Mga Template sa Ticketing
Makatipid ng oras gamit ang mga template sa ticketing ng LiveAgent, kasama ang mga canned responses at pre-defined answers, upang mapataas ang kahusayan ng agen...
7 min read
LiveAgent
Ticketing
+2
Bakit gumamit ng help desk response template?
Ang isang survey ay nahanap na 69% ng mga consumer ay nagsusuri ng kalidad ng customer experience batay sa kung makakatanggap sila ng “mabilis na solusyon” sa kanilang mga katanungan o mga kahilingan para sa tulong. Gayunpaman, ang paggawa ng parehong mga tugon nang manu-mano nang paulit-ulit kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer ay maaaring maging lubhang hindi epektibo at nakakaubos ng oras kahit para sa pinaka-dalubhasang customer support agent.
Ang isang ticket system para sa IT support ay isa sa ganitong solusyon na maaaring gawing simple ang prosesong ito at mapabuti ang response time. Dito nagmumula ang canned messages na napakahusay. Sa katunayan, ang canned responses (macros), predefined answers, at ready-made templates ay isa sa pinakamahalagang help desk features na nagbibigay-daan sa support agent na mapabuti ang kanilang kahusayan at performance, mapabilis ang customer support at mapahusay ang customer satisfaction.
Mga benepisyo ng help desk response template:
- Tumutulong sa mga agent na makatipid ng oras at pagsisikap kapag tumutugon sa mga karaniwang kahilingan, nagbibigay-daan sa kanila na mag-focus sa mas seryosong mga query, nagsisiguro ng nabawasang mga error at nagpapataas ng agent productivity
- Tumutulong na mapanatili ang consistency sa ticket resolution speed at brand voice na nakakaapekto sa pangkalahatang kalidad ng customer support at customer service experience
- Tumutulong sa mga agent na mas madaling harapin ang mahirap na mga pag-uusap – tulad ng pagsasabi sa mga customer na hindi ka magtatayo ng feature na gusto nila o pagtanggi sa refund request
- Dahil ang canned messages at templates ay hindi auto-replies, ang mga agent ay madaling maaaring i-customize ang mga ito at magdagdag ng personal touch bago ipadala upang mapahusay ang customer satisfaction
10 halimbawa ng help desk response template
Nasa ibaba ang 10 halimbawa ng help desk responses para sa ilan sa pinaka-karaniwang isyu at support inquiries na maaaring i-customize, i-personalize, at gamitin ng iyong mga agent sa kanilang pang-araw-araw na support interactions.
Pagkilala na ang support request ay natanggap na
Hi [NAME],
Salamat sa pagkontak. Natanggap namin ang iyong request at nagsimula na kaming magtrabaho sa paglutas ng iyong isyu. Isa sa aming mga agent ay makikipag-ugnayan sa iyo sa lalong madaling panahon. Karaniwang tumatagal kami ng mas mababa sa 24 oras upang tumugon ng solusyon.
Kung mayroon kang anumang karagdagang impormasyon na sa palagay mo ay makakatulong sa amin na tulungan ka, mangyaring sumagot sa email na ito. Kung ito ay emergency, huwag mag-atubiling tawagan kami sa [number] o magsimula ng live chat sa aming support team.
Salamat ulit sa pagkontak sa amin,
[YOUR SIGNATURE]
Pagtugon sa information request
Hi [NAME],
Salamat sa pagkontak! Lagi kaming masaya na tumulong sa aming mga customer na matuto pa tungkol sa aming produkto.
Nais naming idirekta ka sa isang relevant article mula sa aming Knowledge Base na naglalaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa feature na ito. Mayroon din kaming blog post na tumutukoy kung paano makakakuha ng pinakamarami sa ito, kaya habang nandito ka, bakit hindi mo basahin ang mabilis na iyon?
Kung mayroon pa ring mga katanungan at nais mo ng karagdagang paglilinaw, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa amin sa pamamagitan ng pagsagot sa mensaheng ito. Nandito kami para sa iyo 24/7.
Tamasahin ang iyong araw,
[YOUR SIGNATURE]
Password reset request
Hi [NAME],
Nakatanggap kami ng isang kahilingan upang i-reset ang password para sa [COMPANY] account na nauugnay sa (email). Walang pagbabago na ginawa sa iyong account pa. Maaari mong i-reset ang iyong password sa pamamagitan ng pag-click sa link sa ibaba:
I-reset ang iyong password
Kung hindi mo hiniling ang bagong password, maaari mong ligtas na balewalain ang email na ito. Lamang ang isang tao na may access sa iyong email ang maaaring mag-reset ng iyong account password.
Kung kailangan mo ng tulong, o mayroon kang ibang mga katanungan, huwag mag-atubiling tawagan kami sa (number). Nandito kami upang tulungan ka sa bawat hakbang.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Customer na humihingi ng feature na nasa iyong roadmap
Hi [NAME],
Salamat sa feedback. Tiyak na makikita ko kung paano makakatulong ang feature na ito sa aming mga customer. Sa kapalaran, ang aming development team ay nasa ito na, at inaasahan naming ilabas ito sa susunod na quarter. Interesado ka ba na maging bahagi ng aming beta group at isa sa mga unang customer na subukan ito? Kung gayon, masaya akong ilagay ka sa listahan.
Ipaalam sa akin, at mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan kung mayroon kang ibang karagdagang insights na nais mong ipasa sa aming development team.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Customer na humihingi ng feature na hindi mo itayo
Hi [NAME],
Salamat sa feedback. Tiyak na makikita ko kung bakit ka interesado sa feature na iyon. Sa kasamaang palad, ito ay hindi nasa aming roadmap sa ngayon.
Dahil ang aming development resources ay limitado sa kasalukuyan, nadesisyon naming harapin ang mga feature X at Y bilang priyoridad, dahil ang karamihan ng aming mga customer ay malakas na hiniling ang mga ito. Ang mga feature na ito ay magiging kapaki-pakinabang din sa iyo dahil sa (…).
Iyon ay sinabi, ipapaalam namin sa iyo kung may pagbabago sa paligid nito. Mangyaring makipag-ugnayan kung mayroon kang ibang mga kahilingan – lagi kaming nandito upang makinig.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Customer na humihingi ng feature na naaalis na
Hi [NAME],
Salamat sa pagkontak. Tiyak na nauunawaan ko na nakakabigo na mawalan ng feature na umaasa ka sa iyong negosyo. Sa kasamaang palad, hindi namin plano na ibalik ito sa lalong madaling panahon.
Ang dahilan ay ito ay isang komplikadong feature na panatilihin. Hindi ito ginagamit ng karamihan ng aming mga customer, na nangangahulugang gumagugol kami ng maraming development time at resources sa isang bagay na hindi ginagawang mas mahusay ang aming produkto para sa karamihan ng mga user.
Gayunpaman, sa pamamagitan ng paggawa ng desisyon na ibagsak ito, nakamit namin na ilaan ang mga resources na iyon sa pagbuo ng (new features) na ilalabas nang mas mabilis kaysa sa iba pang paraan na nakamit namin.
Nauunawaan ko na hindi ito ang sagot na inaasahan mo, gayunpaman. Ang ilan sa aming ibang mga customer ay nahanap na ang (alternative feature) ay isang medyo magandang kapalit para sa functionality na iyon. Kung nais mo, masaya akong magbigay sa iyo ng aking pinakamahusay na payo kung paano mo ito magagamit.
Nang may paggalang,
[YOUR SIGNATURE]
Tumatanggap ng refund request
Mahal na [NAME],
Salamat sa pagkontak sa amin upang humiling ng refund sa iyong pagbili ng [PRODUCT/ SERVICE]. Nagsisisi kami na marinig na ang aming produkto ay hindi natugunan ang iyong inaasahan. Dahil ang iyong kahilingan ay sumusunod sa aming refund policy, masaya kaming tuparin ang iyong desisyon.
Naproseso namin ang iyong kahilingan at naglabas ng refund sa iyong credit card company. Maaaring tumagal ng hanggang [number of days] upang makita ang credit na ito sa iyong account.
Kung may paraan para sa amin na panatilihin ang iyong negosyo, nais naming magkaroon ng pagkakataon na subukan. Ipaalam lamang sa amin, at gagawin namin ang lahat ng kami. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan din sa amin kung mayroon kang ibang mga katanungan.
Paggalang,
[YOUR SIGNATURE]
Tinatanggihan ang refund request
Mahal na [NAME],
Nagsisisi ako na marinig na hindi ka masaya sa aming [PRODUCT/ SERVICE]. Nakatanggap namin ng iyong kahilingan para sa refund at nagsisisi kaming ipaalam sa iyo na ito ay lumampas sa aming refund policy tulad ng nakasaad dito.
Habang hindi kami makakabigay ng refund sa oras na ito, pinahahalagahan namin ang iyong negosyo at nais naming mag-alok sa iyo ng discount na 15% sa iyong susunod na pagbili.
Kung may paraan na sa palagay mo ay maaari naming mapabuti ang aming produkto/ serbisyo, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa amin.
Nang may paggalang,
[YOUR SIGNATURE]
Privacy policy concern
Hi [NAME],
Salamat sa iyong inquiry. Nauunawaan namin na ang data privacy at security ay isang pangunahing alalahanin para sa aming mga customer. Sa [COMPANY NAME], nais naming maramdaman mo na komportable sa pagbabahagi ng iyong personal data sa pamamagitan ng aming website, kaya ang privacy ay isang bagay na seryoso naming tinatanggap.
Gumawa kami ng tamang mga pag-iingat upang lubos na secure ang iyong data online at offline. Gumagamit kami ng encryption kapag nagpapadala ng iyong sensitibong personal na impormasyon, at ang mga server na nag-iimbak ng iyong data ay laging sumusunod sa independent third-party security certifications.
Maaari mong basahin ang buong bersyon ng aming opisyal na privacy policy dito: [link]. Kung kailanman ay maramdaman mo na hindi kami sumusunod sa privacy policy na ito, mangyaring makipag-ugnayan sa amin kaagad sa [number].
Paggalang,
[YOUR SIGNATURE]
Cancel subscription request
Hi [NAME],
Salamat sa pagsubok ng [PRODUCT/ SERVICE]. Kahit na nais naming manatili ka sa amin sa mahabang panahon, nauunawaan at tinatanggap namin ang iyong desisyon na kanselahin ang iyong account anuman ang dahilan. Mayroon kaming mabilis na katanungan na inaasahan naming masasagot mo na makakatulong sa amin na mapabuti ang [PRODUCT/ SERVICE].
Bakit ka nadesisyon na kanselahin? Mag-click lamang sa pinakaangkop na sagot:
- Hindi nahanap ang magandang use case para sa produkto
- Nais ng mas maraming features
- Ang presyo ay masyadong mataas
Pinahahalagahan namin ang tulong at inaasahan naming makakabalik ka sa amin sa hinaharap!
Lahat ng pinakamahusay,
[YOUR SIGNATURE]
