Templates sa pagsasara/panandaliang paghihinto sa pakikipag-ugnayan ng call center

Ang serbisyo sa kustomer ay isa sa mahalagang haligi ng bawat negosyo. Anumang industriya, ang serbisyo sa kustomer ay palagiang nasa unahan ng iyong negosyo. Ang lebel ng kasiyahan ng kustomer, na direktang nakaugnay sa serbisyo sa kustomer, ay nag-iimpluwensiya sa katapatan ng kustomer at mahalagang tuntunin ng bawat kumpanya.

Dahil dito, ang bawat kumpanya, kung malaki o maliit man, ay dapat gawin ang lahat ng makakaya upang maibigay ang namumukod tanging serbisyo sa kustomer para sa lahat ng mga tagagamit o kliyente nito. Upang maging eksakto, ang mga ahente ng serbisyo sa kustomer ay dapat magsumikap na maiparamdam sa mga kustomer na sila ay inaalagaan at naririnig sa buong proseso ng pagsuporta– mula sa paglikha ng tiket hanggang sa resolusyon ng tiket at pagsasara.

Ang pamamaraan na ito ay dapat gamitin sa lahat ng mga channel ng komunikasyon, kabilang ang suporta sa telepono. Subalit ang eksaktong dapat gawin ng mga ahente ng serbisyo sa kustomer, at anong mga katangian at kasanayan ang dapat na magkaroon sila upang kayaning magbigay ng napakahusay na serbisyo sa kustomer?

Mga katangian ng napakahusay na serbisyo sa kustomer

Ang serbisyo sa kustomer ay tungkol sa mga tao – pareho sa mga kliyente at mga ahente ng serbisyo sa kustomer. Simple lamang na hindi ka maaaring magtalaga ng walang pinipiling mga empleyado na walang sumusuportang kaalaman upang gumana sa unang linya ng komunikasyon sa kustomer. Tandaan na ang mga pangkat ng serbisyo sa kustomer ay madalas na tinuturing bilang mukha ng iyong kumpanya, kaya ituring kung sino ang ilalagay sa mga unang hanay ng labanan at kung anong uri ng impresyon ang kanilang gagawin.

Sa ilalim ng anumang kalagayan ay dapat mong iwan ang mga operasyon ng mga pangkat ng serbisyo sa kustomer sa pagkakataon. Ang tao o mga taong namamahala ay dapat magkaroon ng isang bukas na linya ng komunikasyon at ang isang uri ng “playbook ” na makakatulong na kanilang gawin ang kanilang mga tungkulin.

Para sa iyong kaginhawahan, kami ay lumikha ng isang listahan ng mga katangian at kasanayan na ang bawat taong nagtatrabaho sa serbisyo sa kustomer ay dapat magkaroon at patuloy na magtrabaho sa pagpapabuti. Suriin ang mga ito sa ibaba.

Mga kasanayan sa komunikasyon

Ang mga ahente na nagtatrabaho sa mga kustomer ay dapat na maging napakamahusay. Kailangan nilang matutunan kung paano makipag-ugnayan sa kung sino ang nasa kabilang dulo ng telepono, email, chat, o counter. Dapat nilang matutunan kung paano magsalita nang maliwanag sa paraan na mauunawaan ng iba’t ibang mga tao at makakatulong na yupiin ang lahat ng mga pagdududa o negatibong mga pakiramdam na maaaring mayroon ang kustomer.

Kaalaman sa kumpanya at produkto

Walang pagdududa, ang mga ahente ay kailangang makilala ang kumpanya na kanilang pinagtatrabahuhan at ang mga produkto o serbisyong kasama nila sa pagtatrabaho. Kailangan nilang kayanin na sagutin ang karamihan sa mga tanong, magmungkahi ng tunay at tapat na mga solusyon, at hindi dapat na nabibigla sa halos anumang katanungan.

Paglulutas ng problema

Ang pagiging mabilis at mapagpasiya ay isa sa mga pinakamahalagang mga kalidad ng isang mabuting ahente ng serbisyo sa kustomer. Iyon ang hinahanap ng mga tagagamit o kustomer. Inaasahan nila na makakuha ng tulong nang mabilis at tumanggap ng simpleng mga paliwanag na magiging alinman sa paglutas ng kanilang mga problema o kahit paano magpasikat ng ilang liwanag sa kanilang mga isyu at magpapakita ng posibleng mga solusyon.

Pasensiya

Sa maraming mga okasyon, ang mga ahente ng serbisyo sa kustomer o tagapamahala ay kailangang maglayag ng hindi kanais-nais , maigting, at komplikadong mga pakikipag-ugnayan ng kliyente. Kung kaya sila ay dapat na matiisin at madamayin at kakayaning magtrabaho sa lahat ng mga kliyente – kahit na sila ay malupit at hindi magalang.

Mga kasanayan sa empatiya at pakikinig

Sa mas mainam na paraan, ang mga ahente ay dapat malaman kung paano ilalagay ang kanilang sarili sa kalagayan ng ibang tao upang maunawaan ang kanilang pananaw. Minsan ang mga kliyente ay mayroong hindi pangkaraniwang mga problema, at ang mga ahente ay dapat magkaroon ng maraming posibleng impormasyon upang makatulong at maunawaan sila na may pagdamay.

Mahusay na alaala at atensiyon sa detalye

Aasa sila sa kumpanya, subalit sa mas mainam na paraan, ang mga ahente ay dapat hangarin na alamin at tandaan ang pangalan ng taong kanilang kinakausap. Kapag ang iyong mga ahente ay palaging tinatawag ang iyong mga kliyente sa kanilang pangalan, sila ay magtitiwala at mas higit na magiging konektado sa kumpanya. Salamat doon, ang buong proseso ng komunikasyon ay magiging mas banayad.

Happy customers are the best customers

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

View more

Templates sa pagsasara/panandaliang paghihinto sa pakikipag-ugnayan ng call center

Templates sa pagsasara/panandaliang paghihinto sa pakikipag-ugnayan ng call center #1

Template sa pagsasara sa pakikipag-ugnayan ng call center #2

Template sa pagsasara sa pakikipag-ugnayan ng call center #3

Karaniwang mga tanong

Dapat bang ipaalam sa kliyente kung bakit ang isang tiket ay isinara o panandaliang pinahinto?

Oo, mas magiging mabuti kung palagi mong ipaaalam sa kliyente kung bakit mo sinasara ang kanilang tiket. Kahit na sasabihin lamang, ” Ang isyu na iyong iniulat ay nalutas na, kaya amin nang sinasara ang iyong tiket”.

Kung iyong inilalagay ang isang tiket sa panandaliang paghihinto, mas mahalagang ipaalam ito sa kustomer. Sa bawat oras na ang tiket ay ipinagpapaliban, kailangan mong ipabatid ito sa kliyente, ipaliwanag kung bakit ito nangyayari, at ipaalam sa sa kanila kung gaano tatagal na lutasin ang bagay o maging kung gaano katagal na muling mabubuksan ang tiket. Kapag hindi, ang mga kliyente ay maaaring makaramdam na sila ay kinalimutan o sa kanila ay hindi pinaaalam, at ang ganitong uri ng sitwasyon ay hindi magbibigay sa kanila ng isang namumukod-tanging karanasan.

Gaanong katagal bang maaaring ipahinto nang panandalian ang tiket?

Walang simpleng kasagutan sa ganitong katanungan. Ang iyong kumpanya at ang mga ahente nito ay dapat gawin ang lahat ng kanilang makakaya upang lutasin ang mga tiket nang mabilis hangga’t maaari. Ayaw ng mga taong maghintay, at ang iyong mga kustomer ay hindi isang pagbubukod. Kaya kung bakit hindi mo dapat subukan ang pasensiya ng mga tao sa pamamagitan ng pagpapaliban ng kanilang mga tiket sa sobrang tagal. Kung nais mong siguruhin na ang serbisyong iyong ibinibigay ay mabuti, humanap ng mga sukatan ng industriya.

Ang ganitong uri ng datos ay magpapakita sa iyo kung gaano katagal para sa ibang kumpanya mula sa iyong sektor na lutasin ang mga tiket ng serbisyo sa kustomer at gaano karaming oras ang kinakailangan upang muling buksan ang isang tiket, atbp. Sa oras na nagkaroon ka ng impormasyong iyon, subukan mong lutasin ang mga isyu nang mas mabilis kaysa sa ginagawa ng iyong mga kakompitensiya.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Dapat bang ipaalam sa kliyente kung bakit ang isang tiket ay isinara o panandaliang pinahinto?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Oo, mas magiging mabuti kung ipaaalam sa kliyente kung bakit mo sinasara/panandaliang pinahihinto ang kanilang tiket. Kapag hindi, ang mga kliyente ay maaaring makaramdam na sila ay kinalimutan o sa kanila ay hindi pinaaalam, at ang ganitong uri ng sitwasyon ay hindi magbibigay sa kanila ng isang namumukod-tanging karanasan.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Gaanong katagal maaaring ipahinto nang panandalian ang tiket?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Walang simpleng kasagutan sa ganitong katanungan. Ang iyong kumpanya at ang mga ahente nito ay dapat gawin ang lahat ng kanilang makakaya upang lutasin ang mga tiket nang mabilis hangga’t maaari. Ayaw ng mga taong maghintay, at ang iyong mga kustomer ay hindi isang pagbubukod. Kung nais mong siguruhin na ang serbisyong iyong ibinibigay ay mabuti, humanap ng mga sukatan ng industriya.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang mga kailangang katangian at kasanayan ng serbisyo sa kustomer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ang bawat taong nagtatrabaho sa serbisyo sa kustomeray dapat magkaroon at patuloy na pagbubutihin ang kanilang mga kasanayan sa komunikasyon, kasanayan sa paglutas ng problema, at kaalaman sa kumpanya/produkto. ” } }] }