Matuto kung paano magtapos ng business emails nang epektibo gamit ang mga tip at template. Kasama ang smooth closing line, professional sign-off, at contact info. Iwasan ang informal language. Ang mga template ay sumasaklaw sa iba’t ibang uri ng email tulad ng sales, welcome, at apology emails.
Dahil ang karamihan ng kasalukuyang business correspondence ay hinahawakan ng email, mahalaga na magsimula at magtapos ng mga email sa malakas na nota. Gayunpaman, sa lahat ng atensyon na ibinigay sa email subject lines at mga simula, ang mga pagtatapos ng email ay madalas na napapabayaan.
Sa katotohanan, ang pagtatapos ng business-related email nang maayos ay kasing-importante ng pagsisimula ng email. Ang tamang uri ng email ending ay nag-iiwan sa tatanggap ng positibong final impression, nag-uudyok sa mambabasa na kumilos, kinikilala ang nagpadala at ang kanilang mga layunin, at nagbibigay sa tatanggap ng inyong contact information (upang madali nilang makipag-ugnayan sa inyo.)
Basahin ang susunod upang malaman ang lahat tungkol sa paano magtapos ng business emails nang angkop at samantalahin ang aming listahan ng propesyonal na email closings at closing line examples na angkop sa iba’t ibang konteksto.
Bago ipadala ang inyong email, siguraduhin na naglalaman ito ng maikling closing sentence na lumilikha ng smooth transition sa pagitan ng pangunahing paksa ng inyong email at inyong sign-off. Ang closing line na ito ay maaaring ipahayag ang inyong pasasalamat sa oras ng tatanggap, ipahiwatig na bukas kayo sa karagdagang komunikasyon, maging call-to-action, o maging isang pahayag na nagpapakita na inaasahan ninyo ang tugon.
Maliban kung napakalapit ninyo sa tatanggap, bawat business email ay nangangailangan ng propesyonal na pagsasara, na maaaring maging formal o casual batay sa uri ng relasyon na mayroon kayo at ang konteksto ng inyong komunikasyon. Ang pinakakaraniwang ginagamit na email sign-offs ay ‘Regards" at “Best” ngunit naghanda kami ng buong listahan ng mga halimbawa (sa ibaba), parehong formal at informal.
Laging isama ang inyong buong pangalan (unang at huling pangalan) sa inyong email signature kung nagsusulat kayo sa isang tao sa unang pagkakataon. Para sa mga pag-uusap sa mga kasama sa trabaho, o mga taong kilala ninyo na at nagtipong maraming email, sapat na ang pag-sign off gamit ang inyong unang pangalan. Mangyaring tandaan, inaasahan na hindi magtapos ng pag-uusap gamit ang mga nicknames maliban kung ang inyong nickname ay malawak na kilala at ginagamit sa halip ng inyong unang pangalan.
Siguraduhin na idagdag ang inyong kasalukuyang job title at company name sa inyong email signature upang walang lugar para sa kalituhan tungkol sa kung sino kayo, lalo na kung kayo ay cold-emailing ng mga potensyal na customer. Kung nag-apply kayo para sa trabaho, inaasahan naming iwanan ninyo ang inyong kasalukuyang impormasyon sa pagtatrabaho (email at phone number) sa inyong signature.
Kahit na ang tatanggap ng inyong mensahe ay alam na ang inyong email address, laging kapaki-pakinabang na magbigay ng karagdagang contact information sa inyong email signature, tulad ng inyong direktang phone number, dahil ang ilang tao ay maaaring mas gusto na makipag-ugnayan sa inyo sa pamamagitan ng ibang communication channels.
Maaari din ninyong isaalang-alang ang pagdagdag ng mga link sa inyong signature. Ang link ay maaaring maging link sa inyong website, inyong LinkedIn profile o iba pang relevant na social media accounts, isang landing page na gusto ninyong i-promote, inyong online portfolio, inyong online calendar, o inyong pinakabagong blog post, atbp.
Kapag nagpapasya kung anong uri ng sign-off ang gagamitin upang magtapos ng inyong business email, isipin kung sino ang inyong ine-email at bakit. Kung hindi kayo sigurado kung aling sign-off ang magiging pinakaangkop sa isang partikular na sitwasyon, mas mabuti na pumili ng mas formal na closing phrase. “Best”, “Regards”, “All the best”, at “Best regards” ay ilan sa mga pinakasiguradong email closings na maaaring gamitin sa lahat ng sitwasyon at lahat ng uri ng mga email. Narito ang ilang pang halimbawa ng pinakakaraniwang at malawak na ginagamit na propesyonal na email closings:
Formal email closing phrases:
Casual email closing phrases:
Closing phrases showing appreciation:
Batay sa konteksto ng inyong email message, maaari din ninyong idagdag ang isang maikling email closing sentence bago ang inyong sign-off. Gamitin ang isa sa mga sumusunod na napatunayan na email closing lines upang masiguro na magtatapos kayo ng inyong mensahe sa positibong nota at hayaan ang inyong mga tatanggap na malaman na inaasahan ninyo ang kanilang tugon o karagdagang dialogue.
Ang pag-alala kung paano magtapos ng cold outreach email ay maaaring maging hamon para sa anumang sales professional. Narito ang ilang halimbawa ng kung ano ang maaari ninyong isama sa pagtatapos ng inyong cold sales emails upang hikayatin ang isang prospect na tumugon:
Ang mga follow-up email ay isang dapat sa anumang cold emailing strategy. Narito kung paano ninyo maaring magtapos ng sales follow up email upang hikayatin ang inyong prospect na tumugon kahit na ang inyong mga nakaraang pagsubok na makipag-ugnayan ay hindi matagumpay:
Ang mga post-purchase email at customer welcome email ay ilan sa pinaka-kritikal na mga email sa email marketing campaigns na naglalayong bumuo ng long-term customer relations. Narito kung paano ang inyong email closing statements ay maaaring magmukhang para sa mga uri ng email na ito:
Kapag nagtatapos ng inyong customer service emails, laging magandang ideya na hikayatin ang inyong mga customer na makipag-ugnayan kung mayroon silang anumang iba pang mga tanong, isyu, o alalahanin. Dapat din ninyong panatilihin ang kanilang kumpiyansa na lagi kayong handa na tumulong. Narito ang ilang kapaki-pakinabang na halimbawa na maaari ninyong gamitin upang tapusin ang customer service emails:
Pagdating sa pagsusulat ng customer apology emails at pakikipag-ugnayan sa mga frustrated na customer, dapat ninyong ulitin ang inyong pag-apela sa pagtatapos ng inyong email, at sabihin na pinahahalagahan ninyo ang kanilang pasensya at pag-unawa:
Ang email end ay karaniwang isang closing remark o isang maikling pangungusap na sinusundan ng inyong signature, ngunit ang paghahanap ng tamang mga salita at ang tamang tone upang magsara ng inyong email message ay madalas na nangangailangan ng malaking halaga ng pag-iisip. Kung paano ninyo magtatapos ng email ay maaaring tunay na makagawa ng malaking epekto sa desisyon ng tatanggap na sagutin ang inyong email. Ang pag-alam kung paano magtapos ng propesyonal na mga email ay ang susi sa mahusay na business communication, nag-iiwan sa mambabasa ng positibong impression, at pagtaas ng email response rates. Kung hindi kayo sigurado kung paano magtapos ng inyong susunod na business email, ang mga nabanggit na halimbawa ng email closings ay maaaring maging kapaki-pakinabang.
Ang mga closing line ay maaaring magdulot ng lasting impression at makatulong na bumalik sa pangkalahatang tone at layunin ng email. Maaari nilang ipahayag ang pasasalamat, propesyonalismo, o simpleng ipahiwatig ang pagtatapos ng pag-uusap. Ang mga halimbawa ng maikling closing line ay kinabibilangan ng: 'Salamat sa inyong oras', 'Best regards', 'Naghihintay na marinig ang inyong tugon', o 'Salamat nang maaga'.
Dahil ang email closing ay ang huling bagay na basahin ng inyong tatanggap, ito ay maaaring maging motivating factor sa kung gaano kabilis sila tumugon – o kung magiging tugon nila ito o hindi. Sa pamamagitan ng pagtatapos ng inyong email sa isang polite, propesyonal at angkop na paraan, mayroon kayong mas magandang pagkakataon na makatanggap ng positibong tugon.
Kahit na mayroon kayong casual na relasyon sa tatanggap, ang mga unprofessional na pagsasara ay dapat iwasan sa anumang uri ng business communication. Ang mga 'unprofessional' na pagsasara ay kinabibilangan ng 'May blessed day' (o anumang iba pang may religious overtones), 'Peace out!' (o anumang iba pang slang), 'Thx' (o anumang iba pang abbreviations), 'See ya later' (o anumang iba pang informal sign-offs), 'Yours truly'/'Love' (o anumang iba pang nagmumungkahi ng devotion).
Ang pagpili ng angkop na email sign-off ay gumagalang sa tone ng email, layunin, at relasyon sa tatanggap. Ang mga formal na business email ay madalas na nagtatapos ng 'Sincerely,' o 'Best regards,' habang ang mga casual ay maaaring gumamit ng 'Best,' o 'Thanks.' Ipahayag ang pasasalamat gamit ang 'Thank you,' at ang mga casual na pag-uusap gamit ang 'Cheers.' Ang pagpili ay dapat iwasan ang insincerity, manipulation, o excess formality, at dapat sumasalamin sa propesyonalismo at paggalang ng nagpadala sa tatanggap.
Habang mahalaga ang pagtatapos ng business email sa propesyonal na paraan, ang tamang formatting ay kritikal din para sa paglikha ng magandang final impression. Siguraduhin na may comma pagkatapos ng inyong closing remark, pagkatapos ay magdagdag ng space at i-type ang inyong buong pangalan, sinusundan ng inyong title, company, at anumang contact information na gusto ninyong ibigay.
Ang LiveAgent ay ang pinaka-review at #1 helpdesk software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ngayon gamit ang aming libreng 30-day trial. Walang credit card na kailangan.
Tuklasin ang mga tip at template para sa pagsisimula ng propesyonal na email gamit ang angkop na pagbati at pambungad para sa iba't ibang konteksto ng negosyo. ...
Matuto kung paano magtapos ng mga pag-uusap sa customer nang may galang at propesyonal sa iba't ibang channel gamit ang mga customizable na script at template n...
Alamin kung ano ang hindi dapat gawin sa mga business email sa pamamagitan ng mga halimbawa ng hindi propesyonal na email. Pahusayin ang iyong kasanayan sa komu...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
