Matuto kung paano lumikha ng epektibong customer service policy gamit ang mga template ng LiveAgent. Siguraduhin na ang mga empleyado ay nag-aalok ng mabilis at propesyonal na serbisyo, na nagpapalakas ng pangmatagalang relasyon sa customer. Kasama ang mga gabay sa pagsusulat, pamagatan, at istruktura ng mga patakaran.
Bawat matagumpay na negosyante ay alam na ang pagbibigay ng kahusay na customer service ay susi sa iyong tagumpay. Ang isang mahusay na isinulat na customer service policy ay makakatulong na masiguro na lahat ng iyong mga customer ay makakatanggap ng parehong mataas na antas ng serbisyo sa bawat pagkakataon. Ngayon ay magbibigay kami ng template para sa pagsusulat ng isang customer service policy document, pati na rin ang mga halimbawa ng kung ano ang maaaring magmukhang sa iyo.
Ang paglikha ng isang customer service policy ay mahalaga para sa mga negosyo ng lahat ng laki. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng malinaw at maikli na patakaran, ang mga negosyo ay maaaring masiguro na ang kanilang mga empleyado ay nagbibigay ng pinakamahusay na posibleng serbisyo sa kanilang mga kliyente. Kaugnay nito, ito ay nagreresulta sa pagtaas ng benta at katapatan ng customer.
Ang isang mahusay na tinukoy na customer service policy ay makakatulong na maiwasan ang mga problema bago pa ito mangyari, na nakakatipid ng oras at pera sa negosyo sa mahabang panahon. Ito ay gumagana rin bilang isang tool sa pagsasanay para sa mga bagong empleyado at maaaring gawing mas madali ang paglutas ng mga pagkakaiba-iba sa pagitan ng mga customer at staff.
Hindi mo kailangang maging masyadong creative sa pamagatan ng iyong customer service policy. Ang isang simpleng, direktang heading tulad ng “Customer Service Policy” ay gagana. Sa ganitong paraan, walang kalituhan kung ano ang tungkol sa patakaran. Ang mga kumpanya ay may maraming iba’t ibang patakaran na nakalagay, kaya gusto mong masiguro na ang iyong customer service policy ay madaling makilala. Lalo na sa malalaking kumpanya, ang mga patakaran ay dapat madaling mahanap at maunawaan.
Maaari mong gustong magbigay ng mas maraming pokus sa istruktura ng iyong customer service policy dahil ito ay magiging mas kapaki-pakinabang sa iyong mga empleyado.
Ito ay ilang halimbawa lamang. Tulad ng nabanggit na namin, ang pamagatan ay hindi kailangang maging masyadong creative. Mas mahalaga kaysa maging mahabang ay na ito ay malinaw at maikli.
Ang pagsusulat ng isang customer service policy document ay hindi madali, lalo na kung ginagawa mo ito sa unang pagkakataon.
Siguraduhin na ang iyong patakaran ay malinaw at maikli, habang sumasaklaw pa rin sa lahat ng mahalagang mga punto.
Magsimula sa pamamagitan ng paglalaman ng mga pangunahing punto na gusto mong saklawin. Ito ay magpapagaan sa iyo na ayusin ang iyong mga pag-iisip at ilagay ang mga ito sa pagsusulat. Gayundin, ito ay maaaring maglingkod bilang isang talaan ng nilalaman para sa iyong customer service policy.
Kapag mayroon ka nang isang magaspang na balangkas, magsimulang punan ang mga detalye. Kasama ang mga partikular na tagubilin kung paano mo inaasahan ang mga empleyado na harapin ang iba’t ibang mga sitwasyon sa customer service.
Ang pagsasama ng misyon statement o pilosopiya ng kumpanya sa iyong customer service policy ay makakatulong na magtakda ng tono para sa kung paano mo nais na makipag-ugnayan ang iyong mga empleyado sa mga customer.
Kasama ang isang seksyon kung paano ito ipapatupad. Ito ay mahalaga upang masiguro na lahat ng empleyado ay responsable. Hindi ito lamang isa pang dokumento – ito ay isang paraan upang mapabuti ang iyong negosyo.
Huwag mag-alala kung ang iyong customer service policy ay tila masyadong maikli. Ang mahalaga ay na ito ay direkta, madaling maglakbay, at sumasaklaw sa lahat ng mga pangunahing punto. Maaari mong palaging idagdag dito mamaya kung kinakailangan.
Tulad ng karamihan sa mga patakaran, walang gintong panuntunan dito. Gayunpaman, ang ilang mga pangunahing elemento ay dapat isama sa lahat ng mga patakaran. Nakalista namin ang mga ito sa ibaba, kasama ang ilang gabay sa kung ano ang dapat saklawin ng bawat elemento.
Ang mga elemento sa itaas ay lamang isang gabay, at maaari mong gustong isama ang iba pang mga bagay depende sa mga partikular na pangangailangan ng iyong negosyo. Halimbawa, maaari mong gustong isama ang isang seksyon sa paggamit ng social media.
Sa ibaba, makikita mo ang ilang halimbawa ng mga customer service policy document. Ang mga ito ay maaaring gamitin bilang isang panimulang punto kapag lumilikha ng iyong customer support policy mula sa simula.
[Company] Customer Service Policy Document
Ang aming pangitain ay [insert company vision here].
Ang aming misyon statement ay [insert company mission statement here].
Kami ay nakatuon sa pagbibigay ng kahusay na customer service sa aming mga customer. Mayroon kaming zero-tolerance policy para sa masamang customer service.
Ang patakaran na ito ay naaangkop sa lahat ng [employees/staff/customers]. Inaasahan namin na lahat ng [employees/staff/customers] ay [insert expectations here].
Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa patakaran na ito, mangyaring makipag-ugnayan sa [insert name and contact details here].
Salamat sa iyong kooperasyon.
[Company] Customer Service Standards
Ang aming pangitain ay maging nangungunang provider ng [insert product or service here].
Upang makamit ang aming pangitain, dapat nating lampasan ang inaasahan ng aming mga customer sa lahat ng aming ginagawa. Ito ay nangangailangan ng bawat miyembro ng aming team na nakatuon sa pagbibigay ng kahusay na customer service sa lahat ng oras.
Ang mga sumusunod na pamantayan ay nabuo upang masiguro na patuloy naming ibinibigay ang mataas na antas ng customer service na inaasahan at nararapat ng aming mga customer:
Lagi kaming: • maging polite, propesyonal, at may malasakit • maging responsive sa mga customer inquiries at requests • harapin ang mga customer complaints nang mabilis at epektibo • patuloy na magsumikap na mapabuti ang aming antas ng serbisyo
Hindi kami kailanman: • panatilihing naghihintay ang mga customer nang hindi kinakailangan • mabigong sumunod sa mga pangako na aksyon • magsalita ng negatibo tungkol sa ibang mga empleyado o sa kumpanya sa harap ng mga customer • makipagtulungan sa anumang uri ng hindi tapat o ilegal na aktibidad
Salamat sa pagsunod sa mga pamantayang ito at sa pagtulong sa amin na magbigay ng kahusay na antas ng serbisyo sa aming mga customer.
Kung mayroon kang anumang mga katanungan o alalahanin, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-usap sa iyong manager.
Salamat.
Customer Service Guidelines para sa [company]
Ito ay patakaran ng [company] na magbigay sa aming mga customer ng pinakamataas na antas ng customer service. Kami ay nakatuon sa paglampas sa inaasahan ng aming mga customer sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng mapanahon, propesyonal, at may malasakit na serbisyo.
Magsusumikap kami nang mabuti upang malutas ang anumang mga isyu o alalahanin na maaaring mayroon ang aming mga customer nang mabilis at epektibo. Ang aming layunin ay bumuo ng pangmatagalang relasyon sa aming mga customer batay sa tiwala, paggalang, at kumpiyansa.
Upang masiguro na nagbibigay kami ng pinakamahusay na posibleng serbisyo sa aming mga customer, bumuo kami ng mga sumusunod na customer service guidelines:
• Lagi kaming magiging propesyonal at may malasakit kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga customer. • Mabilis naming tutugon sa lahat ng customer inquiries at requests. • Papanatilihin namin ang aming mga customer na may kaalaman tungkol sa anumang mga pagbabago o update na maaaring makaapekto sa kanila. • Gagamitin namin ang oras upang maunawaan ang mga pangangailangan at inaasahan ng aming mga customer. • Gagawin namin ang lahat ng aming makakaya upang lampasan ang inaasahan ng aming mga customer.
Kung mayroon kang anumang mga katanungan o alalahanin tungkol sa aming customer service policy, mangyaring makipag-ugnayan sa amin sa [email address].
Ang customer service ay mahalaga sa amin, at gusto naming masiguro na nagbibigay kami ng pinakamahusay na posibleng serbisyo. Kung mayroon kang anumang internal na mga mungkahi kung paano namin mapapabuti ang aming customer service, mangyaring ibahagi ang mga ito sa iyong mga supervisor.
Customer Service Policy Document – [Company]
Bilang isang team, kami ay nakatuon sa pagbibigay ng pinakamahusay na posibleng customer service. Upang gawin ito, lumikha kami ng isang Customer Service Playbook na naglalaman ng aming customer service philosophy at inaasahan.
Ang Customer Service Playbook ay isang buhay na dokumento na ina-update habang lumalaki at nagbabago ang aming team. Hinihikayat namin ang lahat ng mga miyembro ng team na regular na suriin ang Customer Service Playbook, at gumawa ng mga mungkahi kung paano namin mapapabuti.
Gusto naming: • makilala ang aming mga customer • maunawaan ang mga pangangailangan ng aming mga customer • gawin ang lahat ng aming makakaya upang lampasan ang inaasahan ng aming mga customer
Upang gawin ito, kailangan namin: • maging propesyonal at may malasakit kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga customer • mabilis na tumugon sa lahat ng customer inquiries at requests • panatilihing may kaalaman ang aming mga customer tungkol sa anumang mga pagbabago o update na maaaring makaapekto sa kanila
Mangyaring gumugol ng ilang oras upang suriin ang Customer Service Playbook, at kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi ay huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin sa [email address].
Salamat sa iyong pangako na magbigay ng kahusay na customer service.
Customer Service Procedures – [Company]
Ang pamamaraang ito ay dapat sundin ng lahat ng mga empleyado na may pakikipag-ugnayan sa mga customer.
Ang layunin ng pamamaraang ito ay: masiguro na ang aming mga customer ay makakatanggap ng pinakamahusay na posibleng serbisyo lampasan ang inaasahan ng aming mga customer maunawaan ang mga pangangailangan ng aming mga customer bumuo ng pangmatagalang relasyon sa aming mga customer batay sa tiwala, paggalang, at kumpiyansa
Sa isip na ito, hinihiling namin na kayo: • maging polite sa aming mga customer at igalang ang kanilang oras • harapin ang mga customer service inquiries sa oras • maging pasensya at malasakit kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer • gumamit ng positibong wika kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer • panatilihing kumpidensyal ang impormasyon tungkol sa aming mga customer • makipagtulungan sa ibang mga customer service representative upang masiguro na bawat kliyente ay makakatanggap ng pinakamahusay na serbisyo • malutas ang mga salungat sa isang propesyonal na paraan • sumunod sa patakaran ng kumpanya • kumuha ng responsibilidad para sa iyong mga aksyon • gumamit ng tamang grammar at spelling kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer • maging proactive sa pag-aalok ng tulong at solusyon sa mga customer • magpasalamat sa mga kliyente para sa kanilang negosyo • gawin ang lahat ng iyong makakaya upang malutas ang anumang mga isyu • masiguro na ang bawat karanasan ng customer ay isang positibo mula simula hanggang dulo
Nais naming magpasalamat sa inyo nang maaga para sa pagsunod sa aming customer service policy at sa pagkontribusyon sa isang positibong customer experience.
Intent: Ang patakaran na ito ay nilikha upang masiguro na lahat ng mga empleyado ay nauunawaan ang kahalagahan ng pagbibigay ng kahusay na customer service at kung paano nila maaaring makatulong sa isang positibong customer experience.
Scope: Ang patakaran na ito ay naaangkop sa lahat ng mga empleyado na may pakikipag-ugnayan sa mga customer, kasama ngunit hindi limitado sa mga customer service representative, manager, at supervisor.
Policy: Ito ay patakaran ng [Company Name] na magbigay ng pinakamahusay na posibleng customer service. Upang gawin ito, lumikha kami ng Customer Service Playbook na ito na naglalaman ng aming customer service philosophy at inaasahan. Ang Customer Service Playbook ay isang buhay na dokumento na ina-update habang lumalaki at nagbabago ang aming team. Hinihikayat namin ang lahat ng mga miyembro ng team na regular na suriin ang Customer Service Playbook, at gumawa ng mga mungkahi kung paano namin mapapabuti ang aming customer service.
Ang mga customer interaction ay dapat: • maging mapanahon • maging propesyonal • maging may malasakit • igalang ang oras ng customer • maging responsive sa mga customer inquiries at requests • magbigay ng impormasyon tungkol sa anumang mga pagbabago o update na maaaring makaapekto sa mga customer
Bilang mga customer service professional, kami ay: • lumikha ng isang kultura ng customer first sa buong kumpanya sa pamamagitan ng pamumuhay at pagsisiguro ng aming customer service promise • magsumikap na magbigay ng walang abala na customer experience sa pamamagitan ng palaging paglalagay ng customer sa unahan at paggawang madali ang pakikipag-ugnayan sa amin • maging proactive sa paglutas ng mga problema • panatilihing responsable ang isa’t isa upang matupad ang aming customer service promise • patuloy na mapabuti ang aming customer experience sa pamamagitan ng pagkuha ng feedback, pagsukat ng mga resulta, at paggawa ng mga pagbabago batay sa kung ano ang aming natutuhan
Telepono: • Lahat ng mga tawag ay sasagutin sa loob ng [X] rings. • Kung hindi namin makakasagot ang isang tawag, ito ay ife-forward sa voicemail. • Ang mga voicemail ay iche-check bawat [X] oras at sasagutin sa loob ng [Y] minuto. • Sa kaso ng mataas na volume ng mga tawag, ang mga customer ay bibigyan ng pagpipilian na mag-iwan ng voicemail o makatanggap ng callback.
Email: • Lahat ng mga email ay sasagutin sa loob ng [X] oras. • Kung ang isang email ay hindi maaaring masagot sa loob ng [X] oras, ang customer ay makakatanggap ng isang automated response na nagbibigay-alam na ang kanilang email ay natanggap at pinoproseso.
Live Chat: • Tutugon kami sa lahat ng Live Chat requests sa loob ng [X] minuto. • Kung hindi kami makakasagot sa loob ng [X] minuto, ang customer ay bibigyan ng pagpipilian na mag-iwan ng mensahe o makatanggap ng callback.
In-Person: • Salubungin namin ang lahat ng mga customer sa loob ng [X] segundo ng kanilang pagdating. • Sasagutin namin ang lahat ng mga katanungan nang propesyonal at may malasakit. • Magbibigay kami ng tulong sa isang mapanahon at epektibong paraan. • Gagawin namin ang lahat ng posible upang malutas ang anumang mga isyu na mayroon ang customer.
Internal communication • Ang mga supervisor ay dapat ibalita tungkol sa anumang mga customer service issue na hindi maaaring malutas ng mga customer service representative. • Sa kaganapan na ang isang customer service representative ay hindi makakasagot ng isang isyu, ire-escalate nila ito sa kanilang supervisor. • Ang mga customer complaint ay ilo-log at itra-track sa [name] system. • Ang isang solusyon ay ibibigay sa customer sa loob ng [X] oras.
Walang duda na may mga okasyong ang isang customer ay hindi nasiyahan sa serbisyong natanggap nila. Naglalayong kami na malutas ang lahat ng mga reklamo nang kasing bilis at sa kasiyahan ng customer. Ang aming pamamaraan para sa paghawak ng mga reklamo ay ang sumusunod:
• Lahat ng mga customer complaint ay dapat i-log ng tumatanggap na miyembro ng staff sa isang customer complaints form. • Ang customer complaints form ay dapat ipadala sa customer service manager kaagad. • Ang customer service manager ay kikilalanin ang pagtanggap ng reklamo nang pasulat sa loob ng [X] working days, na may kasamang kopya ng pamamaraang ito. Sila ay mag-investigate din ng reklamo at magdesisyon ng angkop na aksyon. • Kung hindi posible na malutas ang reklamo sa loob ng [X] working days, ang customer service manager ay magsusulat sa customer muli, na may kasamang kopya ng pamamaraang ito at nagbibigay ng indikasyon kung kailan maaaring inaasahan ang isang buong tugon. • Ang customer service manager ay magsisiguro na lahat ng mga reklamo ay nalulutas nang mabilis at sa kasiyahan ng customer. • Lahat ng mga customer complaint ay ire-review ng customer service manager sa isang [daily/weekly/monthly] na batayan. • Ang mga customer complaint ay gagamitin upang matukoy ang anumang mga lugar kung saan kailangan ng mga pagpapabuti sa aming serbisyo.
Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa pamamaraang ito, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa Customer Service Manager. Salamat sa iyong kooperasyon.
Ang mga customer ay ang dugo ng aming kumpanya, at hindi kami magiging negosyo kung wala sila. Kaya naman, nais naming mapanatili ang isang client-focused na kultura sa loob ng aming kumpanya na naglalagay ng mga customer sa unahan at pinahahalagahan ang kanilang feedback. Ito ay nangangahulugang pag-aaral mula sa parehong mga kuwento ng tagumpay at kabiguan ng customer.
Kaya naman: • Lagi kaming tumatanggap ng feedback mula sa aming mga customer, maging positibo o negatibo. Gusto naming malaman kung ano ang ginagawa namin nang tama at kung ano ang ginagawa namin nang mali upang patuloy naming mapabuti ang aming customer service. • Nagsasagawa kami ng mga customer survey upang makakuha ng feedback mula sa aming mga kliyente. • Hinihikayat namin ang bukas na komunikasyon sa pagitan ng mga customer at customer service rep. Gusto naming maramdaman ng aming mga customer na maaari nilang lapitan kami sa anumang problema o alalahanin na maaaring mayroon sila. • Seryoso naming tinatanggap ang lahat ng feedback at ginagamit ito upang mapabuti ang aming customer service. Gusto naming maging ang pinakamahusay na maaari naming maging para sa aming mga customer, at ang kanilang feedback ay mahalaga sa pagtulong sa amin na makamit ang layuning ito.
Salamat sa paggugol ng oras upang basahin ang Customer Service Playbook na ito, at inaasahan naming ito ay magiging isang kapaki-pakinabang na mapagkukunan para sa iyo.
Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin. Maraming salamat.
Ang aming layunin ay magbigay ng pinakamahusay na posibleng customer service. Upang gawin ito, nagsulat kami ng sumusunod na hanay ng mga gabay.
Introduction
Ang aming mga customer service representative ay ang mukha ng aming kumpanya. Sila ang mga nakikipag-ugnayan sa aming mga customer araw-araw at sila ang mga kailangang malutas ang anumang mga isyu na maaaring lumitaw.
Ang aming mga customer service rep ay dapat magbigay ng mataas na kalidad ng customer service sa lahat ng oras. Ito ay nangangahulugang maging polite, nakakatulong, at epektibo. Nangangahulugan din ito ng pagpunta sa higit pa para sa aming mga customer kapag posible.
Gusto naming ang aming mga customer ay magkaroon ng positibong karanasan kapag nakikipag-ugnayan sa amin, at gusto naming sila ay masiyahan sa serbisyong natatanggap nila. Alam namin na may mga oras kung kailan ang mga bagay ay hindi magsisiguro tulad ng plano, ngunit nangangako kami na gagawin ang lahat ng aming makakaya upang malutas ang anumang isyu nang mabilis at epektibo.
Communication
Ang aming mga customer service rep ay dapat malinaw at maikli kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga customer. Gusto naming masiguro na nauunawaan ng aming mga customer kung ano ang sinasabi namin, at gusto naming maiwasan ang anumang maling komunikasyon.
Gusto din naming ang aming mga customer service rep na maging pasensya kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga customer. Alam namin na ang ilang mga isyu ay maaaring maging kumplikado, at gusto naming maramdaman ng aming mga customer na mayroon silang lahat ng oras na kailangan nila upang ipaliwanag ang kanilang mga problema.
Resolving Issues
Ang aming mga customer service rep ay sinanay upang malutas ang anumang isyu nang epektibo at epektibo. Gusto naming maramdaman ng aming mga customer na ang kanilang problema ay seryoso, at gusto naming maramdaman nila na naririnig sila.
Naniniwala din kami sa pagkuha ng isang proactive na diskarte sa paglutas ng mga isyu. Ito ay nangangahulugang sinisikap naming maiwasan ang anumang isyu mula sa pagkakataon sa unang lugar. Gayunpaman, alam namin na may mga oras kung kailan ang isang isyu ay hindi maaaring maiwasan. Sa mga kasong ito, nangangako kami na malutas ang mga ito nang kasing bilis hangga’t maaari.
Feedback
Lagi kaming tumatanggap ng feedback mula sa aming mga customer. Gusto naming malaman kung ano ang ginagawa namin nang tama at kung ano ang ginagawa namin nang mali upang patuloy naming mapabuti ang aming customer service.
Naniniwala din kami na ang feedback ay dapat gamitin upang mapabuti ang mga kasanayan ng aming mga customer service rep. Gusto naming sila ay maging ang pinakamahusay na maaari nilang maging, at ang feedback ay mahalaga sa pagtulong sa amin na makamit ang layuning ito.
Conclusion
Salamat sa paggugol ng oras upang basahin ang mga customer service guidelines na ito. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin.
Sincerely, [Name] – Customer Service Manager para sa [Company]
Purpose
Ang Customer Service Policy ay dinisenyo upang masiguro na lahat ng mga customer ay makakatanggap ng mabilis, propesyonal, at may malasakit na serbisyo.
Scope
Ang patakaran na ito ay naaangkop sa lahat ng mga customer service interaction, kasama ngunit hindi limitado sa mga tawag sa telepono, mga email, live chat session, at mga personal na pagpupulong.
Definitions
• Customer – sinumang makipag-ugnayan sa aming kumpanya para sa anumang dahilan • Customer service representative – anumang empleyado na nakikipag-ugnayan sa mga customer • Manager – anumang empleyado na nag-supervise sa mga customer service representative • The Company – ang organisasyong ito • Customer service training manual – isang gabay para sa pagtuturo sa mga customer service representative tungkol sa patakaran ng kumpanya
Standards
Lahat ng mga customer service representative ay susunod sa mga sumusunod na pamantayan kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer:
• Matututunan nila ang patakaran na ito bilang bahagi ng pagsunod sa customer service training manual at inaasahang sumunod dito sa lahat ng oras. • Ang mga customer service representative ay inaasahang maging polite at propesyonal kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer. • Dapat din nilang magsumikap na malutas ang anumang isyu nang mabilis at epektibo. • Ang mga kinatawan ay dapat gumamit ng malinaw, maikli na wika at makinig nang mabuti sa kung ano ang sinasabi ng customer. • Ang mga manager ay responsable sa pagsisiguro na ang mga customer service representative ay sumusunod sa patakaran na ito. • Sila ay responsable din sa pag-investigate ng anumang mga reklamo tungkol sa mga customer service representative.
Policy
Ang aming layunin ay magbigay ng pinakamahusay na posibleng customer service sa lahat ng aming mga kliyente. Gusto naming sila ay masiyahan sa kanilang karanasan sa lahat ng oras, na nangangahulugang pagbibigay ng mataas na antas ng pare-parehong serbisyo.
Alam namin na may mga oras kung kailan ang mga bagay ay hindi magsisiguro tulad ng plano, ngunit nangangako kami na gagawin ang lahat ng aming makakaya upang malutas ang anumang mga isyu ng customer nang mabilis at epektibo. Upang gawin ito, itinakda namin ang sumusunod na patakaran para sa pakikipag-ugnayan sa mga customer.
• Ang mga tawag sa telepono ay sasagutin sa loob ng [time] minuto. • Lahat ng mga email ay sasagutin sa loob ng [time] oras. • Ang mga live chat session ay sasagutin sa loob ng [time] minuto. • Lahat ng mga personal na katanungan ay tutugon sa loob ng [time] segundo. • Ang mga customer service representative ay gagamit ng isang may malasakit at propesyonal na tono kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer. • Sila ay magsisikap din na malutas ang anumang isyu nang kasing bilis hangga’t maaari. • Kung ang isang customer service representative ay hindi makakasagot ng isang isyu, ire-escalate nila ito sa kanilang manager.
Summary
• Ang patakaran na ito ay maaaring magbago anumang oras. • Date of Last Revision: [Date] • Changelog: [List of changes since last revision]
Salamat sa pagbabasa ng Customer Service Policy na ito. Inaasahan naming bilang isang customer, makikita mo ang aming mga customer service representative na maging polite, propesyonal, at nakakatulong. Bilang isang customer service representative, dapat mong gawin ang iyong pinakamahusay upang matugunan ang mga pamantayan na itinakda sa patakaran na ito. Ang mga manager ay responsable sa pagsisiguro na ito ang kaso, pati na rin sa paghawak ng mga isyung ine-escalate sa kanila ng mga customer o customer service representative.
Aims
Ang Customer Service Policy ng [Company] ay dinisenyo upang masiguro na ang aming mga kliyente ay makakatanggap ng pinakamahusay na serbisyo na posible. Ang Policy ay naglalaman ng mga pamantayan na lahat ng mga customer service representative ay inaasahang panatilihin kapag nakikipag-ugnayan sa mga kliyente, pati na rin ang proseso para sa pag-escalate ng mga isyu sa isang manager.
Background
Ang [Company] ay isang customer-centric na organisasyon at ang aming mga customer service representative ay ang mukha ng aming kumpanya. Gusto naming makamit ang mataas na antas ng kasiyahan ng customer sa aming mga serbisyo, kaya itinakda namin ang patakaran na ito upang masiguro na ito ang kaso saanman posible at tugunan ang mga responsableng isyu kung hindi.
Practices
Upang matugunan ang mga layunin at layunin ng customer service policy, ang mga customer service representative ay kailangang sumunod sa ilang mga kasanayan. Kapag nagtatrabaho para sa [Company], dapat nilang sa lahat ng oras:
• Manatiling propesyonal sa lahat ng oras • Maging polite at pasensya sa mga customer • Makinig sa mga customer nang mabuti • Gumugol ng oras upang maunawaan ang mga customer inquiry • Manatiling updated sa kaalaman ng produkto • Sumunod sa mga customer pagkatapos nila ay gumawa ng pagbili o gumamit ng serbisyo • Magbigay ng tumpak na impormasyon • Masiguro na ang mga customer ay nasiyahan sa serbisyong ibinigay bago tapusin ang mga pakikipag-ugnayan sa kanila
Handling customer inquiries
Kapag may umabot sa service team, ang customer service representative ay dapat:
• Kinikilala ang inquiry sa loob ng [X] minuto • Tumugon sa inquiry sa loob ng [X] oras • Magbigay ng tumpak at updated na impormasyon tungkol sa produkto o serbisyo na pinag-uusapan • Manatiling propesyonal at may malasakit sa lahat ng oras • Gumawa ng mga kinakailangang hakbang upang malutas ang anumang mga isyu na nauugnay sa isa sa aming [products/services]
Escalating issues
Kung ang isang inquiry ay ginawa tungkol sa isang problema na hindi maaaring malutas ng customer service representative, ang customer service representative na responsable sa paghawak nito ay dapat i-escalate ito sa isang manager sa pamamagitan ng:
• [pagpapadala ng email sa/pagtawag] sa manager sa duty • Pagpaliwanag ng problema at pagbibigay ng anumang relevant na impormasyon • Paghingi ng gabay sa kung paano magpatuloy
Receiving complaints
Kung may may reklamo tungkol sa antas ng customer service na ibinigay sa kanila, maaari silang makipag-ugnayan sa amin tungkol dito sa pamamagitan ng:
• [pagpapadala ng email sa/pagtawag] sa customer service department • Paggawa ng post sa social media • Pag-iwan ng review sa [website]
Ang customer service team ay pagkatapos ay:
• Kikilalanin ang reklamo sa loob ng [X] oras • Tutugon sa reklamo sa loob ng [X] araw
Ending interactions with customers
Kapag nagtatapos ng isang pakikipag-ugnayan sa isang customer, ang customer service representative ay dapat:
• Masiguro na ang customer ay nasiyahan sa impormasyon o solusyon na ibinigay • Magpasalamat sa customer para sa kanilang oras • Hayaan ang customer na malaman na lagi silang welcome na makipag-ugnayan kung mayroon silang anumang karagdagang mga katanungan o mga problema
Review
Sa buod, ang guidebook na ito ay nagbibigay ng isang pangkalahatang pagtingin sa customer service policy para sa [Company]. Ito ay naglalaman ng aming mga layunin, kung paano inaasahang kumilos ang mga customer service representative, at ang proseso para sa paghawak ng mga customer inquiry at mga reklamo, pati na rin ang pag-escalate ng mga isyu at sa wakas ay pagtatapos ng mga pakikipag-ugnayan.
Inaasahan naming ang guidebook na ito ay magiging kapaki-pakinabang para sa lahat ng mga customer service representative sa pagbibigay ng kahusay na customer service sa aming mga kliyente. Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa patakaran, mangyaring makipag-ugnayan sa iyong manager. Salamat sa pagbabasa.
Maligayang pagdating sa [Company] Customer Service Document. Ito ay dinisenyo upang magbigay sa iyo ng impormasyon tungkol sa aming mga customer service policy at pamamaraan. Mangyaring gumugol ng oras upang basahin at maunawaan ang buong dokumento.
Our Mission
Magbigay ng pinakamahusay na posibleng serbisyo sa aming mga customer at kliyente. Naglalayong kami na malutas ang lahat ng mga customer query at request nang kasing bilis hangga’t maaari at panatilihing may kaalaman ang aming mga customer sa buong proseso.
Our Commitment
Lagi kaming magsisikap na malutas ang anumang isyu nang mabilis at epektibo. Nangangako kami na palaging magbigay ng pinakamahusay na serbisyo na posible. Gusto din naming ang aming mga customer service representative ay maging pasensya kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga kliyente.
Our Procedures
Ang sumusunod ay isang listahan ng mga pamamaraan na sinusundan ng aming team upang makamit ang aming misyon at matugunan ang aming mga pangako:
• Lagi kaming nagsusumikap na sagutin ang bawat customer inquiry sa loob ng [X] oras. • Ipinagmamalaki namin ang aming [product/service] at nagsusumikap nang mabuti upang masiguro na ito ay nakakatugon o lumalampas sa inaasahan ng customer. • Kung ang isang customer ay hindi nasiyahan sa kanilang pagbili, gagawin namin ang lahat ng aming makakaya upang ayusin ito. • Pinahahalagahan namin ang feedback mula sa aming mga customer at ginagamit ito upang patuloy na mapabuti ang aming mga produkto at serbisyo. • Naniniwala kami na ang mga masayang kliyente ay ang pinakamahusay na advertisement, kaya lagi kaming lumalampas sa inaasahan upang makamit ang isang mataas na antas ng kasiyahan ng customer.
Our Communication
Kapag nakikipag-ugnayan sa aming mga customer, ang mga agent ay dapat:
• Maging malinaw at maikli • Makinig nang may pasensya sa isyu ng customer • Malutas ang isyu nang epektibo at epektibo • Gumawa ng isang proactive na diskarte sa paglutas ng mga isyu • Gumamit ng feedback upang mapabuti ang mga kasanayan
Our Feedback
Ang feedback ay matatanggap mula sa mga customer sa pamamagitan ng [method]. Ang feedback na ito ay gagamitin upang:
• Tukuyin ang mga lugar kung saan kami ay naging mahusay • Tukuyin ang mga lugar kung saan kailangan naming mapabuti • Mapabuti ang mga kasanayan ng aming mga agent • Tulungan kaming patuloy na mapabuti ang aming mga produkto at serbisyo
Our Gratitude
Pinahahalagahan namin ang iyong paggugol ng oras upang basahin at maunawaan ang aming Customer Service Document, na inaasahan naming magiging isang kapaki-pakinabang na mapagkukunan para sa iyo. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o mungkahi, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin sa [email address].
Ang paglikha ng isang customer service policy mula sa simula ay maaaring maging hamon, ngunit ito ay makakagawa gamit ang kaunting tulong. Upang gawing mas madali ang proseso, nagsama-sama kami ng ilang magandang kasanayan na maaari mong sundin kapag nagsusulat ng iyong patakaran.
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga magandang kasanayan na ito, maaari mong masiguro na ang iyong customer service policy ay epektibo at updated.
Ang isang customer service policy ay isang dokumento na naglalaman ng mga pamantayan at pamamaraan para sa pagbibigay ng kahusay na customer service, at ang pagkakaroon ng isa ay maaaring maging tunay na tulong sa iyong kumpanya. Mahalaga na masiguro na ang iyong patakaran ay madaling maunawaan at sundin, sumasaklaw sa lahat ng mahalagang detalye at pinapanatili ang updated.
Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga magandang kasanayan na ito, maaari kang lumikha ng isang epektibong customer service policy para sa iyong negosyo. At kung kailangan mo ng kaunting tulong upang magsimula, nagbahagi kami ng ilang maikling at mahabang customer service policy template na maaari mong gamitin at ayusin sa iyong sariling pangangailangan.
Ang magandang customer service policy ay dapat magprioritize sa kasiyahan ng customer at tugunan ang kanilang pangangailangan nang mabilis at epektibo. Halimbawa, ang isang kumpanya ay maaaring magpatupad ng patakaran na nagsisiguro na lahat ng customer inquiries ay sinasagot sa loob ng 24 oras, na may dedikadong support staff na available upang harapin ang mas komplikadong mga isyu. Dagdag pa, ang magandang customer service policy ay dapat bigyan ng kapangyarihan ang mga empleyado na gumawa ng mga desisyon na makikinabang sa customer, tulad ng pag-aalok ng refunds o exchanges nang walang hindi kinakailangang bureaucracy. Ang patakaran na ito ay dapat din magprioritize sa transparency at komunikasyon, na nagpapaalam sa mga customer tungkol sa anumang pagkaantala o mga isyu sa kanilang mga kahilingan. Sa kabuuan, ang magandang customer service policy ay dapat magprioritize sa kasiyahan ng customer at magsumikap na lumikha ng positibong karanasan para sa customer.
Ang isang internal customer service policy ay isang hanay ng mga gabay na maaaring gamitin ng iyong team upang magbigay ng mahusay na customer service. Ito ay tumutulong na masiguro na lahat ay nasa parehong pahina at nagbibigay ng pare-parehong antas ng serbisyo.
Ang isang customer service policy ay dapat balangkasin ang pangitain at mga halaga ng kumpanya para sa serbisyo. Kailangan nitong tukuyin ang mga pamamaraan para sa mga pakikipag-ugnayan, magtakda ng inaasahan para sa mga kinatawan, at i-highlight ang available na mga mapagkukunan sa pagsasanay. Ang regular na pag-update ng patakaran ay nagsisiguro na ito ay nananatiling relevant at epektibo.
Dapat mong i-update ang iyong customer service policy nang regular upang masiguro na ito ay nananatiling relevant at tumpak. Ito ay lalo na totoo kung gumawa ka ng mga pagbabago sa iyong mga produkto o serbisyo. Ang isang magandang patakaran ay i-update ang iyong patakaran nang hindi bababa sa isang beses bawat taon.
Ang isang customer service policy ay naglalaman ng kung paano nakikipag-ugnayan ang isang kumpanya sa kanyang mga customer. Halimbawa, ang isang patakaran ay maaaring sabihin: 'Ang aming team ay nakatuon sa pagtugon sa lahat ng mga katanungan sa loob ng 24 oras, paggalang sa mga customer, at paglutas ng mga isyu sa unang kontak. Ang patuloy na pagsasanay ay ibinibigay upang masiguro na ang mga kinatawan ay nakakatugon sa mga pamantayang ito.'
Ang mga detalye na isasama mo sa iyong patakaran ay depende sa mga produkto o serbisyo na inaalok mo, pati na rin sa mga partikular na pangangailangan ng iyong team. Gayunpaman, ang ilang karaniwang elemento ay madalas na kasama sa mga customer service policy, tulad ng kanilang layunin at mga layunin ng kumpanya. Maaari mo ring isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan, kaalaman sa produkto, kung paano gamitin ang iyong customer service software, at marami pang iba.
Una, magdesisyon kung anong mga layunin ang gusto mong makamit ng iyong team. Susunod, tukuyin ang mga detalye na kailangang isama sa patakaran. Sa wakas, ilagay ang lahat ng magkasama sa isang dokumento na madaling maunawaan at magsangguni. Tandaan na mas mahusay ang iyong customer service policy, mas handa ang iyong team. Bilang resulta, mas malamang na magbigay sila ng kahusay na serbisyo at masiguro ang kasiyahan ng customer.
Ang customer service policy team ay dapat binubuo ng mga kinatawan mula sa bawat departamento na nakikipag-ugnayan sa mga customer. Ito ay kinabibilangan, ngunit hindi limitado sa, benta, marketing, accounting, shipping, at customer service.
Madalas nilang kasama ang pagsisiguro na ang mga customer ay nasiyahan sa kanilang karanasan, pagbibigay ng kahusay na customer service, at pagbawas ng bilang ng mga customer complaints.
Kasama nito ang mga customer service standards, escalation procedures, pagkuha ng customer feedback, at ang customer complaint process. Ang bawat isa sa mga bahaging ito ay mahalaga upang masiguro na ang iyong team ay nagbibigay ng kahusay na customer service.
Ang LiveAgent ay ang pinaka-sinusuri at #1 helpdesk software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ito ngayon gamit ang aming libreng 30-araw na trial. Walang credit card na kailangan.
Lumikha ng kahanga-hangang customer service resume gamit ang aming template. Kasama ang mga tip, halimbawa, at mahalagang seksyon upang makakuha ng iyong dream ...
Tuklasin ang mga kahanga-hangang template ng cover letter para sa customer service upang ipakita ang iyong mga kasanayan at karanasan. Matuto kung paano pamagat...
Enhance customer service with a quality assurance checklist. Create a scorecard, evaluate performance, manage channels, and engage agents. Utilize tools and fee...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
