Call center: Mga template sa pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan
Maraming mga kustomer ang gustong kumonekta sa kanilang paboritong mga tatak sa pamamagitan ng telepono. Subalit, karamihan ng mga publikasyon na nakatutok sa serbisyo sa kustomer ay nagpapahayag na “ang tawag sa telepono ay patay na”, na ang totoo ay isang pangungusap mula sa isang ika-14 ng Nobyembre, 2010 (!)TechCrunch na artikulo.At kahit na idinagdag ng manunulat na sa pamamagitan ng “patay” ang kahulugan sa teknolohiyang industriya “sa pagtanggi”, pagkalipas ng mga taon at iba-ibang mga pag-aaral tulad nito mula kay Forrester patunayan kung hindi man.
Subalit, hindi kami maaaring makipagtalo na ang ibang mga lagusan ng komunikasyon na gamit sa mga serbisyo sa kustomer, tulad ng live chat, chatbots, o mga instant messenger ay hindi lumalago sa kasikatan. Ngunit hindi nangangahulugan na ang mga kustomer ay hindi na interesado sa tulong sa telepono.
Sa ibaba ay makikita mo ang ilang mga halimbawa ng mga template sa pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan. Gamitin ang mga ito upang matapos o maihinto ang komunikasyon sa iyong mga kustomer sa positibong paraan, sinisiguro ang kanilang kasiyahan at katapatan.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design<br> your own customer email templates.<br> Curious about all the opportunities?
Call center: Mga template sa pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan
Template ng pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan 1
Hello, my name is [agent’s name], and I’m calling from [company/department/team] regarding your reported issue. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms]
Perfect, [customer’s name]. I’d like to inform you that your ticket was resolved a few minutes ago. Everything [add a more detailed description of the issue/flaw/problem with an order] should work fine now. Please check and let me know if everything is okay on your end.
[Wait for the customer to answer]
[Customer’s name], because we found a solution to [issue/problem/technical flaw], I’m closing your ticket. It will be removed from the list of pending tickets, which you can access via the [company] dashboard. If you have any other questions or problems, I’m happy to help.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
Thank you for contacting us, and have a nice day!
Template ng pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan 2
Hey! It’s [name] from [company/department/team] speaking. I’m contacting you regarding the issue with [product/service] that you reported [two days ago/one week ago/etc.]. I’m happy to inform you that the problem was resolved and we can close your ticket now. I hope that works for you.
[Customer confirms]
You can still check the history of this ticket and access any others that you have submitted. Just head to [website address], login into your customer account, and click on the “Support” tab in the menu section. If you need help with any other issue, I’m happy to help now.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
If you encounter any problems with [product/service] later, you can always reach out to us via phone, live chat, or email.
Template ng pagsasara/paghihinto ng pakikipag-ugnayan 3
Hey there! My name is [agent’s name], am I speaking with [customer’s name]?
[Customer confirms]
Great, [Customer’s name]. I’m calling because I’d like to inform you that the request you submitted on [exact submission date and time] has been put on hold for now.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
It was paused because [the reason for the ticket to be paused, for example, the tech team is looking for the best solution and it may take longer than expected/many customers are experiencing the same issue and we would like to take some time to address this problem on a company level/your request involves the work of agents from a few different departments and we need a few more days to arrange things]. I hope it’s not a huge inconvenience for you.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
I promise that we will do our best to resolve this issue as fast as possible. I’ll also inform you about the progress of your request. Let’s stay in touch, okay?
[Customer confirms]
Once again, thank you for your patience, and talk to you soon.
Karaniwang mga tanong
Bakit mo dapat isara/ihinto ang pakikipag-ugnayan sa pamamagitan ng telepono?
Isa sa mga maaaring dahilan upang isara ang pakikipag-ugnayan ay ang simpleng katotohanan na paglutas sa isyu ng kustomer. Pagkatapos, ang natatanging bagay na gagawin ay pasalamatan ang kustomer para sa usapan at tiyakin sila na maaari silang mulig makipag-ugnayan sa anumang oras na kailangan nila ang tulong.
Sa ibang mga dahilan sa pagsasara ng pakikipag-ugnayan ay maaaring isama ang kawalan ng kakayahan na lutasin ang hiling ng kustomer o ilipat ang usapan sa ibang lagusan. Ang paghihinto ng pakikipag-ugnayan ay karaniwang nangyayari kapag ang pagtuklas sa solusyon sa problema ng kustomer ay mas tumatagal kaysa sa karaniwan o karagdagang oras ay kailangan upang maisama ang ibang mga stakeholder . Sa bihirang mga sitwasyon, ang pakikipag-ugnayan ay maaaring isara dahil sa ugali ng kustomer: pagiging walang galang , agresibo, tumatangging makipagtulungan sa ahente, bilang halimbawa.
Dapat ko bang ipaliwanag kung bakit ang pakikipag-ugnayan ay isinasara/inihihinto?
Oo, ang iyong mga ahente ay dapat laging magpaliwanag kung bakit ang isang bagay ay nangyayari, at iyan ay hindi lamang ginagamit sa pagpapaliwanag ng mga dahilan para sa pagsasara o paghihinto ng pakikipag-uganyan. Samakatuwid iyon ay dapat ituring bilang isang tuntunin ng iyong mga ahente upang linawin kung bakit ang isang ticket o pakikipag-ugnayan ay isinasara o inihihinto. Iyon ay hindi kailangang maging isang mahabang pagsasalita. Dalawang maiiksing mga pangungusap na sumasakop sa nangyari, bakit iyon ay nangyari, at ang susunood na mga hakbang ay sapat upang mapanatili ang iyong mga kustomer na may lubos na kaalaman.
Subukan ang LiveAgent Ngayon
May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.
3,000+ na review 
Ikinatutuwa namin ang pag-sign up mo kamakailan sa LiveAgent.
May ipapadalang message sa iyong email address na naglalaman ng iyong login details matapos ma-install ang iyong account.
Kung makakapaghintay ka pa nang saglit, makaka-access ka na ng account mo diretso mula dito matapos ang installation.
Pagkatapos ng proseso, ipapadala namin ang mga detalye ng login sa iyong mailbox.
Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.
Maraming petsa ang bakante