Mga Template ng Customer Service
Pahusayin ang customer service emails gamit ang mga template upang makatipid ng oras, mabawasan ang mga error, at masiguro ang consistency. Ang mga template ay ...
8 min read
Customer Service
Email Templates
+2
Ang serbisyo sa kustomer ay isang mahalagang bahagi ng anumang matagumpay na negosyo, anuman ang industriya. Gayunpaman, ang mahusay na serbisyo at suporta sa kustomer ay hindi lang basta pagsagot sa tanong ng kustomer o paglutas ng kanilang isyu at pagkatapos ay lilimutin na lang. Dapat tiyakin na nananatiling nasiyahan at masaya ang kustomer sa naging solusyon, kaya mahalaga ang tuloy-tuloy na follow up. Ngunit para sa maraming kumpanya, natatapos ang serbisyo sa kustomer kapag natugunan na ang kahilingan ng kustomer. Kahit na simple lang gawin ang pag-follow up, madalas itong napapabayaan.
Sa katunayan, ayon sa pinakabagong SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% ng mga kumpanya ay hindi tumutugon sa mga email ng kustomer.
- 90% ng mga kumpanya ay hindi nagkukumpirma o nagsasabi sa kustomer na natanggap na ang email.
- 97% ng mga kumpanya ay hindi nagpapadala ng follow up email sa mga kustomer upang malaman kung nasiyahan sila sa naging tugon.
Ano ang customer service email?
Ang customer service mail ay isang uri ng channel ng komunikasyon. Ang komunikasyon sa pamamagitan ng customer service mail ay hindi nangyayari ng real-time. Walang pangangailangan na parehong panig ay present para magsimula ang usapan. Agad na natatanggap ng receiver ang mensahe. Para sa mga opisyal na anunsyo, ang paggamit ng propesyonal na email template ay tinitiyak na malinaw, propesyonal, at naipaparating ang iyong mensahe sa tamang audience.
Ang kapangyarihan ng customer service follow up email templates
Malaki ang epekto ng customer follow up emails sa karanasan ng kustomer. Ito ay kadalasang naiintindihan at ginagamit ng maliliit na negosyo sa kanilang bentaha, ngunit nakakalimutan ng malalaking organisasyon. Karamihan sa mga kustomer ay nais ng agarang tugon, kung saan marami ang naglalarawan ng agarang tugon sa email bilang mas mababa sa sampung minuto. Sa tamang customer service email management software, nagiging madali at episyente ang paggawa at pagpapadala ng follow up email pagkatapos ng isang customer service interaction.
Ang mga email na ito ay maaaring:
- Magpasaya sa mga kustomer sa pamamagitan ng pagpapakita na mahalaga sila at nakatuon ka upang matiyak ang patuloy nilang kasiyahan.
- Pahusayin ang kabuuang karanasan sa customer service.
- Muling i-engage ang mga kustomer at hikayatin ang karagdagang komunikasyon sa pamamagitan ng proactive na suporta.
- I-promote ang iyong mga self-service option at ituro ang mga kustomer sa kapaki-pakinabang na resources.
- Ipakita ang mahahalagang insight mula sa feedback ng kustomer.
10 template ng follow up email para sa customer service
Kung ito man ay pag-update sa mga kustomer tungkol sa status ng kanilang request, paghingi ng feedback, o pagbibigay ng proactive na serbisyo pagkatapos ng resolusyon, huwag balewalain ang follow up ng iyong customer service team. Narito ang 10 template ng follow up email para sa customer service na sumasaklaw sa iba"t ibang bahagi ng proseso ng follow up – gamitin ang mga ito bilang gabay kapag gumagawa ng sarili mong follow up message para sa kustomer.
Follow up email para sa update ng isyu
Hi [Name],
Nais ko sanang i-update ka tungkol sa status ng iyong isyu bago mag-weekend. Patuloy pa rin itong tinatrabaho ng aming technical support team. Inuuna namin ang iyong request at sisiguraduhin ko na mareresolba ito ngayong weekend. Aabisuhan ka agad kapag tapos na.
Maaari mo ring subaybayan ang status ng iyong request anumang oras sa pag-log in sa iyong [Brand] account at pag-click sa Requests tab.
Salamat sa iyong pasensya! Magandang weekend,
[YOUR SIGNATURE]
Proactive follow up email
Hi [Name],
Sana ay maayos ka. Nais ko lang mag-follow up tungkol sa isyu mo noong nakaraan na may kinalaman sa [detalye ng isyu]. Nalutas na ba ito? Kailangan mo pa ba ng karagdagang tulong? Ipaalam mo lang – ikalulugod kong tumulong sa iyo anumang oras.
Magandang araw,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email pagkatapos ng positibong karanasan sa serbisyo
Hi [Name],
Walang anuman. Natutuwa ako na sa daan-daang kustomer na pinagpapadalhan namin ng email araw-araw, may nagpapahalaga sa effort na binibigay namin upang maibigay ang pinakamataas na kalidad ng serbisyo sa kustomer. Ang mga kustomer na tulad mo ang dahilan kung bakit nagsisikap kaming maging pinakamahusay sa aming trabaho.
Huwag mag-atubiling mag-reach out muli kung may mga tanong, isyu, o alalahanin ka – isang email lang kami at palaging handang tumulong.
Lubos na gumagalang,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email pagkatapos ng negatibong karanasan sa serbisyo
Hi [Name],
Humihingi muli ako ng paumanhin sa di kanais-nais na karanasan mo noong nakaraan sa aming customer support team. Nais ko lang ipabatid sa iyo na nagdesisyon kaming sumailalim ang buong customer support team sa karagdagang training upang matiyak na hindi na mauulit ang ganitong pangyayari.
Samantala, kung may mga tanong, alalahanin, o feedback ka, o kung may iba pa kaming maaaring maitulong, huwag mag-atubiling ipaalam sa akin.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email na naghihikayat ng self-service
Hi [Name],
Natutuwa ako na naresolba natin ang [isyu]. Sa pamamagitan nito, maaari ka ring magbasa pa tungkol sa pag-manage ng [iyong account/ opsyon sa bayad/ settings, atbp.] sa aming Help Center. May isang artikulo roon na detalyado tungkol sa iyong isyu [ilagay ang link].
Kung may iba ka pang tanong, o kung may magagawa pa kami upang mas mapaganda pa ang iyong karanasan sa amin, ipaalam mo lang.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email pagkatapos ng walang tugon
Hi [Name],
Nag-follow up lang ako tungkol sa iyong kaso sa amin tungkol sa [paksa ng kaso] sa huling pagkakataon. Lumipas na ang [bilang ng araw] araw mula nang huli kang magpadala ng mensahe, kaya nais kong ipabatid na isasara na namin ang ticket na ito.
Huwag mag-atubiling buksang muli ang ticket na ito o gumawa ng bago kung kailangan mo pa ng karagdagang tulong – ikalulugod naming tumulong.
Salamat muli sa pagtatrabaho sa amin!
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email para sa pagsasara ng support ticket
Hi [Name],
Salamat sa pag-contact sa amin tungkol sa [detalye ng isyu]. Ayon sa aming rekord, naresolba na ang iyong isyu kaya awtomatikong isasara ang ticket mo sa loob ng 3 araw. Kung kailangan mo pa ng tulong o may iba ka pang tanong, i-reply mo lang ito at agad kaming tutugon.
Lubos na gumagalang,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email para humingi ng feedback
Hi [Name],
Nagpapadala kami ng mensahe tungkol sa iyong kamakailang isyu na may kinalaman sa [detalye ng isyu] na naresolba noong [petsa]. Upang mapaglingkuran ka pa namin nang mas mahusay, nais naming marinig ang iyong karanasan sa aming support team.
Sa scale na 1 hanggang 5, gaano kadali mong naresolba ang iyong isyu?
1 = Lubhang mahirap 2 = Mahirap 3 = Katamtaman 4 = Madali 5 = Lubhang madali
Pinahahalagahan namin ang iyong feedback. At tulad ng dati, kung may iba pa kaming maaaring maitulong sa hinaharap – huwag mag-atubiling mag-reach out muli.
Salamat,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email para sa paanyaya sa survey
Hi [Name],
Kamakailan kang nagpadala ng request sa amin tungkol sa [detalye ng isyu] na naresolba noong [petsa]. Nais naming malaman ang iyong karanasan sa aming serbisyo. Maaari mo bang sagutan ang mabilis na survey na ito? Mas mababa sa 60 segundo ang iyong kailangan!
Maraming salamat, malaking tulong ang iyong feedback upang mas mapaglingkuran ka namin sa hinaharap.
[Link sa Survey]
Salamat muli,
[YOUR SIGNATURE]
Follow up email pagkatapos ng company-wide na isyu
Hi [Name],
Maaaring alam mo na, nitong linggo may ilang kustomer kaming nakaranas ng isyu sa [produkto/ serbisyo/ feature, atbp.]. Naresolba ito ng aming engineering team mga 2 oras matapos ang unang report. Nais naming humingi muli ng paumanhin sa anumang abala na naidulot nito.
Upang matiyak na hindi na ito mauulit, nagtatrabaho kami sa ilang mga pagpapabuti sa aming [produkto/ serbisyo/ feature/ operasyon, atbp.]. Sa blog post na ito, inilathala namin ang buong paliwanag kung ano ang nangyari, paano namin ito naresolba, at ano ang gagawin namin upang maiwasan ito sa hinaharap: [link sa blog post].
Salamat sa iyong pasensya at pag-unawa. At tulad ng dati, kung may tanong ka o sakaling may iba kang isyu, ipaalam mo lang – narito kami para tumulong.
Lubos na gumagalang,
[YOUR SIGNATURE]
