Libreng trial
  • Mga template
  • Mga basic knowledge base communication template

Mga basic knowledge base communication template

Ang knowledge base ay isang self-service online library na naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang produkto, serbisyo, department, o anumang paksang konektado sa isang kompanyang may-ari at namamahala nito.

Ang data at impormasyong nasa knowledge base ay puwedeng manggaling kung saan-saan, pero kadalasan, galing ito sa ilang contributors na responsable sa maintenance at pag-update nito. Pero bilang patakaran, dapat mag-engage at mag-moderate ang mga company representative ninyo ng lahat ng pag-uusap na magaganap sa inyong knowledge base forums.

Maraming knowledge base

Ang mga topic na kadalasang nakapaloob sa knowledge base ay puwedeng mga how-to guide at frequently asked questions tungkol sa shipping o polisiya sa pag-refund. Kadalasan, naglalaman ng maraming uri ng content ang knowledge base, kasama na ang frequently asked questions, mga gabay sa troubleshooting, at ibang kinakailangang impormasyon para sa mga customer at stakeholder.

Customer portal

Sa knowledge management, puwede kayong gumawa, mag-administer, mag-share, gumamit, at mag-manage ng expertise ng kompanya, at dinisenyo ito para magamit sa lahat ng mga industriya. Kung meron kayong solid na knowledge management foundation, mas magiging agile ang organisasyon ninyo, bibilis ang operasyon, at mas epektibo ang pagtatrabaho. Dagdag pa, gaganda pa ang client satisfaction ninyo, salamat sa self-service options na ibinibigay ninyo.

Para matulungan kayong mapakinabangan ang kapangyarihan ng knowledge management at suportahan kayo sa paglalagay ng self-service options sa inyong customer support, gumawa kami ng isang set ng knowledge base templates.

https://youtu.be/hrCeVuzfock

Mga basic knowledge base communication template

Basic knowledge base communication template #1 – Ang sagot sa isang tanong ay naibahagi na ng ibang user


Hi! Yes, [name of the answer’s author] is correct. This is how the [process/product/service] works. If you want to learn more about this [topic/feature/process], please read the following articles that are available in our knowledge base: [links to the articles, preferably in bullet points for better readability].

If it’s still not clear for you, we would be happy to help further. Don’t hesitate to contact us!

O


Hey! Thank you for starting this discussion. However, I need to point out that [name of the answer’s author] is not correct. Here’s what you need to do to [achieve the desired outcome of the question’s author].

If you want to learn more about this topic, here’s a list of knowledge base articles that will help you with that: [links to the articles, preferably in bullet points for better readability].

Basic knowledge base communication template #2 – Pag-escalate ng isang tanong sa forum bilang isang ticket


Thank you for raising this topic. It seems that the issue you have described needs to be addressed by our [customer service/customer support/technical support team…].

That’s why I would kindly ask you to follow this link [link to a dedicated website or workflow inserted] and then create a ticket describing the problem you encountered in a detailed way. This is the easiest and fastest way that we can help solve your issue. Thank you!

O


Hi [name of the comment’s/answer’s author]. I have checked the issue which you described, and it seems that the most efficient way to tackle it is to create a support ticket. Therefore I’m raising a new ticket for you right now. It will be assigned to your [user/customer] ID, but I will keep monitoring this process. We will notify you once the problem has been resolved.

What’s more, we will create a dedicated knowledge base article regarding your issue so that other [users/customers] can read it in the future to deal with this problem on their own.

Basic knowledge base communication template #3 – Pagsali sa isang off-topic na pag-uusap pero gamit pa rin ang tono ng kompanya

Ang sumusunod na templates ay makatutulong sa inyong sumali sa mga usapang off-topic tungkol sa mga COVID-related subject, remote work, ang pinakabagong movie premiere, Netflix series, isang eskandalo sa tech industry, at iba pa. Puwedeng magamit ang templates na ito para makasali sa anumang usapang hindi diretsong may kinalaman sa operasyon ng kompanya ninyo, mga produkto, o serbisyo.


Hi! Thank you for starting this discussion. We value your opinion, but I’d also like to present our company’s official position regarding [COVID-19 pandemic/remote work…]

O


Hey [name of the comment’s/answer’s author], thanks for initiating a conversation about such an important topic.

I’d like to add [company name]’s view on that matter. [Explanation presenting the company’s position concerning the discussed matter]. We hope that you understand the company’s position.

At the same time, remember that our knowledge base is a space created for our users, so feel free to use it in a way that is most convenient for you. That’s why we invite you to share your thoughts and opinions in this thread.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates. Curious about all the opportunities?

Frequently asked questions

Gaano ba dapat kahaba ang karaniwang kasagutan sa knowledge base?

Komprehensibo dapat ang isang knowledge base na sagot. Sa ilang kaso, ang komprehensibong sagot ay may isa o dalawang sentence. Pero sa iba, puwedeng mahaba-habang post ito o kaya ay sasagutin na lang bilang isang customer service ticket.

Ang importante ay ang aspekto ng pagiging inclusive at accessible na communication. Sa pagsagot ng tanong sa knowledge base o pagsali sa pag-uusap, laging gumamit ng wika at pananalitang naiintindihan ng lahat ng kasali sa usapan. Iwasan ang pagbanggit ng mga jargon or technical terms. Ang knowledge base ay isang tool na ginawa ninyo para sa mga user o customer, kaya dapat ay mahalaga at makatutulong ito sa kanila.

Ano ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs?

Tulad ng nabanggit, ang knowledge base ay kadalasang kasama na ng help desk platform ng isang kompanya na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba-ibang paksa at regular na pinangangasiwaan ng inyong staff. Sa kabilang banda, hindi nagbabago ang FAQs at, tulad ng sinasabi ng titulo, naglalaman ito ng madalas na itanong tungkol sa partikular na topic. Ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs ay ang information architecture, searchability, user experience, at analytics possibilities.

Batay sa pangangailangan ng inyong kompanya, kailangan ninyong alamin kung alin sa mga solution na ito ang nararapat sa inyo. Tandaan na puwede kayong magsimula sa isang FAQ at mag-develop nito sa kalaunan ng isang buong knowledge base.

Subukan ang LiveAgent Ngayon​

May offer kaming concierge migration na serbisyo mula sa isa sa pinaka-popular na help desk solution.

3,000+ na review Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Gaano ba dapat kahaba ang karaniwang kasagutan sa knowledge base?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Komprehensibo dapat ang isang knowledge base na sagot. Sa ilang kaso, ang komprehensibong sagot ay may isa o dalawang sentence. Pero sa iba, puwedeng mahaba-habang post ito o kaya ay sasagutin na lang bilang isang customer service ticket. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ano ang pinagkaiba ng knowledge base at FAQs?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Tulad ng nabanggit, ang knowledge base ay kadalasang kasama na ng help desk platform ng isang kompanya na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba-ibang paksa at regular na pinangangasiwaan ng inyong staff. Sa kabilang banda, hindi nagbabago ang FAQs at, tulad ng sinasabi ng titulo, naglalaman ito ng madalas na itanong tungkol sa partikular na topic.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Anong uri ng content ang nilalaman ng knowledge base?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Naglalaman ng maraming uri ng content ang knowledge base, kasama na ang frequently asked questions, mga gabay sa troubleshooting, at ibang kinakailangang impormasyon para sa mga customer at stakeholder.” } }] }
Balik sa templates Gumawa ng LIBRENG account

Gumagamit ng cookies ang website namin. Sa pagpapatuloy mo dito, awtomatikong tatanggapin namin na may permiso kami sa pag-deploy ng cookies na nakadetalye sa aming polisiya sa privacy at cookies.

×
Mag-schedule ng one-on-one na tawag at alamin kung ano ang benepisyo ng LiveAgent sa inyong business.

Maraming petsa ang bakante

Mag-iskedyul ng demo