First Contact Call Center Templates
Nag-aalok ang LiveAgent ng libreng first-contact call center templates upang mapahusay ang komunikasyon sa panahon ng unang pakikipag-ugnayan sa customer. Kasam...
6 min read
LiveAgent
Call Center
+1
Maraming customer ang nais na makipag-ugnayan sa kanilang paboritong brand sa pamamagitan ng telepono. Gayunpaman, karamihan ng mga publikasyon na nakatuon sa customer service ay nag-anunsyo na “ang phone call ay patay”, na talagang isang pangungusap mula sa isang artikulo ng TechCrunch noong Nobyembre 14, 2010 (!). At kahit na ang may-akda ay nagdagdag na sa pamamagitan ng “patay” ang tech industry ay nangangahulugang “sa pagbaba”, mga taon na ang lumipas at iba’t ibang pag-aaral tulad ng ito ng Forrester ay nagpapatunay ng kabaligtaran.
Gayunpaman, hindi natin maitatalo na ang iba pang mga channel ng komunikasyon na ginagamit sa customer services, tulad ng live chat, chatbots, o instant messengers ay lumalaki sa popularidad. Ngunit hindi ito nangangahulugang ang mga customer ay hindi na interesado sa phone assistance.
Sa ibaba ay makikita mo ang ilang halimbawa ng pagsasara/paghihinto ng contact templates. Gamitin ang mga ito upang tapusin o tigilan ang komunikasyon sa iyong mga customer sa isang positibong paraan, na nagsisiguro ng kanilang kasiyahan at katapatan.
Call center: Pagsasara/paghihinto ng contact templates
Pagsasara/paghihinto ng contact template 1
Kamusta, ang aking pangalan ay [agent’s name], at tumatawag ako mula sa [company/department/team] tungkol sa iyong naiulat na isyu. Nagsasalita ba ako sa [customer’s name]?
[Customer confirms]
Perpekto, [customer’s name]. Nais kong ipaalam sa iyo na ang iyong ticket ay nalutas ilang minuto na ang nakakaraan. Lahat ng [magdagdag ng mas detalyadong paglalarawan ng isyu/depekto/problema sa order] ay dapat gumagana nang maayos na ngayon. Mangyaring suriin at ipaalam sa akin kung lahat ay okay sa iyong dulo.
[Maghintay para sa customer na sumagot]
[Customer’s name], dahil nahanap namin ang solusyon sa [issue/problem/technical flaw], sinasara ko ang iyong ticket. Ito ay aalis sa listahan ng mga naghihintay na tickets, na maaari mong i-access sa pamamagitan ng [company] dashboard. Kung mayroon kang anumang iba pang mga katanungan o problema, masaya akong tumulong.
[Kung ang customer ay nagsabi na wala na silang ibang mga problema, ang agent ay maaaring tapusin ang pag-uusap. Kung may ibang isyu, ang agent ay dapat kumilos dito].
Salamat sa pagkontak sa amin, at magandang araw!
Pagsasara/paghihinto ng contact template 2
Hoy! Ito ay [name] mula sa [company/department/team] nagsasalita. Nakikipag-ugnayan ako sa iyo tungkol sa isyu sa [product/service] na iyong naiulat [dalawang araw na ang nakakaraan/isang linggo na ang nakakaraan/atbp.]. Masaya akong ipaalam sa iyo na ang problema ay nalutas na at maaari na nating isara ang iyong ticket. Umaasa ako na okay ito para sa iyo.
[Customer confirms]
Maaari mo pa ring suriin ang kasaysayan ng ticket na ito at i-access ang anumang iba pa na iyong isinumite. Pumunta lamang sa [website address], mag-login sa iyong customer account, at i-click ang ‘Support" tab sa menu section. Kung kailangan mo ng tulong sa anumang ibang isyu, masaya akong tumulong ngayon.
[Kung ang customer ay nagsabi na wala na silang ibang mga problema, ang agent ay maaaring tapusin ang pag-uusap. Kung may ibang isyu, ang agent ay dapat kumilos dito].
Kung makakaranas ka ng anumang mga problema sa [product/service] mamaya, maaari kang laging makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng telepono, live chat, o email.
Pagsasara/paghihinto ng contact template 3
Hoy doon! Ang aking pangalan ay [agent’s name], nagsasalita ba ako sa [customer’s name]?
[Customer confirms]
Mahusay, [Customer’s name]. Tumatawag ako dahil nais kong ipaalam sa iyo na ang kahilingan na iyong isinumite noong [exact submission date and time] ay inilagay na sa hold para sa ngayon.
[Magpahinga upang hayaang magsalita ang customer kung nais nila. Kung ang customer ay hindi nagsasalita ng kahit ano, ang agent ay maaaring magpatuloy]
Ito ay titigil dahil [ang dahilan para ang ticket ay titigil, halimbawa, ang tech team ay naghahanap ng pinakamahusay na solusyon at maaaring tumagal ng mas mahabang panahon kaysa inaasahan/maraming customer ang nakakaranas ng parehong isyu at nais naming kumuha ng ilang oras upang tugunan ang problemang ito sa antas ng kumpanya/ang iyong kahilingan ay nagsasangkot ng trabaho ng mga agent mula sa ilang iba’t ibang departamento at kailangan namin ng ilang araw pa upang ayusin ang mga bagay]. Umaasa ako na hindi ito malaking abala para sa iyo.
[Magpahinga upang hayaang magsalita ang customer kung nais nila. Kung ang customer ay hindi nagsasalita ng kahit ano, ang agent ay maaaring magpatuloy]
Nangangako ako na gagawin namin ang aming pinakamahusay upang malutas ang isyung ito sa lalong madaling panahon. Ipapaalam ko rin sa iyo ang pag-unlad ng iyong kahilingan. Manatili tayong konektado, okay?
[Customer confirms]
Muli, salamat sa iyong pasensya, at makikipag-usap sa iyo sa lalong madaling panahon.
Magdisenyo ng iyong sariling templates
Ang LiveAgent ay nagbibigay sa iyo ng kapangyarihang magdisenyo ng iyong sariling customer email templates. Interesado ka ba sa lahat ng mga pagkakataon? Subukan ang LiveAgent nang libre o mag-schedule ng demo upang makita kung paano ka maaaring lumikha ng custom templates na angkop sa iyong pangangailangan ng negosyo.
