Matutong sumulat ng propesyonal na liham ng pasasalamat gamit ang mga halimbawa at template. Tuklasin ang pagkakaiba ng email at liham, kumuha ng tips para sa pagpapahalaga sa customer, at alamin ang mga tampok ng LiveAgent. Paunlarin ang iyong mga liham ng pasasalamat gamit ang estrukturadong gabay.
Isinasaalang-alang ang laki at uri ng negosyo mo, pati na rin ang bilang ng mga customer na nais mong pasalamatan, maaari kang mamili kung email o printed thank you letters (ipinapadala sa regular na koreo) ang iyong gagamitin. Ilan sa mga salik na dapat isaalang-alang sa pagpili ng dalawa ay:
Kapag nagpapasya kung paano ipapahayag ang iyong pasasalamat, isaalang-alang ang ilang mahahalagang bagay na makakaapekto sa bisa ng iyong mensahe:
Tamang oras ng pagpapadala: Ang pinakamaagang dating ng tradisyunal na liham ay kinabukasan pagkatapos mo itong ipadala. Kung hindi kritikal ang oras, maaari kang magpadala ng liham. Pero kapag kailangan ng mabilisang tugon – tulad ng pasasalamat sa customer pagkatapos ng pagbili – mas maginhawa ang email.
Antas ng pormalidad: Dahil ang emails ay itinuturing na mas hindi pormal kaysa sa liham sa mundo ng negosyo, kung nais mong mapanatili ang pormal na komunikasyon sa mga customer – piliin ang liham.
Laman ng mensahe: Pinapayagan ng email ang pagdagdag ng graphics, larawan, video, mga link, o pag-attach ng files – kung nais mong gawing mas malikhaing ang thank you message kaysa sa karaniwang printed na teksto, email ang daan.
Mga limitasyon sa badyet: Mas mura ang magpadala ng email, nangangailangan ng dagdag na gastos ang liham (papel, printing, bayad sa koreo). Para sa global na negosyo na may mga customer sa buong mundo, maaaring email lang ang makatwirang opsyon.
Ang anumang liham ng pagpapahalaga sa customer ay dapat karaniwang estrukturado sa mas pormal na istilo kaysa sa email, at palaging dapat may kasamang ilang batayang bahagi ng thank you letter. Narito ang ilang kapaki-pakinabang na tips sa paggawa ng perpektong thank you letter para sa iyong mga customer:
Gumamit ng mas pormal na pagbati gaya ng “Dear Mr./Ms. Carter”, “ o “Dear John”, “. Iwasan ang impormal na pagbati tulad ng “Hello”, “ “Greetings”, “ o “Hi There”, “. Siguraduhin din na tama ang spelling ng pangalan ng tatanggap, dahil maaari itong magdulot ng hindi magandang impresyon mula pa lang sa simula.
Ang tanging layunin ng thank you letter ay ipakita ang pagpapahalaga at ipahayag ang pasasalamat sa mga loyal na customer. Iwasan ang tukso na i-promote muli ang iyong negosyo. Huwag banggitin ang anumang paparating na sale, special offers, bagong produkto, o iba pang maaaring ituring na advertisement. Dahil maaari nitong ilayo ang customer sa iyong pangunahing pakay.
Pagkatapos magpasalamat sa customer sa kanilang negosyo, maaari kang magdagdag ng follow-up statement na nagpapakita na ikaw ay nagbibigay-pansin sa kanilang pangangailangan. Maaaring ito ay pagsasabi na palagi kang available kung may tanong o alalahanin sila tungkol sa iyong produkto o serbisyo. O kaya ay simpleng itanong kung may magagawa ka pa upang madagdagan ang kanilang kasiyahan.
Upang gawing propesyonal ang liham, siguraduhing gumamit ng letterhead na maaaring maglaman ng pangalan ng iyong kompanya, logo, o iba pang impormasyon tungkol sa brand. Ang maayos na disenyo ng letterhead ay nagpapatingkad sa liham, tiyaking makikilala ang brand mo, tumutulong tiyakin ang pagiging totoo nito sa tatanggap, at nagbibigay ng pangkalahatang propesyonal na impresyon.
Kapag magsasara ng thank you letter, mahalagang gumamit ng angkop na magalang at propesyonal na salita o parirala. Maaari mong piliin ang karaniwang “Sincerely” o “Regards”, o bahagyang mas personal na “Best regards”, “ “Yours respectfully”, “ “Best wishes”, “ “With appreciation” o “Gratefully”. Ang pagsasara tulad ng “Always”, “ “Cheers”, “ “Love” o “Take care” ay itinuturing na masyadong impormal para sa business letters at dapat iwasan.
Bagama’t mahirap gawing personal ang thank you letters lalo na para sa malalaking negosyo, ang paglalagay ng pirma sa ibabang bahagi ay makakatulong magdagdag ng kahit kaunting antas ng personalisasyon. Kahit hindi palaging posible ang handwritten signature, kahit printed na pirma ay mas maganda pa rin kaysa sa karaniwang typed na pangalan.
Dear G. [Pangalan],
Nais naming ipabatid kung gaano namin pinahahalagahan ang iyong patuloy na pagtangkilik sa aming negosyo sa nakalipas na tatlong taon. Alam naming marami kang pagpipilian sa merkado, at kami ay lubos na natutuwa na patuloy mong pinipili ang [Pangalan ng Kumpanya] bilang iyong pangunahing pagpili. Ikaw, at ang mga katulad mong customer, ang dahilan kung bakit patuloy kaming naglilingkod—at kami’y labis na nagpapasalamat!
Ang iyong tapat na mungkahi at puna ay mahalagang bahagi ng aming paglago. Kung may magagawa pa kami upang mapabuti ang iyong karanasan sa amin, ipagbigay-alam lamang.
Best regards
[Iyong Pangalan]
Dear [Pangalan],
Ngayong taon, ipinagdiriwang ng [Pangalan ng Kumpanya] ang ika-10 anibersaryo, at nais naming pasalamatan ka dahil naging posible ito! Ang paglago at tagumpay na aming naranasan sa paglipas ng mga taon ay dahil sa mga customer na tulad mo, na tapat na sumusuporta sa aming negosyo.
Sa ngalan ng kumpanya, umaasa kaming nagustuhan mo ang pinahusay na kalidad ng aming mga serbisyo. Magpapatuloy kami sa aming pagsisikap na matugunan ang iyong pangangailangan at inaasahan sa hinaharap.
Tunay naming pinahahalagahan ang iyong tiwala, at gagawin namin ang lahat upang patuloy kang mabigyan ng serbisyong nararapat sa iyo.
Gratefully
[Iyong Pangalan]
Dear Bb. [Pangalan],
Habang natatapos ang taon, nais naming kunin ang pagkakataong ito upang magpasalamat sa pagpili mo sa aming negosyo! Ikaw ay isa sa aming pinahahalagahang customer at lubos naming ikinagagalak na nakapaglingkod sa iyo ngayong taon.
Patuloy naming pinagsisikapang lampasan ang inaasahan ng aming mga customer at matugunan ang kanilang mga pangangailangan. Ipaalam lamang kung may magagawa pa kami upang higit kang matulungan.
Mula sa aming lahat sa [Pangalan ng Kumpanya], hangad namin sa iyo at sa iyong mga mahal sa buhay ang isang ligtas at masayang Bagong Taon!
With appreciation
[Iyong Pangalan]
Ang mga halimbawa sa itaas ay makakatulong sa iyo upang madaling makagawa ng mga liham ng pasasalamat para sa customer. Maaari ka ring tumingin pa ng higit pang email to helpdesk sample messages upang mapalakas ang kakayahan ng iyong mga ahente na mahusay na hawakan ang lahat ng komunikasyon sa customer.
Mahalaga ang kaalaman, ngunit higit kapag ito ay naipatutupad. Subukan ang lahat sa aming academy mismo sa loob ng LiveAgent.
Isaalang-alang ang laki at uri ng negosyo mo, pati na rin ang bilang ng mga customer na nais mong pasalamatan. Kung ikaw ay isang kompanyang may napakaraming customer, maaaring mas mainam ang thank you emails. Gayunpaman, ang thank you letter ay laging mas pinahahalagahan.
Bago magpadala ng thank you letter, tingnan ang ilang mahahalagang salik tulad ng tamang oras ng pagpapadala, antas ng pormalidad, at laman ng mensahe, dahil lahat ng ito ay maaaring makaapekto sa resulta.
Ang anumang liham ng pagpapahalaga sa customer ay dapat karaniwang estrukturado sa mas pormal na istilo kaysa sa email at palaging dapat may kasamang ilang batayang bahagi ng thank you letter.
Masterhin ang sining ng pagpapahayag ng pasasalamat upang patatagin ang relasyon sa customer at bumuo ng pangmatagalang katapatan. Alamin ang mga napatunayang estratehiya at template.
Tuklasin ang mga email template na pasasalamat sa inyong order upang mapahusay ang pagpapahalaga sa customer at bumuo ng mga relasyon. I-personalize ang mga ema...
Matuto gumawa ng epektibong email na pasasalamat gamit ang 10 detalyadong hakbang, pagpapahusay ng relasyon sa customer at pagbibigay ng pagkatao sa iyong brand...
Matuto kung paano mapahusay ang katapatan ng customer at lumikha ng mga referral gamit ang personalized na mga card ng pasasalamat at mga tala. Tuklasin ang mga...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
