Ano ang automated call systems?
Ang automatic call systems ay business software solutions na nagbibigay ng cloud service features para gawing automatic ang phone calls. Ito ang nagpapagana ng kompanya para sagutin ang incoming calls at gumawa ng outbound calls nang walang contact center agents.
Puwedeng gumamit ang mga business ng isang automatic calling service para magpadala ng pre-recorded voice message sa libo-libong leads at prospects para sa qualifying o selling purposes. Nakapagpapadala rin ito ng event reminder o isang emergency message sa kanilang buong contact list, kasama ang team members.
Sa karagdagan, ang automated phone systems ay tumutulong sa mga kompanyang mag-deliver ng angkop na answering machine messages sa customer support calls.
Paano gumagana ang automated call system?
Gumagana ang automated call system nang pareho sa inbound calling system at isang automated outbound call management system.
Sa inbound call systems, hinahayaan kayong mag-record ng unique audio message para sa iba’t ibang problema ng customer para ang bawat caller ay puwedeng mamili mula sa menu options at maayos ang isang partikular na isyu. Puwede nilang piliing magruta ng calls sa available agents kapag ang partikular na mensahe ay hindi naayos ang problema.
Sa karagdagan, puwede ninyong gamitin ang auto dialer systems para magpadala ng isang pre-recorded na mensahe sa kahit kanino sa inyong contact list kahit sila hindi tawagan ng agents ninyo.
Ganito gumagana ang automatic phone menu systems:
- Isang recorded na mensahe ang magpe-play kapag tumawag ang customer sa local o toll-free number ng kompanya.
- Ang customer ay makapipili ng angkop na menu option sa pamamagitan ng pagpili ng katumbas na numero sa paglutas ng isyu o pagkuha ng live agent support.
- May kasamang interactive voice response systems ang iba na hinahayaan ang customers na sabihin ang isyu sa halip na pumindot ng button.
- Ang outbound calls naman ay gumagana sa kabaligtaran. Ang automated messaging system ang gagawa ng call, at kahit alinman dito, isang recorded na mensahe ang magpe-play o ikokonekta ang caller sa isang agent kapag naka-detect ito ng boses. Kung di man, gagamitin nito ang “Auto leave message in voicemail” na feature.
Ang mga custom phone menu systems ay sumusuporta sa iba’t ibang third-party integrations. Halimbawa, puwede ninyong ma-integrate sa CRM (Customer Relationship Management) software para i-segment, i-score, at i-track ang leads ninyo.
Ano ang features ng automated call systems?
Ang pinakamainam na features ng automated call systems ay ang sumusunod:
- Customizable caller IDs – Pagkatapos ma-verify ang isang valid na phone number, puwede na ninyong i-customize ang caller ID ninyo para malaman ng customers kung sino ang tumatawag sa kanila.
- Custom company greeting – Puwede na ninyong i-welcome ang bawat caller gamit ang isang custom message.
- Bulk voice message broadcasting – Ito ang dialing systems na walang agent pero hinahayaan ang business owners na gumawa ng sabay-sabay na calls sa isang buong listahan ng contacts.
- Scheduling calls – Ang mga kompanya ay puwedeng magtakda ng partikular na petsa at oras para sa bawat outbound call.
- Voicemail detection – Kapag ang answering machine o voicemail service ay nakakuha ng call, ang automated call system ay magre-replay ng mensahe pagkatapos ng tone.
- Voicemail-to-text – Ang sistema ay puwedeng magpadala ng text kapag ang tinatawagan ay walang voicemail.
- Automated answering services – Puwede ninyong i-record ang mga mensahe para sa pag-address ng karaniwang mga problema ng customer.
- Customizable routing rules – Puwede na ninyong iruta ang calls ninyo batay sa CRM o help desk data para ma-enjoy ang automatic lead distribution at makapagbigay ng mainam na daloy ng customer support. Puwede ninyong itakda ang skills-based na pagruta na nakabatay sa scores ng agents o batay sa kanilang oras ng trabaho.
- Real-time analytics – Isang live na dashboard na may real-time monitoring at reporting features ang puwedeng magbigay sa inyo ng insights sa average response time, performance ng agent, at marami pa.
- Advanced features – Karamihan ng sistema ay may offer na advanced features tulad ng call recording, video conferencing, meeting recording at transcriptions, voicemail transcriptions, call transfers, polls, at surveys.
Ano ang kailangang iwasan kapag gumagamit ng automated call systems?
Ang pangit na menu ay isa sa pinakamasamang bagay na puwedeng mangyari sa isang automated call system. Puwedeng ikagalit ito ng caller at gugustuhin nilang lumipat sa ibang serbisyo.
Dapat concise ang menu at may offer na options na angkop sa iba’t ibang sitwasyon. Umiwas sa mahahabang greetings, maling options, at napakaraming pagpipilian na puwedeng ikalito ng customers.
Ang muffled o malabong music at clunky na user interface ay puwede ring makasira ng user experience. Hindi dapat pinahihirapan ang callers ninyo para lang makakuha ng kinakailangang support o makinig sa kantang paulit-ulit lang habang naka-hold.Kung kayo ay nagdesisyong magpatugtog ng hold music, hayaan ninyo ang callers na pumili ng kanilang paboritong tunes para mapabuti ang kanilang satisfaction.
Ano ang mga benepisyo ng paggamit ng automated call systems?
Kapag kayo ay gumamit ng automated call system, mae-enjoy ninyo ang mga benepisyong ito:
- Time efficiency – Ang automated phone calls na tatawag sa mahabang listahan ng phone numbers ay makakatipid ng mahalagang oras, pinapaigting ang productivity at efficiency ng inyong agents.
- Tipid sa gastos – Salamat sa unlimited calling at abot-kayang presyo, makakatipid kayo ng pera sa outbound calling habang naglilingkod sa customers sa buong mundo. Ang automated na pagsagot ay nakababawas sa on-call time ng agents, at nakababawas sa karagdagang gastos.
- Nabawasang response time – Ang angkop na pre-recorded na mensahe ay puwedeng sumagot nang mabilis sa customer queries.
- Customer satisfaction – Kahit sinong customer ay puwedeng mag-transfer ng call sa isang live agent para malutas ang complex na isyu.
- Pag-aalaga sa lead – Sa automatic call distribution, hinahayaan kayong mag-follow-up sa leads nang mainam at tataas ang conversion rates at sales. Puwedeng mag-generate ng detalyadong report sa bawat call at mag-integrate ng sistema sa third-party apps tulad ng CRM o help desk software.
- Mas mainam na komunikasyon at collaboration ng team – Maraming sistema ang may offer ng team messaging at internal calling features para sa mas streamlined na komunikasyon at collaboration. Karamihan ay may offer na unlimited storage para sa call recordings, mga mensahe, at shared documents.
Magkano ang automated call systems?
Ang automated call systems ay sulit sa presyong solutions na hindi kailangan ng hardware at software installations.
Depende sa provider, makakukuha kayo ng basic plan na nagsisimula sa humigit-kumulang $20 bawat user kada buwan, pero may limitadong capabilities ito. Ang ilang providers ay naniningil ng halos $200 kada user/buwan para sa advanced plan. Ang ilan ay naniningil ng buwanang minute fees, habang ang iba naman ay nagbibigay ng unlimited minutes at texting.
Kung kayo ay kukuha ng annual pricing plan, puwede ninyong makuha ang annual pricing discount. Ang isang volume discount ay posible para sa maraming karagdagang user accounts.
Baka LiveAgent ang pinakaabot-kayang option. Nagsisimula ito sa $49/agent/buwan at may offer na 180+ features, ito na ang pinakaabot-kayang plan sa market.
Ito ay premium, all-inclusive na plan na babayaran ninyo kapag ginagamit lang, kaya walang annual plan options. Hindi kailangan ng kontrata o setup fees, at puwede ninyong i-upgrade or ikansela kahit kailan at makakukuha ng libreng 14-araw na trial (hindi kailangan ng credit card) para madiskubre ang features.
Find the right solution for you
LiveAgent offers software for call centers with numerous features and integrations that will make your life easier. Curious about all the opportunities?
Frequently asked questions
Ano ang automated call systems?
Ang automated call systems ay cloud-based solutions para ginagawang automatic ang calls sa leads, prospects, customers, at team members at ang pagsagot sa customer support calls na may pre-recorded voice messages.
Paano gumagana ang automated call system?
Sa sistemang ito, hinahayaan kayong mag-record ng mga mensahe para sa pagsagot ng customer queries para matulungan silang malutas ang mga isyu o maruta sila sa available agents. Ginagawang automatic nito ang outgoing calls sa pamamagitan ng pag-deliver ng voice messages sa leads at prospects, gumagawa ng daan-daan o libo-libong calls nang sabay-sabay.
Ano ang features ng automated call systems?
Hinahayaan kayo nitong ipasadya ang inyong caller ID, company greeting, at routing rules, makapag-broadcast ng bulk voice messages, mag-schedule ng calls, mag-record ng calls, lumikha ng real-time reports, gumawa ng video conference calls, at marami pa.
Ano ang kailangang iwasan kapag gumagamit ng automated call systems?
Iwasan ang mahabang greetings, isang komplikadong menu na masyadong maraming pagpipilian, di nababagay na options, malabong music, at medyo clunky na user interface, na malamang na ikainis ng customers.
Ano ang mga benepisyo ng paggamit ng automated call systems?
Ang automated call systems ay nakakatipid ng oras at pera, mas pinahusay ang productivity at efficiency ng agent, at pinapaigting ang komunikasyon at collaboration ng team. Binabawasan nito ang response at resolution times, mas pinahusay na customer satisfaction, at nakadaragdag sa conversion rates at sales.
Magkano ang automated call systems?
Karamihan ng automated call systems ay abot-kaya, pero may offer silang ibang features. Ang presyo ng ilan ay kasingliit ng $20/user/buwan pero limited ang functionalities na ino-offer, habang sa iba ay gagastos kayo ng sampung beses pa pero hindi kasing-advanced katulad ng ilang solutions. Ang LiveAgent ay may offer na 180+ features sa $49/agent/buwan lang (walang signup fees), at magbabayad lang kayo ng ginagamit ninyo.
Expert note
Ang mga automated call systems ay nakakatipid ng oras at pera, pinapahusay ang productivity at efficiency ng agents, at nagpapataas ng conversion rates at sales.
Ayon sa ulat, maraming mamimili ang nag-aabandona ng kanilang mga tawag sa negosyo dahil sa IVR. Ang mga tawag naman ay kadalasang nangyayari sa loob ng 7AM-7PM, at may mga peak sa bandang 11AM. Nakasaad rin dito na umaabot ng 11 minuto ang average na pila bago maibaba ang tawag at nakakailang sistema rin ang ginagamit ng mga ahente sa call center upang makapagbigay ng impormasyon sa kanilang mga kustomer. Ibinahagi rin dito ang iba't ibang sektor na gumagamit ng call center.
Ang oras ng pag-uusap ay isang mahalagang metriko sa call center na kumakatawan sa kabuuang dami ng oras na ginugugol ng ahente sa isang tawag na pakikipag-ugnayan sa isang kustomer. Kahit hindi ito binibigyang pansin ng call center managers tulad ng ibang mga metriko tulad ng average handle time, ito ay nakakatulong upang masiguro ang epektibong serbisyo sa kustomer. Sa pagiging buong sakop sa mga metriko ng call center at mga KPI, maaaring mapabuti ang pagganap ng mga ahente at mapanatili ang mataas na antas ng satisfacation ng customer.
Ang mga systems ay mga software na ginagamit ng mga kompanya upang sagutin ang mga tawag mula sa mga customer at magpadala ng mga pre-recorded voice message sa mga prospects. Isa sa mga benepisyo nito ay ang pagiging effecient at pagpapabuti sa customer satisfaction. Ang paglalagay ng call button sa website ninyo ay isang magandang paraan upang mas mapadali ang pagtawag ng mga customers sa inyo at magpataas ng customer satisfaction. May mga iba't ibang option pa rin na puwedeng gawin tulad ng pasadyang call button gamit ang sariling imahe o HTML code. Ang presyo nito ay nasa $20 bawat user kada buwan depende sa provider.
Ang telemarketing software ay makakatulong sa sales representative sa pamamagitan ng pagtuon sa phone call. Kasama sa mga feature nito ang isang dialer na nagda-dial ng mga phone number nang mabilis, advance reporting at intuitive na interface na magpapababa ng turnover ng empleyado. Ang katatagan nito ay nakasalalay sa pag-boost ng bilang ng mga call kada oras. Ngunit may mga limitasyon din ito sa customized training at pag-integrate sa ibang tools. Ang pinakamagandang paraan para mag-implement nito ay magsimula sa isang maliit na pilot test at kumuha ng feedback.
