Software sa pamamahala ng email
Tuklasin ang nangungunang software sa pamamahala ng email para sa pagpapasimple ng komunikasyon at pagpapataas ng produktibidad. Matuto tungkol sa mga pangunahi...
58 min read
Email Management
Customer Service
+5
Kahalagahan ng Masasamang Halimbawa ng Email
Bilang isang mabilis at epektibong paraan ng pakikipag-ugnayan, malaking bahagi ng komunikasyon sa negosyo ang email. Maaari itong maging mahusay na paraan upang bumuo ng relasyon sa mga potensyal na kliyente, kasalukuyang customer, mga miyembro ng team, stakeholders, at mga posibleng katuwang.
Gayunpaman, kung hindi ka mag-iingat, maaari kang magmukhang hindi propesyonal o maging bastos pa sa iyong mga email.
Sa gabay na ito, titingnan natin ang ilang halimbawa ng hindi magandang pagkakasulat ng email at tatalakayin kung paano mo maiiwasan ang paggawa ng parehong mga pagkakamali at hindi na kailangang gumawa pa ng mensahe ng paghingi ng paumanhin.
Ang email ay isa sa pinakamahalagang kasangkapan ng kahit sinong may negosyo o empleyado dahil magagamit ito mula marketing, cold emailing, hanggang customer service. Gayunpaman, kung hindi magagawa ng tama, mas makakasama pa ito kaysa makabuti.
Kaya naman mainam na may mga halimbawa ng hindi propesyonal na email na maaari mong sanggunian bago magpadala ng mensahe sa mga potensyal na customer o katrabaho.
Sa pamamagitan ng pag-alam kung ano ang hindi dapat gawin, mas makakagawa ka ng epektibong business email imbes na mga email na hindi man lang nabubuksan o, mas malala pa, nakakasira sa iyong propesyonal na imahe.
Paano Maiiwasan ang Masasamang Pamagat ng Email
Ang subject line ng bawat email na iyong ipapadala ay kailangang maikli at may kaugnayan sa nilalaman ng mensahe. Kaya naman, palaging ilahad ang paksa ng iyong email sa header at huwag lang basta maglagay ng malabong pamagat gaya ng “hello”.
Halimbawa, kung magpapadala ka ng email upang kumonekta sa isang taong nakilala mo sa isang event, ang subject line na “Masaya akong nakilala ka sa conference noong nakaraang linggo” ay magbibigay ng konteksto sa tatanggap. Malalaman nila agad kung tungkol saan ang email at magiging mas epektibo ito kumpara sa “Hey, let’s catch up’ na malamang ay balewalain lang o lampasan sa punong inbox.
Mas mahalaga pang linawin ang nilalaman ng iyong mensahe sa subject line kung ikaw ay nagki-cold email, dahil hindi pamilyar ang tatanggap sa iyong pangalan.
Kapag nasagot na ang isang email at tuloy-tuloy na ang usapan, karaniwan nang nauuna ang “RE: " sa subject line. Katanggap-tanggap ito hangga’t hindi nagbabago ang paksa ng usapan, ngunit kung nagbago na, mas mabuting palitan ang header upang manatiling akma at gumawa ng bagong email thread kung kailangan.
Dagdag pa rito, iwasan ang paggamit ng lahat ng malaking titik o labis na exclamation point sa subject line dahil maaari itong magmukhang agresibo o hindi propesyonal. Higit pa rito, maaaring mag-trigger ng spam filter ang ganitong pag-format o pag-gamit ng bantas at hindi makarating ang iyong mensahe sa pangunahing inbox ng tatanggap.
Mga Halimbawa ng Masasamang Email Subject Line
- URGENT!!!!
- Kailangan nating mag-usap
- Pwede bang makahingi ng payo?
- Mabilis lang na tanong
- Nagfo-follow up lang
- Hi there!
- Kumusta ka?
- Re: Re: [Paksa]
- Fwd: Fwd: [Paksa]
- Nakita mo na ba ito???
Paano Hindi Sumulat ng Masamang Email
Para sa katawan ng email, mahalagang gumamit ng magalang at propesyonal na tono. Nangangahulugan ito ng hindi paggamit ng slang, abbreviation, o jargon na maaaring hindi maintindihan ng tatanggap, pati na rin ang mga emoticon na hindi akma sa pormal na komunikasyon.
Iwasan din ang pagbibiro, witty remarks, o sarcasm, dahil kadalasan hindi ito naipapahayag ng maayos sa text at maaaring magdulot ng hindi pagkakaintindihan. Ganun din sa pagrereklamo o pagtsismis tungkol sa katrabaho o buhay bahay, na dapat ay para lamang sa personal na email.
Dagdag pa rito, panatilihing maikli at direkta ang iyong mga mensahe. Walang gustong magbasa ng mahaba at paligoy-ligoy na email kaya’t agad nang sabihin ang mahalagang impormasyon at ilakip agad ang mga attachment kung mayroon.
Ang labis na paggamit ng malaking titik sa katawan ng email, gaya ng sa subject line, ay maaari ring magmukhang agresibo at mag-trigger ng spam filter. Hindi rin kailangan na gumamit ng iba’t ibang kulay at/o font dahil maaaring lumabas pa rin ito sa default na ayos ng tatanggap o, mas malala pa, maging hindi mabasa.
Ang pagsisimula ng iyong mensahe gamit ang mahina at hindi epektibong pambungad ay tiyak na mag-iiwan ng masamang impresyon. Kabilang dito ang mga karaniwang linyang ‘Hi there” at “I hope this email finds you well” na labis nang nagagamit at gasgas na.
Ang pag-format ng iyong email na iba sa business letter ay isa pang pagkakamali. Kabilang dito ang nabanggit na capitalization, kulay at font, pati na rin ang paglalagay ng video o larawan na hindi naman kaugnay sa usapan.
Isa pang elemento ng masamang email ay ang hindi malinaw na Calls to Action (CTA) o labis na paggamit nito. Ang pagbibigay ng instruction sa tatanggap ng email kung ano ang dapat gawin, gaya ng “Pakitawag po ako sa lalong madaling panahon”, ay maaaring epektibo. Ngunit kung malabo ang CTA mo o napakarami, maaaring hindi na ito pansinin ng tatanggap.
Ano ang Maaaring Nasa Isang Masamang Email
- Slang
- Abbreviation
- Jargon
- Emoticon
- Jokes
- Witty remarks
- Sarcasm
- Reklamo
- Tsismis
- Sobrang impormasyon
- Mahahabang talata ng text
- Labis na capitalization
- Hindi kailangang kulay at/o font
- Mahina o hindi epektibong pambungad
- Hindi kaugnay na larawan, video, o iba pang media
- Hindi malinaw o labis na gamit na CTA
- Personal na signature image
- Mahahabang disclaimer o mensahe pagkatapos ng signature
Mga Halimbawa at Template ng Hindi Propesyonal na Email
URGENT!!!!
Hi [Pangalan]!
Pasensya na kung istorbo, pero kailangan ko ng tulong sa [Pain Point] AGAD-AGAD!!!
PAKI SAGOT AGAD PO!
Salamat sa advance!
[Ang Iyong Pangalan]
Kailangan nating mag-usap
Hey,
Kumusta?
May oras ka ba para sa mabilisang tawag? May pabor sana akong hinihiling.
Salamat,
[Ang iyong pangalan]
Pwede bang makahingi ng payo?
Subject: Pwede bang makahingi ng payo?
Nais ko lang sanang magtanong kung maaari mo akong matulungan ng mabilis?
Sana matawagan mo ako sa lalong madaling panahon. Pakisabi kung ayos lang sa iyo.
Salamat
Mabilis lang na tanong
Hello [pangalan],
Sana ay nasa mabuti kang kalagayan. Nais ko sanang humingi ng tulong tungkol sa [Pain Point] na nararanasan ko.
Sinubukan ko nang kontakin si [Pangalan ng Katrabaho] pero abala siya ngayon, kaya malaking tulong ang iyong maibibigay.
Lubos na gumagalang,
[Ang Iyong Pangalan]
Nagfo-follow up lang
Dear [pangalan],
Salamat sa iyong email. Humihingi ako ng paumanhin sa abala. Subalit, hindi ko po kayo matutulungan sa problemang iyon.
Pakikontak na lamang po ang customer service sa [phone number].
Salamat sa inyong oras.
Lubos na gumagalang,
[Ang iyong pangalan]
Ang nilalaman ng mensaheng ito at ng mga attachment ay kumpidensyal. Kung natanggap mo ang email na ito nang hindi para sa iyo, mangyaring ipaalam sa amin sa pamamagitan ng pag-reply at pagkatapos ay burahin ito. Ipinagbabawal ang pagkopya, pag-forward, o pagbubunyag ng nilalaman ng email na ito o ng anumang attachment sa iba. Hindi matitiyak ang integridad at seguridad ng email na ito sa Internet, kaya’t ang nagpadala ay hindi mananagot sa anumang pinsalang dulot ng mensaheng ito.
Hi there!
Hello [Pangalan],
Ako si [Ang Iyong Pangalan], isang [Posisyon] mula sa [Pangalan ng Kumpanya].
[Website]
Nagbebenta kami ng [Produkto/Serbisyo], na tumutulong sa mga tao sa [Industriya] na masolusyunan ang [Pain Point].
[Karagdagang Impormasyon]
Kung gusto mo ng karagdagang impormasyon, maaari kang pumunta sa pahina ng [Produkto/Serbisyo] sa pamamagitan ng pag-click sa ibaba.
[Click]
Kung may mga tanong ka, huwag kang mag-atubiling mag-message at malugod akong sasagot.
[Mga Tanong?]
Lubos na gumagalang,
[Ang Iyong Pangalan]
[LinkedIn]
Kumusta ka?
Hi [Pangalan]
Maganda na nagkita tayo kahapon. Sana may oras ka ulit para mag-usap tungkol sa [Paksa]. Sa tingin ko, marami tayong magagawang maganda.
By the way, narinig mo na ba ang nangyari kay [Pangalan ng Katrabaho]? Kailangan natin pag-usapan iyon nang personal sa susunod!
Best wishes,
[Ang Iyong Pangalan]
Re: Re: [Paksa]
Hi sa lahat,
Ako ulit ito
Pasensya na, nakalimutan kong ilakip ang file.
Narito na po ngayon:
[Attachment]
Best,
[Ang Iyong Pangalan]
—————————————————————————–
Hi sa lahat
Kaugnay ng napag-usapan natin noong nakaraang linggo tungkol sa [Paksa], naglalakip ako ng dokumento sa ibaba na naglalaman ng lahat ng karagdagang impormasyong maaaring kailanganin ninyo.
Best,
[Ang Iyong Pangalan]
—————————————————————————–
Salamat sa pag-attend ng meeting kahapon. Magpapadala pa ako ng karagdagang detalye sa susunod na linggo.
Best,
[Ang Iyong Pangalan]
Fwd: Fwd: [Paksa]
Hi sa lahat
May nakakaalam ba kung paano matutulungan si [Pangalan] sa [Pain Point] (pakitingnan ang mga mensahe sa ibaba)?
Hindi kasi ito sakop ng aking expertise.
Best
[Ang Iyong Pangalan]
—————————————————————————–
Hello [Ang Iyong Pangalan],
Katatanggap ko lang ng mensahe sa ibaba at naisip kong baka mas makakatulong ka kaysa sa akin.
Pakisabi kung maaari at direkta kang mag-reply kay [Pangalan] kung makakatulong ka.
Lubos na gumagalang,
[Pangalan ng Katrabaho]
—————————————————————————–
Dear [Pangalan ng Katrabaho]
Sinabi ni [Pangalan ng Mutual Contact] na makipag-ugnayan ako sa iyo dahil naniniwala sila na ang iyong kaalaman sa [Area of Expertise] ay makakatulong sa akin na maresolba ang [Pain Point] na nararanasan ko.
Kung maaari kang tumulong sa anumang paraan, mainam na mag-iskedyul ng tawag kung kailan ka available.
Lubos na gumagalang,
[Pangalan]
Nakita mo na ba ito???
Hi sa lahat,
Naalala ko lang na baka magustuhan ninyo ito!
[Inserted gif]
[Ang Iyong Pangalan]
Masasamang Gawain sa Email
- Pagsasama ng masyadong maraming recipient sa ‘To:” field – gumamit ng email list kung marami ang padadalhan.
- Pag Cc o Bcc sa isang tao nang hindi nila alam – isama lang sa usapan ang isang tao kung may pahintulot siya, kundi maaaring magdulot ito ng hindi pagkakaintindihan.
- Nakakalimutang i-attach ang file na binanggit sa email – karaniwang pagkakamali ito at nakakainis sa tatanggap. Kailangan mo ring magpadala ng follow-up email na may attachment, na maaaring makadagdag ng kalat sa inbox ng tatanggap.
- Pagpapadala ng malalaking attachment – kung kailangan mong magpadala ng malaking file, i-upload ito sa cloud storage tulad ng Google Drive o Dropbox at i-share na lang ang link.
- Reply All kahit hindi naman kailangan – isama lang ang lahat sa usapan kung ang iyong tugon ay mahalaga sa kanila lahat.
- Pagpa-forward ng forward – iwasan ang paulit-ulit na pag-forward ng email hanggang sa hindi na maintindihan ang orihinal na mensahe. Kung magfa-forward ng dating email, putulin ito sa mga mahalagang bahagi.
- Hindi paglalagay ng pambungad (gaya ng Dear) o pamamaalam (hal. Lubos na gumagalang) – basic etiquette ito na hindi dapat kalimutan kapag nagsisimula o nagtatapos ng email.
- Hindi paglalagay ng pangalan ng nagpadala – kung wala kang pangalan sa email, maaaring hindi alam ng tatanggap kung kanino galing. Lalo na kung nagre-reply ka sa email thread na may ibang pangalan ng mga kalahok.
- Hindi pag-proofread ng email bago mag-send – maglaan ng ilang sandali para basahin muli ang iyong mensahe bago ipadala, upang maiwasan ang nakakahiya at maling spelling o grammar.
- Pagpapadala ng email kapag galit – mas mabuting maghintay ng ilang oras (o mas maganda, isang araw) bago i-send ang isang galit na mensahe na maaaring pagsisihan mo.
- Pagsusulat ng isang bagay sa email na maaari mo namang sabihin ng harapan – kung maaari, mas mainam na personal na mag-usap kaysa pag-usapan ito sa email.
- Hindi paggamit ng propesyonal na email address – kung ang email mo ay tulad ng “iluvkitties@gmail.com ”, panahon na para gumawa ng bago para sa business.
- Kulang sa personalization dahil kulang sa research – ang generic na mensahe ay mas malamang na balewalain. Alamin muna ang tungkol sa tatanggap bago sumulat.
- Walang benepisyo para sa tatanggap – dapat may layunin ang bawat email at malinaw ito sa padadalhan. Siguraduhing may mapapala o mahalaga ang iyong mensahe para sa kanila.
- Walang signature sa dulo – kahit papaano, ilagay ang iyong pangalan at contact information upang malaman ng tatanggap kung paano ka makokontak. Maaari mo ring idagdag ang iyong job title, kumpanya, at iba pang kaugnay na detalye tulad ng social media profiles.
- Pagpapadala ng mensahe sa maling tatanggap – kahit nakakahiya, madaling mangyari ito. Palaging double check ang recipient(s) bago mag-send.
Buod
Ang masasamang business email ay maaaring magdulot ng pagkawala ng oras, pera, at kliyente. Huwag kalimutang i-proofread ang iyong mga mensahe, igalang ang oras ng tatanggap, at siguraduhing may layunin ang iyong email.
Sa pagsunod sa aming mga simpleng tips at pag-iwas sa masasamang halimbawa sa itaas, siguradong mag-iiwan ka ng magandang impresyon sa iyong business correspondence.
