Live Chat para sa Organisasyon sa Edukasyon at Non-Governmental

Ang pagbuo ng personal na koneksyon ay isa sa mga pundasyon ng mga organisasyon sa edukasyon at non-government. Ito ay umaasa sa interes, reputasyon, at suporta mula sa mga estudyante, donor, o stakeholder.

Ang digital communication ay nagbukas ng pinto sa mga bagong posibilidad para sa student onboarding, pagpaplano, at fundraising strategy.

Ang live chat ay isang ideal na tool para sa anumang institusyon na naglalayong modernisahin ang customer service at bumuo ng pangmatagalang relasyon.

Ano ang Live Chat?

Kung nagtatanong ka kung ano talaga ang live chat, maaari nating i-break ito sa tatlong essential na bahagi na bumubuo ng isang kumpletong communication channel:

Ang live chat software ay bahagi ng isang komplikadong, omnichannel help desk software na may kasamang ticketing, call center, social media networks, knowledge base, customer portal, at marami pang iba. Ang live chat software ay nag-aalok ng maraming feature para sa customer service na gamitin, na nagbibigay sa kanila ng kalamangan kaysa sa ibang communication channel kapag humawak ng online inquiries.

Ang live chat tool ay isang browser-based na messaging window na naa-activate kapag na-click ang chat widget, kilala rin bilang chat button. Ito ay isang fully customizable at user-friendly na feature na simple na i-integrate sa iyong website.

Ang bawat button’s pre-designed na istilo, posisyon, animation, at iba pa ay maaaring mahanap sa chat button gallery o lumikha nang buo mula simula sa pamamagitan ng pagpapatupad ng iyong sariling code.

I-embed ang chat button sa iyong target pages, tulad ng Sign up, FAQ, o Donations, at makita ang positive na resulta.

Ang live chat support ay isang serbisyo na ibinibigay ng organisasyon sa publiko o sa loob sa mga empleyado. Ito ay ang pinakamabilis na paraan upang tumulong sa anumang online website visitors na nangangailangan nito, dahil ang bawat session ay isinasagawa sa real-time, kasama ang isang human chat operative, sa halip na isang chatbot.

Ano ang Mga Kalamangan ng Live Chat Kaysa sa Telepono o Email?

Maging tapat; hindi ang telepono o email ay magiging obsolete sa malapit na panahon. Sa katotohanan, sila ay pa rin ang preferred channel para sa maraming customer. May maraming dahilan para dito, ngunit walang pagdududa na ang live chat ay lumalaki sa popularity simula nang naging normal ang paggamit ng internet para sa komunikasyon. Ang millennial generation ay lalo pang nag-embrace ng live chat software. Mahigit 63% ng millennials ay mas gusto na sagutin ang kanilang basic customer support queries sa pamamagitan ng live chat.

Habang ang modern chat software ay nagiging mas sophisticated, ang mga kalamangan nito kaysa sa telepono o email ay naging mas malinaw. Narito ang tatlong pangunahing kalamangan:

Ang Nabawasang Average Waiting Time

Ang telepono at email ay nangangailangan ng malaking pagsisikap mula sa user upang makipag-ugnayan. Pagkatapos ay dumating ang paghihintay sa linya sa telepono upang makarating sa agent o pagsusulat at paghihintay para sa reply. Hindi lamang ang live chat ay instantaneous, ngunit ang mga agent ay maaari ding mag-attach ng lahat ng uri ng kinakailangang file, tulad ng onboarding documents o agreements.

Multitasking

Nauunawaan ng mga agent ang pagsisikap na kailangan upang lumipat sa pagitan ng mga telepono o email upang patuloy na tumulong sa kanilang mga customer. Ang mga live chat operator ay maaaring humawak ng maraming chats nang may kadalian, nang hindi sinisira ang kanilang konsentrasyon upang gumawa ng mga gawain sa background.

Ang resulta? Mas mababang operational costs at mas mataas na ROI, dahil hindi mo kailangang mag-employ ng malalaking team upang humawak ng iyong communication channels. Isang mahusay na benepisyo para sa parehong EDU at NGO institutions, dahil sila ay madalas na tumatakbo sa isang tight budget. Kung ang mga request para sa chats ay nagiging masyadong marami upang hawakan, ang iyong mga admin ay maaaring laging mag-set up ng bilang ng chats na maaaring gawin ng isang specific agent sa parehong oras o ang overall maximum queue length.

Nabawasang Ticket Volume

Ang pagiging overwhelmed ng mga incoming calls o email ay isang bagay na napakahusay na pamilyar sa sinuman na nagtatrabaho sa customer service. Hindi lamang iyon, ngunit ang mga telepono o email inquiries ay karaniwang tumatagal ng mas mahabang panahon upang malutas. Ang pagkakaroon ng opsyon na makipag-ugnayan sa iyong support team direkta mula sa website ay maaaring mabawasan ang mga support ticket submissions. Ang dahilan sa likod nito ay ang mga support agent ay maaaring malutas ang inquiry sa lugar sa karamihan ng mga kaso.

Lahat ng ito ay posible sa live chat, dahil ang lahat ng komunikasyon ay ginagawa mula sa kaginhawahan ng iyong computer habang ang iyong mga prospect o regular ay nag-browse sa iyong site. Hindi mo pa kailangan ng computer. Ang live chat ay optimized para sa mobile at iba pang ganitong device, kaya ang iyong team ay maaaring tumugon mula kahit saan sa anumang platform.

Ano ang Mga Benepisyo ng Paggamit ng Live Chat para sa EDU at NGO Institutions?

Ang mga negosyo sa edukasyon at non-profit ay nakakita ng malaking pagbabago sa kanilang marketing at service strategies sa nakaraang mga taon. Ang pangunahing driver ay ang teknolohiya. Habang naging mas madali ang pagkonekta sa buong mundo, kaya naman lumaki ang interes mula sa mga international students o organisasyon. Ang epektibong komunikasyon ay susi sa pagbuo ng loyalty.

Mga Benepisyo ng Live Chat para sa EDU:

• Tumulong sa mga estudyante sa mga aplikasyon, pagpaparehistro, o anumang ibang mga proseso
• Magbigay ng real-time na payo
• Mag-alok ng mga mungkahi para sa iba’t ibang kurso
• Palakasin ang tiwala sa iyong institusyon ng estudyante at sa katawan ng estudyante
• Mapabuti ang engagement ng estudyante at magulang
• Taasan ang mga aplikasyon at enrollment

Mga Benepisyo ng Live Chat para sa NGO Institutions:

• Taasan ang engagement sa mga donor
• Umangkop sa iba’t ibang generational approaches
• Mapanatili ang stable na donor support bilang kapalit ng positive na karanasan sa serbisyo
• Mapabuti ang pag-unawa sa pagitan ng iyong mga donor at ng iyong organisasyon
• Makolekta ang data para sa iyong susunod na fundraising strategy
• Gabayan ang iyong mga donor sa iba’t ibang yugto ng kanilang proseso ng pagdedesisyon, halimbawa, sa panahon ng donation process

Anong Mga Feature ng Live Chat ang Maaaring Gamitin ng EDU at NGO Institutions sa Kanilang Customer Support Strategy?

Universal Inbox

Ito ay mahalaga na panatilihin ang impormasyon at profile ng individual o business donors o estudyante bilang bahagi ng iyong susunod na fundraising, stakeholder, o enrollment strategy.

Ang bawat chat session ay kino-convert sa tickets at nai-save sa isang universal, shared inbox. Ang iyong mga chat agent ay maaaring makolekta at mag-store ng data mula sa mga pag-uusap, salamat sa isang built-in na CRM. Ang anumang agent ay makakapag-respond dahil mayroon silang lahat ng kinakailangang impormasyon na handa at available sa lahat ng oras.

Proactive Chat Invitation

Isa sa mga pinaka-essential at multipurpose na feature, ang proactive chat invitation, ay isang timed pop-up message na lumalabas sa isang website bilang isang customized na imbitasyon o pagpapakilala.

Sa pamamagitan ng pagsubaybay sa kasalukuyang URL ng mga live chat visitors, maaari kang umaabot at mag-alok ng tulong. Ang mga agent ay maaaring lumikha ng single o maraming imbitasyon o i-turn off ang mga ito nang buo kung ang lahat ng mga agent ay engaged sa ibang chats.

Real-Time Typing View

Isang optional ngunit kapaki-pakinabang na feature para sa mga agent na mas gusto na maging isang hakbang nangunguna sa mga customer. Sa panahon ng chat conversation, ang agent ay maaaring obserbahan kung ano ang kanilang sinusulat at maghanda ng sagot bago ang customer ay mag-hit ng send.

Canned Responses

Ang mga canned response ay nag-streamline ng workflow sa pamamagitan ng paggamit ng naka-save at predefined na maikling text replies sa mga pinaka-common na tanong.

Chat Distribution

Ang chat routing ay mahalaga kung ang chat ay dapat umaabot sa tamang departamento ng isang relevant faculty o ang campaign project team. Ang mga agent o chat admin ay maaaring pumili mula sa tatlong predefined na route options upang masiguro ang mabilis at tumpak na komunikasyon:

• Random Assignment
• Ring to all
• Max utilization

Tags

Ang mga tag ay maaaring idagdag nang manual o awtomatiko sa mga specific na salita o parirala, kaya lumilikha ng isang custom workflow para sa isang individual agent.

Post Chat Survey

Nagbibigay-daan sa input at feedback mula sa mga kliyente at ranking ng efficiency ng agent o ang overall satisfaction sa isang chat session.

Multi-Language Chat

Ang mga estudyante, constituent, o donor ay maaaring magmula sa anumang sulok ng mundo. Ang live chat ay nagbibigay-daan sa iyong institusyon na maging tunay na global sa pamamagitan ng paggamit ng language adaptable widgets.

Video Chat

Upang magbigay ng mas personal na touch sa iyong customer service, gamitin ang video at chat nang sabay-sabay. I-set up ito sa parehong paraan tulad ng chat button sa pamamagitan ng paglalagay ng live chat video button sa mga specific pages ng iyong website.

Ano ang Mga Gabay at Panuntunan ng isang Chat Conversation?

Ang mga chat conversation ay nag-iiba, depende sa sitwasyon, ngunit ang ilang mga protocol at panuntunan ay dapat sundin sa online communication. Individual o sa mga grupo, ang anumang chat operative ay dapat magkaroon ng buong hanay ng customer service skills, mula sa hard skills tulad ng computer literacy, grammar proficiency, o typing speed hanggang sa soft skills tulad ng empathy at patience. Lahat ng ito ay bumubuo ng isang kumpletong online chat etiquette.

Ang mga live chat conversation ay isang mabilis na pagpapalitan ng impormasyon, kaya ang mga agent ay dapat na mga eksperto sa paksa. Ang pagpapatupad at pagpapanatili ng isang knowledge base ay maaaring maglingkod bilang isang mahusay na pinagkukunan ng impormasyon para sa mga agent at sa mga customer na mas gusto ang self-service kaysa sa tradisyonal na suporta.

Maaari Bang Magdala ng Kita sa EDU at NGO Institutions ang Pag-outsource ng Kanilang Customer Support?

Nagiging mas standard para sa isang negosyo o institusyon na i-outsource ang kanilang customer service teams. Ang pangunahing mga motivator ay ang time management, budget concerns, at workload distribution. Karamihan ng EDU at NGO institutions ay hindi nag-employ ng malalaking support teams o gumagana sa buong araw, kaya ang kanilang support hours ay limitado. Kapalaran, ang mga specialized centers ay umiiral para sa napakahusay na dahilan.

Paano Isama ang Live Chat Software Sa Iyong Website

Ang pag-integrate ng isang live chat button sa iyong website ay kasing-dali ng pag-aaral ng 2+2=4. Kapag nag-sign up ka at nakatanggap ng login para sa iyong LiveAgent account, ang lahat ng kailangang gawin ay simpleng kopyahin at i-paste ang isang maikling HTML code. Alam mo ba kung ano pa ang napakaganda? Walang pangangailangan na mag-download ng anumang karagdagang software. Gayunpaman, kung nais mong mag-integrate sa third-party software, apps, o plugins upang pahusayin ang iyong customer service experience, ito ay ganap na sinusuportahan sa pamamagitan ng Native o Zapier integrations.

Security

Protektahan ang data ng iyong mga estudyante at donor. Ang pinagsama-samang security features ng LiveAgent ay magbibigay sa iyo ng kapayapaan ng isip, na alam na ang lahat ng kanilang data ay ligtas at secure. Narito ang ilan sa mga security feature na inaalok namin:

• BAN IPs - Hadlangan ang mga disruptive na bisita sa lahat ng chats, contact forms, calls, suggestions, at forum posts
• 2-Step Verification - Magdagdag ng karagdagang layer ng proteksyon gamit ang isang 6-digit code
• HTTPS Encryption - Secure ang iyong data gamit ang encrypted chat at email communication
• Multiple Data Centers - Ang iyong data ay palaging backed up sa maraming data centers sa buong mundo
• GDPR Compliance - Ganap na compliance sa data protection regulations
• API Security - Secure na API access para sa integrations

Knowledge Base

Tulad ng sinasabi, “Ang kaalaman ay kapangyarihan.” Sa isip na iyon, ang aming knowledge base ay patuloy na ina-update ng bagong impormasyon. Hindi lamang iyon, ngunit hinihikayat din namin ang aming mga subscriber na mag-ambag pati na rin o bumuo ng isang komunidad sa pamamagitan ng aming customer portal.

Simulan ang Iyong Libreng Trial Ngayon

Hindi pa rin naniniwala? Magsimula ng isang libreng 30-day trial, walang credit card na kailangan. Tuklasin kung paano ang LiveAgent ay maaaring baguhin ang customer support ng iyong organisasyon sa edukasyon o non-governmental at tulungan kang bumuo ng pangmatagalang relasyon sa mga estudyante, magulang, at donor.