Pagpapasa ng E-mail

Ang e-mail forwarding ay ginagamit din upang i-redirect ang mga e-mail sa isang partikular na e-mail address. Nakakatulong ito para sa mga negosyante na may ilang e-mail account. Maaaring magbigay ng personalized na e-mail address sa iba’t ibang kliyente. Pinipigilan nito ang pagka-overload ng mga e-mail sa mailbox.

Ang email forwarding ay maaari ring maging kapaki-pakinabang kapag kailangang maabot ng isang mensahe ang maraming tao sa paglipas ng panahon. Maaaring makarating ang mensahe sa mga tatanggap matapos pindutin ng may-akda ang send. Isa itong mahusay na paraan upang mapanatili ang impormasyon ng iyong mga empleyado at katrabaho nang hindi na kailangan ng dagdag na pagsisikap.

Ang email forwarding sa help desk software ay tumutukoy sa awtomatikong proseso ng pag-redirect ng mga e-mail na natanggap sa isang itinalagang e-mail address papunta sa isa pang tinukoy na e-mail address. Ang prosesong ito ay tumutulong sa pagsentralisa ng komunikasyon, pag-convert ng mga e-mail sa mga ticket, at mas episyenteng pamamahala ng pakikipag-ugnayan sa mga customer.

Paano Gumagana ang Email Forwarding?

Ang email forwarding ay gumagana sa pamamagitan ng pag-configure ng email servers. Kapag ang isang e-mail ay ipinadala sa itinalagang address, pinoproseso ng server ang mga panuntunan na magre-redirect ng e-mail sa isa pang tinukoy na address. Maaaring ilarawan ang prosesong ito sa mga sumusunod na hakbang:

Configuration

Ang unang setup ay kinabibilangan ng pagtukoy ng mga forwarding rule sa email server. Tinutukoy ng mga panuntunang ito ang source na e-mail address at ang target address kung saan dapat i-forward ang mga e-mail.

Processing

Kapag may natanggap na e-mail sa source address, tinitingnan ng server kung may umiiral na forwarding rules.

Redirection

Kung may panuntunan, awtomatikong ifi-forward ng server ang e-mail sa target address.

Delivery

Ang na-forward na e-mail ay dumarating sa target inbox, na parang direkta itong ipinadala sa address na iyon.

Maaaring i-integrate ang prosesong ito sa mga help desk system upang awtomatikong gawing support ticket ang mga e-mail. Halimbawa, ginagamit ng mga system tulad ng Zendesk o LiveAgent ang email forwarding upang lumikha ng natatanging e-mail address para sa bawat customer, na kino-convert ang papasok na e-mail sa mga ticket na maaaring pamahalaan sa loob ng system.

Mga Benepisyo ng Email Forwarding

Pinadaling Komunikasyon

Pinadadali ng email forwarding ang pagsentralisa ng komunikasyon, na nagpapahintulot na pamahalaan ang maraming e-mail account o address mula sa isang inbox. Lalo itong kapaki-pakinabang para sa mga negosyo na may iba’t ibang departamento o team, bawat isa ay may sariling e-mail address.

Pinahusay na Suporta sa Customer

Sa help desk na mga sitwasyon, mahalaga ang email forwarding para sa episyenteng customer support. Sa awtomatikong pag-convert ng mga e-mail sa mga ticket, masisiguro ng mga support team na walang inquiry ang hindi nasasagot at ang bawat ticket ay naipapasa sa pinaka-kwalipikadong miyembro ng team para maresolba.

Pinabuting Produktibidad

Ang pamamahala ng mga e-mail sa pamamagitan ng isang sentralisadong sistema ay nagpapababa ng oras na ginugugol sa paglipat-lipat ng iba’t ibang e-mail account. Pinapabuti nito ang produktibidad dahil nakakapagpokus ang mga support agent sa pagresolba ng mga ticket sa halip na pamahalaan ang email logistics.

Integrasyon sa CRM at Sales Software

Maaaring i-integrate ang email forwarding sa mga Customer Relationship Management (CRM) system at sales software, para matiyak na natutunton at napamahalaan nang wasto ang pakikipag-ugnayan sa customer. Suportado nito ang episyenteng pamamahala ng leads at pinapahusay ang sales process sa pamamagitan ng pagbibigay ng kumpletong pananaw sa mga pakikipag-ugnayan sa customer.

Mga Best Practice para sa Email Forwarding

Magtakda ng Malinaw na Forwarding Rules

Mahalaga ang malinaw na mga panuntunan sa forwarding upang matiyak na ang mga e-mail ay naipapasa sa tamang tatanggap. Dapat tukuyin ng mga patakarang ito kung aling mga e-mail ang dapat i-forward at kanino, upang matiyak na ang mahahalagang mensahe ay makarating sa nararapat na indibidwal o departamento.

Regular na Suriin at I-update ang Mga Setting

Dapat regular na suriin at i-update ang mga forwarding setting upang sumalamin sa anumang pagbabago sa estruktura ng organisasyon o estratehiya sa pamamahala ng e-mail. Tinitiyak ng gawaing ito na nananatiling tama at epektibo ang mga forwarding rule.

Iwasan ang Forwarding Loops

Dapat mag-ingat upang maiwasan ang paglikha ng forwarding loops, kung saan ang isang e-mail ay paulit-ulit na naipapasa sa pagitan ng mga address nang walang katapusan. Maaaring magdulot ito ng pagkaantala sa komunikasyon at problema sa paghahatid.

Isaalang-alang ang Privacy at Seguridad

Kapag nagpapasa ng mga e-mail, lalo na yaong naglalaman ng sensitibong impormasyon, napakahalaga ng konsiderasyon sa privacy at seguridad. Siguraduhing ang mga na-forward na e-mail ay naa-access lamang ng mga awtorisadong indibidwal at sumusunod sa mga kaugnay na regulasyon sa privacy.

Email Forwarding sa Help Desk Systems

Nagbibigay ang LiveAgent ng universal inbox na nag-iintegrate ng email forwarding sa paglikha ng ticket. Pinapayagan ng feature na ito ang mga ahente na pamahalaan ang mga e-mail, live chat, tawag, at mga mensahe sa social media mula sa isang interface, na nagpapahusay sa episyensya ng customer support operations. Sa LiveAgent, isinet-up ang email forwarding sa pamamagitan ng pag-integrate ng mga papasok na e-mail account, na nagbibigay-daan sa instant na pagkuha ng mga e-mail habang dumarating ang mga ito sa inbox, at nag-aalok ng real-time na paglikha at pamamahala ng ticket.