Matutong sumulat ng epektibong mga email ng paumanhin gamit ang 10 handang-gamitin na template. Pahusayin ang relasyon sa customer, bawasan ang churn, at panatilihin ang katapatan gamit ang help desk software ng LiveAgent.
Ang bawat negosyo ay nagkakamali paminsan-minsan. At sa karamihan ng mga kaso, isang simple ngunit propesyonal na apology email ay kayang baguhin ang pananaw ng customer tungkol sa sitwasyon at matulungan kang mapanatili ang inyong relasyon. Anuman ang nangyari at kahit sino pa ang may kasalanan, ang isang maayos na ginawang liham ng paumanhin na ipinadala sa tamang oras ay malayo ang mararating upang gawing positibo ang isang negatibong karanasan ng customer, habang napapataas ang retention at nababawasan ang churn.
Sa katunayan, ipinapakita ng pananaliksik na isang makabuluhang 60% ng mga nagrereklamong mamimili ang nakaranas ng mas mataas na kasiyahan nang hindi lamang sila nabigyan ng refund kundi pati na rin ng karagdagang pagkilos, gaya ng paghingi ng paumanhin. Sa kabilang banda, 43% lamang ng mga taong nag-refund lang ang nasiyahan.
Nasa ibaba ang ilang tips kung paano magsulat ng epektibong apology email sa mga customer kasama ang 10 handang-gamitin na template ng liham ng paumanhin na maaari mong gamitin tuwing kailangan mong tumugon sa katulad na sitwasyon at humingi ng paumanhin sa ngalan ng iyong negosyo.
Kung ikaw man ay tumutugon sa breached SLA, sirang produkto, problema sa pagsingil, pagkaantala ng serbisyo, negatibong karanasan sa support, o iba pa, ang pagkakaroon ng solidong mga template ng apology email ay nagbibigay daan upang mabilis at kumprehensibong makapagtugon kapag may hindi planadong nangyari. Narito ang 10 template ng apology letter na maaaring magsilbing gabay para sa iba’t ibang sitwasyon kung saan kailangan mong humingi ng paumanhin sa iyong mga customer.
Hi [Name],
Sa ngalan ng aming kumpanya, nais kong humingi ng paumanhin sa pagpapadala ng depektibong item sa iyo. Sinisikap ng aming team na ipatupad ang epektibong quality control para sa aming mga produkto, ngunit nabigo kami ngayon, at ikinalulungkot naming hindi napansin ang iyong produkto sa aming quality measures. Alam kong nakakainis ito para sa iyo at ako"y taos-pusong humihingi ng paumanhin.
Upang maitama ang sitwasyon, nais kong magmungkahi ng dalawang solusyon: [Solusyon 1: halimbawa, buong refund] [Solusyon 2: halimbawa, palitan ang produkto ng bago]
Ang kailangan mo lang gawin ay ipaalam sa akin kung alin ang mas gusto mo at ako na ang bahala sa natitira. Salamat sa iyong pasensya.
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
Lubos kaming humihingi ng paumanhin sa mga isyung naranasan mo sa [product]. Alam namin kung gaano nakakainis kapag ang mga teknikal na problema ay nakakahadlang sa iyong trabaho.
Malamang na sanhi ito ng aberya sa aming sariling servers, kaya aktibo naming pinipilit na bawasan ang posibilidad na mangyari ito muli. Sa ngayon, ibabalik namin ang bayad mo para sa subscription ngayong buwan bilang karagdagang paumanhin.
Salamat sa iyong pasensya. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan kung kailangan mo ng tulong o karagdagang impormasyon.
Best, [YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
Lubos akong humihingi ng paumanhin sa di kanais-nais na karanasan mo sa aming customer support agent. Alam kong nakakainis ito na [detalye ng isyu]. Malinaw na kami ay nagkulang ngayon, at labis kaming humihingi ng paumanhin.
Ang aming mga customer support rep ay sinanay upang tugunan ang mga isyu ng customer, kabilang ang pag-eskalate ng mga problemang hindi nila kayang solusyonan. Gayunpaman, bilang resulta ng karanasang ito, magbibigay kami ng karagdagang training sa buong customer support team upang matiyak na hindi na ito mauulit.
Bilang karagdagang paumanhin, bibigyan ka namin ng 20% na discount sa iyong susunod na order. Maaari mong gamitin ang code na ito: [CODE]
Salamat sa iyong pasensya at sa pagpapabatid ng isyu. Sabihin lang kung may iba pa kaming puwedeng gawin.
Best, [YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
Nais kong humingi ng paumanhin sa matagal naming downtime kahapon. Gaya ng nakasaad sa aming SLAs, 99% uptime ang aming garantisado araw-araw, at ito ang ilan sa mga pagkakataong hindi namin natupad ang aming pamantayan. Alam naming nagdulot kami ng abala sa iyong operasyon at taos-puso kaming humihingi ng paumanhin.
Malamang na sanhi ito ng [paliwanag ng dahilan].
Gagawin namin ang lahat upang hindi na ito maulit. Bilang dagdag na paumanhin, nag-aalok kami ng [detalye ng iyong alok]. Salamat sa iyong pag-unawa at pasensya. Katulad ng dati, kung may tanong o isyu, ipaalam lang.
Sincerely, [YOUR SIGNATURE]
Dear [Name],
Salamat sa pagtawag sa aming customer support at sa pagdala ng isyung ito sa aming atensyon. Lubos kaming humihingi ng paumanhin na ikaw ay double-charged para sa parehong produkto. Isa itong malaking pagkakamali na dulot ng glitch sa aming billing system, at kasalukuyan naming inaalam kung paano ito nangyari. Kapag nahanap na namin ang bug, aalisin agad namin ito!
Samantala, na-refund na namin ang buong halaga ng isa sa mga singil, kasama ang extra charge at buwis. Mangyaring bigyan ng 1-3 business days bago lumabas ang refund sa iyong credit card.
Ang ma-overcharge ay nakakastress at nakakainis, at humihingi kami ng paumanhin na dinaanan mo ito. Kung may iba pang isyu o tanong, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin.
Regards, [YOUR SIGNATURE]
[Name],
Nagkamali kami!
Maaaring napansin mo na nagkaproblema ang aming website ngayon sa pagharap sa hindi inaasahang dami ng interes para sa aming [detalye ng promo] sale. Masaya kaming ibalita na naayos na ito – hurrah!
Kung nahirapan kang mamili, huwag mag-alala – pinalawig namin ang aming sale hanggang [date]!
Paumanhin sa abalang naidulot.
[YOUR SIGNATURE]
[Name],
Napansin lang namin na ang mga [type of emails] email na ipinapadala namin sa iyo nitong mga nakaraang araw ay maaaring hindi mo natanggap sa tamang oras. Nagkaroon ng glitch sa aming database, pero ang magandang balita ay ayos na ngayon kaya updated ka na sa aming exclusive deals at promos. Sisiguraduhin din naming hindi na ito mauulit. Lubos kaming humihingi ng paumanhin kung may mga offer kaming hindi mo nakita. Bilang paumanhin, nais ka naming bigyan ng [detalye ng iyong alok].
Salamat sa pag-unawa.
[YOUR SIGNATURE]
Dear valued customer,
Dahil sa [mga dahilan], kailangan naming i-recall ang aming [produkto]. Lubos kaming humihingi ng paumanhin na ang [produkto] ay hindi nakapasa sa aming quality standards.
Kung nabili mo ang item na ito, i-click sa ibaba para sa detalye kung paano ito isauli at makakuha ng full refund (kasama ang kaunting dagdag na kompensasyon). Patuloy kaming gagawa ng mga produktong minamahal ng aming mga customer, ngunit may mas mahigpit na quality testing para masigurong isolated incident lang ito.
Lubos kaming nagpapasalamat sa inyong loyalty nitong nakaraang [number] taon ng aming negosyo — magsisikap kaming huwag kayong biguin sa hinaharap. Muli, tanggapin ang aming taos-pusong paumanhin sa hindi magandang pangyayaring ito.
Sincerely, [YOUR SIGNATURE]
Para sa aming mahalagang mga customer ng [Company name],
Gaya ng alam ninyo, ngayong [time], nakaranas kami ng [description of issue], na nakaapekto sa [number] na customer. Alam naming nagdulot ito ng problema sa marami sa inyo at nais naming humingi ng paumanhin para dito.
Narito ang nangyari: [detalye ng problema at status ng solusyon].
Ang layunin ng aming kumpanya ay magbigay ng pinakamahusay na serbisyo sa aming mga customer, at alam naming nabigo namin kayo. Seryoso naming tinatrato ang insidenteng ito at nagsasagawa kami ng buong pagsusuri tungkol dito — ang root cause, ang impact, at kung paano ito maiiwasan sa hinaharap. Bilang dagdag na paumanhin, lahat ng naapektuhan nito ay maaaring [detalye ng iyong alok]. Habang alam naming hindi nito ganap na mapapantayan ang abalang naidulot, sana makatulong ito upang makabawi kami.
Salamat sa iyong pasensya. Kung may iba pa kaming magagawa upang mapabuti ang iyong karanasan, huwag mag-atubiling sumagot sa email na ito at magtanong.
Sincerely, [YOUR SIGNATURE]
Hello [Name],
Nais ko sanang kumustahin ang isyu na naranasan mo kamakailan kaugnay ng [detalye ng isyu]. Alam kong nabigo ka namin, at muli akong humihingi ng paumanhin para doon.
Kaya, sinusundan ko lang ang solusyong ibinigay namin. Nakatulong ba ito? Mayroon ba kaming puwedeng gawin pa? Ipaalam mo lang.
Masaya akong tumulong kung may iba ka pang tanong o alalahanin.
Regards, [YOUR SIGNATURE]
Ang paghingi ng paumanhin nang propesyonal sa email ay dapat gawin sa pamamagitan ng taos-pusong pag-amin sa problema at pagtanggap ng responsibilidad. Bukod dito, subukang mag-alok ng posibleng solusyon. Higit sa lahat, huwag kopyahin at i-paste ang generic na mga paumanhin.
Pasalamatan lang sila sa email at ipahayag na pinahahalagahan mo ang paumanhin/mabilis na tugon.
1. Tanggapin ang responsibilidad sa pagkakamali. 2. Kilalanin na ang pagkakamali ay naging problema para sa iyong customer. 3. Humingi ng paumanhin. 4. Mag-alok ng mga solusyon upang maitama ang pagkakamali. 5. Bilang pagpapakita ng magandang loob, gumawa ng mabuti para sa iyong customer.
Una, mahalagang kilalanin ang pagkakamali at tanggapin ang responsibilidad dito. Sa email, maaari kang magsimula sa pagsasabing, 'Humihingi ako ng paumanhin sa typo sa nauna kong email.' Pagkatapos, ipaliwanag nang maikli ang error at ibigay ang tamang impormasyon kung kinakailangan. Mahalagang panatilihing maikli at direkta ang paumanhin, iwasan ang labis na pagpapaliwanag o pagdadahilan. Narito ang halimbawa: 'Humihingi ako ng paumanhin sa typo sa nauna kong email. Ang tamang petsa ng meeting ay Oktubre 15, hindi Oktubre 25. Salamat sa iyong pag-unawa.' Ang pamamaraang ito ay nagpapakita ng pananagutan at propesyonalismo sa pagharap sa pagkakamali.
I-save sila direkta sa LiveAgent at tamasahin ang pagpapadala ng mga propesyonal na apology email upang mapanatili ang relasyon sa customer.
Palakasin ang iyong e-commerce gamit ang mga libreng template ng email para sa paghahatid at pagbabalik mula sa LiveAgent. Pahusayin ang karanasan ng customer a...
Alamin kung ano ang hindi dapat gawin sa mga business email sa pamamagitan ng mga halimbawa ng hindi propesyonal na email. Pahusayin ang iyong kasanayan sa komu...
Tuklasin ang mga epektibong template ng follow-up email upang i-convert ang mga lead sa mga customer. Matuto tungkol sa kahalagahan ng follow-ups, paglikha ng s...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
