Ang Know Your Customer (KYC) checklist mula sa LiveAgent ay tumutulong sa mga negosyo na sumunod sa mga regulasyon sa pamamagitan ng pag-verify ng customer identity, address, risk profile, at company information, na nagsisiguro ng tiwala at compliance habang binabawasan ang mga panganib.
May maraming payo doon kung paano makilala ang iyong mga customer, at maaaring mahirap malaman kung ano ang mahalaga. Madaling makukulong sa mga detalye at mawalan ng pag-asa sa malaking larawan.
Kaya naman kami ay naglabas ng checklist na ito – ito ay isang buod ng mga pinakamahalagang bagay na kailangan mong malaman tungkol sa iyong mga customer. Kaya tingnan at makita kung may mga karagdagang detalye na dapat mong tanungin sa iyong mga customer.
Ang Kahalagahan ng Know Your Customer Checklist
Ang know your customer checklists (KYC checklists) ay dinisenyo upang tumulong sa customer identification at screening. Ang KYC checklist ay mahalaga dahil tumutulong ito sa iyo na i-verify na bawat customer ay tunay na kung sino ang sinasabi nilang sila. Tinutulungan din nito ang pagsusuri ng anumang mga panganib na nauugnay sa pakikipag-ugnayan sa kanila.
Ang KYC checklist ay ang unang hakbang sa pag-unawa sa iyong mga customer at sa kakayahang maglingkod sa kanila nang maayos. Dapat din itong gamitin bilang bahagi ng proseso ng customer evaluation.
Sino ang Makikinabang sa Know Your Customer Checklist
Ang anumang negosyo na may exposure sa client risks, tulad ng mga accountant o financial service providers, ay dapat bumuo ng KYC strategy para sa pakikipag-ugnayan sa mga customer. Ang KYC checklist ay maaari ding gamitin ng anumang negosyo na nais na mas makilala ang kanyang mga customer – makakatulong ito sa kanila na maunawaan ang mga pangangailangan ng mga potensyal na kliyente at bumuo ng mga relasyon sa kanila.
Mga Pamilihan ng Negosyo
Kung ikaw ay isang business owner, mahalaga na malaman kung sino ang iyong mga customer, at ang KYC checklist ay nagbibigay-daan sa iyo na gawin iyon. Tinutulungan din nito kang suriin ang anumang mga panganib na nauugnay sa pakikipag-ugnayan sa anumang mga potensyal na kliyente.
Mga Accountant
Ang mga transaksyon na kinabibilangan ng pera ay napapailalim sa karagdagang mga panganib. Dapat mong mayroon ang lahat ng kaugnay na impormasyon tungkol sa isang customer na kinakailangan upang i-verify ang kanilang pagkakakilanlan at suriin ang anumang mga potensyal na banta.
Mga Financial Service Provider
Ang mga financial advisor ay kinakailangang ng batas na makilala ang kanilang mga customer. Dapat nilang makuha at i-verify ang customer information upang maiwasan ang money laundering, financial crime, at terrorist financing.
Mga Compliance Professional
Ang know your customer checklist ay makakatulong sa iyo na matugunan ang mga compliance requirements. Bilang resulta, maaari kang masiguro na ang iyong kumpanya ay sumusunod sa lahat ng compliance programs at tumutulong na maiwasan ang mga ilegitimong aktibidad.
KYC Checklists para sa Mga Indibidwal
Alamin ang Iyong Customer Checklist
Ang pagkakaroon ng pangunahing impormasyon tungkol sa iyong customer ay susi sa pag-unawa sa kanila.
Bakit mahalaga ang pangunahing impormasyon?
Ang impormasyon na ito ay susi sa pagbuo ng tiwala sa iyong customer. Sa pamamagitan ng pag-unawa sa kanila sa mas malalim na antas, makakagawa ka ng mas mahusay na serbisyo at mga produkto para sa kanila. Kaya naman, ito ay magdudulot ng isang loyal customer base na patuloy na sumusuporta sa iyong negosyo.
Paano makakakuha ng pangunahing impormasyon?
Ang pinakamadaling paraan upang makakuha ng impormasyon na ito ay sa pamamagitan ng pagpapakita sa iyong mga customer na punan ang isang form online o personal. Siguraduhin na gawing kasing-simple ng posible ang proseso. Isama ang data tulad ng:
Pangalan
Petsa ng pagsilang
Address
Mga detalye sa pakikipag-ugnayan (hal. email address at phone number)
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng pangunahing impormasyon?
Customer relationship management (CRM) system
Customer database
Simple spreadsheet
Ang susunod na hakbang sa pag-unawa sa iyong mga customer ay ang pag-verify ng kanilang pagkakakilanlan. Ito ay maaaring gawin sa pamamagitan ng government-issued ID, tulad ng passport o driver’s license.
Bakit mahalaga ang patunay ng pagkakakilanlan?
Ito ay nagpapatunay na ang customer ay tunay na kung sino ang sinasabi nilang sila, at tumutulong na suriin ang anumang mga panganib na nauugnay sa pakikipag-ugnayan sa kanila.
Paano makakakuha ng patunay ng pagkakakilanlan?
Ang pinakamahusay na paraan ay ang pagpapakita sa customer na magbigay sa iyo ng kopya ng kanilang ID personal o elektroniko. Siguraduhin na panatilihin ang original sa isang ligtas na lugar, dahil kailangan mo ito para sa iyong mga record. Dapat mo rin suriin ang ID laban sa isang maaasahang database, tulad ng National Identity Database.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng patunay ng pagkakakilanlan?
Maaasahang identity database
Government-issued ID
UID/passport, driver’s license, o voter ID card
Kasalukuyang ID card na inilabas ng Estado
Anumang valid Debit o Credit card na inilabas ng isang bangko
Ang susunod na hakbang sa pag-unawa sa iyong mga customer ay ang pag-verify ng kanilang address upang kumpirmahin na sila ay nakatira kung saan ang kanilang sinasabi.
Bakit mahalaga ang patunay ng address?
Ito ay nagpapatunay ng pagkakakilanlan ng customer at makakatulong na maiwasan ang fraud.
Paano makakakuha ng patunay ng address?
Ang pinakakaraniwan na paraan ay ang paghingi ng utility bill o iba pang opisyal na dokumento na naglalaman ng pangalan at address ng customer. Maaari mo rin gamitin ang isang serbisyo tulad ng LexisNexis upang i-verify ang kanilang mga detalye.
Kung ang customer ay walang pisikal na address, kailangan mong maging creative at maghanap ng iba pang mga paraan upang kumpirmahin ang kanilang pagkakakilanlan at lokasyon.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng patunay ng address?
Isang kopya ng utility bill (hal. electricity bill) na may verifiable address
Visa/Driver’s License na may digital picture
Isang kopya ng isang registered sale agreement o lease para sa residence
Anumang identification document sa pangalan ng iyong spouse
Upang makilala ang iyong mga customer, kailangan mong maunawaan ang kanilang risk profile.
Bakit mahalaga ang risk profiling?
Ang risk profile ay tumutulong na matukoy ang mga investment goals, time horizon, at risk tolerance ng isang customer. Mahalaga na makilala ang risk profiles ng iyong mga customer upang mas mahusay mong makapag-match sa kanila ng mga tamang produkto at serbisyo.
Paano mo matutukoy ang risk profile ng isang customer?
May ilang iba’t ibang paraan upang matukoy ang risk factors ng isang customer. Ang isang paraan ay ang direktang magtanong tungkol sa kanila, at ang iba ay ang paggamit ng isang questionnaire o tool na makakatulong sa iyo na makolekta ang impormasyon na ito.
Kapag mayroon ka na nito, maaari mo nang simulan ang pag-match ng iyong mga produkto at serbisyo sa mga customer na angkop para sa kanila.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa customer risk profiling?
Questionnaire
Investment goals
Time horizon
Tolerance for risk
KYC Checklists para sa Mga Kumpanya
Alamin ang Iyong Customer Checklist
Ito ay maaaring bahagyang magkaiba depende sa uri ng kumpanya.
Bakit mahalaga ang pagkuha ng pangunahing impormasyon ng kumpanya?
Ang impormasyon na ito ay tumutulong na maiwasan ang fraud at suriin ang anumang mga panganib na nauugnay sa pakikipag-ugnayan sa kumpanya.
Paano makakakuha ng pangunahing impormasyon ng kumpanya?
Ang isang paraan ay ang paghahanap ng kumpanya sa Google. Ang iba ay ang paggamit ng isang serbisyo tulad ng LexisNexis. Sa pangkalahatan, kailangan mo ng:
Buong pangalan ng kumpanya
Ang registered address ng kumpanya
Company registration number
VAT registration number (kung applicable)
Mga detalye sa pakikipag-ugnayan (hal. email address at phone number)
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng pangunahing impormasyon ng kumpanya?
Google search
LexisNexis
Questionnaire
Ang uri o status ng kumpanya ay isa pang aspeto na maaari mong isaalang-alang.
Bakit mahalaga ang pag-alam ng uri/status ng kumpanya?
Ang laki ng kumpanya ay maaaring magbigay sa iyo ng indikasyon ng kanyang purchasing power, halimbawa. At ang pag-alam ng industriya ay makakatulong sa iyo na mas maunawaan ang wika na ginagamit ng iyong customer at ang mga hamon na kanilang kinakaharap araw-araw.
Paano malaman ang uri/status ng isang kumpanya?
Ang isang paraan ay ang paghahanap ng kumpanya sa Hoovers. Maaari mo rin mahanap ang impormasyon na ito sa pamamagitan ng paghahanap ng kumpanya sa Google at pagtingin sa kanilang “About Us” page. Sa wakas, maaari mo rin silang direktang tanungin at kumpirmahin sa pamamagitan ng follow-up email o phone call.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa uri/status ng kumpanya?
Hoovers
Google
Email/phone calls
Ano ang ginagawa ng kumpanyang ito? Sa ibang salita, ano ang kalikasan ng kanilang negosyo?
Bakit mahalaga ang pag-alam ng kalikasan ng negosyo ng isang kumpanya?
Ito ay makakatulong sa iyo na matukoy kung anong uri ng mga produkto o serbisyo ang maaaring interesado sila.
Paano malaman ang kalikasan ng negosyo ng isang kumpanya?
Narito ang mga tanong na dapat mong tanungin upang makakuha ng mas mahusay na pag-unawa sa kumpanyang iyong sinusuri:
Ano ang kanilang business model?
Anong industriya ang kanilang nasa?
Ano ang kanilang core values?
Anong uri ng mga produkto o serbisyo ang inaalok ng kumpanyang ito?
Mayroon ba silang anumang mga bagong produkto o serbisyo na kasalukuyang pinopromote nila?
Ano ang ilan sa kanilang pinakasikat na mga produkto o serbisyo?
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa pananaliksik na ito?
Company’s website – about page
Tawagan sila
Basahin ang online reviews - mga site tulad ng G2, Capterra
Dapat mong kumpirmahin ang registered address ng kumpanya.
Bakit mahalaga ang pagkumpirma ng registered address ng isang kumpanya?
Ito ay tumutulong na masiguro na ang kumpanya ay lehitimo at hindi sinisikap na magtagong kahit ano.
Paano kumpirmahin ang registered address ng isang kumpanya?
Para sa US-based businesses, ang isang paraan ay ang paghahanap ng registration information ng kumpanya sa estado kung saan ito naka-register. Ang iba ay ang paghahanap ng articles of incorporation o formation ng kumpanya sa estado. Sa wakas, maaari kang makipag-ugnayan sa county clerk’s office sa county kung saan naka-register ang kumpanya.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa pagkumpirma ng registered address ng isang kumpanya?
Google Maps
LexisNexis
Mahalaga rin na kumpirmahin ang pagkakakilanlan ng mga direktor ng isang kumpanya.
Bakit mahalaga ang pagkumpirma ng mga pagkakakilanlan ng mga direktor?
Ang mga direktor ay ang mga taong kumokontrol sa kumpanya. Kaya naman, mahalaga na malaman kung sino sila at ano ang kanilang mga background.
Paano kumpirmahin ang mga pagkakakilanlan ng mga direktor?
Tanungin sila para sa kanilang buong pangalan, petsa ng pagsilang, at kasalukuyang address. Bilang karagdagan, dapat mong hingin ang isang kopya ng kanilang passport o driver’s license. Maaari mo rin suriin ang public records upang kumpirmahin ang kanilang pagkakakilanlan. Ang bottom line ay dapat mong gawin ang oras upang kumpirmahin ang pagkakakilanlan ng mga direktor ng isang kumpanya bago makipag-ugnayan sa kanila.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa pagkumpirma ng mga pagkakakilanlan ng mga direktor?
Google search
LinkedIn
Company House (sa UK)
Relevant para sa mga kumpanyang nakabase sa UK, Europe, at Australia.
Bakit mahalaga ang pagkuha ng numero ng sanggunian ng kumpanya?
Makakatulong ito sa iyo na maunawaan ang kanilang business model at laki.
Paano malaman ang numero ng sanggunian ng isang kumpanya?
Ang pinakamahusay na paraan ay ang direktang tanungin sila. Maaari mo rin mahanap ang impormasyon na ito sa kanilang website o sa pamamagitan ng paghahanap ng kumpanya sa Google.
Anong mga tool ang dapat gamitin upang makuha ang numero ng sanggunian ng kumpanya?
Company’s website
Search engines tulad ng Google
Direktang tanungin ang kumpanya
Ang credit rating ng isang kumpanya ay isang magandang indicator ng kanyang financial health.
Bakit mahalaga ang pag-alam ng credit rating ng isang kumpanya?
Makakatulong ito sa iyo na maunawaan ang financial health ng kumpanya at ang kanyang kakayahan na magbayad ng on time.
Paano malaman ang credit rating ng isang kumpanya?
Ang isang paraan ay ang paghahanap ng financial statements ng kumpanya at mga potensyal na panganib. Ang iba ay ang paghahanap ng financial report ng kumpanya mula sa isang credit agency.
Ang isang magandang credit rating ay karaniwang kahit ano sa itaas ng “investment grade”, na nangangahulugang ang kumpanya ay isang low-risk investment. Ang isang masamang credit rating ay karaniwang kahit ano sa ibaba ng “investment grade”, na nangangahulugang ang kumpanya ay isang high-risk investment. Kung ang isang kumpanya ay walang credit rating, maaaring nangangahulugang ito ay masyadong bago upang magkaroon ng isa o na ito ay hindi sa magandang financial health.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa pagsubaybay ng credit rating ng isang kumpanya?
Mag-set up ng alerts sa isang credit agency
Gumamit ng isang financial tracking tool tulad ng Bloomberg o Reuters para sa financial activity examination
Siguraduhin na makakuha ka ng ganitong impormasyon tulad ng branch address at client account number, Swift code, at IBAN.
Bakit mahalaga ang pag-alam ng banking information ng isang kumpanya?
Nagbibigay ito sa iyo ng ideya kung saan ang kumpanya ay gumagawa ng banking at anong uri ng financial history ang mayroon sila. Ang impormasyon na ito ay maaari ding gamitin upang tumulong na subaybayan ang isang kumpanya kung sila ay may utang sa iyo.
Paano malaman ang banking information ng isang kumpanya?
Ang pinakamahusay na paraan upang malaman ang banking information ng isang kumpanya ay ang direktang tanungin sila. Maaari mo rin mahanap ang impormasyon na ito sa kanilang website o sa pamamagitan ng pagtingin sa kanilang financial filings.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng banking info?
SEC’s Edgar database ay naglalaman ng financial transactions ng public companies
D&B Hoovers ay nagbibigay ng detalyadong mga profile sa mga kumpanya, kasama ang banking information
Ang website ng kumpanya – ‘Contact Us" o “About Us” pages
Ang isa pang mahalagang bagay na dapat mong malaman tungkol sa iyong mga customer ay ang mga taong tumatakbo sa negosyo, kasama ang mga direktor, partners, at owners ng kumpanya.
Bakit mahalaga ang pag-alam ng mga stakeholders ng isang kumpanya?
Makakatulong ito sa iyo na maunawaan ang proseso ng decision-making ng kumpanya, at maaari din itong magbigay sa iyo ng ilang insight sa kultura ng kumpanya.
Paano makilala ang mga stakeholders ng isang kumpanya?
Gumawa ng isang listahan ng mga partners, directors, at owners ng kumpanya pagkatapos ay gawin ang iyong pananaliksik sa bawat isa. Subukan na malaman ang kasing marami ng maaari mo tungkol sa kanilang mga background, interes, at mga layunin para sa kumpanya. Ito ay makakatulong sa iyo na maunawaan kung paano sila nag-iisip at ano ang nag-motivate sa kanila.
Anong mga tool ang dapat gamitin para sa pag-alam ng mga stakeholders ng isang kumpanya?
Company’s website
Search engines tulad ng Google
Direktang tanungin ang kumpanya
Ang mga sertipiko ay mga legal na dokumento na nagpapakita ng incorporation, ownership, at compliance ng isang kumpanya sa mga regulasyon. Ang mga dokumento tulad ng certificates of incorporation, incumbency, memorandum, pati na rin ang articles of association at good standing ay maaaring magbigay sa iyo ng ideya kung paano ang kumpanya ay naka-structure.
Bakit mahalaga ang mga sertipiko?
Makakatulong sila sa iyo na maunawaan ang istraktura ng isang kumpanya at kung paano ito gumagana.
Paano makakakuha ng lahat ng kaugnay na mga sertipiko?
Ang pinakamadaling paraan upang makakuha ng mga sertipiko ay ang paghingi sa kumpanya mismo. Maaari mo rin mahanap ang mga ito sa lokal na Chamber of Commerce o online sa pamamagitan ng business registration databases.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng mga sertipiko?
Tanungin ang kumpanya
Local Chamber of Commerce
Online business registration databases
Bawat kumpanya ay kinakailangang magkaroon ng kanyang financial profile na i-audit ng isang independent person o mga tao.
Bakit mahalaga ang financial audits?
Ang auditor’s report ay magpapakita sa iyo kung ang financial statements ay tumpak o hindi.
Paano makakakuha ng lahat ng kaugnay na audited annual reports/financial accounts/statements?
Ang pinakamahusay na paraan upang makakuha ng mga dokumento na ito ay ang paghingi sa kumpanya mismo. Maaari mo rin mahanap ang mga ito online sa pamamagitan ng business registration databases o sa SEC’s Edgar database.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng audited annual reports/financial accounts/statements?
Tanungin ang kumpanya
Online business registration databases
SEC’s Edgar database
Ito ay isang listahan ng lahat ng mga shareholder sa isang kumpanya na nagpapakita kung gaano karaming shares at anong porsyento ng kumpanya ang bawat isa sa kanila ay nagmamay-ari.
Bakit mahalaga ang share register?
Makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung sino ang nagmamay-ari ng kumpanya at gaano kalaki ang kontrol nila. Maaari din itong magbigay sa iyo ng ilang insight sa financial situation ng kumpanya.
Paano makakakuha ng share register?
Ang pinakamahusay na paraan ay ang paghingi sa kumpanya mismo. Maaari mo rin mahanap ito online sa pamamagitan ng business registration databases o sa SEC’s Edgar database.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng share register?
Tanungin ang kumpanya
Online business registration databases
SEC’s Edgar database
Bawat kumpanya ay may risk profile na naglalaman ng anumang mga potensyal na banta na kinakaharap ng kumpanya.
Bakit mahalaga ang risk profile?
Makakatulong ito sa iyo na maunawaan ang mga hamon na kinakaharap ng kumpanya at kung paano nila ito hinaharap. Maaari din itong magbigay sa iyo ng ilang insight sa mga kinabukasang prospect ng kumpanya.
Paano makakakuha ng risk profile?
Tanungin ang kumpanya para dito o tingnan ang financial statements ng kumpanya.
Anong mga tool ang dapat gamitin para makakuha ng risk profile?
Business Risk Navigator – isang tool mula sa US Small Business Administration
Ang KYC compliance ay ang proseso ng pag-verify ng identity ng iyong mga customer. Ito ay karaniwang ginagawa sa pamamagitan ng pagkolekta ng customer information at mga dokumento, tulad ng driver's license o passport.
Ano ang iba't ibang uri ng KYC verification?
Ang pinakakaraniwan ay ID verification at address verification. Ang una ay karaniwang ginagawa sa pamamagitan ng pagkolekta ng driver's license o passport ng customer, habang ang huli ay maaaring gawin sa pamamagitan ng utility bill o bank statement.
Ano ang mga benepisyo ng know your customer checklist?
Ang pangunahing kalamangan ay tumutulong ito sa iyo na subaybayan ang impormasyon ng iyong mga customer upang masiguro na nagbibigay ka sa kanila ng pinakamahusay na serbisyo. Tinutulungan din nito ang pagbuo ng tiwala sa iyong mga customer, dahil makikita nila na seryoso ka sa kanilang privacy at security.
Anong impormasyon ang dapat kong kolektahin mula sa aking mga customer?
Ang uri ng impormasyon na kailangan mong kolektahin mula sa iyong mga customer ay depende sa iyong negosyo at sa uri ng mga produkto o serbisyo na inaalok mo. Gayunpaman, may ilang karaniwang impormasyon na kailangan ng karamihan sa mga negosyo na kolektahin, tulad ng pangalan, address, at petsa ng pagsilang.
Gaano kadalas dapat i-update ang aking KYC checklist?
Dapat mong gawin ito nang regular dahil ang customer information ay maaaring magbago sa paglipas ng panahon. Dapat mo rin itong i-update kung gumawa ka ng mga pagbabago sa iyong mga produkto o serbisyo, dahil ito ay maaaring makaapekto sa impormasyon na kailangan mong kolektahin mula sa iyong mga customer.
Paano makakatulong ang teknolohiya sa know your customer checklist?
Sa pamamagitan ng pag-automate ng proseso ng pagkolekta at pag-verify ng customer information. Ito ay maaaring gawing mas madali at mas mabilis para sa iyo na sumunod sa KYC requirements. Makakatulong din ito sa iyo na subaybayan ang impormasyon at aktibidad ng iyong mga customer sa paglipas ng panahon upang mas madaling matukoy ang anumang pagbabago o panganib.
Ano ang apat na elemento ng KYC?
Customer identification, customer due diligence, continuous monitoring, at risk management. Ang customer identification ay ang proseso ng pagkolekta ng impormasyon tungkol sa iyong mga customer upang mapatunayan ang kanilang mga pagkakakilanlan. Ang customer due diligence ay ang proseso ng pagsusuri na ang iyong mga customer ay tunay na kung sino ang sinasabi nilang sila. Ang patuloy na pagsubaybay ay ang proseso ng pagsunod sa impormasyon at aktibidad ng iyong mga customer sa paglipas ng panahon. Ang risk management ay ang proseso ng pagsusuri at pamamahala ng mga panganib na nauugnay sa iyong mga customer.
Ano ang mga kahihinatnan ng pagkakaroon ng know your customer checklist?
Kung wala kang know your customer checklist, maaari mong mahanap na mahirap sumunod sa KYC requirements. Ito ay maaaring magdulot ng mga multa o iba pang parusa mula sa mga regulatory authorities. Maaari rin itong magdulot ng mga problema sa iyong mga customer, dahil maaaring hindi sila nagtitiwala na seryoso ka sa kanilang privacy at security. Sa mga matinding kaso, maaari pa itong magdulot ng mga criminal charges.
Paano lumikha ng know your customer checklist?
Ang pinakasimpleng paraan ay gamitin ang aming bilang gabay. Maaari mong i-adjust ito ayon sa iyong mga partikular na pangangailangan o kinakailangan ng negosyo.
Pahusayin ang iyong serbisyo sa customer gamit ang aming madaling gamitin na checklist sa serbisyo sa customer – lagyan ng tsek ang lahat para ilagay ka sa daan...
Enhance customer service with a quality assurance checklist. Create a scorecard, evaluate performance, manage channels, and engage agents. Utilize tools and fee...
