Pahusayin ang kahusayan ng iyong call center at kasiyahan ng customer gamit ang aming komprehensibong mga template. Mula sa pagbati sa mga caller hanggang sa pagharap sa mga galit na customer, ang mga template na ito ay nagbibigay ng praktikal na parirala at mga tip sa etiquette upang mapabuti ang komunikasyon at bumuo ng malakas na relasyon sa customer.
Sa kabila ng mabilis na pagtaas ng mga digital na channel ng komunikasyon, ang phone support ay nananatiling isa sa mga pinakaginustong opsyon para sa mga consumer upang makipag-ugnayan sa mga brand. Sa katotohanan, ang mga telepono ay nag-account pa rin ng 68% ng lahat ng suporta sa pakikipag-ugnayan. Iyon ay sinabi, ang wika na ginagamit ng mga call center agent kapag nakikipag-ugnayan sa mga customer ay may malaking epekto sa emosyon ng customer, ang pangkalahatang karanasan ng pakikipag-ugnayan, at ang pang-unawa ng customer sa iyong brand. Nasa ibaba ang ilang mga tip sa etiquette kasama ang mga template ng call center na maaaring gamitin ng mga ahente sa suporta upang maayos na magsimula at magtapos ng isang pag-uusap, maglagay sa hold, ilipat ang mga tawag ng customer, o harapin ang mga hindi nasiyahang caller.
Kung ikaw ay nagsasagawa ng isang cold call o sumasagot sa isang customer service inquiry sa pamamagitan ng telepono, palaging may mga patakaran na dapat mong sundin. Ang mga simpleng magandang kasanayan sa etiquette ay gagawing mas propesyonal ang iyong call center at, mas mahalaga pa, lilikha ito ng mas mahusay na pangkalahatang karanasan ng customer.
“Maligayang pagdating sa [COMPANY] customer service. Ang aking pangalan ay [AGENT NAME]. Paano ko kayo matutulungan ngayon?”
“Magandang umaga/hapon! Kayo ay nakakonekta sa [COMPANY]. Ang aking pangalan ay [AGENT NAME]. Paano ko kayo matutulungan ngayon?”
“Magandang hapon. Kayo ay nagsasalita sa [AGENT NAME]. Paano ko kayo matutulungan?”
“Halo, at salamat sa pagtawag sa [COMPANY]. Ang aking pangalan ay [AGENT NAME]. Nais kong ipaalam sa inyo na ang tawag na ito ay maaaring maitala para sa kalidad at layunin ng pagsasanay. Paano ko kayo matutulungan ngayon?”
“Magandang hapon! Kayo ay nakakonekta sa [COMPANY] customer service, [AGENT NAME] nagsasalita. Maaari ba kayong sabihin ang inyong pangalan upang komportable para sa amin na makipag-usap?”
“Salamat sa pagtawag sa [COMPANY], [AGENT NAME] nagsasalita. Paano ko ididirekta ang inyong tawag?”
“Salamat sa pagkontak sa [COMPANY]! Maaari ba kayong magbigay sa akin ng inyong numero ng order upang masubaybayan ko ang status ng inyong pakete?”
“Tingnan natin kung paano natin ito malulutas. Maaari ba akong makatanggap ng inyong numero ng account?”
“Kaya, kung ano ang nauunawaan ko hanggang ngayon ay … Magiging mahusay kung maaari ninyong sabihin sa akin ng kaunti pa tungkol sa…”
“Para sa akin na… magiging napakaganda kung maaari ninyong ibigay sa akin ang ilang karagdagang detalye sa …”
“Mula sa kung ano ang nauunawaan ko …. Magiging napakahusay kung maaari ninyong ibigay sa akin ang …”
“Maaari ba akong kumuha ng inyong impormasyon bago kami magpatuloy?”
“[CUSTOMER NAME], upang masiguro na nakuha ko ito nang tama, maaari ba ninyong i-spell ito para sa akin?”
“[CUSTOMER NAME], okay ba kung magtanong ako sa inyo ng ilang mga tanong upang i-verify ang inyong impormasyon sa account?”
“[CUSTOMER NAME], mangyaring maghintay ng isang segundo, sinusuri ko ang inyong mga detalye ng huling pagbabayad ngayon.”
“Mangyaring maghintay ng isang minuto upang makapagsalita ako sa aking supervisor at bumalik sa inyo na may sagot.”
“Maaari ba akong maglagay sa inyo sa hold ng tungkol sa isang minuto o dalawa habang tinitingin ko ito para sa inyo?”
“[CUSTOMER NAME], maaari ba ninyong maghintay habang kinukuha ko ang inyong file? Babalik ako sa loob ng isang minuto.”
“Hindi ako sigurado kung maaari nating gawin ito, ngunit hayaan akong suriin. Maaari ba ninyong maghintay ng ilang minuto?”
“[CUSTOMER NAME], susuriin ko kung available ang [AGENT NAME] upang tanggapin ang inyong tawag. Maaari ba ninyong maghintay ng isang sandali?”
“Nag-apologize ako para sa abala. Hinahanap ko pa rin ang inyong impormasyon ngunit magkakaroon ng sagot para sa inyo sa loob lamang ng isang sandali, mangyaring maghintay ng ilang segundo pa.”
“Gusto ba ninyong maghintay ng isang sandali habang sinusuri ko ang inyong mga detalye ng account?”
“Kung okay sa inyo, maglalagay ako sa inyo sa hold ng isang sandali habang hinahanap ko ang inyong impormasyon sa insurance.”
“Aabutin ito ng tungkol sa dalawa hanggang tatlong minuto upang … Gusto ba ninyong maglagay ako sa inyo sa isang mabilis na hold?”
“[CUSTOMER NAME], gusto ba ninyong maghintay? Kailangan ko na … Babalik ako sa linya sa inyo sa lalong madaling panahon – dalawa o tatlong minuto sa pinakamarami.”
“Naniniwala ako na ito ang tamang solusyon, ngunit hayaan akong maglagay sa inyo sa isang maikling hold upang kumpirmahin sa aking kasama.”
“Mayroon akong solusyon para sa isyu, ngunit aabutin ito ng kaunting oras upang ayusin ang mga bagay. Gusto ba ninyong maglagay ako sa inyo sa hold ng isang sandali?”
“[CUSTOMER NAME], sa kasamaang palad hindi ako makakatulong sa inyo dito, ngunit ilalagay kayo sa accounting department, mangyaring manatili sa linya ng isang sandali.”
“[CUSTOMER NAME], mangyaring manatili sa linya habang inililipat kayo sa sales department.”
“Ikonekta ko kayo sa aming service department ngayon. Dapat sila ay kasama ninyo sa loob ng mas mababa sa dalawang minuto. Mangyaring manatili sa linya.”
“[CUSTOMER NAME], ang pinakamahusay na tao upang sagutin ang inyong tanong ay [AGENT NAME] mula sa tech support team. Handa na siyang tumanggap ng inyong tawag. Maaari ba akong ilipat kayo ngayon?”
“[CUSTOMER NAME], ilalagay kayo sa [AGENT NAME] sa sales department. Ang kanyang direktang numero ay (phone number), kung sakaling mawalan kayo ng koneksyon. Makakatulong siya sa inyo.”
“Mukhang kayo ay nagtrabaho na sa aking kasama [NAME] dati. Gusto ba ninyong ilagay ko kayo sa kanya ngayon upang hindi na kayo kailangang ulitin ang inyong isyu?”
“Mukhang ito ay nasa labas ng aking lugar ng kadalubhasaan. Okay ba kung ilipat kayo sa isang espesyalista na makakapag-imbestiga dito?”
“Kapag inilipat kayo, maaaring may isang sandali na walang tunog. Huwag mag-alala, ito ay normal at may susunod na tao na makikipag-ugnayan sa inyo pagkatapos.”
“Pagkatapos na inilipat kayo, magkakaroon ng isang maikling serye ng beeps. Mangyaring huwag mag-alala, ito ay lamang ang linya na nagbabago. Ang [AGENT NAME] ay makakasama ninyo nang direkta.”
“Nag-apologize ako. Dapat ito ay napakagalit. Ngayon mangyaring sabihin sa akin kung ano ang eksaktong nangyari at magsisimula akong ayusin ito.”
“Nag-apologize ako na kayo ay kailangang harapin ito. Nauunawaan ko na ang sitwasyong ito ay mahirap, ngunit subukan nating mahanap ang isang solusyon.”
“Nauunawaan ko kung gaano kainis ito. Makakaramdam ako ng parehong paraan sa inyong sitwasyon, ngunit aayusin natin ito…”
“Nag-apologize ako na mayroon kayong problemang ito, na tiyak na magagalit sa akin din. Tingnan natin kung may kahit ano kaming magagawa upang tumulong sa sitwasyon.”
“Lubos kong nauunawaan kung gaano kakainis ito, ngunit aayusin natin ito. Ngayon tingnan natin kung ano ang maaari nating gawin upang malutas ang problema …”
“Nag-apologize ako sa inyong masamang karanasan at pinahahalagahan ko na dala ninyo ito sa aming atensyon. Tingnan natin kung paano natin maaaring gawing tama ang mga bagay.”
“Nag-apologize ako na marinig ito, mukhang ito ay nakakainis. Aayusin ko ito para sa inyo.”
“Nag-apologize ako muli. Palagi naming pinahahalagahan ang mga customer na masigasig na magbigay ng kanilang feedback. Sigurado akong ipapasa ang sinabi ninyo sa aming management team.”
“Nag-apologize ako para sa abala. Hayaan akong ayusin ito para sa inyo nang kasing-bilis hangga’t maaari, upang makapagsimula kayo ng inyong araw.'
“Maaari kong isipin kung gaano kayo nabigo at gagawin ko ang lahat ng maaari ko upang malutas ang isyu nang mabilis at sa inyong kasiyahan. Hayaan akong masiguro na nauunawaan ko ang problema nang tama (ulitin ang isyu).”
“Lubos akong nagsisisi na hindi namin natugunan ang inyong inaasahan. Pinahahalagahan ko na sinabi ninyo ito sa akin, upang maipasa ko ang mensahe sa aming management team upang masiguro na hindi ito mauulit.”
“Tiyak na welcome, [CUSTOMER NAME]. Lubos akong nasiyahan na nalutas namin ang problema at salamat. Pinahahalagahan namin ang inyong pagtawag upang ipaalam sa amin.”
“Salamat sa pagtawag, at kung mayroon kayong karagdagang mga tanong, mangyaring tawagan kami muli, kami ay masayang tumulong.”
“Salamat sa inyong tawag. Isang kasiyahan ang talakayin ang inyong [concern/issue] ngayon, tamasahin ang natitirang bahagi ng inyong araw.”
“Maraming salamat sa inyong oras, [CUSTOMER NAME], at salamat sa pagtawag sa [COMPANY NAME]. Naghihintay kami na magtrabaho sa inyo sa hinaharap. Magandang araw!”
“Kayo ay nagsalita sa [AGENT NAME] ngayon. Salamat sa pagkontak sa [COMPANY]! Magandang araw.”
“Maraming salamat sa pagtawag ngayon. Kung may kahit ano pang iba na maaari naming gawin para sa inyo, mangyaring huwag mag-atubiling tawagan kami muli.”
“May iba pa ba akong makakatulong sa inyo ngayon? Sa ganitong kaso, salamat sa pagtawag sa [COMPANY]. Umaasa kami na mayroon kayong kasiyahang karanasan sa amin ngayon. Magandang araw!”
“May iba pa ba akong magagawa para sa inyo ngayon? Nais kong pasalamatan kayo sa pagtawag sa [COMPANY] at ipaalala sa inyo na nandito kami kapag kailangan ninyo. Umaasa ako na ang inyong karanasan ay kasiya-siya at naghihintay kami na maglingkod sa inyo sa hinaharap. Magandang araw!”
“Maraming salamat sa inyong tawag, masaya na nalutas natin ito. Kung iyan na ang lahat, magandang araw!”
“Napakaganda ng pagkakataon na makipag-usap sa inyo, [CUSTOMER NAME]! Kung may kahit ano pang iba na makakatulong kami sa inyo, tawagan lang kami. Salamat at tamasahin ang inyong hapon!”
“Salamat sa pagtawag, [CUSTOMER NAME]. Napakaganda ng pagkakataon na makipag-usap sa inyo at masaya akong nahanap namin ang solusyon na gumagana. Magandang araw!”
Ang call center quality assurance ay isang pamamaraan kung saan sinusubaybayan ang mga tawag sa telepono upang masiguro na ang call center o ang mga ahente nito ay gumaganap sa inaasahang antas ng serbisyo.
Ang pinakamahusay na format para sa call center resume ay isang kronolohikal na isa na nagsasama ng parehong karanasan sa edukasyon at trabaho. Ang resume ay dapat na maayos, maayos na organisado, at madaling basahin.
Ang call center quality assurance ay mahalaga dahil ang pagsasalita ng iyong mga empleyado ay maaaring gawing o sirain ang iyong reputasyon. Kung sila ay nakikipag-usap sa mga customer sa isang sloppy na paraan, ito ay magreflect sa iyong negosyo at maaaring magdulot sa iyo na mawalan ng mga customer.
Ang paglalagay ng mga customer sa hold ay maaaring maging negatibo, ngunit maaaring gumawa ng aksyon upang mabawasan ang discomfort. Mahalaga na magtanong ng pahintulot, magbigay ng timeline, at magbigay ng pana-panahong update sa kanilang kahilingan. Ang pagpapahayag ng pasasalamat at paggamit ng mga polite na parirala, tulad ng 'Salamat sa pagtawag, maaari ba akong maglagay sa iyo sa isang maikling hold?', ay nag-aambag sa isang mas positibong karanasan sa hold at nagpapakita ng paggalang sa oras ng customer.
Ang pagsisimula ng isang pag-uusap sa isang call center ay nangangailangan ng kombinasyon ng pagiging polite, propesyonalismo, at kalinisan. Mahalaga na batiin ang caller gamit ang isang mainit at friendly na tono, ipakilala ang iyong sarili at ang kumpanya na iyong kinakatawan, at pagkatapos ay tanungin kung paano ka makakatulong sa kanila. Halimbawa, maaari mong sabihin, 'Salamat sa pagtawag sa [Company Name], ang aking pangalan ay [Your Name]. Paano ko kayo matutulungan ngayon?' Ang diskarteng ito ay nagtatatag ng positibong tono para sa pag-uusap at nagpapakita na handa kang tumulong sa caller. Bilang karagdagan, mahalaga na aktibong makinig sa tugon ng caller at makipagtulungan sa pag-uusap na may empathy at pag-unawa.
Ang recap sa call centers ay nagsisiguro ng malinaw na komunikasyon at pag-unawa sa mga gawain. Ito ay nagsasangkot ng pagbubuod ng mga pangunahing punto ng pag-uusap, kabilang ang mga kasunduan, susunod na hakbang, at mahalagang detalye. Ang ahente ay muling nagsasaad ng mga alalahanin ng customer, kinukumpirma ang mga solusyon na inaalok, nagbibigay ng mga hakbang sa sumusunod at nagbibigay-daan sa pagpapatunay ng customer. Ang mutual na pag-unawa na ito ay nagpapabuti ng kasiyahan ng customer at nagpapahusay ng paglutas ng problema.
Ang isang customer service call recap ay nagbubuod ng mga pangunahing paksa at desisyon na ginawa, tulad ng mga problema ng customer, mga solusyon, at ibinagong impormasyon, upang masiguro ang mutual na pag-unawa. Isang halimbawa: 'Sa buod, tinalakay namin ang iyong isyu sa paghahatid ng produkto, naayos ang pagpapalit, at nagsimula ng imbestigasyon sa iyong mga alalahanin tungkol sa kalidad ng produkto. May iba pang idadagdag/talakayin?
Ang LiveAgent ay ang pinaka-review at #1 rated na call center software para sa maliliit hanggang katamtamang laki ng negosyo. Subukan ito ngayon gamit ang aming libreng 30-araw na trial. Walang credit card na kailangan.
Matutunan ang 12 mahalagang live chat etiquette tips para sa superior customer support sa 2025. Tumuon sa pagbabawas ng wait times, pagbibigay-diin ng clarity, ...
Tuklasin ang mga pangunahing aspeto ng call center management: estratehiya, pinakamahusay na kasanayan, at mga hamon. Pataas ang kahusayan sa pamamagitan ng epe...
LiveAgent offers a comprehensive call center solution with features like automatic call distribution, call recording, and VoIP integration. Easily set up and ma...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
