Libreng trial
  • Mga template
  • Templates sa paghingi ng paumanhin ng call center

Templates sa paghingi ng paumanhin ng call center

Ang serbisyo sa kustomer ay hindi lamang tungkol sa pagbibigay ng namumukod tanging mga karanasan sa mga kliyente at paniniguro na ang mga lebel ng kanilang kasiyahan ay mataas. Marami sa mga ahente ay humaharap sa nakakahamon at madalas na napakahirap na mga sitwasyon kapag nakikitungo sa mga kustomer. Sa naturang mga kaso, ang pinakamahalagang bagay ay ang wastong komunikasyon at pagtutok sa paglulutas ng alitan. Ang mga elementong ito ay kailangan upang lutasin ang mga isyu at bumuo ng mas matibay na relasyon sa mga kustomer.

sobre ng paghingi ng patawad

Mga dahilan para sa mahirap na mga sitwasyon sa mga kliyente


Mayroong iba’t ibang mga dahilan kung bakit ang iyong mga ahente ay may alitan sa mga kustomer: masamang serbisyo, kawalan ng malinaw na impormasyon, kabiguan na itatag ang mga termino at kondisyon ng produkto o serbisyo sa simula ng proseso ng pamimili, pagkaantala sa tugon o paghahatid, o hindi totoong mga paratang at pagpapahayag.

Alinman sa mga sitwasyong ito ay maaaring magdulot ng walang kasiguraduhan o kabiguan para sa mga kustomer. Kung hindi patutungkulin sa tamang paraan, ang mga alitan na ito ay maaaring tumindi sa mas higit na malalaking mga problema sa kinabukasan.

Ang kasabihang “Palaging tama ang kustomer”, ay pinasikat nina Marshall Field, John Wanamaker, at Harry Gordon Selfridge (pinanggalingan), ay kahit paano totoo lamang. Tayo ay hindi nabubuhay sa ika- 19 na siglo ( kung saan nabuhay sina Field, Wanamaker, at Selfridge). Ang iyong mga ahente ng serbisyo sa kustomer ay hindi kailangang sumang-ayon sa bawat kustomer at humingi ng paumanhin sa mga kustomer na tama. Subalit, sila ay dapat laging magrereaksyon sa mga reklamo ng mga kustomer. Sa gabay na ito, aming tinatalakay ang paksa ng paghingi ng paumanhin – paano ipapahayag ang pagsisisi sa isang kustomer at paano pakikitunguan ang mga alitan na may iba’t ibang pinagmumulan.

Kaya, paano mo malulutas ang isang maigting na sitwasyon at hihingi ng paumanhin sa kustomer? Tingnan natin ang ilan sa mga halimbawa.

Customer-empathy-Video-Call-feature-LiveAgent
Minsan ang isang ngiti ang tanging kailangan mo upang malutas ang isang problema. Subukan ang tampok ng video na tawag ng LiveAgent ngayon.

Templates sa paghingi ng paumanhin ng call center

Template sa paghingi ng paumanhin ng call center- humihingi ng paumanhin para sa masamang serbisyong ibinigay ng ibang ahente

Hello [customer’s name].

I’m really sorry to hear that our agent acted in the way you have described. I want you to know that such behavior is completely unacceptable and against our rules, the company’s mission, and beliefs.

I can assure you that this situation will be discussed with my line manager and will be escalated. Please accept my sincere apologies. You can be sure that this kind of situation will never happen again.

Template sa paghingi ng paumanhin ng call center- humihingi ng paumanhin para sa kakulangan ng malinaw na impormasyon tungkol sa isang partikular na paksa

Good morning, [customer’s name].

You are 100% right. Information about [the topic on which there was a lack of information] should have been presented to you before you [action taken by the customer that caused the issue].

We will be happy to cancel your [order/purchase/extra fee] and refund any expenses to your account.

Once again, thank you for letting us know about this issue. It will help us prevent any future misunderstandings. I have already passed this information to [name of the team responsible for this situation] and they are working on solving this issue as we speak.

Template sa paghingi ng paumanhin ng call center- humihingi ng paumanhin para sa kabiguan na itatag ang mga termino at kondisyon ng produkto o serbisyo

Hi, [customer’s name].

Thank you for reaching out and informing us about [information provided by the customer].

Our [Legal Team, for example] reviewed the Terms and Conditions of use of [product/service], and we must admit that you are right. The information enclosed in that document was neither precise nor fully compliant with local regulations. We are in the process of updating the document and will let you know once a revised version has been published.

Until then, please rest assured that we are treating this matter with the utmost concern and seriousness. We will inform customers impacted by this issue and review any case that has caused problems for our clients.

Template sa paghingi ng paumanhin- humihingi ng paumanhin sa pagkaantala sa tugon

Hi, [customer’s name]!

I’m sorry that you had to wait for such a long time to receive a response from [company’s name]. This shouldn’t have happened, and I want to assure you that it was a one-off situation. What’s more, it’s completely against our internal standards and the service-level agreement our support agents have signed.

To make it up to you, I’d like to offer [something the agent can provide to the customer as an apology for the delayed response].

Template sa paghingi ng paumanhin ng call center – binibigyang linaw ang sitwasyon sa kustomer na nagkamali

Hello, [customer’s name]!

Thank you for reporting that issue to our team. We have thoroughly investigated the problem with our [team’s name] team and it turned out that [ result of the investigation].

This means that neither [company’s name], nor any of our employees is responsible for the situation. The probable cause of the issue may include [list of reasons possible reasons for the problem]. That’s why we are closing your ticket/resolving your inquiry. We hope that you fully understand our decision.

If you have any questions or need help with any other issue, please don’t hesitate to contact us again using the communication channel that suits you best.

Ready to put our apology email templates to use?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Madalas na mga katanungan

Ang ahente ay dapat bang humingi ng paumanhin kahit na ang isang iniulat na isyu ay hindi sa kanila o pagkakamali ng kumpanya?

Ang bawat kaso ng tensyon sa pag-itan ng isang kustomer at ng iyong kumpanya ay dapat na sinuri at pinakitunguhan bilang isang hiwalay na kaso. Ang mga ahente ay dapat pakitunguhan ang kapakanan ng mga ahente bilang isang prayoridad, subalit hindi ibig sabihin nito na dapat silang sumang-ayon sa lahat ng itinatapon sa kanila. Dapat mong bigyan ng kapangyarihan ang iyong mga empleyado na magalang na hindi sasang-ayon sa mga kustomer sa halip na inaasahan silang magsabi ng “oo” sa lahat ng kanilang sinasabi o ginagawa. Kaya, kung mayroong kaso kapag ang isang kustomer ay nag-uulat ng isang isyu, pinatitindi ito (at marahil ay sabay na walang paggalang, at lumalabas na ang partikular na sitwasyon ay ang pagkakamali ng kustomer, sa gayon ito ay dapat talakayin ng iyong ahente. Ang ahente, posibleng sinuportahan ng isang tagapamahala, ay dapat makipag-ugnayan sa kustomer, linawin ang sitwasyon, palinisin ang hangin, at kung posible ay ipaliwanag sa kustomer kung paano ang kumpanya ay patutungkilin ang naturang mga insidente sa kinabukasan.

Pagraranggo ng mga ahente

Maaari bang putulin lang ng isang ahente ng serbisyo ang pakikipag-usap sa isang walang galang na kustomer?

Hindi, hindi katanggap-tanggap para sa isang ahente ng serbisyo sa kustomer na putulin ang pakikipag-usap sa isang walang galang na kustomer at hindi nila dapat gawin kailanman. Ang isang ahente ay dapat subukang makipag-usap sa isang kustomer kahit na sila ay nang-iinsulto at subukang makarating sa punto ng isyu. Dapat hangarin ng ahente na linawin ang sitwasyon sa kustomer at kalmahin sila. Kung hindi nila maaabot ang anumang konklusyon o kasunduan, ang pinakamabuting gawin ay gambalain ang kustomer, ipaalam sa kanila na ang pag-uusap ay itutuloy sa isa pang tawag, at magmungkahi ng isang petsa para iyon ay mangyari.

Bilang karagdagan, upang maiwasan ng mga ahente ng serbisyo sa kustomer ang pagputol ng pakikipag-usap sa mga kustomer, siguruhin na ang lahat ng iyong mga ahente ay alam na ang mga tawag sa mga kustomer ay nakarekord. Hindi upang iparamdam sa kanila ang pagkatakot o pagiging kontrolado, subalit dahil dapat malaman nila na ang kanilang mga tagapamahala ay maaaring palaging bumalik sa mga rekording, susuriin kung paano gumana ang pag-uusap, at susuportahan ang mga miyembro ng kanilang pangkat sa pakikipag-ugnayan sa mapaghiling na mga kliyente.

Subukan ang LiveAgent Ngayon​

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

3,000+ na review Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Ang ahente ay dapat bang humingi ng paumanhin kahit na ang isang iniulat na isyu ay hindi sa kanila o pagkakamali ng kumpanya?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Dapat mong bigyan ng kapangyarihan ang iyong mga empleyado na magalang na hindi sasang-ayon sa mga kustomer sa halip na inaasahan silang magsabi ng “oo” sa lahat ng kanilang sinasabi o ginagawa. Kaya, kung mayroong kaso kapag ang isang kustomer ay nag-uulat ng isang isyu, pinatitindi ito (at marahil ay sabay na walang paggalang, at lumalabas na ang partikulat na sitwasyon ay ang pagkakamali ng kustomer, sa gayon ito ay dapat talakayin ng iyong ahente. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Maaari bang putulin lang ng isang ahente ng serbisyo ang pakikipag-usap sa isang walang galang na kustomer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Hindi, hindi katanggap-tanggap para sa isang ahente ng serbisyo sa kustomer na putulin ang pakikipag-usap sa isang walang galang na kustomer at hindi nila dapat gawin kailanman. Ang isang ahente ay dapat subukang makipag-usap sa isang kustomer kahit na sila ay nang-iinsulto at subukang makarating sa punto ng isyu.” } }] }
Balik sa templates Gumawa ng LIBRENG account

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo