Mga Template ng Customer Service
Pahusayin ang customer service emails gamit ang mga template upang makatipid ng oras, mabawasan ang mga error, at masiguro ang consistency. Ang mga template ay ...
8 min read
Customer Service
Email Templates
+2
Mga Benepisyo ng Paggamit ng Customer Service Email Templates
Ang email ay nananatiling isa sa mga pangunahing customer service channel para sa malaking bilang ng mga consumer. Ngunit, hindi lahat ng negosyo ay nagsisikap na magbigay ng mabilis at propesyonal na mga tugon—sa katunayan, ang ilan ay hindi tumutugon sa lahat. Ang isang survey ay nahanap na 62% ng mga kumpanya ay hindi tumutugon sa customer service emails, 90% ay hindi nag-iinform sa customer na ang isang email ay natanggap, habang 97% ay hindi sumusunod upang makita kung ang mga customer ay nasiyahan sa sagot.
Habang halos imposible na gawing custom ang bawat email sa mga prospect o kasalukuyang customer, ang paggamit ng customer service templates na sumasaklaw sa iba’t ibang mga sitwasyon ay maaaring maging malaking tulong sa mga customer service team, lalo na ang mga kailangang harapin ang malaking dami ng mga email. Gamit ang mga template bilang isang panimulang punto, ang iyong mga agent ay makakatulong sa mas maraming customer sa mas kaunting oras at mas kaunting stress, at masiguro na nagbibigay sila ng pare-parehong serbisyo. Mula sa pagpapadala ng thank you emails hanggang sa isang automated absence message, ang pagpanatili ng iyong komunikasyon na umaagos sa iyong mga customer ay laging pabor.
Mga pangunahing benepisyo:
- Makatipid ng oras at mapabuti ang kahusayan ng agent - Ang paggamit ng customer service templates kapag tumutugon sa mga customer ay makakatipid sa iyong support team mula sa paglikha ng mga indibidwal na tugon, i-optimize ang kanilang oras at mapabuti ang kahusayan.
- Bawasan ang bilang ng mga pagkakamaling pangkatauhan - Sa mga handa nang, sinubukan at napatunayan na customer service email response templates, maaari mong alisin ang pagkakamaling pangkatauhan at alisin ang panganib ng pagpapadala ng mga hindi tamang mensahe na maaaring magbigay ng pagkabahala sa mga customer.
- Panatilihin ang pare-parehong mensahe ng kumpanya - Ang mga customer service email template ay nagsisiguro na ang lahat sa iyong support team ay nasa parehong pahina habang ang iyong brand voice ay nananatiling kasalukuyan sa bawat pakikipag-ugnayan.
Mga karaniwang email template para sa customer service
Ang pagbuo ng iyong sariling library ng sample email templates para sa customer service ay maaaring maging parehong hamon at nakakaubos ng oras. May maraming sitwasyon na kailangan mong maging handa. Mula sa mas mahabang at mas kumplikadong mga mensahe tulad ng mga apology email at renewal reminders hanggang sa maikling at direktang mga email tulad ng password resets, narito ang ilang napatunayang email templates batay sa iba’t ibang mga sitwasyon na maaaring gamitin ng iyong support team at i-customize ayon sa pangangailangan kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer at prospect.
Auto-response email template
Hi [NAME],
Salamat sa pagkontak sa [COMPANY]!
Ang automatic reply na ito ay para lamang hayaan kang malaman na natanggap namin ang iyong kahilingan at babalik kami sa iyo na may tugon sa lalong madaling panahon. Sa panahon ng [business_hours] karaniwang sumasagot kami sa loob ng ilang oras, ang mga gabi at katapusan ng linggo ay maaaring tumagal ng kaunting mas matagal.
Habang naghihintay ka, ikaw ay malugod na maaaring tingnan ang aming Frequently Asked Questions o tuklasin ang aming Knowledge Base kung saan maaari kang makahanap ng maraming gabay sa [PRODUCT].
O, kung ang iyong kahilingan ay agarang kailangan, huwag mag-atubiling tawagan kami sa [number] o magsimula ng live chat sa aming support team. Inaasahan naming maibabalik ka sa negosyo!
Regards, [YOUR SIGNATURE]
Checking in with a customer email template
Hi [NAME],
Sana ay mabuti ka at nag-eenjoy ng iyong produkto. Nagsusuri lamang ako upang makita kung mayroon kang anumang mga tanong o kailangan ng tulong. Nagdagdag kami ng maraming mga feature sa huli at alam ko na maaaring mahirap na subaybayan ang lahat ng aming mga release.
Bilang isang reminder, narito ang [link] sa aming Knowledge Base kung saan maaari kang makahanap ng up-to-date na impormasyon tungkol sa aming produkto at kumpanya sa anumang oras.
Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin para sa anumang mga tanong, lubos akong masayang tumulong.
Cheers, [YOUR SIGNATURE]
Thank you email template
Dear [NAME],
Maraming salamat sa iyong positibong feedback at sa pagiiwan ng review sa [website], naglagay ka ng malaking ngiti sa aming mga mukha!
Ang aming team ay patuloy na nagsisikap na mapabuti ang aming [product/service] at laging nakaka-inspire na marinig ang mga mabuting salita mula sa aming mga customer. Mahal namin na mahal mo kami, at napakaganda rin na malaman na ang aming [product/service] ay nakatulong sa iyo na makamit ang iyong mga layunin sa negosyo.
Maraming salamat ulit sa pagiging isang kahanga-hangang customer!
Cheers, [YOUR SIGNATURE]
Angry customer response email template
Dear [NAME],
Lubos akong nagsisisi na narinig na mayroon kang ganitong masamang karanasan na hindi mo na gustong magtrabaho sa amin. Ang pagbibigay kasiyahan sa aming mga customer ay laging naging pangunahing priyoridad para sa amin at nagsisisi ako na hindi namin matugunan ang iyong mga pangangailangan.
Kahit na gaano namin gustong makita kang umalis, lubos kong nauunawaan kung gaano ka-upset at lubos kong nirerespeto ang iyong desisyon. Nag-apolo ako muli para sa anumang abala na maaari naming naging sanhi.
Hayaan akong malaman kung mayroon kang anumang karagdagang mga tanong, komento, o karagdagang feedback. At kung magbabago ka ng isip, nandito ako upang tumulong sa iyo sa anumang paraan na maaari ko.
Best of luck! [YOUR SIGNATURE]
Happy customer response email template
Hi [NAME],
Lubos kaming nasiyahan na marinig na ikaw ay nasiyahan sa [PRODUCT/SERVICE]. Sa [COMPANY], lagi kaming nagsusumikap na maghatid ng pinakamahusay na customer experience, at ginagawang masaya ang aming araw na malaman na nakamit namin iyon.
Kami ay lubos na magpapasalamat kung iwan mo ang isang review sa aming Facebook page dahil ang iyong mga insight ay maaaring tumulong sa aming mga prospect na matuto pa tungkol sa amin.
Maraming salamat ulit at hayaan kaming malaman kung may anumang magagawa namin para sa iyo sa hinaharap!
Sincerely, [YOUR SIGNATURE]
Customer complaint response email template
[NAME],
Lubos akong nagsisisi na malaman na ikaw ay naghintay sa aming customer service department ng halos 30 minuto. Lubos kong nauunawaan kung gaano ito nakakabahala para sa iyo. Hindi dapat nangyari ito dahil pinahahalagahan namin ang oras ng aming mga customer. Ipinadala ko ang mensaheng ito sa naaangkop na service rep.
Ang aming tech support team ay nagbibigay ng priyoridad sa isyung kinakaharap mo sa aming software, sila ay gumagawa ngayon upang gawing tama ito. Agad kita notipikahan ka sa sandaling ito ay naayos na.
Pinahahalagahan ko na ginawa mong alam kami ng iyong negatibong karanasan. Nagsusumikap kami na masiguro ang kasiyahan ng customer sa bawat pakikipag-ugnayan, at nagsisisi ako para sa abala na naging sanhi namin sa iyo.
Samantala, mangyaring hayaan akong malaman kung may iba pang magagawa ko para sa iyo.
Regards, [YOUR SIGNATURE]
Delayed response email template
Hi [NAME],
Salamat sa pagkontak sa [COMPANY]! Ang iyong kahilingan ay natanggap sa [date] na may Reference Number: [number]. Nagsisisi kami na hindi pa kami bumalik sa iyo. Kasalukuyang nakakaranas kami ng mataas na dami ng mga kahilingan sa suporta at pinahahalagahan namin ang iyong pasensya habang nagsusumikap kami na magbigay ng pinakamataas na antas ng suporta sa bawat customer. Maging sigurado, ang isa sa aming mga agent ay susunod sa iyo sa lalong madaling panahon.
Regards, [YOUR SIGNATURE]
Follow-up email template
Hey [NAME],
Sana ay mabuti ka. Nais kong suriin ang iyo tungkol sa isyung mayroon ka noong nakaraang araw na may [describing the issue]. Nalutas ba ito nang matagumpay?
Kung may anumang magagawa namin upang gawing mas mahusay ang iyong karanasan, hayaan lamang kaming malaman sa pamamagitan ng pagsagot sa mensaheng ito. Lubos akong masayang tumulong sa iyo sa anumang kaso at inaasahan ang pagdinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Magandang araw, [YOUR SIGNATURE]
Renewal reminder email template
Hi [NAME],
Nais naming pasalamatan ka sa paggamit ng aming produkto sa nakaraang taon at umaasa na gumawa kami ng pagkakaiba para sa iyo.
Napansin ko na ang iyong taunang subscription ay mag-expire sa loob ng dalawang linggo, kaya nais kong suriin ka tungkol sa susunod na mga hakbang. Interesado ka ba sa pagpapabago ng iyong subscription? Kung timtimbang mo ang iyong mga pagpipilian, lubos akong gustong makipag-usap pa sa iyo upang tumulong sa iyo na makabuo ng desisyon.
Inaasahan ang pagdinig mula sa iyo.
Regards, [YOUR SIGNATURE]
Refund email template
Hi [NAME],
Naproseso namin ang iyong refund, at dapat mong makita ang credit na lumilitaw sa iyong account sa loob ng 1-3 araw ng negosyo depende sa iyong bank.
Nagsisisi ako na marinig na hindi ka masiyahan sa aming produkto, ngunit lubos kong nauunawaan na hindi ito para sa lahat. Dahil ang anumang feedback ay mahalaga sa amin, maaari mo bang bigyan ako ng kaunting detalye tungkol sa kung ano talaga ang hindi mo nagugustuhan?
Samantala, salamat sa iyong oras at sa pagbibigay sa amin ng pagkakataon. Umaasa kaming makipag-ugnayan sa iyo muli sa malapit na hinaharap.
Best, [YOUR SIGNATURE]
