Call Center Closing/Pausing Contact Templates
Palakasin ang customer service gamit ang LiveAgent's call center closing/pausing templates. Ang mga customizable na email templates na ito ay tumutulong na ipal...
7 min read
LiveAgent
Call Center
+2
Kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer, kliyente, o prospect, ang paghahanap ng tamang paraan upang magtapos ng isang email at putol ang pag-uusap ay kasing-kritikal ng isang tamang pagbubukas. Sa katunayan, ang pagtatapos ng isang pakikipag-ugnayan sa isang propesyonal, may galang, at respectful na paraan ay maaaring tunay na baguhin ang kahit na kung ano ang maaaring nagsimula bilang isang hindi kasiya-siyang pag-uusap sa isang positibong karanasan sa customer service at iwanan ang customer na may magandang huling impression.
Mga pangunahing tip para sa pagtatapos ng mga pag-uusap sa mga customer
- Gumamit ng isa o maraming pinakakaraniwang mga parirala sa pagtatapos ng pag-uusap na may kaugnayan sa paksa ng pakikipag-ugnayan (pagpapasalamat sa customer, pag-uulit ng iyong pag-amin, pagbibigay-alam ng susunod na hakbang, atbp.).
- Pumili ng tamang bokabularyo, tono, at istilo na pinakaangkop sa iyong audience.
- Ayusin ang iyong mga closing statement upang umangkop sa iba’t ibang support channel. Ang mga pag-uusap sa telepono at email ay karaniwang nangangailangan ng mas pormal na wika, habang ang live chat at social media interaction ay karaniwang mas casual.
- Iwasan ang paggamit ng parehong closing phrase sa dulo ng bawat pakikipag-ugnayan dahil maaaring tumunog na masyadong generic at robotic – i-personalize ang iyong mensahe kung maaari.
- Magtapos sa isang positibong nota sa pamamagitan ng pagtanong sa customer kung may iba pang makakatulong sa kanila o hinihikayat silang makipag-ugnayan muli sa hinaharap. Ang pagpapanatili ng isang conversation log ay mahalaga para sa pagsubaybay sa nakaraang mga pakikipag-ugnayan at pagsisiguro ng patuloy sa customer support.
- Siguraduhin na ang iyong closing statement ay may galang, palakaibigan, at nag-iiwan ng pangkalahatang positibong impression.
Ayon sa American Express survey, 68% ng mga consumer ay naniniwala na ang isang kasiya-siyang customer service representative ay susi sa positibong karanasan sa serbisyo. Nasa ibaba ang ilan sa mga napatunayan na halimbawa kung paano mo maaaring magtapos ng mga pag-uusap sa customer sa isang propesyonal na paraan sa iba’t ibang support channel upang masiguro na ang iyong mga customer ay laging makakakuha ng kasiya-siyang karanasan kapag nakikipag-ugnayan sila sa iyo.
Paano magtapos ng isang tawag sa telepono: call-closing statements
‘Salamat sa pagtawag at kung mayroon kayong karagdagang mga katanungan, mangyaring tawagan kami muli."
“Salamat sa pagtawag sa [COMPANY NAME]. Magandang araw.”
“Kayo ay nagsalita sa [ADVISOR NAME] ngayong araw. Salamat sa pagkontak sa [COMPANY NAME]. Magandang araw.”
“Pag-amin muli para sa anumang abala na dulot. Salamat sa inyong tawag.”
“Salamat sa pagtawag. Kasiyahan ang makipag-usap sa inyo ngayong araw.”
“Kung may ibang mga katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin anumang oras. Maraming salamat sa pagtawag. Paalam.”
“Maraming salamat sa inyong oras, [CUSTOMER NAME], at salamat sa pagtawag sa [COMPANY NAME]. Inaasahan naming magtrabaho kasama ninyo sa hinaharap. Magandang araw!”
“Salamat sa pagtawag sa [CUSTOMER NAME], ang inyong feedback ay lubhang mahalaga sa amin. Mangyaring huwag mag-atubiling tawagan kami muli kung mayroon kayong mga katanungan.”
“Napakaganda na nakapagbigay kami ng sagot sa inyong mga katanungan ngayong araw. Salamat sa pagtawag sa [COMPANY NAME]. Magandang araw.”
“Lubos akong nasiyahan na nakatulong kami sa inyo ngayong araw [CUSTOMER NAME], mangyaring tawagan kami muli kung kailangan ninyo ng tulong.”
Ready to grow your business?
Start your free trial today and see results within days.
Paano magtapos ng isang email: email-closing phrases
“Kung mayroon kayong ibang mga katanungan, mangyaring ipaalam sa akin. Inaasahan naming marinig ang inyong tugon.”
“Sa gitna nito, ipaalam sa akin kung mayroon kayong karagdagang mga katanungan, komento, o alalahanin. Masaya akong tumulong sa inyo.”
“Inaasahan kong ito ay makakatulong. Magpadala ng linya sa akin kung mayroon kayong karagdagang mga katanungan. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin sa Facebook [link] o Twitter [link] kung gusto ninyo ng mabilis na tugon.”
“At siyempre, lagi akong nandito upang sagutin ang anumang mga katanungan na mayroon kayo. Kung makakatulong ako sa anumang paraan, huwag mag-atubiling magpadala ng email.”
“Kung interesado kayong matuto pa tungkol sa aming produkto, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin o sa sinuman sa aming support team anumang oras. Lagi kaming nandito upang tumulong.”
“Salamat sa inyong oras, at tawagan kami o magpadala ng email sa akin kung mayroon kayong mga katanungan tungkol sa tool.”
“Mangyaring maramdamang welcome na makipag-ugnayan sa aming support team sa [phone number], o sumagot sa mensaheng ito at kami ay lubos na masaya na tumulong.”
“Bilang isang reminder, narito ang [link] sa aming Knowledge Base kung saan maaari kayong makahanap ng karagdagang impormasyon tungkol sa aming produkto at kumpanya anumang oras.”
“Lubos naming pinahahalagahan ang inyong pag-unawa sa bagay na ito. Mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin kung mayroon kayong mga katanungan.”
“Pag-amin muli para sa abala. Ipinadala ko ang feedback na ito sa iba pang miyembro ng aking koponan at maaari kong siguruhin na ang pagkakamaling ito ay hindi na mangyayari sa hinaharap.”
“Nauunawaan ko na ito ay hindi ang sagot na inaasahan ninyo. Ngunit gagawin ko ang aking pinakamahusay upang ayusin ito sa lalong madaling panahon at siguruhing kami ay manatiling updated.”
“Ipaalam sa akin kung gumagana ang solusyong ito para sa inyo. At tulad ng palagi, kung may iba pang makakatulong sa akin, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan.”
“Salamat muli sa pagdadala ng isyung ito sa aming atensyon. Ibibigay ko sa inyo ang update sa pag-unlad sa loob ng isang linggo.”
“Inaasahan naming manatili tayong makipag-ugnayan at magtrabaho nang magkasama muli sa hinaharap. Mangyaring huwag mag-atubiling magbigay ng feedback at mga mungkahi upang tulungan kaming mapabuti, kahit mula sa malayo.”
“Samantala, narito ang ilang mga aksyon na maaari ninyong gawin na maaaring malutas ang isyu: […]. Kung hindi ito gumagana, babalik ako sa inyo sa loob ng isang business day na may alternatibong solusyon.”
Paano magtapos ng isang pag-uusap sa live chat
“Masaya akong nakatulong sa inyo. Bago kayo umalis, may iba pa ba akong makakatulong sa inyo ngayong araw?”
“Masaya akong makatulong ☺ Nais ko sa inyo ng magandang araw!”
“Salamat sa pag-chat sa amin ngayong araw. Magandang araw. Paalam.”
“Salamat sa pagkontak sa aming chat support. Isinasara ko na ang chat na ito. Kung mayroon pa kayong mga isyu, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa amin. Magandang araw!”
“Salamat sa paggamit ng aming live help service, at mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin muli kung kailangan ninyo ng karagdagang tulong. Paalam!”
“Salamat sa pagbisita! Inaasahan naming makita kayo muli!”
“Salamat sa pagdating, inaasahan naming marinig kayo muli!”
“Ang aking kasama [AGENT NAME] mula sa tech support department ay makakapagbigay ng sagot sa inyong katanungan. Iimbita ko siya sa aming chat room ngayon, isang sandali lamang, mangyaring.”
“Sa kasamaang palad, hindi ako equipped upang tumulong sa inyo sa isyung ito ngunit maaari akong ilipat kayo sa aking kasama na espesyalista sa paghawak ng ganitong uri ng kahilingan. Gusto ninyo ba nito?”
“Mangyaring maghintay, ikonekta ko kayo sa [AGENT NAME] mula sa [DEPARTMENT] sa loob ng ilang sandali.”
“Maaari ba kayong maghintay ng isang sandali? Inaalis ko kayo sa tamang tao.”
“[CUSTOMER NAME], tila hindi na kayo tumutugon. Kailangan kong isara ang chat para sa ngayon. Kung kailangan pa ninyo ng aking tulong, maaari ninyong hilingin ang chat muli. Salamat sa pagdating.”
“Mahabang panahon na mula sa inyong huling tugon. Kailangan kong isara ang aming chat. Kung kailangan ninyo ng karagdagang tulong, kami ay nasa inyong serbisyo. Magandang araw!”
“Dahil tila hindi na kayo tumutugon, itatatapos ko ang session ng chat na ito. Kung kailangan pa ninyo ng tulong, huwag mag-atubiling hilingin ang bagong session. Salamat sa pagkontak sa amin.”
“Kung may karagdagang mga problema at hindi ninyo ma-access ang aming chat line, mangyaring huwag mag-atubiling magpadala ng email sa amin sa [email address] o tawagan ang aming customer service line sa [phone number].”
Join our newsletter
The latest tips and deals delivered straight to your inbox.
Paano magtapos ng isang pag-uusap sa social media
“Hayaan kaming tingnan iyon para sa inyo. Sasagot kami sa loob ng maikling panahon.”
“Salamat sa pagbibigay sa amin ng pagkakataon na tumulong, nandito kami kung kailangan ninyo kami muli!”
“Susundan namin ang inyong DM sa lalong madaling panahon na ito ay nalutas.”
“Inaasahan naming ito ay makakatulong, magandang araw!”
“May ibang mga katanungan ba na makakatulong sa akin?”
“Ipaalam sa amin kung paano pa kami makakatulong sa inyo.”
“Salamat. Napakaganda na makatulong ako.”
“Salamat sa shout out – magpapadala ako ng isang tao mula sa tech support upang tingnan ito kaagad!”
“Gagawin namin ang lahat ng aming makakaya upang ayusin ito sa lalong madaling panahon!”
“Masaya akong tumulong! Magpadala sa amin ng sigaw kung kailangan ninyo ng iba pa.”
Mga pangunahing takeaway
Ang pagtatapos ng mga pag-uusap sa propesyonal at may galang ay isang mahalagang kasanayan sa customer service. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga template at best practice na ito, maaari ninyo:
- Baguhin ang mga negatibong pakikipag-ugnayan sa mga positibong karanasan sa customer
- Iwanan ang isang pangmatagalang positibong impression na nag-uudyok ng customer loyalty
- Mapanatili ang propesyonalismo sa lahat ng communication channel
- Hikayatin ang hinaharap na pakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng pag-imbita sa mga customer na makipag-ugnayan muli
- I-personalize ang mga pakikipag-ugnayan upang gawing pakiramdam ng mga customer na pinahahalagahan sila
Tandaan, ang paraan ng pagtatapos ng isang pag-uusap ay madalas na kung ano ang alaala ng mga customer. Gawing mahalaga ang bawat pagtatapos sa pamamagitan ng pagiging tunay, nagpapasalamat, at propesyonal.
