Taasan ang iyong rate ng tugon gamit ang isang polite na follow-up email. Matuto kung paano lumikha ng epektibong subject lines at mga email na may mga tip, halimbawa, at mga template para sa iba’t ibang sitwasyon tulad ng mga aplikasyon sa trabaho at mga pagpupulong. Iwasan ang mga karaniwang pagkakamali at pahusayin ang tagumpay ng komunikasyon.
Kung kailanman mo na sinubukan na makipag-ugnayan sa isang partikular na kumpanya at hindi nakatanggap ng tugon, malamang na alam mo ang pagkabigo ng pag-iisip kung natanggap ba ng nilalayong tatanggap ang iyong mensahe. Maaaring nakakaakit na magbigay-up pagkatapos ng ilang pagsubok, ngunit alam mo ba na ang isang polite na follow up email ay maaaring minsan na makarating?
Ngayon ay tatalakay natin ang ilang mga tip para sa pagsusulat ng epektibong mga follow up na mensahe pagkatapos ng hindi pagkakakuha ng tugon at magbibigay ng ilang mga template na email na maaari mong ayusin ayon sa iyong mga pangangailangan.
Laging magandang ideya na sumunod pagkatapos mong makipag-ugnayan sa isang tao sa pamamagitan ng email at hindi nakatanggap ng tugon. Ang kakulangan ng tugon ay maaaring nangangahulugang ang tatanggap ay hindi interesado, o maaaring nangangahulugang sila ay napakabusyong o may daan-daang email at hindi pa nakahanap ng pagkakataon na tingnan ang sa iyo.
Sa pamamagitan ng pagsunod, maaari mong ipaalala sa kanila na nais mo pa ring sundin ang paksa ng iyong unang email. Bibigyan mo rin sila ng pagkakataon na sabihin sa iyo kung hindi sila interesado. Dagdag pa, maaaring ito ay magpaalala sa memorya ng tatanggap at makakuha sa kanila upang sa wakas ay tumugon sa iyong mensahe. Hindi mo kailanman alam, maaaring sila ay nasa labas ng bayan o napakabusyong may ibang mga proyekto at simpleng napalampas ang iyong email.
Ang subject line ng iyong email ay dapat na malinaw at maikli. Isang bagay tulad ng, “Sumusunod sa aking nakaraang email tungkol sa [paksa]” o “Sinusuri ang tungkol sa [paksa]”. Nais mong gawing madali para sa tatanggap na makita kung ano ang tungkol sa iyong email, upang makapagdesisyon kung bubuksan ito o hindi.
Ang pagdagdag ng “walang response” sa iyong pamagat ay malamang na hindi ang pinakamahusay na ideya dahil maaaring gawing pakiramdam sa tatanggap na sila ay sinasalita. Hindi mo kailanman alam kung ano ang dahilan ng kanilang kakulangan ng tugon, kaya pinakamahusay na panatilihin itong simple dahil kung hindi man ay maaari kang lumitaw bilang pushy.
Una, huwag itong gawin nang personal kung hindi ka makakatanggap ng tugon sa isang email. Maaaring ang tatanggap ay napakabusyong o simpleng hindi nakita ang iyong mensahe.
Iyon ay nagsasabi, may ilang mga bagay na maaari mong gawin upang mapataas ang mga pagkakataon ng tatanggap na tumugon sa iyong follow-up email. Una, siguraduhin na ang iyong paunang mensahe ay malinaw at maikli. Kung hindi ito, ang iyong follow-up email ay dapat na mas maging ganoon. Makuha ang punto nang mabilis at ipaliwanag kung bakit ka nagsusulat muli.
Isama ang impormasyon tungkol sa kung bakit ka masigasig na gumawa ng negosyo at ipaalala sa tatanggap ang iyong pangunahing karanasan
Maaari rin na maging kapaki-pakinabang na isama ang isang link sa iyong online portfolio o website kahit na ginawa mo na ito dati. Huwag kalimutang magdagdag ng ilang mga paraan ng pakikipag-ugnayan upang madali para sa kanila na makipag-ugnayan.
Sa wakas, tapusin ang iyong email na may mensahe na may tawag sa aksyon. Halimbawa, maaari mong sabihin ang isang bagay tulad ng “Susundan ko muli sa loob ng isang linggo, sa gitna nito, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin kung mayroon kang anumang mga katanungan”. Ito ay nagpapakita na ikaw ay interesado pa rin sa paksa at handang magpatuloy sa pagsunod, nang hindi masyadong pushy.
Maaari mong i-set up ang mensaheng ito bilang isang automated na email reply, ngunit, huwag kalimutang i-personalize at i-tailor ito sa iyong partikular na kliyente.
Kumusta [First Name],
Umaasa ako na ikaw ay nasa mabuti. Nag-email ako sa iyo ilang araw na ang nakakaraan at hindi ako nakarinig, kaya nais lang naming suriin kung natanggap mo ang aking mensahe. Hayaan akong malaman kung may anumang magagawa ko upang tumulong.
Pinakamahusay, [Your Name]
Kumusta
Umaasa ako na ikaw ay nasa mabuti. Nais lang naming suriin at makita kung mayroon kang anumang update pagkatapos ng aming diskusyon? Nais lang naming malaman kung ano ang nangyayari.
Salamat, [Your Name]
Magandang umaga,
Nag-email ako sa iyo tungkol sa [paksa] sa [date] at hindi pa ako nakarinig. Nais lang naming suriin at makita kung may anumang update na dapat nating pag-usapan?
Interesado pa rin ako sa paggawa ng negosyo at nais kong makipag-usap sa iyo nang higit pa tungkol dito.
Salamat, [Your Name]
Kumusta,
Ang aking pangalan ay [Your Name] at interesado ako sa paggawa ng negosyo sa iyo.
Nag-email ako sa iyo ng [X] linggo na ang nakakaraan ngunit hindi ako nakarinig, kaya nais lang naming suriin at makita kung mayroon kang update sa aking proposisyon?
Nais kong makipag-usap sa iyo nang higit pa tungkol dito.
Salamat, [Your Name]
Kumusta,
Nag-iisip ako kung mayroon kang update tungkol sa [paksa]?
Nag-email ako sa iyo [X araw/linggo] na ang nakakaraan at hindi pa ako nakarinig, kaya nais lang naming suriin.
Salamat, [Your Name]
Kumusta [First Name],
Umaasa ako na ikaw ay nasa mabuti. Ito ay [your name] at nag-email ako upang sumunod sa aming diskusyon tungkol sa [paksa].
Nakipag-ugnayan ako sa iyo ng [X] araw na ang nakakaraan at nag-iisip kung mayroon ka na bang update?
Salamat, [Your Name]
Kumusta [First Name],
Nagsusulat lang ako upang sumunod tungkol sa [paksa]. Nagsalita kami ilang linggo na ang nakakaraan kaya nais kong suriin kung mayroon na bang update?
Napakasaya ako sa pagkakataon ng paggawa ng negosyo sa iyo at nais kong makipag-usap sa iyo nang higit pa tungkol dito.
Salamat, [Your Name]
Kumusta [Name],
Umaasa ako na ikaw ay nasa mabuti. Nagsusulat ako upang sumunod sa paggawa ng negosyo sa iyong kumpanya. Nakipag-ugnayan ako sa iyo sa [date] at hindi pa ako nakarinig ng tugon.
Lubos na mapapahahalagahan kung maaari mong hayaan akong malaman ang status ng aming pagsasaayos o kung ikaw ay nagdesisyon na magtrabaho sa iba. Naniniwala ako na mayroon akong karanasan at kaalaman upang magtrabaho nang mabuti sa iyo at nais kong magkaroon ng pagkakataon na makipag-usap sa iyo tungkol dito nang higit pa.
Salamat sa iyong oras, [Your Name]
Kumusta [First Name],
Nagsusulat lang ako upang sumunod sa aking nakaraang pakikipag-ugnayan sa iyong kumpanya. Nag-email ako sa [date] at hindi pa ako nakarinig ng tugon.
Nais kong makakuha ng update sa [paksa] o hayaan akong malaman kung ikaw ay masyadong abala ngayon. Naniniwala ako na maaari tayong gumawa ng mga kahanga-hangang bagay, at maaari tayong magkaroon ng mahusay na diskusyon tungkol dito kung interesado ka.
Salamat sa iyong oras, [Your Name]
Magandang umaga,
Nais lang naming sumunod sa aking nakaraang email at pasalamatan ka muli sa pagkuha ng oras upang basahin ito. Hindi pa ako nakarinig mula sa iyo at nais lang siguraduhin na natanggap mo ito.
Salamat sa iyong oras at pagsasaalang-alang, [Your Name]
Kumusta,
Umaasa ako na hindi ka magsisisi sa akin na nag-email. Nais lang naming suriin kung may update na sa aming diskusyon tungkol sa [paksa]?
Ilang linggo na ang nakakaraan mula nang nakipag-ugnayan ako sa iyo kaya nais lang siguraduhin na ang aking mensahe ay natanggap at na mayroon kang pagkakataon na basahin ito.
Salamat, [Your Name]
Kumusta [First Name],
Nagsusulat lang ako upang sumunod sa aming pag-uusap tungkol sa paggawa ng negosyo sa iyong kumpanya. Nag-email ako sa [date] at hindi pa ako nakarinig ng tugon.
Nauunawaan ko na maaari kang makatanggap ng maraming mga mensahe ngunit nais lang siguraduhin na ang sa akin ay natanggap at suriin kung mayroon ka nang pagkakataon na basahin ito.
Salamat sa iyong oras, [Your Name]
Kumusta [First Name],
Nagsusulat lang ako upang sumunod sa aking huling pakikipag-ugnayan sa iyong kumpanya. Nagsulat ako sa iyo sa pamamagitan ng email sa [date] at hindi pa ako nakarinig ng tugon.
May tinatayang oras ba kung kailan mo maaaring gumawa ng desisyon, o ginawa na ba ito? Nais kong makakuha ng anumang update sa status ng aming pagsasaayos.
Salamat, [Your Name]
Huwag maging masyadong pushy o kung hindi man ay makikita ka bilang desperate. Ito ay isang mahusay na linya upang maglakad, ngunit mag-err sa gilid ng pag-iingat at iwasan ang pagsisikap na parang nag-demand ka ng sagot mula sa kanila. Walang pangangailangan na manghikayat para sa isang tugon.
Halimbawa ng kung ano ang HINDI dapat gawin:
“Dalawang linggo na at hindi pa rin ako nakarinig mula sa iyo. Nag-iisip lang ako kung natanggap mo ang aking email?”
Ito ay tumutunog ng kaunting demanding at maaaring lumitaw bilang bastos. Ang mas mahusay na paraan upang ipahayag ito ay:
“Umaasa ako na hindi ka magsisisi sa akin na umabot muli. Nais lang siguraduhin na natanggap mo ang aking email mula ilang linggo na ang nakakaraan at tanungin kung mayroon kang update?”
Ito ay mas polite at nagbibigay sa tatanggap ng madaling paraan kung hindi sila interesado.
Kapag sumusunod, siguraduhin na kasama ang sapat na detalye upang ang tatanggap ay makakaalam kung sino ka at kung ano ang iyong pinag-uusapan. Dapat mong isama ang paksa ng pag-uusap at ang petsa kung kailan mo huling nakipag-ugnayan. Ito ay makakatulong na magpaalala sa kanilang memorya kung nakalimutan ka nila.
Maraming mga email ang hindi kasama ang sapat na impormasyon, kaya ang taong nagbabasa nito ay walang ideya kung sino ang nagpadala o anong order ng negosyo ang kanilang sinasangguni. Ang pagdagdag ng iyong mga detalye, attachment, at anumang mga dokumento o ang iyong portfolio muli ay magiging kapaki-pakinabang para sa tatanggap.
Huwag magpadala ng masyadong maraming follow up email dahil ito ay magdudulot lamang ng inis sa tatanggap. Minsan sa isang linggo ay sapat na. Kung nagpadala ka na ng maraming email at hindi pa rin nakarinig, oras na na magbigay-up. Ang pagpapadala ng higit sa isang follow up email ay okay, ngunit mag-iwan ng sapat na oras sa pagitan ng bawat isa upang hindi ka mukhang desperate.
Sa wakas, maaari mong subukan ang pagsunod sa pamamagitan ng isang tawag sa telepono. Maaaring mukhang lumang-luma, ngunit minsan ito ang pinakamahusay na paraan upang makipag-ugnayan sa isang tao kung hindi ka makakatanggap ng tugon. Siguraduhin lang na hindi ka tumawag kaagad pagkatapos magpadala ng email – iyon ay masyadong marami.
Kapag nakikipag-ugnayan ka sa isang tao, siguraduhin na mayroon kang tamang address. Magiging kahanga-hanga na magsikap ng lahat ng ito sa pagsusulat ng isang polite na follow up email lamang upang magpadala ito sa maling tao. Gawin ang iyong pananaliksik at doble-suriin na mayroon kang tamang mga detalye ng pakikipag-ugnayan bago pindutin ang padala.
Kung hindi ka lubos na sigurado kung sino ang dapat mong ipadala ng iyong mensahe, maaari mong CC o BCC ang iba sa iyong follow up email. Ito ay maaaring maging isang mutual na kaibigan o kasosyo na maaaring makapag-nudge sa taong iyong ine-email upang tumugon. Gawin lamang ito bilang isang huling resort.
Mahalaga na maging polite kapag nag-email ka sa isang tao. Hindi mo nais na lumitaw bilang bastos o demanding. Maging maaasikaso at respetoso, kahit na ikaw ay nakakaramdam ng pagkabigo tungkol sa hindi pagkakakuha ng tugon.
Ang isang simpleng “mangyaring” o “salamat” ay maaaring magpunta ng mahabang paraan upang gawing mas polite at propesyonal ang iyong email. Maaaring maraming dahilan kung bakit hindi ka pa nakakatanggap ng tugon at mahalaga na tandaan na ang tatanggap ay maaaring napakabusyong.
Ang pagsunod pagkatapos mong nagpadala ng isang email ay isang magandang paraan upang ipakita na ikaw ay interesado sa paksa na una mong nakipag-ugnayan at ipaalala sa tatanggap tungkol sa iyong negosyo. Siguraduhin lang na mayroon kang plano at alam kung ano ang dapat iwasan bago ka magsimulang mag-email sa mga tao. Kapag ginawa nang tama, ang isang follow up email ay makakatulong sa iyo na isara ang deal.
Kapag nagsusulat ng follow up email pagkatapos ng walang response, maging mabait at polite. Ipaalala sa tatanggap ang nakaraang email at ipahayag ang iyong patuloy na interes. Maaari mong tanungin sila kung mayroon silang anumang karagdagang mga katanungan o alalahanin, at mag-alok ng tulong. Siguraduhin na panatilihin itong maikli at iwasan ang pagiging masyadong pushy.
Ang mga follow-up email ay nagsisilbi upang magpaalala, magtanong o ulitin ang mga mensahe, ang kanilang pagiging epektibo ay madalas na nauugnay sa kaiklian, mabilis na pag-unawa, at layuning-nakatuon na nilalaman. Ang konteksto, relasyon sa pagitan ng nagpadala at tatanggap, at ang kalikasan ng impormasyon ay nagtutukoy din ng haba. Habang ang maikling mga email ay angkop para sa mga paalala o mabilis na mga update, ang mas mahabang mga ito ay kinakailangan para sa pagbibigay ng detalyadong konteksto. Ang ideal na haba ng follow-up email ay kaya't konteksto-tiyak at relasyon-dependent.
Ang LiveAgent ay ang pinaka-review at #1 helpdesk software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ito ngayon gamit ang aming libreng 30-araw na trial. Walang credit card na kailangan.
Tuklasin ang mga epektibong template ng follow-up email para sa komunikasyon pagkatapos ng interview. Pahusayin ang propesyonalismo gamit ang mga customized na ...
Tuklasin ang mga epektibong template ng follow-up email upang i-convert ang mga lead sa mga customer. Matuto tungkol sa kahalagahan ng follow-ups, paglikha ng s...
Matuto kung paano magsulat ng epektibong follow-up emails pagkatapos ng job applications gamit ang mga template at tips. Ang follow-up email ay nagpapakita ng i...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
