Paano Magalang na Tumanggi

Sa kaibuturan, likas na sa tao ang gustong magustuhan at hanapin ang pagpapatibay mula sa iba. Ngunit, sa kasamaang-palad, gaano man natin subukan, minsan ay kailangan nating tumutol o tumanggi at sabihing hindi sa isang tao. Maaari itong maging napakahirap para sa mga taong takot sa negatibong reaksyon at nais mahalin ng lahat. Kaya narito ang ilang mga paraan upang magalang na tumanggi, maging sa trabaho tulad ng customer service o sa pang-araw-araw na sitwasyon.

Epektibo ito sa emails, totoong-buhay na pag-uusap, tawag sa telepono, sa chat app, o anupamang sitwasyon kung saan kailangan mong tumanggi sa kahilingan ng iba.

Humingi ng paumanhin muna

Maaaring mukhang kakaibang payo ito, lalo na kung wala ka namang ginawa talagang mali. Ngunit, ang paghingi ng paumanhin bago magsabi ng hindi ay may mga benepisyo. Una, ipinaaalam mo sa kausap na may hindi magandang balitang darating. Pangalawa, ipinapakita mo ang empatiya, na nakakapagpagaan kahit sa pinakamabigat na sitwasyon. Ganyan lang kasimple ang magalang na pagtanggi.

Pasensya na po, ngunit kailangan naming tanggihan ang inyong kahilingan na lumipat sa ibang departamento.

Huwag paligoy-ligoy

Kung gagawa ka ng napakahabang sagot para lang tumanggi, dalawang bagay ang maaaring mangyari.

Una, maaaring isipin nilang nagsisinungaling ka dahil sa sobrang detalyado ng sagot mo.

Pangalawa, makakahanap sila ng paraan para kumbinsihin kang pumayag sa pamamagitan ng paghahanap ng butas sa iyong sagot.

Kaya, sa halip na magsulat ng mahabang liham ng pagtanggi, gawing maikli at direkta ito. Mas magiging tapat ito at mas maliit ang tsansang magkaroon ng pagtatalo.

Kaya sa halip na: “Pasensya na, hindi kita madadala sa istasyon bukas dahil may swimming lessons ang anak ko at kung ma-miss niya iyon, mababawasan ang tsansa niyang makapasok sa state championship.”

Sabihin na lang nang direkta:

Pasensya na pero hindi kita matutulungan, may nakaplano na ako para bukas.

Gamitin ang aktwal na salita

Minsan, ang sobrang pagpapalambot sa sagot ay maaaring makasama pa. Sa halip na humanap ng paraan para gawing magaan ang pagtanggi, gamitin na lang ang mismong salita sa kausap.

Hindi po, pasensya na, hindi ko po magagawa iyan para sa inyo.

O

Hindi po posible sa ngayon.

O

Mas gusto ko pong huwag masangkot sa ganoong sitwasyon.

Sa ganitong paraan, wala nang pagdududa sa nakikinig na ang sagot mo ay negatibo. Ito ang pinakamadaling solusyon sa lahat, ngunit ito rin ang pinaka-delikado dahil maaari kang magmukhang prangka o masyadong diretso.

Sabihin ang HINDI nang dalawang beses kung kinakailangan

Minsan, ipinipilit pa rin ng ibang tao matapos mong tumanggi sa unang beses. Maaari nilang isipin na mababago pa nila ang iyong desisyon o na kung sapat ang pakiusap, bibigay ka rin. Basta’t mahinahong ulitin lamang ang iyong pagtanggi.

Gaya ng nabanggit ko, pasensya na, hindi ko kayo matutulungan sa ngayon.

O

Tulad ng nasabi ko na, hindi po kami nagbibigay ng diskwento sa mga senior.

I-refer sila sa iba

Isang sitwasyon kung saan hindi masyadong isyu ang pagtanggi ay kapag ini-refer mo sila sa ibang mas makakatulong. Sa ganitong paraan, hindi nila iisipin na pagtanggi iyon kundi tulong upang makuha ang tunay nilang kailangan. Siyempre, siguraduhin munang ang taong ire-refer mo ay talagang makakatulong.

Hindi ko kayo matutulungan sa ngayon dahil hindi ako eksperto sa buwis, pero matutulungan kayo ni Susan mula accounting.

O

Bagaman hindi ko agad masosolusyunan ang problemang ito, maikokonekta ko kayo sa customer service na makakatulong sa inyo.

I-mirror ang kanilang hiling

Sa usaping empatiya, isa sa pinakamabisang taktika upang magtagumpay sa negatibong sagot ay ang pagkuha ng parehong posisyon gaya nila. Kung mahirap ang sitwasyon (o tao) na kinakaharap mo, nakakatulong ito upang hindi gaanong negatibo ang dating ng iyong sagot. Tulad ng naunang halimbawa, magsimula sa magalang na paraan bago tumanggi.

Tama kayo, natagalan kami sa pagproseso ng inyong kahilingan. Gayunpaman, hindi ko po kayo matutulungan sa oras na ito.

O

Totoo na hindi sapat ang nagawa namin sa inyong kaso. Gayunpaman, sa tingin ko ay hindi talaga namin magagampanan ang inyong kahilingan.

Magbigay ng alternatibo

Siyempre, hindi masarap pakinggan ang pagtanggi, lalo na sa kabilang panig. Pero kung bibigyan mo sila ng alternatibo na halos kapantay ng hinihiling nila, mas madali nilang matatanggap ang pagtanggi.

Pasensya na, hindi kita mabibigyan ng diskwento sa premium plan, pero maaari kitang bigyan ng isang buwan pang libreng trial.

Hindi ito palaging posible, dahil may mga pagkakataong walang alternatibo. Tandaan din na ang pagbibigay ng alternatibo ay maaaring magbukas ng mas mahabang usapan.

Bumalik sa kanila

Madalas, ang kahilingan ng isang tao ay hindi agad kayang tugunan. Puwede mong hindi alam kung posible ito, o kailangan mo ng pahintulot ng iba, o maaaring iba pa ang dahilan. Sa mga ganitong sitwasyon, sabihin sa kausap na iyong susuriin at babalikan siya sa tamang oras. Tiyakin lamang na talagang babalikan mo sila.

Hindi ko masasabi ngayon kung nasaan ang shipment ninyo, pero sisilipin ko ito at ipapaalam bukas kung okay lang sa inyo.

O

Bagaman hindi kita matutulungan sa ngayon, maaari kang bumalik bukas upang tingnan kung may stock pa kami ng sapatos na iyon.

Totoong-buhay na halimbawa: Paano tumanggi sa imbitasyon?

Tingnan natin ang isang partikular na halimbawa. Paano tumanggi sa wedding invitation? Kung hindi ka makakadalo sa kasal o sadyang ayaw mong pumunta, ang pag-alam kung paano magalang na tumanggi ay kadalasang mahirap.

Mga halimbawa ng pagtanggi sa wedding invitation:

Maraming salamat po sa imbitasyon. Sa kasamaang-palad, hindi ako makakadalo. Binabati ko po kayong dalawa. Magandang araw po!

O

Pasensya na po, hindi ako makakarating nang personal. Nais ko pa ring makapagdiwang kasama kayo sa susunod na pagkakataon. Sa anumang kaso, congrats po sa inyong dalawa!

Konklusyon

Ang pagsabi ng hindi o magalang na pagtanggi ay isa sa pinakamahirap gawin, anuman ang sitwasyon, tao, o wika. Makakatulong ang mga tip na ito upang mas madali kang makatanggi at maiwasan ang hindi magagandang sitwasyon sa kausap mo. Kung gusto mong matuto pa, bisitahin ang aming artikulo tungkol sa Pakikipagkomunikasyon sa Customer para sa dagdag na kaalaman.

Tuklasin mo mismo

Ang kaalaman ay kapangyarihan, ngunit nagiging makabuluhan lamang kapag naisasagawa. Subukan ang lahat sa aming academy mismo sa loob ng LiveAgent.

|

|