Mga Naka-Canned na Mensahe (Macros)

Ano ang mga naka-canned na mensahe?

Ang mga naka-canned na mensahe, kilala rin bilang macros, ay mga predetermined na text response. Ang mga ito ay isinusulat nang maaga at maaaring i-deploy gamit ang isang click o keystroke. Ang mga ito ay karaniwang ginagamit upang sagutin ang mga madalas na itinatanong katanungan.

Paano naiiba ang mga naka-canned na mensahe mula sa mga predefined na sagot?

Sa kabila ng kanilang katulad na layunin, ang mga naka-canned na mensahe at predefined na sagot ay dalawang magkakaibang feature.

Ang mga predefined na sagot ay naiiba sa mga naka-canned na mensahe sa tatlong paraan:

• Ang mga naka-canned na mensahe ay maaari lamang magimbak ng maikling sequence ng text
• Kapag lumilikha ng predefined na sagot, maaari mong tukuyin ang subject ng isang email
• Ang mga predefined na sagot ay maaaring maglaman ng mga attachment

Sino ang gumagamit ng mga naka-canned na mensahe?

Ang mga naka-canned na mensahe ay karaniwang ginagamit ng mga customer service agent at technical support representative. Ang mga salesman at marketer ay gumagamit din nito. Gayunpaman, ang sinumang madalas na nakikipag-ugnayan online at naghahanap ng mas mabilis na paraan upang tumugon sa mga katanungan ay maaaring makinabang sa pagsasama nito sa kanilang workflow. Kapag sinusuri kung ano ang isang agent, mahalagang kilalanin ang kanilang papel sa ticketing software, kung saan sila ay nangongolekta at nalulutas ang mga customer ticket.

Sinusuportahan ng LiveAgent ang mga canned response sa lahat ng channel?

Ang mga LiveAgent user ay maaaring sagutin ang mga katanungan gamit ang mga canned response sa mga sumusunod na channel:

• Email
• Live chat
• Mga ticket na isinumite sa pamamagitan ng customer portal
• Forums
• Feedback at suggestions
• Facebook Messenger
• Facebook posts
• Twitter
• Instagram
• Viber

Paano lumikha ng mga canned response

1. Mag-log in sa LiveAgent.
2. I-click ang Configuration (cogwheel icon).
3. I-click ang Automation.
4. I-click ang Canned messages.
5. I-click ang Create message.

6. Gawing madaling makilala ang iyong naka-canned na mensahe sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang keyword. Kapag kailangan mo ng mensahe, ang keyword ay magpapagaan sa paghahanap. Halimbawa, kung ang iyong naka-canned na mensahe ay tungkol sa iyong shipping policy, ang iyong keyword ay maaaring maging ‘shipping.’
7. I-type ang iyong naka-canned na mensahe.
8. Piliin kung aling mga department at agent ang makakapag-gamit ng naka-canned na mensahe.
9. I-click ang Create.

Paano mag-edit ng mga canned response

1. Mag-log in sa LiveAgent.
2. I-click ang Configuration (cogwheel icon).
3. I-click ang Automation.
4. I-click ang Canned messages.
5. I-click ang isang existing na mensahe.
6. I-edit ang mensahe ayon sa iyong gusto.
7. I-click ang Save.

Pag-delete ng mga naka-canned na mensahe

1. Mag-log in sa LiveAgent.
2. I-click ang Configuration (cogwheel icon).
3. I-click ang Automation.
4. I-click ang Canned messages.
5. Hanapin ang mensahe na gusto mong i-delete.
6. I-click ang Trash icon sa kanang bahagi ng mensahe.

7. Isang confirmation dialog ay lilitaw. Kumpirmahin ang iyong pagpili sa pamamagitan ng pag-click sa Yes.

Mga halimbawa ng canned response

Ang LiveAgent ay nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng walang hanggang bilang ng mga naka-canned na mensahe, na nag-optimize ng komunikasyon at ginagawang ang pinakamahusay na ticketing platform para sa iyong negosyo.

Ang mga standard system message ay kinabibilangan ng:

• Makakatulong ba ako sa iyo sa iba pang bagay?
• Maaari mo bang ibigay ang iyong contact email address?
• Mayroon ka pa bang ibang mga katanungan na makakatulong ako?
• Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin para sa higit pang impormasyon o tulong
• Kumusta, ang aking kasamahan ay nagtatapos ng kanilang shift, kaya ako na ang kumuha sa conversation na ito. Bigyan mo ako ng sandali upang makuha ang bilis.
• Magandang araw.
• Paano ko matutulungan ka?
• Nagsisisi ako sa aking huli na mga tugon, ngunit mayroon akong mas maraming mga kliyente online.
• Gagawin ko ang aking pinakamahusay upang tulungan ka.
• Itatara ko ang chat na ito; mangyaring makipag-ugnayan sa amin muli kung mayroon kang ibang mga katanungan. Salamat.
• Kung mayroon kang ibang mga katanungan, mangyaring ipaalam sa amin.
• Salamat sa iyong pag-unawa.
• Ikaw ay welcome.

Gayunpaman, ito ay lamang ang jumping-off point (lalo na para sa live chat conversation). Maaari kang lumikha ng walang hanggang bilang ng mga custom na mensahe na mas angkop para sa email, social media, messaging app o knowledge base response.

Anong uri ng mga naka-canned na mensahe ang dapat kong lumikha?

Ang mga naka-canned na mensahe ay nandito upang tulungan ka. Dapat silang maging isang tool na ginagawang madali ang komunikasyon. Samakatuwid, upang matukoy kung anong uri ng mga mensahe ang dapat mong lumikha, mag-isip tungkol sa mga uri ng mga katanungan at query na iyong sinasagot araw-araw.

Kung hindi mo makikita ang mga pinaka-karaniwang katanungan, tingnan ang iyong help desk software. Tingnan ang nakaraang live chat, email, social media, at knowledge base ticket upang matukoy kung aling mga phrase ang magiging pinaka-kapaki-pakinabang na idagdag sa iyong canned message list.

Kapag lumilikha ng iyong mga mensahe, siguraduhin na magbigay ng bawat tugon ng relevant keyword, upang mas madali itong mahanap kapag ang iyong listahan ay nagiging masyadong mahabang ipakita ang lahat ng available na mensahe.

Paano ka makikinabang sa pagpapatupad ng mga naka-canned na mensahe sa iyong workflow?

Ang mga canned response ay kapaki-pakinabang para sa mga customer at agent. Ang mga ito ay maaaring magpataas ng kasiyahan, kita, at produktibidad.

Mas mabilis na oras ng tugon at mas malaking kasiyahan ng customer

Salamat sa mga canned response, ang iyong mga customer ay maaaring makatanggap ng mga sagot sa kanilang mga query sa loob lamang ng ilang segundo. Ang pagbibigay ng mabilis at mahusay na serbisyo ay maglalagay sa iyong negosyo at panatilihing loyal at satisfied ang iyong mga customer.

Pinabuting kahusayan ng agent

Ang mga canned response ay nagbibigay-daan sa mga support agent na malutas ang mas maraming query sa mas kaunting oras. Halimbawa, sabihin nating ang average agent ay maaaring sagutin ang sampung ticket bawat oras. Sa mga canned response na idinagdag sa mix, dapat silang tumugon sa mas maraming query dahil ang dami ng typing na kailangan nilang gawin ay nabawasan nang malaki.

Ang mga agent ay mas kaunting posibilidad na makakuha ng burnout

Ang pagsagot sa mga katanungan ng customer sa indibidwal na batayan ay laging pinahahalagahan, ngunit hindi napaka-epektibo. Ang pagsusulat ng parehong tugon nang paulit-ulit ay hindi lamang nakakapagod, ngunit maaari rin itong magdulot ng agent fatigue.

Karamihan ng mga customer support agent ay nais na maramdaman na ang kanilang mga trabaho ay mahalaga at gumagawa ng pagkakaiba. Sa pamamagitan ng pag-type ng parehong tugon nang paulit-ulit, sila ay maaaring maging bored, frustrated, at magbayad ng mas kaunting atensyon sa detalye.

Gayunpaman, sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga canned response, maaari nilang mabilis na malutas ang mga FAQ (frequently asked question) at magpatuloy sa ibang mas hamon na mga query na nangangailangan ng critical thinking. Kaya, ang paggamit ng mga naka-canned na mensahe ay ang pinakamahusay na paraan upang maiwasan ang agent burnout at masiguro na ang iyong mga agent ay nananatiling engaged at masaya sa kanilang mga trabaho.

Mga resource ng knowledge base

Tuklasin kung paano ang mga naka-canned na mensahe ay maaaring pataas ang iyong support game. Matuto ng lahat tungkol dito sa pamamagitan ng pagsusuri sa aming mga knowledge base article, blog post, at academy, at glossary page.

• Bakit mahalaga ang mga naka-canned na mensahe at paano gamitin ang mga ito
• Paano lumikha at gumamit ng mga naka-canned na mensahe sa LiveAgent
• Canned response (Explained)
• Mga naka-canned na mensahe: Quick start-up guide
• Mga predefined na sagot – Feature page

Handa nang sagutin ang mga madalas na itinatanong katanungan sa isang click lamang?

Palakasin ang kahusayan ng agent sa pamamagitan ng paglikha ng mga naka-canned na mensahe para sa bawat madalas na itinatanong katanungan na iyong natatanggap. Subukan ito ngayon gamit ang aming 30-day free trial . Walang credit card na kinakailangan.