Sales call checklist
Discover the ultimate sales call checklist designed to boost your success by ensuring thorough preparation and personalization. Perfect for sales professionals ...
22 min read
Nararamdaman ba kayong hindi handa para sa inyong mga pagpupulong sa kliyente? Kung gayon, hindi kayo nag-iisa. Maraming mga may-ari ng negosyo ang hindi gumagawa ng oras upang maayos na maghanda para sa kanilang mga pagpupulong, na maaaring magresulta sa maraming nasayang na oras at enerhiya. Ngayon, tayo ay tatalakayin kung paano pinakamahusay na magplano para sa inyong mga pagpupulong sa potensyal na kliyente upang makakuha kayo ng pinakamarami sa bawat isa.
Ang kahalagahan ng pre-call planning
Sa pamamagitan ng paggugol ng oras upang maayos na maghanda para sa inyong mga pagpupulong, makakagawa kayo ng bawat isa na kasing-produktibo at mahusay hangga’t maaari. Ang pre-call planning ay nagbibigay-daan sa inyo na bumuo ng mas mahusay na relasyon sa inyong mga kliyente dahil magkakaroon kayo ng mas mahusay na pag-unawa sa kanilang mga pangangailangan.
Sa pre-call planning, maaari ninyong matukoy ang anumang potensyal na obeksyon na maaaring mayroon ang inyong mga kliyente at tugunan ang mga ito bago ang pagpupulong. Kahit na ang pre-call planning ay maaaring tumagal ng ilang dagdag na oras sa simula, makakatipid ito sa inyo ng oras sa mahabang panahon sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga hindi produktibong pagpupulong.
Paano magbigay ng pamagat sa isang pre-call planning email
Kapag kayo ay gumagawa ng pre-call planning, mahalaga na magkaroon ng malinaw at maikli na sistema ng pagkuha ng mga tala. Ang isang paraan upang gawin ito ay sa pamamagitan ng pagbibigay ng pamagat sa inyong mga tala gamit ang petsa at oras ng pagpupulong, pati na rin ang pangalan ng kliyente. Ito ay tutulong sa inyo na subaybayan ang inyong mga tala sa pagpupulong at maghanda para sa bawat pagpupulong.
Malamang na kailangan ninyong salain ang maraming mga template na nauugnay sa iba’t ibang mga kliyente o proyekto, kaya ang pagbibigay ng pamagat sa inyong mga tala gamit ang petsa ay makakatulong sa inyo na mabilis na matukoy kung aling mga ito ang nauugnay sa bawat pagpupulong.
At, dahil kayo ay nagpapadala sa kanila sa inyong koponan, mga kasama, sales team, o kahit na sa inyong sarili lamang, magiging kapaki-pakinabang na magkaroon ng pamagat ng pagpupulong sa linya ng paksa ng mga tala upang madaling mahanap ng lahat ang mga ito pagkatapos.
Mga halimbawa ng linya ng paksa ng pre-call planning email
- Prospective Client Meeting – [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
- Pre-Meeting Planning – [Petsa ng Tawag] [Pangalan ng Kliyente] | * [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag] | Pre-Call Planning |
- Pre-Call Planning [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
- Prospective Meeting with [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
- Planning Stage [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
- Plan Of Action [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
- [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag] – Pre-Meeting Discussion
Paano magsulat ng isang template ng pre-call planning
Ang pre-call planning ay hindi kailangang maging komplikado. Sa katunayan, maaari itong maging kasing-simple ng paglikha ng isang listahan ng mga pangunahing tanong na nais ninyong itanong sa inyong mga kliyente. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isa, makakasiguro kayo na ang bawat pagpupulong ay nakatuon at produktibo.
Magsimula sa layunin ng tawag. Ano ang inyong nais na makamit at paano ito gagawin? Ito ay magbibigay-daan sa inyo na matukoy ang mga pangunahing layunin ng tawag at tumuon sa bawat tanong sa pagkamit ng mga layuning ito.
Lumikha ng isang agenda. Anong mga paksa ang nais ninyong talakayin sa panahon ng tawag at bakit? Ito ay tutulong na panatilihin ang pagpupulong sa tamang landas at maiwasan kayong maging sidetracked ng iba pang mga paksa.
Maghanda ng ilang background na impormasyon tungkol sa kliyente. Ito ay maaaring kasama ang anumang bagay mula sa kasaysayan ng kanilang kumpanya hanggang sa kanilang mga kasalukuyang proyekto. Dapat din ninyong ilista ang mga tanong na maaaring mayroon ang inyong potensyal na kliyente. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng impormasyon na ito, makakaintindi kayo nang mas mahusay sa kanilang mga pangangailangan at kung paano kayo makakatulong sa kanila.
Gumawa ng isang listahan ng mga tanong na nais ninyong itanong sa kliyente, na maaaring maging anumang bagay mula sa paglilinaw ng kanilang mga pangangailangan hanggang sa pag-unawa sa kanilang badyet. Ito ay makakatulong sa pagpanatili ng pagpupulong na nakatuon at produktibo.
Sa wakas, magtakda ng mga layuning buod para sa pagpupulong. Ano ang inyong nais na makamit sa pagtatapos ng tawag? Ito ay magbibigay-daan sa inyo na sukatin ang tagumpay ng pagpupulong, pati na rin matukoy ang susunod na mga hakbang sa proseso.
Ano ang isasama sa isang template ng pre-call planning
- Layunin ng tawag
- Agenda
- Background na impormasyon tungkol sa kliyente
- Mga tanong para sa kliyente
- Mga layuning buod para sa pagpupulong
- Susunod na mga hakbang sa proseso
Mga template at halimbawa ng pre-call planning
Prospective Client Meeting – [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: talakayin ang posibilidad ng pagtutulungan sa [Pangalan ng Proyekto].
Agenda: • Mga pagpapakilala • Talakayin ang saklaw ng proyekto • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay isang [laki ng kumpanya] na kumpanya na nag-espesyalisa sa [industriya]. Kasalukuyang gumagawa sila ng isang [uri ng proyekto] na proyekto na tinatawag na [Pangalan ng Proyekto].
Mga tanong para sa kliyente: • Ano ang inyong badyet para sa proyektong ito? • Ano ang timeline para sa proyektong ito? • Ano ang inyong mga layunin para sa proyektong ito?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, magkakaroon kami ng malinaw na pag-unawa sa saklaw at layunin ng proyekto. Magkakaroon din kami ng pag-unawa sa badyet at timeline ng kliyente.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Magpadala ng proposal sa kliyente • Mag-schedule ng isang sumusunod na pagpupulong upang talakayin ang proposal
Pre-Meeting Planning – [Petsa ng Tawag] [Pangalan ng Kliyente]
[Petsa ng Tawag] [Pangalan ng Kliyente]
Ang layunin ng tawag: mga bagong pagsasaayos para sa [proyekto]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Kasalukuyang sitwasyon • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Pangalan ng Kumpanya] ay isa sa aming mga kliyente sa loob ng [panahon]. Kasalukuyang gumagawa sila ng isang [uri ng proyekto] na proyekto at nais na baguhin ang [mga detalye ng proyekto].
Mga tanong para sa kliyente: • Paano kami dapat magpatuloy sa mga pagbabago? • Aling mga miyembro ng koponan ang dapat na kasangkot sa proyekto? • Ano ang timeline para sa proyekto?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, magkakaroon kami ng malinaw na pag-unawa sa kung paano magpatuloy sa mga pagbabago at aling mga miyembro ng koponan ang dapat na kasangkot. Magkakaroon din kami ng pag-unawa sa timeline para sa proyekto.
| ### [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag] | Pre-Call Planning |
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: makuha ang kliyente na mag-sign up para sa aming [produkto/serbisyo]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Pagtatanghal ng [produkto/serbisyo] • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay nagbibigay ng [industriya] na mga serbisyo sa [target na merkado]. Kasalukuyang nasa proseso sila ng pagpapalawak ng kanilang negosyo at naghahanap ng mga bagong [produkto/serbisyo] na mga provider.
Mga tanong para sa kliyente: • Aling mga feature ang inyong hinahanap sa isang [produkto/serbisyo]? • Ano ang inyong badyet para sa [produkto/serbisyo] na ito? • Kailan ninyo kailangan ng [produkto/serbisyo] na ito?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, magkakaroon kami ng malinaw na pag-unawa sa mga pangangailangan at kinakailangan ng kliyente. Magkakaroon din kami ng pag-unawa sa kanilang badyet at timeline.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Magpadala ng proposal sa kliyente • Mag-schedule ng isang sumusunod na pagpupulong para sa onboarding
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag] – Pre-Meeting Discussion
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: talakayin ang mga posibleng solusyon para sa [umiiral na proyekto]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Kasalukuyang sitwasyon • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay naghahatid ng [industriya] na mga serbisyo sa [target na merkado]. Kasalukuyang gumagawa sila ng isang proyekto na tinatawag na [Pangalan ng Proyekto] at nakakaharap sa ilang mga hamon. Sila ay isang kliyente ng amin dati, at matagumpay naming nakumpleto ang isang proyekto na tinatawag na [Pangalan ng Nakaraang Proyekto].
Mga tanong para sa kliyente: • Ano ang mga hamon na inyong kinakaharap sa kasalukuyang proyekto? • Mayroon ba kayong badyet para sa bagong proyekto? • Aling mga miyembro ng koponan ang gumagawa sa proyektong ito?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, dapat nating makuha ang malinaw na pag-unawa sa mga hamon na kinakaharap ng kliyente sa pagpapadala ng proposal. Alam din natin ang badyet at timeline ng kliyente.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Pag-ayos ng pagpapabago ng kolaborasyon • Pagtitipon ng mas maraming impormasyon tungkol sa proyekto sa panahon ng debrief
Pre-Call Planning [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: magbigay ng proposal para sa [Pangalan ng Proyekto]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Pagtatanghal ng proposal • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay isang lider sa [industriya] na industriya. Sila ay isa sa aming mga kliyente sa loob ng [X] buwan/taon, at nag-iisip ng pag-upgrade sa kanilang [produkto/serbisyo].
Mga tanong para sa kliyente: • Ano ang inyong mga pananaw sa proposal? • Mayroon ba kayong mga tanong tungkol sa proposal? • Kailan ninyo nais na magsimula ang proyekto?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, dapat nating makuha ang ilang karagdagang detalye na itinakda tungkol sa proyekto. Alam natin kung kailan nila nais na magsimula at mayroon tayong ideya tungkol sa kanilang mga pananaw sa proposal.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Magpadala ng kontrata sa kliyente • Mag-schedule ng isang pagpupulong para sa pagpapasain ng kontrata
Prospective Meeting with [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: pumirma ng kontrata para sa [Pangalan ng Proyekto]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Pagsusuri ng kontrata • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay isang lider sa sektor ng [industriya]. Sila ay isa sa aming mga kliyente sa loob ng [panahon], at nakumpleto namin ang ilang mga proyekto nang magkasama sa panahong iyon. Ang pinakabago ay tinatawag na [Pangalan ng Proyekto].
Mga tanong para sa kliyente: • Mayroon ba kayong mga tanong tungkol sa kontrata? • Kailan ninyo nais na magsimula ang proyekto?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, magkakaroon kami ng isang nilagdaang kontrata para sa proyekto. Dapat din nating malaman kung kailan nila nais na magsimula ang proyekto.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Magpadala ng welcome pack sa kliyente • Mag-schedule ng isang kickoff meeting kasama ang koponan ng kliyente • Magpadala ng isang email sa koponan na may background na impormasyon
Planning Stage [Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
[Pangalan ng Kliyente] [Petsa ng Tawag]
Ang layunin ng tawag: simulan ang [Pangalan ng Proyekto]
Agenda: • Mga pagpapakilala • Pagsusuri ng mga layunin ng proyekto • Mga tanong at sagot
Background na impormasyon tungkol sa kliyente: Ang [Kumpanya ng Kliyente] ay isang lider sa kanilang industriya, na may pokus sa [target na merkado]. Sila ay isa sa aming mga kliyente sa loob ng ilang taon, at nakumpleto namin ang maraming iba’t ibang mga proyekto nang magkasama.
Mga tanong para sa kliyente: • Paano namin mapapabuti ang aming kolaborasyon? • Mayroon ba kayong mga tanong tungkol sa mga layunin ng proyekto?
Mga layuning buod para sa pagpupulong: Sa pagtatapos ng pagpupulong, dapat nating makuha ang malinaw na pag-unawa sa inaasahan ng kliyente. Alam din natin kung ano ang kanilang mga pananaw sa kung paano natin mapapabuti ang aming kolaborasyon.
Susunod na mga hakbang sa proseso: • Magpadala ng isang email na nagpapasalamat sa kliyente • Mag-schedule ng mga regular na check-in call kasama ang koponan ng kliyente • Magsimula ng trabaho sa mga deliverable ng proyekto
Template ng Pre-Call Planning – Mga Magandang Kasanayan
Sa mga tuntunin ng pre-call sales planning, may ilang pangunahing bagay na dapat ninyong laging gawin bago makipag-ugnayan sa isang potensyal na kliyente. Kasama dito ang:
- Pagsusuri ng website ng kliyente – maaaring magbigay sa inyo ng maraming impormasyon tungkol sa kanilang negosyo, sa kanilang target na merkado, atbp. Ito ay isang ganap na dapat-gawin pagdating sa pre-call planning.
- Pag-verify ng kanilang mga profile sa social media – nagsasabi sa inyo tungkol sa kanilang tono ng boses at kung anong uri ng nilalaman ang kanilang ibinabahagi, atbp.
- Pagsusuri ng proposal – linawin kung ano ang inyong inaalok at kung ano ang hinahanap ng kliyente.
- Pagsusuri sa inyong koponan – magtanong kung may iba pang nagsalita sa kliyente kamakailan at kung mayroon silang anumang insight sa aktwal na mga pag-uusap sa benta.
- Pagkakaroon ng pag-unawa sa badyet at timeline ng kliyente – para sa pag-customize ng pag-uusap, paglikha ng isang realistic na proposal, at pagtatakda ng inaasahan.
- Paghahanda ng mga tanong para sa kliyente – upang makakuha ng pinakamarami sa tawag, ilista ang ilang bagay na nais ninyong itanong nang maaga.
- Pagtitipon ng background na impormasyon tungkol sa kanilang kumpanya – upang bumuo ng rapport at ipakita na kayo ay interesado sa kanilang negosyo.
- Pag-aaral tungkol sa kanilang industriya at target na merkado – mas maraming alam ninyo, mas magiging mahalaga kayo sa kanila at mas makakaapekto sa kanilang desisyon sa pagbili.
- Pagsusulat ng isang listahan ng mga tanong na maaaring itatanong sa inyo ng kliyente – ang mga sales agent ay dapat na handa para sa anumang bagay, dahil ang kliyente ay maaaring magkaroon ng mga alalahanin tungkol sa inyong proposal.
- Paghihingi ng mga referral – ito ay isang mahusay na paraan upang lumaki ang inyong kumpanya at makakuha ng mas maraming mga kliyente, ngunit gumagana din bilang social proof para sa inyong negosyo.
- Pagbuo ng isang pre-call plan ng aksyon para sa pagpupulong – kailangan ninyong magkaroon ng malinaw at matatag na mga layunin sa isip para sa tawag, pati na rin malaman kung ano ang nais ninyong makamit.
- Paglikha ng isang plano sa sumusunod – pagkatapos ng tawag, dapat ninyong malaman kung ano ang gagawin susunod. Ito ay maaaring maging pagpapadala ng proposal, pag-schedule ng isa pang pagpupulong, o lamang manatiling makipag-ugnayan.
- Pagpapadala ng isang ’thank you" na tala pagkatapos ng tawag – ipakita ang pasasalamat sa inyong prospect para sa kanilang oras at magpadala sa kanila ng isang buod ng kung ano ang tinalakay. Kung mayroon kayong anumang karagdagang impormasyon na maaaring makatulong sa kanila, siguraduhin na isama ito din.
Buod
Ang pre-call planning ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng benta na makakatulong sa inyo na makakuha ng pinakamarami sa inyong mga pagpupulong sa potensyal na kliyente. Sa pamamagitan ng paggugol ng oras upang pag-aralan ang inyong mga prospect, maunawaan ang kanilang mga pangangailangan, at bumuo ng isang solidong plano para sa pagpupulong, tataas ninyo ang inyong mga pagkakataon na makagawa ng isang matagumpay na benta.
