Help Desk

Naranasan mo na bang maghanap ng tulong ngunit pinaghintay ka nang matagal? Pagkatapos, nang makausap mo na ang isang kinatawan, ipinapasa ka pa sa iba’t ibang tao at kailangan mong ipaliwanag ang iyong problema nang paulit-ulit. Nakakainis, hindi ba?

O baka naman isa kang customer support agent na nagsisikap tiyakin ang positibong karanasan para sa bawat customer, na mahirap gawin kapag sunod-sunod ang mga tanong mula sa iba’t ibang channel. Ayon sa pananaliksik ng CMO Council, 86% ng customer ay mas gusto ang email support, 65% ang phone support, 53% ang website support gaya ng live chat, at 48% ang personal na suporta. Hindi ba’t maganda kung may tool na makakapagpadali ng iyong workflow at kayang hawakan ang customer service issues nang madali?

Dito pumapasok ang help desk support software para iligtas ang araw! Pero hindi sapat na mayroon ka lang help desk. Para magtagumpay, kailangang maunawaan kung ano ang help desk at paano ito gamitin. Sa artikulong ito, tatalakayin natin ang kahulugan nito at tuklasin ang mga benepisyo at tungkuling dahilan kung bakit ito mahalaga para sa mga negosyo ng anumang laki.

Help desk vs. help desk software

Narito naman ang help desk software. Ito ay isang makapangyarihang tool na tumutulong mag-manage at mag-organisa ng lahat ng internal o external na interaksyon sa loob ng help desk. Malaki ang naitutulong ng help desk software sa pagpapahusay ng proseso ng customer service sa pamamagitan ng pag-sentralisa at pag-streamline ng operasyon. Paano? Sa pagbibigay ng isang lokasyon kung saan maaaring subaybayan ng mga empleyado ang tickets, magtalaga ng gawain, makipagtulungan sa mga kasamahan, at bantayan ang pangkalahatang performance.

Para sa karagdagang kaalaman, bisitahin ang aming artikulo na mas malalim na tumatalakay sa iba’t ibang tampok at benepisyo ng help desk software at kung paano ito makakatulong mapabuti ang operasyon at episyensya ng iyong negosyo.

Help desk vs. service desk

Ngunit hindi rito nagtatapos! May isa pang katuwang ang help desk – ang service desk. Bagama’t maraming negosyo ang ginagamit ang mga termino nang salitan, may mahahalagang pagkakaiba sila na dapat tuklasin. Ang help desk ay pangunahing nakatuon sa pagbibigay ng external customer support at paglutas ng mga isyu. Ang service desk ay isang hakbang panghigit, at karaniwang humahawak ng mga pangangailangan at request ng mga internal na empleyado. Saklaw nito ang mas malawak na aspeto ng pamamahala sa buong IT service delivery, kabilang ang incident management, problem management, at change management.

Kung nais mong malaman pa ang pagkakaiba ng help desk at service desk, tingnan ang aming artikulo para sa mas malalim na talakayan.

Bakit mahalaga ang help desk?

Sa panahon ngayon, mas tumitindi ang kompetisyon sa negosyo, kaya’t ang pagbibigay ng mahusay na serbisyo sa customer ay hindi na luho, kundi isang pangangailangan. Malaki ang papel ng help desk sa pagtitiyak ng kasiyahan ng customer, pagbuo ng positibong reputasyon ng brand, at tagumpay ng negosyo. Narito ang ilang mga punto na nagbibigay-diin sa kahalagahan ng isang mahusay na gumaganang help desk.

Mabilis na lumulutas ng mga isyu

Ang mahusay na help desk, na sinusuportahan ng episyenteng help desk software, ay maaaring makapagpataas nang malaki sa episyensya at bilis ng pagresolba ng ahente. Pinapayagan ng software ang mga support agent na subaybayan at pamahalaan ang mga ticket, tinitiyak na walang ticket ang mawawala o hindi mapapansin. Ang paglalagay ng gamification sa mga sistemang ito ay makakapagpataas ng engagement at performance ng ahente, at magdudulot ng mas mabilis pang resolusyon. Nagbibigay rin ito ng repository ng impormasyon na maaaring mabilis ma-access ng ahente gaya ng kasaysayan ng customer o mga naunang resolusyon ng ticket.

Mahalaga ang episyensya sa customer service dahil ito ay direktang nakakaapekto sa kasiyahan ng customer. Ayon sa SupperOffice, 46% ng mga customer ay umaasang makakatanggap ng tugon mula sa kumpanya sa loob ng 4 na oras o mas maikli pa. Sa mabilis at tamang paglutas ng kanilang mga isyu, mas nararamdaman nilang pinapahalagahan sila. Sa kabilang banda, ang matagal na paghihintay at paulit-ulit na pagpapasa ay nauuwi sa frustration at negatibong karanasan.

Pinapabuti ang kasiyahan ng customer

Ang masayang customer ang buhay ng anumang kumpanya. Ang kanilang kasiyahan ang patunay na tumutupad ka sa pangako at natutugunan ang kanilang pangangailangan. Ang mga satisfied customer ay mas malamang bumalik at irekomenda ang iyong brand. Mas malamang din silang mag-iwan ng positibong review at hikayatin ang iba, na makakaapekto nang malaki sa iyong reputasyon at magdudulot ng organic na paglago.

Isang ikatlo ng mga customer ang umaaming mag-iisip silang lumipat ng kumpanya matapos lamang ang isang masamang karanasan. Hindi lang iyon, kundi 4 sa 10 customer ay magpapayo rin sa iba na iwasan kang ka-deal, ayon sa Dimensional Research.

Pinapasimple ang komunikasyon

Ang streamlining ng komunikasyon ay nangangahulugang pag-optimize at pagpapasimple ng proseso ng pagpapalitan ng impormasyon. Ang mga help desk ay lumilikha ng maayos at episyenteng daloy ng komunikasyon sa pagitan ng customer at support agents.

Ang mahusay na naipatupad na help desk ay maaaring magsentralisa ng lahat ng tanong ng customer at idirekta ang mga ito sa tamang miyembro ng team, na inaalis ang mga pagkabigo sa miscommunication o mabagal na pagtugon. Karaniwang kasama sa help desk technology ang mga tampok gaya ng ticketing system o automated notifications na nagbibigay-daan sa mga support agent na mabilis ma-access at matugunan ang customer inquiries.

Pinapataas ang benta at kita

Sa pagtutok sa pagpapabuti ng customer service, maaari mong pataasin ang benta at kita.

Una, pinapabuti ng help desk ang kasiyahan ng customer. At ang mga satisfied customer ay mas malamang maging repeat customer at magdagdag ng pagbili. Maaari rin nilang irekomenda ang iyong produkto o serbisyo sa iba, na magdudulot ng mas mataas na customer acquisition rate.

Pangalawa, sa access sa impormasyon at kasaysayan ng customer, may pagkakataon ang mga support agent na mag-upsell o mag-cross-sell, at madaling matukoy ang mga pagkakataon para magrekomenda ng mga produktong angkop sa pangangailangan ng customer.

Minimize ang downtime

Isa pang benepisyo ay ang minimization ng downtime. Ang downtime ay ang panahon na hindi available o hindi gumagana ang isang system, serbisyo o proseso. Mahalagang mabawasan ito dahil direktang naaapektuhan nito ang produktibidad, at maaaring magdulot ng nawalang benta, pagbaba ng kasiyahan ng customer, at pinsala sa reputasyon ng brand. Narito kung paano makakatulong ang help desk:

• Mabilis na pagtukoy at paglutas ng isyu: Pinapayagan ng help desk ang mga user na mag-ulat ng isyu, kaya’t mabilis na masusuri at matutugunan ng support agent. Tinitiyak nitong walang problemang hindi mapapansin.
• Proactive monitoring at alerts: Maraming help desk software ang may monitoring capabilities at proactive alerts, kaya’t maaaring subaybayan ng negosyo ang performance ng kanilang system sa real-time, at matukoy ang potensyal na problema.

Pinapataas ang produktibidad

Sa pagiging mas produktibo, mas maraming customer inquiry ang kayang hawakan ng negosyo sa mas maikling panahon. Binibigyan din nito ang help desk support teams ng mas maraming panahon para sa strategic initiatives, training, at pagpapabuti ng kabuuang serbisyo.

Maraming paraan kung paano pinapabuti ng help desk software ang produktibidad:

• Centralized ticket management – Tinutulungan kang pamahalaan ang mga tanong ng customer, ayusin at bigyang prayoridad ang mga ticket, kaya’t mas episyente ang paghawak ng support agents sa mga isyu. Maiiwasan din na may ticket na hindi matutugunan.
• Knowledge base at self-service – Maaari kang magdokumento ng FAQs, articles, troubleshooting guides, at iba pang resources. Binibigyang-kakayahan nito ang customer na makahanap ng sagot nang mag-isa, na nagpapabawas ng dami ng ticket. Ito rin ay nagsisilbing repository para sa mga agent.
• Automation – Tumutulong sa mga paulit-ulit na gawain gaya ng automated ticket routing, status updates, at notifications. Pinapasimple nito ang proseso at binibigyang-daan ang agent na magpokus sa mas mahahalagang gawain.

Pinapahusay ang paggamit sa resources

Pinapayagan ng help desk technology ang mga negosyo na mas mahusay na pamahalaan at italaga ang mga resources. Dahil mas napaprioritize at nahahawakan ng mga agent ang tickets, natutukoy kaagad ang mga kritikal na isyu.

Ang real-time reporting at analytics ay nagbibigay ng insight sa performance ng team at mga trend ng customer. Nakakatulong itong makagawa ng tamang desisyon para sa resource allocation, staffing, at pagpapahusay ng proseso.

Binabawasan ang stress at burnout

Karaniwan, stressful at demanding ang customer support. Tulad ng nabanggit, nagbibigay ang help desk ng mas organisado at sistematikong paraan na nakakatulong sa mga agent na hawakan ang mga ticket ng customer, at ginagawang mas madali ang proseso.

Bukod dito, may mga advanced na help desk software gaya ng LiveAgent na may gamification features. Ginagawa nitong mas masaya at kompetitibo ang support team. Sa pagkuha ng points o badges dahil sa mabilis na tugon o mataas na customer satisfaction, mas na-eengganyo at nabibigyang gantimpala ang mga agent.

Sino ang makikinabang sa paggamit ng help desk?

Ang mga negosyo na pinapahalagahan ang customer support, mabilis na paglutas ng isyu, at maayos na komunikasyon ay makikinabang nang malaki sa paggamit ng help desk at helpdesk software. Narito ang ilang sitwasyon kung kailan ito kailangan at paano ito makakatulong:

• Lumalagong negosyo: Sa paglago ng negosyo, dumarami rin ang inquiries at support needs. Nagiging inefficient ang manu-manong paghawak, at maaaring mawala o makaligtaan ang impormasyon. Pinapayagan ng help desk na hawakan ang lumalaking dami ng support, at matiyak na natutugunan lahat ng request.
• Remote work o maramihang lokasyon: Sa pagdami ng remote work at operasyon sa iba’t ibang lugar, nagiging mahalaga ang isang sentralisadong help desk. Nagbibigay ito ng pare-parehong karanasan ng customer support, at pinapadali ang kolaborasyon ng mga team.
• Customer-centric na diskarte: Ang mga kumpanyang gustong magpokus sa mahusay na customer support ay nararapat mag-invest sa help desk software. Makakatulong ito sa episyenteng paghawak ng inquiry, pagsubaybay sa interaksyon, at pagbibigay ng personalized na suporta, na magdudulot ng mas mataas na loyalty at kasiyahan ng customer.

Marami ring kilala at matagumpay na kumpanya ang nakinabang sa help desk. Kung gusto mong makasabay at matuto mula sa pinakamahusay, tingnan ang ginawa ng mga kumpanyang ito.

Huawei

Bilang isang ICT (Information and Communications Technology) provider, nauunawaan ng Huawei ang kahalagahan ng real-time na komunikasyon at pagbibigay ng dekalidad na serbisyo at mabilis na tulong sa kanilang customer. Kaya naman nagsimula silang maghanap ng help desk software na may ticketing system upang mapataas ang episyensya at makapagbigay ng real-time na serbisyo sa pamamagitan ng live chat. Noong 2013, napagdesisyunan nilang gamitin ang LiveAgent.

Dahil dito, nabawasan ang dami ng tawag na natatanggap ng kanilang contact center, kaya’t lumuwag ang workload at mas natutukan ang mahahalagang gawain.

Nagagawa rin nilang sukatin ang kasiyahan ng customer gamit ang feedback feature ng LiveAgent. Ang pagtanggap ng feedback, positibo man o negatibo, ay tumutulong sa kanila na pagbutihin ang kalidad ng serbisyo at sanayin ang mga representative base sa kanilang performance.

‘Sa pag-implement ng real-time service, nadagdagan namin ng 29% ang kasiyahan ng customer."

Gokulnaath Gopal, Solution Manager sa Huawei

Narito ang ilan sa mga aspeto na napabuti dahil sa LiveAgent:

• Pinahusay na karanasan ng customer sa online service
• Mas mataas na conversion rate dahil sa upselling at cross-selling
• Mas matibay na brand at customer loyalty dahil sa real-time interaction
• Nabawasan ang workload sa contact center
• Nabawasan ang dami ng email

Cisco Systems

Bilang isang malaking multinational technology company, kailangan ng Cisco ng paraan para madaling masubaybayan ang 10 milyong active users araw-araw upang malaman kung paano nila ginagamit ang produkto at maintindihan ang kanilang pangangailangan. Pinili nilang subukan ang helpdesk solution. At naging matagumpay ito! Naging mas episyente silang hawakan ang inquiries at nabawasan ang average response time ng limang araw.

May mga powerful na tampok ang solusyon gaya ng help desk features para magmanage ng libo-libong customer, anuman ang wika o bansa. Bukod pa rito, ang omnichannel inbox, AI-powered chatbot, at self-support hub ay tumutulong mapabilis ang response time. Nabibigyan ng customer ang lahat ng kailangang tools para makahanap ng sagot nang hindi na kailangang kumontak ng support.

AT&T

Noong 2011, sinubukan ng AT&T na ipa-outsource ang kanilang customer care department pero napagpasyahan nilang panatilihin ang kontrol ng proseso. Hangad nilang makamit ito nang hindi gumagastos nang malaki sa pag-hire ng daan-daang support agent o call center. Ang kanilang naging opsyon ay mag-implement ng help desk software na may live chat feature. Dahil dito, nabawasan nila ng 50% ang gastos sa call center at patuloy na nagbibigay ng mahusay na serbisyo.

Natuwa ang kanilang customer at satisfied din ang support team sa sistemang ito. Naging mas episyente ang trabaho at naging madali ang paghawak ng dami ng tanong ng customer.

6 pangunahing tungkulin ng help desk

Troubleshooting at teknikal na suporta

Isa sa pangunahing tungkulin ng help desk ay ang troubleshooting at pagbibigay ng suporta sa mga customer na may teknikal na isyu. Sa pagbibigay ng gabay, natitiyak ng kumpanya na patuloy na nagagamit ng customer ang produkto/serbisyo at nababawasan ang abala.

Araw-araw ay may teknikal na problema ang mga customer. Para malutas ito, kadalasan silang kumokontak sa help desk. Sanay ang mga agent na ito sa pagtukoy ng problema, pagkuha ng impormasyon, at pagbibigay ng step-by-step na solusyon. Maaari rin nilang i-escalate ang mas komplikadong isyu sa mas eksperto na technical team.

Issue management

Kasama sa issue management ang sistematikong paghawak at pagsubaybay ng mga isyu o request ng customer hanggang sa malutas.

Kapag nagpadala ng concern ang customer, awtomatikong nag-aassign ng unique ticket ang help desk software na may ticketing system. Madaling matutunton at maorganisa ang customer interactions.

Sa buong proseso, nasusubaybayan at nae-update ng agent ang status ng bawat ticket o nakikipagtulungan sa iba kung kinakailangan. Tinitiyak nitong naiinform at engaged ang customer, nababawasan ang kaba o pag-aalala nila tungkol sa estado ng kanilang request.

Self-service options

Lalo nang sumisikat at nagiging mahalagang function ng help desk ang mga self-service resources. Ayon sa aming data, ang mga negosyo na may self-service portals ay nakakatanggap ng mahigit 325,000 views sa mga page na ito kada taon. Nagbibigay ito ng kakayahan sa customer na maghanap ng solusyon nang mag-isa, kaya’t hindi na kailangang kumontak ng support. Kaya naman mas marami ang bumibisita rito kumpara sa live chat, social media support, o phone support, ayon sa Microsoft.

Ang mga benepisyo ng self-service resources:

• instant access sa impormasyon para malutas agad ang madalas na isyu
• nababawasan ang paulit-ulit na inquiry kaya’t nakakapagpokus ang mga agent sa mas komplikadong kaso at personalized na tulong

Paggawa ng knowledge base

Ang mahusay at komprehensibong knowledge base ay mahalagang resource para sa customer at agent. Ayon sa pag-aaral, 66% ng customer service teams ay regular na gumagamit ng knowledge base para makahanap ng impormasyon, at mahigit 80% ng customer ang gumagamit nito bago humingi ng tulong.

Dapat itong organisado, madaling maintindihan, at puno ng articles, guides, tutorials, at FAQs tungkol sa produkto o serbisyo ng kumpanya.

Paano magsimula at gumawa ng knowledge base?

1. Tukuyin muna ang mga karaniwang isyu/tanong ng customer. Balikan ang support interactions at feedback at magbigay ng malinaw at konkretong sagot o gabay.
2. I-organisa ang content sa lohikal at user-friendly na paraan. Gumawa ng kategorya at subcategory. Gumamit ng headings, subheadings, at bullet points para madaling mabasa. Huwag kalimutang lagyan ng keywords o tags para madaling mahanap.
3. Gumamit ng visual elements tulad ng images, screenshots, o instructional videos para mas maliwanag ang paliwanag, lalo na sa mahihirap na proseso.

Isa ang LiveAgent sa mga provider ng help desk software na may opsyon para gumawa ng scalable knowledge base at customer portals para sa internal o external na gamit. Madaling gumawa, magmanage, at mag-update ng knowledge base content, kaya’t nabibigyan ng self-service ang customer at nakakatulong sa agent na mas mabilis magresolba ng inquiry.

Komunikasyon at pakikipag-ugnayan sa customer

Isa pang susi ay ang pagpapadali ng komunikasyon at customer interaction. Sa panahon ngayon, maraming channel para makipag-ugnayan ang customer – email, telepono, social media, live chat, at iba pa. Ang maaasahang help desk software ay pinagsasama-sama ang lahat ng channel na ito sa isang platform, kaya’t mas madali ang management at pagtugon.

Sa pagsentralisa ng komunikasyon ng customer, may kabuuang view ang agent ng bawat interaksyon at ng buong kasaysayan. Nakakatulong ito para mas maintindihan ang konteksto at background ng isyu, kaya’t mas personalized ang tulong. Maging anuman ang channel (email, web form, social media), lahat ay napupunta sa isang lugar para madaling ma-review at subaybayan. Nakakatulong din ito para ma-assign ang task sa tamang agent o department at mag-collaborate sa mahihirap na kaso.

Pagsasanay para sa episyenteng paggamit ng produkto

Kasama sa episyenteng pagsasanay ang pagbibigay ng kaalaman at kasanayan sa customer upang magamit ang produkto o serbisyo nang lubos. Sinasanay silang gamitin nang tama ang produkto para mapakinabangan ang lahat ng feature at benepisyo. Kung wala nito, mahihirapan ang customer at madaragdagan ang support request.

Ano ang dapat kasama sa effective training?

• Dokumentasyon at tutorial: Gumawa ng detalyadong user manual, artikulo, gabay, at video tutorial na madaling maintindihan at i-access.
• Webinar at online training: Magdaos ng live o recorded webinar kung saan maaaring matuto at magtanong ang customer. Regular na mag-iskedyul para matugunan ang iba’t ibang time zone at pangangailangan.
• Onboarding: Personalized onboarding session para sa mga bagong customer upang ipakilala ang lahat ng feature at functionality.
• Interactive demos: Mag-alok ng interactive demo upang magkaroon ng praktikal na karanasan at matutunan ang iba’t ibang feature sa ligtas na environment.
• Knowledge base: Bigyan ng access ang customer sa komprehensibong knowledge base at support channel, kung saan maaaring makipag-ugnayan para sa karagdagang tulong.

Mga uri ng help desk

May iba’t ibang uri ng help desk, at bawat isa ay nakatuon sa partikular na aspeto ng suporta. Dalawa sa karaniwan ay technical support help desk at customer support help desk.

Technical support help desk

Ang technical support help desk ay nakatuon sa mga teknikal na isyu na nararanasan ng user sa paggamit ng produkto o serbisyo. Puwede itong hardware issue, troubleshooting, pag-set up, o tulong sa installation. Dahil teknikal ang isyu, madalas na malapit ang ugnayan ng technical support help desk sa IT at development team para magbigay ng mas mataas na antas ng support.

Customer support help desk

Nakatuon naman ang uri ng help desk na ito sa malawak na concern ng customer gaya ng impormasyon tungkol sa produkto, tulong sa billing, order at shipping, o pangkalahatang customer service inquiry. Pinaprioritize dito ang pagbibigay ng mahusay na serbisyo at kasiyahan ng customer.

Bukod sa dalawang ito, narito ang iba pang uri na dapat banggitin:

• Internal help desk – Support system para sa mga empleyado ng organisasyon. Tumutulong sa IT, software, hardware, network, at iba pang isyu.
• Service desk – Mas malawak; hindi lang teknikal na suporta kundi pati service requests at incidents. Single point of contact para sa IT at non-IT queries.
• Call center help desk – Nakatuon sa pagtanggap ng tanong ng customer sa telepono. Gumagamit ng call management system para maayos na i-route at subaybayan ang tawag.
• Enterprise help desk – Komprehensibong solusyon para sa malalaking organisasyon. Sentralisadong platform para sa support interaction, inquiries, at IT service request. Madalas may advanced features.
• On-premise help desk software – Naka-host at pinapatakbo sa loob ng sariling infrastructure ng organisasyon. Mas mataas ang kontrol sa data at customization ngunit nangangailangan ng IT resources.
• Open source help desk – May open source license, kaya maaaring baguhin ng kumpanya ang source code ayon sa pangangailangan. Flexible ngunit kailangan ng teknikal na expertise.
• Cloud based help desk – Naka-host at pinamamahalaan ng third-party provider sa cloud. Madaling i-scale, regular ang update, at mababa ang initial na gastos, kaya’t popular sa lahat ng laki ng negosyo.

5 katangian ng mahusay na help desk

Mahusay sa komunikasyon

Tulad ng nabanggit, ang pangunahing layunin ng help desk ay ang malinaw at episyenteng komunikasyon sa pagitan ng ahente at customer, at panatilihing naiinform at engaged ang customer sa buong proseso. Para dito, dapat may mahusay na communication skills ang agent, malinaw magbigay ng instruction, at aktibong nakikinig sa feedback.

Customer ang sentro

Dapat naka-focus sa pang-unawa at pagtugon sa pangangailangan ng bawat customer, at tiyaking masaya sila. Kasama dito ang pakikinig sa feedback, pag-aadjust ng proseso, at patuloy na pagpapabuti ng kanilang karanasan. Sa paglalagay ng customer sa sentro, hindi lang isyu ang nareresolba kundi napapalakas pa ang relasyon, loyalty, at positibong karanasan.

Dalubhasa sa teknikal

Dapat may sapat na kaalaman at pag-unawa sa produkto, serbisyo, at teknikal na aspeto ang mga support representative. Nakakatulong ito para makapagbigay ng tamang solusyon.

Kakayahan sa problem-solving at analysis

Ang kakayahang mag-isip ng kritikal, tukuyin ang ugat ng problema, at makabuo ng malikhaing solusyon ay nagpapahintulot sa agent na harapin ang komplikadong isyu, i-handle ang escalated cases, at magbigay ng mahalagang tulong.

Nag-aalok ang LiveAgent ng robust analytics features para mapalakas ang problem-solving at analysis. Dito, maaaring subaybayan ng agent ang key metrics gaya ng ticket volume, response time, at customer satisfaction. Nakatutulong ang mga insight na ito para matukoy ang trend, suriin ang performance, at gumawa ng data-driven na desisyon.

Palaging pinapabuti

‘Ang pinakamalaking kwarto sa mundo ay ang kwarto para sa improvement." Sa customer support, laging pwedeng pagbutihin para makasabay sa pangangailangan ng customer at mapanatili ang optimal na performance. Pwedeng gawin sa pamamagitan ng:

• Pagkolekta ng feedback
• Pag-monitor ng performance
• Pagsusuri ng key metrics
• Pagsasanay ng empleyado
• Pag-implement ng bagong features

Karaniwang hamon sa help desk at solusyon

Narito ang ilan sa karaniwang hamon sa customer service at paano ito lutasin gamit ang episyenteng help desk solution:

Ano ang dapat malaman bago kumuha ng help desk

Narito ang ilang kapaki-pakinabang na tips bago mag-implement ng help desk sa iyong negosyo.

Suriin ang iyong pangangailangan

Una sa lahat, mahalagang malaman ang layunin ng negosyo at partikular na functionality ng help desk na kailangan mo. Isaalang-alang ang laki ng team, inaasahang volume ng tawag, desired na integration, at real-time reporting na kapasidad sa pagpili ng tamang solusyon.

Mag-research sa mga provider

Maglaan ng oras para magkumpara ng software provider. Hanapin ang mga kumpanyang may magagandang review mula sa mga dating customer. Isaalang-alang ang customer support, presyo, scalability, at seguridad.

Para matulungan ka at makatipid ng oras, nirebyu namin ang pinakamahusay na help desk software sa market. Tinasa namin ang mahahalagang salik para magbigay ng komprehensibong insight.

Sulitin ang free trial at demo call

Maraming helpdesk software provider ang nag-aalok ng free trial o demo call upang maipakita ang kanilang solusyon at bigyan ka ng pagkakataong subukan bago ka magdesisyon. Gamitin ito para suriin ang features, interface, at functionality.

Magandang pagkakataon din ang demo call na magtanong ng partikular tungkol sa iyong pangangailangan at matiyak na akma ang solution.

Isaalang-alang ang dali ng paggamit at implementation

Piliin ang software na user-friendly at madaling i-implement. Suriin ang learning curve at gaano kabilis makaka-adapt ang team. Ang seamless na proseso ay makakaiwas sa abala.

Alam naming nakaka-overwhelm pumili ng tamang help desk software. Kaya gumawa kami ng checklist para gabayan ka sa buong proseso. Saklaw nito ang lahat ng kailangan mula sa pag-set ng goal, pag-organisa ng ahente, paggawa ng contact form, at pag-automate ng workflow. Sa checklist na ito, makakasiguro kang hindi mo mamimiss ang anumang mahalagang hakbang sa pagpili ng perpektong help desk solution para sa iyong negosyo.

Konklusyon