Mukhang obvious na ito, pero ang tunay na problema rito ay hindi kasi alam ng maraming customers kung paano mag-report ng insidente, o kaya’y walang kumokontak sa kanila mula sa kompanya kapag kumontak sila. Kapag sinabi ng customer na may sira ang produkto ninyo, kailangang kontakin ninyo sila agad pagkatapos nilang i-report ito.

Importanteng maglaan ng ilang minuto para kausapin ang customer sa phone o magpadala ng message para tanungin ang problema. Ipakita ninyo sa kanilang pinangangalagaan ninyo ang opinyon nila at pakikinggan sila kapag nagsalita sila.

Mga help desk incident template
follow-up email ng Apple

2. Response time

Kadalasan, ang bilis ng pagtugon sa isang insidente ay mas importante pa kaysa sa tugon mismo. Kapag nag-report ang customers ng mga insidente, ang huling bagay na gusto nilang mangyari ay ang madedma sila o paghihintayin nang napakatagal sa sagot ninyo.

Huwag dapat palampasin sa isang araw bago tumugon sa anumang email, call, o comments na reklamo ng customers sa inyong produkto. Sa bawat lumipas na oras na wala kayong tugon, mas maiinis ang customers. Kaya ang mabilis na pagtugon ay kritikal para mapahusay ang relasyon ninyo sa customer.

3. Bigyan ng pampalubag-loob ang customer

Kailangang laging may pampalubag-loob kayong ibibigay sa customer kapag may pumalpak sa bahagi ninyo. Halimbawa, kung nagbayad sila ng shipping pero late namang dumating ang order, makatarungan lang na ma-reimburse sila sa gastos na iyon. Kung may sira ang produkto, dapat ninyong palitan ito at mag-offer ng discount sa susunod nilang pagbili o mag-offer kayo ng gift card.

Sa madaling salita, anuman ang sitwasyon, mas makabubuti kapag naparamdam ninyo sa customer na napakinggan ninyo sila at natrato nang maayos. Ito ang tatatak sa kanila tungkol sa kompanya ninyo, at mananatiling loyal silang customer ninyo.

Mas makatutulong kung meron kayong help desk incident templates na makapagpapadali sa customers na mag-report ng insidente at para maharap agad ng inyong customer service team ang mga ni-report na isyu. Makikita sa ibaba ang ilang ready-to-use templates na puwede ninyong gamitin sa proseso ninyo ng incident reporting. I-copy-paste lang ito o i-edit ayon sa pangangailangan ninyo.

Mga help desk incident template
Incident report template ng iAuditor

Mga help desk incident template

Help desk incident template 1


Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to 3 minutes.

First name:
Last name:
Your email:
Order no.*:

When did you place your order? [Calendar for customer to select a date]

Please describe the incident. The more details you give, the easier it will be for us to help you.
[Long text field]

[Button] Click here to report the incident

*Your order number was sent to you via email.

[Message displayed after customers click on the button]

We have received your incident report. We will start working on your request today.

Help desk incident template 2


If you want to report an incident, please fill out the form below. This will help us provide you with the right assistance as soon as possible.

Name and surname:
Client ID:
Email address:
Phone no.:
Preferred communication channel: [list of channels]

Please describe your issue below:
[Long text field]

When did this issue occur?
[Calendar for customer to select a date]

What is the priority of this incident? [Low/Medium/High]

[Button] Report an issue

[Message displayed after the form is submitted]

Thank you for reporting your issue! We have created a ticket no. [ticket number] for it. Click this link to check the status of your ticket.

Help desk incident template 3


We are sorry you experienced an issue while using our [product/service]. Please fill out the form below. This information will help us provide you with a better service.

First name:
Last name:
Which sentence describes your problem best? [list of possible issues that a customer may have experienced]

Describe your issue in more detail below:
[Long text field]

[Button] Click here to report the incident

[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.

Frequently asked questions 

Anong uri ng mga insidente ang kadalasang nire-report ng customers? 

Maraming uri ng insidente na puwedeng i-report ng customers. Ang tipo ng insidente ay depende na rin sa iba’t ibang factors tulad ng industriyang kinabibilangan ng kompanya ninyo, mga produkto o serbisyong ino-offer, customer expectations, at ang kanilang technical knowledge. Para mas mapadali sa mga customer na mag-report ng insidente, lagyan ninyo ng drop-down list ang submission form na nakalagay doon ang mga pangkaraniwang isyu.

Kailangan bang lutasin ang bawat insidenteng nire-report ng customers?

Dapat lang na sagutin ninyong lahat ang anumang insidenteng nire-report. Minsan nga lang, may ilang agents na magbibigay ng pinakamainam na paraan sa pag-aayos ng problema, pero di pala ito makatutulong sa ilang insidenteng ni-report ng customer. Maraming dahilan para rito, pero ang pinakamadalas ay dahil lang sa simpleng paliwanag na may mga sitwasyong di kayang tugunan ng kompanya kaya di maaayos ang isyu ng customer.

Gaano ba dapat katagal ang pag-aayos ng mga agent sa isang insidente?

Dapat mabilisang maayos ang mga pangkaraniwang insidenteng nire-report ng iba-ibang customers. Alam na dapat ng agents kung paano lulutasin ang paulit-ulit na sitwasyon, kaya di sila dapat nagtatagal sa pag-aayos ng umuulit na problema. Normal lang para sa ilang insidente na magtagal sa pag-aayos nito. Pero dapat laging ipapaalam ng agents ninyo na magtatagal pa kaysa sa karaniwang oras ang pag-aayos ng insidente ng customer.

Subukan ang LiveAgent Ngayon​

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

3,000+ na review Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Anong uri ng mga insidente ang kadalasang nire-report ng customers? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Maraming uri ng insidente na puwedeng i-report ng customers. Ang tipo ng insidente ay depende na rin sa iba’t ibang factors tulad ng industriyang kinabibilangan ng kompanya ninyo, mga produkto o serbisyong ino-offer, customer expectations, at ang kanilang technical knowledge. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kailangan bang lutasin ang bawat insidenteng nire-report ng customers?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Dapat lang na sagutin ninyong lahat ang anumang insidenteng nire-report. Minsan nga lang, may ilang agents na magbibigay ng pinakamainam na paraan sa pag-aayos ng problema, pero di pala ito makatutulong sa ilang insidenteng ni-report ng customer. Maraming dahilan para rito, pero ang pinakamadalas ay dahil lang sa simpleng paliwanag na may mga sitwasyong di kayang tugunan ng kompanya kaya di maaayos ang isyu ng customer.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Gaano ba dapat katagal ang pag-aayos ng mga agent sa isang insidente?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Dapat mabilisang maayos ang mga pangkaraniwang insidenteng nire-report ng iba-ibang customers. Alam na dapat ng agents kung paano lulutasin ang paulit-ulit na sitwasyon, kaya di sila dapat nagtatagal sa pag-aayos ng umuulit na problema. ” } }] }
Balik sa templates Gumawa ng LIBRENG account

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo