Mga Automated na Sistema ng Pagtawag

Ang mga negosyo ay maaaring gumamit ng isang automatic calling service upang magpadala ng pre-recorded voice message sa libu-libong leads at prospects para sa qualifying o selling purposes. Maaari pa nilang ipadala ang isang event reminder o isang emergency message sa kanilang buong contact list, kabilang ang team members.

Dagdag pa, ang mga automated phone systems ay tumutulong sa mga kumpanya na maghatid ng relevant answering machine messages sa customer support calls.

Paano Gumagana ang isang Automated Call System?

Ang isang automated call system ay gumagana bilang inbound calling system at automated outbound call management system.

Ang inbound call systems ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-record ng isang unique audio message para sa iba’t ibang customer pain points upang ang bawat caller ay maaaring pumili mula sa iyong menu options at malutas ang isang specific issue. Maaari nilang piliin na i-route ang mga calls sa available agents kung ang isang particular message ay hindi nakaayos ng problema. Dagdag pa, ang ilang systems ay nag-aalok ng automatic callback option, na nagbibigay-daan sa customers na humiling ng return call mula sa isang agent sa ibang oras.

Dagdag pa, maaari mong gamitin ang mga automatic call dialer systems na ito upang magpadala ng pre-recorded message sa sinuman sa iyong contact list nang walang iyong agents na tumatawag sa kanila.

Narito kung paano gumagana ang automatic phone menu systems:

• Sila ay tumutugtog ng isang recorded message kapag tumawag ang isang customer sa local o toll-free number ng isang kumpanya.
• Ang customer ay maaaring pumili ng isang angkop na menu option sa pamamagitan ng pagpili ng isang corresponding number para sa paglutas ng isyu o pagkuha ng live agent support.
• Ang ilan ay may kasamang interactive voice response systems na nagbibigay-daan sa customers na ipahayag ang isyu sa halip na magpindot ng isang button.
• Ang outbound calls ay gumagana sa kabaligtaran. Ang automated messaging system ay gumagawa ng isang tawag, at alinman ay tumutugtog ng isang recorded message o nag-connect sa callee sa isang agent kapag nadetect nito ang isang boses. Kung hindi, ito ay gumagamit ng “Auto leave message on voicemail” feature.

Ang mga custom phone menu systems na ito ay sumusuporta sa iba’t ibang third-party integrations. Halimbawa, maaari mong i-integrate ang iyong sa CRM (Customer Relationship Management) software upang mag-segment, mag-score, at subaybayan ang iyong mga leads.

Ano ang mga Feature ng mga Automated na Sistema ng Pagtawag?

Ang pinaka-notable na features ng mga automated na sistema ng pagtawag ay kinabibilangan ng:

• Customizable caller IDs – Pagkatapos mag-verify ng isang valid phone number, maaari mong i-customize ang iyong caller ID upang malaman ng iyong customers kung sino ang tumatawag sa kanila.
• Custom company greeting – Maaari mong salubungin ang bawat caller gamit ang isang custom message.
• Bulk voice message broadcasting – Ang mga agentless dialing systems na ito ay nagbibigay-daan sa business owners na gumawa ng simultaneous calls sa isang buong list ng contacts.
• Scheduling calls – Ang mga kumpanya ay maaaring magtakda ng isang specific date at time para sa bawat outbound call.
• Voicemail detection – Kung ang isang answering machine o voicemail service ay sumagot sa isang tawag, ang isang automated call system ay magre-replay ng mensahe pagkatapos ng tone.
• Voicemail-to-text – Ang sistema ay maaaring magpadala ng isang text kung ang callee ay walang voicemail option.
• Automated answering services – Maaari kang mag-record ng mga mensahe para sa pagtugon sa common customer pain points.
• Customizable routing rules – Maaari mong i-route ang iyong mga calls batay sa CRM o help desk data upang tamasahin ang automated lead distribution at magbigay ng seamless customer support. Maaari kang magtakda ng skills-based routing na nakatuon sa scores ng agents o time-based routing na nauugnay sa kanilang working hours.
• Real-time analytics – Ang isang live dashboard na may real-time monitoring at reporting features ay maaaring magbigay sa iyo ng insights sa average response time, agent performance, at marami pang iba.
• Advanced features – Karamihan ng mga systems ay nag-aalok ng advanced features tulad ng call recording, video conferencing, meeting recording at transcriptions, automatic call back, voicemail transcriptions, call transfers, polls, at surveys.

Ano ang Dapat Iwasan Kapag Gumagamit ng mga Automated na Sistema ng Pagtawag?

Ang isang masamang menu ay isa sa pinakamasasamang bagay na maaaring magkaroon ang isang automated call system. Ito ay maaaring gawing isang galit na customer ang bawat caller at gawing gusto nilang lumipat sa ibang serbisyo.

Ang iyong menu ay dapat na concise at mag-alok ng mga options na angkop sa iba’t ibang situations. Iwasan ang mahabang greetings, maling options, at masyadong maraming choices na maaaring magkalito sa customers.

Ang muffled music at isang clunky user interface ay maaari ding sirain ang user experience. Ang iyong mga callers ay hindi dapat lumampas sa maraming hakbang upang makakuha ng kinakailangang support, o dapat silang makinig sa parehong kanta nang paulit-ulit habang naghihintay. Kung magpasya kang maglaro ng musika, hayaan ang mga callers na pumili ng kanilang paboritong tunog upang mapabuti ang kanilang satisfaction.

Ano ang mga Benepisyo ng Paggamit ng mga Automated na Sistema ng Pagtawag?

Kung gumagamit ka ng isang automated call system, tamasahin mo ang mga benepisyong ito:

• Time efficiency – Ang mga automated phone calls sa isang mahabang list ng phone numbers ay maaaring makatipid ng mahalagang oras, na nagpapataas ng efficiency at productivity ng iyong agents.
• Cost savings – Salamat sa unlimited calling at affordable prices, maaari kang makatipid ng pera sa outbound calling habang nagsisilbi sa customers sa buong mundo. Ang automated answering ay binabawasan ang on-call time ng iyong agents, karagdagang pagbabawas ng iyong costs.
• Reduced response time – Ang isang relevant pre-recorded message ay maaaring sagutin ang customer queries nang mabilis.
• Customer satisfaction – Ang sinumang customer ay maaaring i-transfer ang tawag sa isang live agent upang malutas ang complex issues.
• Lead nurturing – Ang phone ACD ay nagbibigay-daan sa iyo na subaybayan ang mga leads nang seamless at taasan ang conversion rates at sales. Maaari kang lumikha ng isang detailed report sa bawat tawag at i-integrate ang sistema sa third-party apps tulad ng CRM o help desk software.
• Better team communication at collaboration – Maraming systems ang nag-aalok ng team messaging at internal calling features para sa streamlined communication at collaboration. Karamihan ay nag-aalok ng unlimited storage para sa call recordings, messages, at shared documents.

Magkano ang Gastos ng mga Automated na Sistema ng Pagtawag?

Ang mga automated na sistema ng pagtawag ay cost-effective solutions na hindi nangangailangan ng hardware o software installations.

Depende sa provider, maaari kang makakuha ng isang basic plan na nagsisimula sa humigit-kumulang $20 bawat user bawat buwan, ngunit maaaring limitado ang capabilities. Ang ilang providers ay nag-charge ng malapit na $200 bawat user/month para sa isang advanced plan. Ang ilan ay nag-charge ng monthly minute fees, habang ang iba ay nagbibigay ng unlimited minutes at texting.

Kung makakakuha ka ng isang annual pricing plan, maaari kang makakuha ng isang annual pricing discount. Ang isang volume discount ay posible rin para sa maraming karagdagang user accounts.

Ang LiveAgent ay maaaring ang pinaka-affordable option. Nagsisimula sa $49/agent/month at nag-aalok ng 180+ features, ito ay ang pinaka-affordable plan doon.

Ito ay isang premium, all-inclusive plan na nagbabayad ka habang gumagamit, kaya walang annual plan options. Hindi ito nangangailangan ng contract o setup fees, at maaari kang mag-upgrade o mag-cancel anumang oras at makakuha ng isang free 30-day trial (walang credit card na kailangan) upang tuklasin ang mga features.