Mga Template ng Follow Up Email
Tuklasin ang mga epektibong template ng follow-up email upang i-convert ang mga lead sa mga customer. Matuto tungkol sa kahalagahan ng follow-ups, paglikha ng s...
19 min read
LiveAgent
Email Templates
+3
Call follow-up email – bakit ito napakahalagang?
Sa propesyonal na pagsusulat, laging mahalaga na sumunod sa isang mabilis na email pagkatapos ng isang tawag sa telepono. Ito ay nagsisilbing paraan upang kumpirmahin kung ano ang napag-usapan at sumasaklaw sa anumang karagdagang mga tanong sa follow-up o mga potensyal na susunod na hakbang. Higit pa, sa kasalukuyang panahon ng digital consciousness, minsan ang isang email ay mas madali lamang na tumugon kaysa sa isang tawag sa telepono.
Ang pagpadala ng isang follow-up email ay tumutulong din na magtatag ng koneksyon na ginawa mo sa tao. Ito ay nagbibigay-daan sa kanila na bumalik sa iyo kung kailangan nila ng higit pang impormasyon, nagpapaalala sa kanila tungkol sa iyong pag-uusap, at pinapanatili ka sa harapan ng kanilang isipan.
Mga subject line ng call follow-up email template
Ang pamagat ng isang propesyonal na follow-up email ay magbabago depende sa konteksto ng tawag. Gayunpaman, ang mga sumusunod na pangkalahatang tip ay makakatulong sa iyo na makabuo ng isang epektibong pamagat:
- Kung ikaw ay cold calling o nag-pitch ng isang produkto o serbisyo, gamitin ang pangalan ng iyong kumpanya o ang produkto sa pamagat ng iyong email. Ito ay magpapaalala sa tumatanggap at magpapaalala sa kanila kung sino ka.
- Kung ikaw ay nagsasagawa ng isang job interview, gamitin ang “follow up after interview” bilang pamagat ng iyong email.
- Kung mayroon kang isang pagpupulong sa isang kliyente sa telepono, gamitin ang “phone meeting follow up” bilang pamagat ng iyong email.
- Kung nagsalita ka sa isang potensyal na kasosyo, gamitin ang “follow up after meeting” bilang pamagat ng iyong email.
Anuman ang iyong kaso, ang iyong pamagat ay dapat direkta sa punto tungkol sa kung ano ang email.
Mga halimbawa ng subject line:
- [Ang iyong kumpanya] – follow up pagkatapos ng tawag
- [Ang iyong produkto] – follow up pagkatapos ng tawag
- Follow up pagkatapos ng isang interview
- Call follow up
- Salamat sa iyong oras
- Salamat sa tawag
- Ang aming tawag – narito kung ano ang aming napag-usapan
- [Petsa] Meeting – follow up
- [Ang iyong kumpanya] – meeting follow up
- Follow up pagkatapos ng meeting [Petsa]
Ang mga subject line ay mahalaga dahil tumutulong sila na magtakda ng tono para sa iyong email. Nagbibigay din sila sa tumatanggap ng isang preview ng kung ano ang tungkol sa mensahe.
Paano magsulat ng isang follow-up email pagkatapos ng isang tawag
Dahil ikaw ay magsusunod pagkatapos ng isang partikular na tawag, kailangan mo palaging sumangguni dito nang partikular. Kahit na ang tawag ay tumagal lamang ng isang minuto, banggitin kung ano ang pag-uusap. Sa ganitong paraan, ang tumatanggap ay makakaalam na ang email ay isang tugon sa iyong nakaraang pag-uusap.
Ang iyong pagbubukas ay dapat maging polite at maikli, nagpapasalamat sa tao sa kanilang oras. Maaari mo ring banggitin kung gaano kalaki ang iyong kasiyahan sa pagsasalita sa kanila at ipahayag ang iyong pagnanais na magsalita muli sa lalong madaling panahon.
Ang katawan ng iyong email ay dapat palawakin ang mga punto na itinaas sa panahon ng iyong tawag. Kung may anumang mga natitirang isyu, ito ang oras upang tugunan ang mga ito. Maaari mo ring mag-alok na magbigay ng higit pang impormasyon o gumawa ng anumang karagdagang mga hakbang upang isulong ang propesyonal na relasyon. Kung mayroon kang anumang karagdagang mga file na ikakabit, gawin ito dito.
Ang iyong email ay dapat maging maikli at direkta sa punto. Subukan na panatilihin ito sa ilalim ng tatlong talata, at siguraduhin na ang bawat talata ay nakatuon sa isang solong punto.
Ang iyong email ay dapat laging magtapos sa isang polite na kahilingan para sa isang tugon. Maaari mo ring ipaalala sa mambabasa ang iyong paparating na availability kung sakaling nais nilang makipag-ugnayan. Bigyan sila ng ilang mga opsyon sa pakikipag-ugnayan upang makapili sila ng isa na pinaka-convenient para sa kanila.
Ano ang isasama sa isang follow-up email pagkatapos ng isang tawag
- Nakakaakit na pamagat
- Pagbubukas ng talata na nagpapasalamat sa tao sa kanilang oras
- Katawan ng email na pinalawak ang mga punto na itinaas sa tawag
- Pagtatapos ng talata na humihiling ng isang tugon
- Impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa mga layunin ng follow up
- Mga attachment kung kinakailangan
Mga halimbawa ng call follow-up email template
Salamat sa iyong oras
Hi [Pangalan],
Maraming salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin kahapon tungkol sa [paksa]. Nag-enjoy ako sa pag-uusap at natuto ng marami.
Nais kong sumunod sa iyo tungkol sa [mga item na napag-usapan], pati na rin upang makita kung may iba pang maaari kong gawin upang tulungan ang proseso na umunlad.
Mangyaring ipaalam sa akin kung kailangan mo ng anumang karagdagang impormasyon, at maraming salamat muli sa iyong oras.
Best, [Ang iyong pangalan]
Phone meeting follow up
Hello [Pangalan],
Salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin sa telepono kahapon. Nais kong sumunod sa ilan sa mga bagay na aming napag-usapan.
Nag-attach ako ng isang dokumento na may higit pang impormasyon tungkol sa [paksa]. Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga tanong.
Nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best, [Ang iyong pangalan]
P.S. Kasama ko rin ang aking availability para sa susunod na ilang linggo kung sakaling nais mong makipag-ugnayan.
Call follow up [Petsa]
Good morning [Pangalan],
Nais kong magpasalamat sa iyo para sa aming tawag noong nakaraang [araw]. Nahanap ko itong napaka-produktibo at natuto ng marami.
Nais kong sumunod sa ilan sa mga bagay na aming napag-usapan at magtanong kung mayroon kang anumang karagdagang mga tanong.
Kasama ko rin ang aming availability para sa susunod na ilang linggo kung sakaling nais mong makipag-ugnayan. Mangyaring ipaalam sa akin kung may iba pang maaari kong gawin sa pagitan.
Salamat, at nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best regards, [Ang iyong pangalan]
Tungkol sa aming tawag noong nakaraang linggo
Hi [Pangalan],
Muli, salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin noong nakaraang linggo. Ito ay napakaganda na makipag-chat at naramdaman ko na gumawa kami ng ilang magandang pag-unlad.
Nais kong sumunod sa ilang mga punto na aming itinaas sa panahon ng tawag. Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga tanong o kailangan ng anumang karagdagang impormasyon.
Nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best, [Ang iyong pangalan]
Call follow up – [Petsa]
Hello [Pangalan],
Umaasa ako na mayroon kang magandang weekend.
Nais kong sumunod sa aming tawag mula noong nakaraang linggo. Naramdaman ko na maaari kaming makipagtulungan at nais kong siguraduhin na mayroon akong lahat ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan upang manatili tayong konektado.
Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga tanong o nais na talakayin ang kahit ano pa.
Nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best, [Ang iyong pangalan]
Nais lang na sumunod
Hi [Pangalan],
Nais lang na siguraduhin na sumunod ako sa iyo pagkatapos ng aming tawag sa [petsa].
Umaasa ko na ikaw ay nag-eenjoy.
Mangyaring ipaalam sa akin kung may iba pang nais mong talakayin o kung kailangan mo ng anumang karagdagang impormasyon mula sa akin.
Salamat, [Ang iyong pangalan]
Pagkatapos ng aming tawag
Hey [pangalan],
Napakaganda na makipag-catch up sa iyo ngayon. Narito ang isang mabilis na buod ng kung ano ang aming napag-usapan para sa iyong mga record:
[Buod ng pag-uusap]
[Mga item ng aksyon, kung mayroon]
Maraming salamat muli sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin. Susunod ako sa iyo sa susunod na linggo upang makita kung paano tayo gumagawa sa mga puntong iyon.
Best, [Ang iyong pangalan]
Mabilis na follow up
Good morning [Pangalan],
Salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin ngayon. Pinahahalagahan ko ang impormasyon na iyong ibinahagi at nasasabik na ilagay ito sa aksyon.
Kung may iba pang maaari kong gawin para sa iyo, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa akin.
Best, [Ang iyong pangalan]
Isang maikling follow up pagkatapos ng aming tawag
Hi [Pangalan],
Napakaganda na makipag-usap sa iyo ngayon tungkol sa [Paksa]. Nais lang na sumunod at siguraduhin na nakatanggap mo ang impormasyon na ipinadala ko. Kung may iba pang kailangan mo, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa akin.
Maraming salamat muli sa iyong oras ngayon.
[Ang iyong pangalan]
Touching base re: ang aming tawag
Hey there,
Salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin sa telepono kahapon, pinahahalagahan ko ito. Tulad ng aming napag-usapan, sa palagay ko ay maraming potensyal para sa amin na magtulungan at sigurado ako na maaari akong magbigay ng halaga upang tulungan kang makamit ang iyong mga layunin.
Upang ibuod kung ano ang aming napag-usapan, sa palagay ko ay may kahulugan para sa akin na kumuha ng X, Y, at Z. Kung ikaw ay okay sa iyon, magsisimula ako kaagad. Kung hindi, walang problema – ipaalam lang sa akin kung ano ang iyong isinip.
Anuman, maraming salamat muli sa pagsasalita sa akin. Nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon,
[Ang iyong pangalan]
Salamat sa tawag
Hey [Pangalan],
Maraming salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin kahapon, pinahahalagahan ko ito. Nais lang na magpadala ng isang mabilis na email follow-up na may ilan sa mga nota mula sa aming pag-uusap.
Una, sa palagay ko ay magiging tunay na kapaki-pakinabang na [aksyon]. Magiging mahusay din kung maaari tayong makipag-ugnayan tungkol sa [paksa]. Sa wakas, interesado ako sa iyong mga pag-iisip tungkol sa [isyu].
Maraming salamat muli sa pagkuha ng oras upang makipag-chat kahapon. Ipaalam sa akin kung may iba pang maaari kong gawin.
Best, [Ang iyong pangalan]
Paglilinaw pagkatapos ng aming tawag
Hi [pangalan],
Napakaganda na makipag-usap sa iyo ngayon. Nais lang na siguraduhin na mayroon akong lahat ng iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan na tama. Narito ito muli:
[numero ng telepono] [email address]
Mayroon ka bang anumang mga tanong para sa akin bago kami magtapos?
Maraming salamat muli, at makikipag-ugnayan ako sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best, [ang iyong pangalan]
Matagal na
Hello [pangalan],
Umaasa ko na ikaw ay nag-eenjoy. Nais kong makipag-ugnayan at makita kung interesado ka bang makipag-lunch. Hindi ako nakatanggap ng feedback mula sa iyo sa mahabang panahon at nais naming malaman kung maaari pa ba tayong makipag-usap tungkol sa aming pakikipagtulungan.
Kung hindi ka interesado, walang problema. Ipaalam lang sa akin.
Umaasa na makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon,
[Ang iyong pangalan]
P.S. Ang aming impormasyon sa pakikipag-ugnayan ay pareho pa rin: [numero ng telepono] at [email address]. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan kung kailangan mo ng kahit ano.
Checking in
Hi [Pangalan],
Napakaganda na makipag-usap sa iyo ngayon. Salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-chat. Narito ang mga detalye ng aming pag-uusap para sa iyong sanggunian.
[Buod ng kung ano ang napag-usapan]
Nasasabik akong makinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
Best, [Ang iyong Pangalan]
Pagkatapos ng aming tawag sa telepono
Hello [pangalan],
Nais lang na sumunod sa iyo tungkol sa pag-uusap na aming nagawa sa telepono. Narito ang ilan sa aming mga pag-iisip:
[Buod ng kung ano ang napag-usapan]
[Mga item ng aksyon, kung mayroon]
Salamat sa pagkuha ng oras upang makipag-usap sa akin ngayon. Makikipag-ugnayan ako sa iyo sa lalong madaling panahon,
[Ang iyong pangalan]
Follow up email pagkatapos ng isang tawag – mga magandang kasanayan
Ang paglikha ng isang follow-up email pagkatapos ng isang tawag ay hindi kailangang maging mahirap kung susundin mo ang mga magandang kasanayan. Narito ang ilang mga tip upang tulungan ka:
- Magpasalamat sa tao sa kanilang oras at ulitin na nag-enjoy ka sa pagsasalita sa kanila.
- Ibuod ang mga pangunahing punto ng pag-uusap at anumang mga item ng aksyon na napagkasunduan. Maaaring napaka-halata ngayon, ngunit laging may pagkakataon na makalimutan ang isang bagay sa ibang pagkakataon.
- Suriin ang mga deadline at susunod na hakbang. Kung may naghihintay sa proyekto, ito ang pinakamahusay na lugar upang banggitin ito.
- Magtapos sa isang polite na kahilingan para sa feedback. Magpasalamat muli sa tumatanggap at ipaalam sa kanila na nasasabik kang makinig mula sa kanila sa lalong madaling panahon.
- Huwag maging masyadong pushy, at bigyan ng maraming oras ang ibang tao upang bumalik sa iyo. Sa ilang mga kaso, maaaring mas mahusay na sumunod muli sa isang mas huli na petsa.
- Huwag palampasin ang kapangyarihan ng pagiging polite. Habang maaari kang maging masigasig na magpatuloy sa susunod na gawain, palaging magpadala ng isang maaasahang follow-up email.
- Kung ang anumang impormasyon o dokumento ay ibinahagi, siguraduhin na isama ang isang link o attachment sa email para sa madaling sanggunian. Anuman kung nagpadala ka na o hindi, nais mong lahat ay madaling mahanap para sa ibang tao.
- Laging suriin ang iyong email bago ipadala ito. Ang mga typo ay madaling makaligtaan sa isang bilisan, at maaari kang magmukhang hindi propesyonal. Suriin din ang mga error sa grammar – walang mas masama kaysa sa isang follow-up email na may mga error.
- Bigyan ng pagpipilian ang tumatanggap kung paano sumunod sa iyo. Kahit na ang iyong huling pakikipag-ugnayan ay sa pamamagitan ng isang tawag, hindi nangangahulugang ang lahat ng hinaharap na komunikasyon ay dapat din. Minsan ang mga tao ay mas gusto na makipag-ugnayan sa pamamagitan ng email, at walang masama doon. Ipaalam sa kanila kung ano ang iyong komportable, at tanungin kung paano nila nais na ipagpatuloy ang pag-uusap.
- Magtanong ng anumang mga tanong na mayroon ka pa tungkol sa pag-uusap. Ito ay nagbibigay sa ibang tao ng isang karagdagang pagkakataon upang linawin ang kahit ano na maaari nilang makaligtaan, pati na rin ipakita na binigyan mo ng pansin.
- Siguraduhin na magpasalamat sa ibang tao sa kanilang oras, at ipaalam sa kanila na nasasabik kang makinig mula sa kanila sa lalong madaling panahon. Habang madali na sobra dito, ang isang maliit na pasasalamat ay maaaring gumawa ng pagkakaiba.
Buod
Ang pagsunod pagkatapos ng isang tawag sa telepono ay laging magandang ideya, anuman kung paano ang pag-uusap. Sa pamamagitan ng pagpadala ng isang epektibong follow-up email, maaari mong siguraduhin na ang lahat ng mga detalye ay malinaw at na ang lahat ay nasa parehong pahina.
Handa na bang gamitin ang aming mga template ng call follow-up email? Ang LiveAgent ay ang pinaka-sinuri at #1 na rated na ticketing software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ito ngayon sa aming libreng 30-araw na trial. Walang credit card na kinakailangan.
