Help desk quality assurance checklist

Ang unang bagay na nais marinig ng mga tao kapag tumawag sa isang help desk ay ang boses ng isang tunay na tao. Ang boses ng isang tunay na tao ay palaging mas mahusay kaysa sa isang automated machine. Salubungin ang caller ayon sa oras ng araw (kapag sigurado ka kung aling time zone sila tumawag) o isang neutral na pagbati, halimbawa ‘Hello’.

Bakit mahalaga ang pagbati sa mga user?

Ang unang impression ay palaging ang pinakamahalagang, at ang pagbati sa iyong mga user sa isang friendly na paraan ay magpapakita sa kanila na sila ay welcome. Ang pagsasabi ng ‘Good morning" o “Hello there” ay maaaring magdulot ng malaking pagbabago sa pagbuo ng rapport.

Ano ang tamang paraan ng pagbati sa mga user?

• salubungin ang customer sa pamamagitan ng pangalan (kung kilala)
• tanungin sila kung paano sila at ano ang maaari mong gawin para sa kanila
• siguraduhin na alam ng user ang pangalan ng agent, kung aling departamento sila tumawag (kung applicable), at bakit sila umabot sa iyong support team – ang impormasyon na ito ay magiging mas madali kapag nakikipag-ugnayan sa mga hinaharap na isyu o alalahanin ng customer

Makinig nang mabuti at siguraduhin na ang customer ay komportable. Kung makakakuha ka ng kanilang pangalan, maganda. Kung hindi, tanungin sila para dito bago magpatuloy sa anumang ibang mga tanong o komento.

Tip: maging maingat na hindi tumunog na masyadong robotic kapag gumagamit ng mga parirala tulad ng “How can I help you today?”. Ang isang simpleng pagbabago sa tono at inflection ay maaaring gumawa ng malaking pagkakaiba.

Aling mga tool ang gagamitin para sa pagbati sa mga user?

• sample greetings

Karamihan ng mga customer ay magtutawag sa iyong help desk dahil may nangyaring mali. Samakatuwid, mahalaga na ipakita ang empathy at magpahayag ng pag-amin para sa problema na kanilang nararanasan.

Bakit napakahalagang magpahayag ng pag-amin at empathy?

Maaari kang bumuo ng malakas na relasyon sa customer sa pamamagitan lamang ng pagsasabi ng “I’m sorry that happened to you’. Kung ang customer ay nakaramdam na nauunawaan mo ang kanilang isyu at nag-aalaga ka sa kanila bilang isang indibidwal, mas malamang na sila ay masiyahan sa iyong serbisyo sa kabuuan.

Paano magpahayag ng pag-amin at maging empathetic?

• ipakita ang empathy sa pamamagitan ng pagkilala kung paano nakaapekto ang problema sa kanila nang personal (“I know how frustrating that can be”)
• magpahayag ng pag-amin para sa abala na kanilang nararanasan at hayaan silang malaman na ginagawa mo ang lahat upang malutas ang isyu nang kasing-bilis na posible
• siguraduhin na pinapanatili mo ang iyong tono na positibo at nakakapagsiguro kahit na ang mga bagay ay mukhang napakahirap – tandaan na ang customer ay nagsisimula nang maging upset tungkol sa problema kaya walang dahilan upang gawing mas masama ito

Paano ipakita ang empathy at magpahayag ng pag-amin?

• trainings
• use cases

Palaging tugunan ang customer sa pamamagitan ng kanilang pangalan, maliban kung hiniling ka nilang hindi gawin ito. Ito ay isang magandang kasanayan para sa lahat ng customer service interactions dahil ito ay tumutulong na bumuo ng tiwala sa pagitan ng iyong negosyo at ng mga customer nito.

Bakit dapat tugunan ang mga customer sa pamamagitan ng pangalan?

Ang mga customer ay nais malaman na sila ay naririnig, lalo na kung nagpapahayag sila ng kanilang pagkakasakit. Ang pagtugon sa kanila sa pamamagitan ng pangalan ay nagpapakita sa kanila na binibigyan mo sila ng pansin.

Paano tugunan ang mga customer sa pamamagitan ng pangalan?

Kapag unang sinasalubong mo ang customer, tanungin ang kanilang pangalan at gamitin ito sa buong pag-uusap. Kung sinasabi nila ang kanilang email address o social media handle, siguraduhin na gamitin din ito (kung angkop).

Aling mga tool ang gagamitin para malaman ang pangalan ng customer?

• help desk software
• CRM
• help desk contacts

Ang mga customer ay kailangan ng malinaw na paliwanag kung ano ang nangyayari at paano ito maaaring ayusin. Ilarawan ang isyu nang detalyado, balangkasin ang mga posibleng solusyon, at magbigay ng pagtataya kung kailan ito malulutas.

Bakit mahalaga ang pagbibigay ng malinaw na paliwanag ng problema?

Ang mas maraming impormasyon na ibinibigay mo sa iyong mga kliyente tungkol sa kung ano ang nangyayari, mas malamang na magtitiwala sila sa iyong kumpanya.

Paano ipaliwanag ang problema sa iyong customer?

• gumamit ng simpleng wika at iwasan ang jargon
• tingnan ito mula sa pananaw ng customer sa halip na sa iyo
• balangkasin ang mga posibleng solusyon at magbigay ng time frame para sa paglutas
• tanggapin kung ang problema ay nangangailangan ng karagdagang mga hakbang sa troubleshooting

Aling mga tool ang gagamitin para magbigay ng malinaw na paliwanag ng isang problema?

• policy and procedure manuals
• knowledge base
• troubleshooting guides
• support tickets

Kapag nagsasalita ka sa isang customer tungkol sa kanilang problema, maaari mong kailangang gamitin ang mga teknikal na termino. Kahit na maaari kang masanay sa iyong mga help ticket system agents na mas gusto ang paggamit ng jargon, ang mga customer ay karaniwang nagtatapos na nalilito sa kung ano ang sinasabi mo.

Bakit hindi dapat gumamit ng masyadong maraming teknikal na termino?

Ang mga customer ay karaniwang hindi nais ng isang lecture tungkol sa kung paano gumagana ang produkto, kundi tulong sa paglutas ng isyu nang kasing-bilis na posible. Ang paggamit ng mga teknikal na termino lamang kung kinakailangan ay tumutulong sa kanila na mag-focus sa isyu sa kamay.

Paano maiwasan ang paggamit ng masyadong maraming teknikal na termino?

Gumamit lamang ng mga teknikal na termino kung sila ay ganap na kinakailangan upang ipaliwanag ang problema. Subukan na magsalita sa isang paraan na nauunawaan ng lahat upang ang proseso ay transparent para sa caller.

Aling mga tool ang gagamitin para maiwasan ang labis na paggamit ng mga teknikal na termino?

• synonyms
• tech support software
• knowledge base

Pagdating sa pagtulong sa mga customer, ang active listening ay isang mahalagang kasanayan. Hindi lamang ito nagbibigay-daan sa iyo na marinig kung ano ang sinasabi ng customer, kundi ipinapakita rin nila na binibigyan mo sila ng pansin at seryoso mong tinatanggap ang kanilang mga alalahanin.

Bakit kailangan mong maging isang active listener?

May obligasyon para sa mga taong naglilingkod na makinig nang mabuti upang ang mga customer ay maramdamang naririnig at nauunawaan. Bilang karagdagan, ang active listening ay maaaring tumulong sa mga agent na malutas ang mga problema nang mas mabilis dahil sila ay nakakapag-makakuha ng malinaw na pag-unawa kung ano ang nangyayari.

Paano makinig nang aktibo?

Ang active listening ay nagsasangkot ng tatlong A’s: Attitude, Adjustment, at Attention:

• ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng customer
• ngumiti (ang customer ay tunay na maririnig ito, kahit na hindi nila makikita ka)
• bigyan ng pansin ang mga nonverbal cues tulad ng tono ng boses at body language
• magtanong ng mga tanong upang linawin ang anumang mga punto na hindi malinaw

Aling mga tool ang gagamitin para makinig nang aktibo?

• tumugon nang naaayon
• pagbibigay ng feedback
• pagtatanong ng mga bukas na tanong
• paraphrasing
• pagpapakita ng mga damdamin

Kapag mayroon ka nang kumpletong pag-unawa sa isang problema, maaari mong ipaliwanag ang mga posibleng solusyon sa customer. Mahalaga na palagi mong magmungkahi ng higit sa isang solusyon at hayaan ang customer na pumili ng pinakamahusay para sa kanila.

Bakit mahalaga ang pagmungkahi ng higit sa isang solusyon?

Ang paggawa nito ay magpapakita sa customer na handang makahanap ng kompromiso, na magiging win-win situation para sa parehong panig.

Ano ang pinakamahusay na paraan ng pagmungkahi ng mga solusyon?

Balangkasin ang mga posibleng solusyon kasama ang kanilang mga pros at cons upang tulungan ang mga customer na gumawa ng informed decisions tungkol sa kung alin ang pinakamahusay para sa kanila sa mga tuntunin ng gastos at time frame, atbp. Ang bawat solusyon ay dapat tugunan ang isang partikular na pangangailangan upang ang mga customer ay makapili ng pinakaangkop.

Aling mga karagdagang tool ang gagamitin para magmungkahi ng mga solusyon?

• expert advice mula sa iyong mga miyembro ng staff
• FAQs at iba pang self-service resources na available online o offline
• troubleshooting guides
• support tickets
• policy documents tulad ng employee handbooks o manuals, atbp.

Ito ay isang napakahalagang hakbang. Minsan ang customer ay maaaring hindi masiyahan sa alinman sa mga iminungkahing solusyon para sa kanilang problema, kaya ito ay nasa iyo bilang mga help desk agent na mag-alok sa kanila ng isang alternatibong opsyon kung posible.

Bakit mahalaga ang pagbibigay ng mga alternatibo?

Ito ay magpapakita sa customer na binibigyan mo sila ng pansin sa kanilang pangangailangan at nais mong magbigay sa kanila ng pinakamahusay na karanasan na posible.

Ano ang angkop na paraan ng pagbibigay ng mga alternatibong solusyon?

Palaging magtanong ng pahintulot ng supervisor bago mag-alok ng isang alternatibong solusyon, kahit na nangangahulugang tumatagal nang mas matagal kaysa sa dati upang makumpleto ang trabaho.

Aling mga tool ang gagamitin para magbigay ng mga alternatibo?

• knowledge base
• troubleshooting guides

Kapag iminungkahi mo na ang isang solusyon, mahalaga na sagutin ang anumang mga tanong na maaaring mayroon ang customer tungkol dito. Pagkatapos ay mauunawaan nila kung ano ang nangyayari at makakaramdam ng kumpiyansa sa iyong kakayahan na makahanap ng isang resolusyon.

Bakit kailangan mong sagutin ang lahat ng mga tanong nang epektibo?

Ito ay tumutulong na bumuo ng tiwala at nakakapagsiguro sa mga customer na nandito ka upang tumulong. Bilang karagdagan, ito ay nagbibigay-daan sa iyo na malutas ang anumang mga potensyal na pagkalito bago sila ay may pagkakataon na maging mas malalaking mga problema.

Paano sagutin ang mga tanong ng customer nang epektibo?

Ang pinakamahusay na paraan ng pagsagot sa mga tanong ng customer ay nag-iiba depende sa sitwasyon, kaya walang isang tamang sagot para dito. Gayunpaman, ang ilang mga tip upang tulungan kang sagutin ang mga tanong ng customer nang epektibo ay kinabibilangan ng:

• maging polite at respectful
• kumuha ng oras upang maunawaan ang tanong
• magbigay ng malinaw at concise na mga sagot

Ang pagsagot sa lahat ng mga tanong nang epektibo ay isang mahalagang bahagi ng pagbibigay ng kalidad na suporta.

Aling mga mahalagang tool ang gagamitin para sagutin ang mga tanong nang epektibo?

• user guides
• knowledge base
• hypothetical customer scenarios

Kung nais mong magmungkahi ng mga solusyon na angkop para sa iyong mga customer, kailangan mo ng magandang pag-unawa sa mga produkto at serbisyo na inaalok mo. Dapat kang maging pamilyar sa parehong mga feature at functionality ng bawat produkto, pati na rin ang mga patakaran at pamamaraan ng kumpanya.

Bakit mahalaga ang pagpapakita ng kaalaman tungkol sa produkto?

Ito ay nagbibigay-daan sa iyo na magbigay ng tumpak at napapanahong mga solusyon sa mga problema ng mga customer. Ito ay tumutulong din sa iyo na bumuo ng isang propesyonal na imahe at magbigay ng pinakamataas na posibleng antas ng customer service.

Ano ang dapat malaman ng mga customer service agent tungkol sa bawat produkto?

• technical aspects – kung paano ito gumagana, anong mga bahagi ang binubuo nito
• compatibility sa ibang mga produkto at serbisyo
• mga sagot sa lahat ng madalas na itinatanong mga tanong
• lahat ng pinakamahalagang mga update

Aling mga tool ang gagamitin para ipakita ang kaalaman tungkol sa produkto?

• ang mga user guides ng kumpanya
• pag-uudyok sa mga empleyado na matuto ng higit pa
• kaalaman ng mga FAQs na nauugnay sa bawat produkto
• mga pagkakataon sa pagsasanay na tumutugon sa kaalaman tungkol sa produkto
• mga mandatory training programs

Kapag nauunawaan mo na ang isyu ng isang kliyente, mahalaga na tantyahin kung gaano katagal ito aabutin upang malutas. Ito ay maaaring gawin sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng isang partikular na petsa o time frame kung saan dapat nilang asahan ang isang tugon.

Bakit mahalaga ang pagbibigay ng timeline para sa paglutas?

Ito ay nagpapakita sa mga customer na ang kanilang problema ay seryoso at ginagawa mo ang lahat na posible upang magbigay ng tulong na kailangan nila. Ito ay nagbibigay-daan din sa iyo na pamahalaan ang inaasahan ng customer sa oras.

Paano magbigay ng timeline para sa paglutas?

• magbigay ng mga partikular na petsa at oras kung kailan ang iyong koponan ay tumutugon sa mga katanungan ng customer at manatili sa kanila
• gumawa ng isang pagtataya batay sa nakaraang karanasan sa mga katulad na isyu at kung gaano katagal ito karaniwang tumatagal upang malutas ang mga problema ng ganitong kalikasan

Aling mga tool ang gagamitin para magbigay ng timeline para sa paglutas?

• help desk ticketing software
• calendar
• LiveAgent hybrid ticket stream – ang mga pakikipag-ugnayan ng customer mula sa lahat ng mga pinagkukunan (hal. email, live chat) ay napupunta sa parehong mga thread ng ticket

Malinaw na tukuyin kung ano ang kailangang gawin upang ang mga customer ay makatanggap ng tulong. Ito ay maaaring kasama ang pagbibigay ng karagdagang impormasyon o paghihingi ng higit pang mga detalye bago magpatuloy sa paglutas ng kanilang mga isyu.

Bakit mahalaga ang pagtukoy ng susunod na mga hakbang para sa paglutas?

Ito ay tumutulong sa iyo na lumipat nang mas malapit sa isang panghuling solusyon para sa problema ng customer at nagbibigay-daan sa iyo na panatilihing updated sila sa pag-unlad.

Paano tukuyin ang susunod na mga hakbang para sa paglutas?

Ang pagkakaroon ng isang komprehensibong gabay sa proseso ay gagawing malinaw para sa lahat ng mga stakeholder kung ano ang bawat hakbang ng proseso ay nagsasangkot, mula simula hanggang dulo. Ito ay dapat kasama ang isang balangkas ng kung ano ang nangyayari pagkatapos ng bawat hakbang at kung gaano katagal ito karaniwang tumatagal upang magsimula ng susunod.

Ang isang ticket management software ay kapaki-pakinabang dito. Ito ay maaaring tumulong sa iyo na subaybayan ang lahat ng bukas na mga ticket at ang kanilang susunod na mga hakbang upang gawing simple ang workflow, taasan ang productivity, at gawing malinaw at nauunawaan ang proseso.

Aling mga tool ang maaaring tumulong sa iyo na tukuyin ang susunod na mga hakbang para sa paglutas?

• mga support ticket na isinumite ng mga customer
• ticket management software para sa help desk, tulad ng LiveAgent

Dapat mong turuan ang iyong mga user tungkol sa kung ano ang maaari nilang asahan mula sa iyong mga produkto o serbisyo. Ipakita sa kanila kung paano sila maaaring magpalakas sa kanilang sarili.

Bakit mahalaga ang pagtuturo sa iyong mga customer?

Ito ay tumutulong sa kanila na maging mas self-sufficient at nagbibigay-daan sa iyo na mag-focus sa ibang mga lugar ng customer support. Ito ay nagbibigay din sa kanila ng mas magandang pag-unawa sa iyong mga produkto o serbisyo at kung paano makakakuha ng pinakamarami mula sa kanila.

Paano turuan ang iyong mga user?

Bigyan sila ng mga kaugnay na artikulo at video tungkol sa paksa sa kamay o ipakita pa nila kung paano nila magagamit ang ilang mga feature ng iyong website upang makakuha ng tulong nang mas mabilis. Bumuo ng customized na mga materyales sa edukasyon na tumutulong sa iyong mga customer na lubos na maunawaan ang iyong mga produkto.

Aling mga tool ang gagamitin para turuan ang iyong mga user?

• pagpapakilala sa iyong kumpanya at kung ano ang ginagawa nito
• isang tour ng iyong website o app
• kung paano makipag-ugnayan sa customer support
• Frequently Asked Questions (FAQs)
• video tutorials
• knowledge base
• educational platform

Ang tono ng boses ay napakahalagang pagdating sa customer support, dahil ito ay maaaring gawing o sirain ang karanasan ng customer. Dapat mong palaging gamitin ang isang positibong tono ng boses sa panahon ng mga pakikipag-ugnayan sa mga customer, anuman ang kung gaano kakainis ang kanilang mga problema.

Bakit mahalaga ang pagpapanatili ng isang positibong tono ng boses?

Ito ay makakatulong sa iyo na manatiling kalmado at sa mahabang panahon mapanatili ang isang magandang relasyon sa iyong mga customer, na nag-uudyok sa kanila na patuloy na inirerekomenda ang iyong mga serbisyo sa iba.

Paano panatilihin ang isang positibong tono ng boses?

• gumamit ng humor kung angkop
• ipakita ang empathy sa kanilang sitwasyon
• huwag maging sarcastic o negatibo sa iyong mga pakikipag-ugnayan
• mag-relax
• bumagal
• huminga nang malalim
• gumamit ng angkop na mga salita para sa bawat partikular na sitwasyon

Sa pagtatapos ng bawat pakikipag-ugnayan, dapat mong palaging tanungin kung mayroon pa ang iyong mga customer na mga tanong o alalahanin. Sa pamamagitan ng pagsasara ng anumang mga puwang sa komunikasyon sa pagitan ng agent at ng customer, maaari mong masiguro na ang kanilang isyu ay nalutas nang kasiya-siya at maiwasan ang pag-ulit nito.

Bakit mahalaga ang pagtanong sa mga customer kung mayroon pa silang mga tanong?

Dahil kailangan nila ng pagkakataon na muling isipan kung ano ang narinig nila sa ngayon. Maaaring maging overwhelmed sila ng impormasyon o mawawalan ng focus kaya maaaring kailangan nila ng ilang segundo upang masiguro na nagtanong na sila ng lahat.

Paano tanungin ang mga customer kung mayroon pa silang mga tanong?

Ang ilang magandang bagay na itanong ay kung nauunawaan nila kung paano malutas ang kanilang isyu sa kanilang sarili, kung ano ang maaaring mangyari kung ang problema ay muling lumitaw, at kung kailangan nila ng karagdagang tulong.

Aling mga tool ang gagamitin para tanungin ang mga customer kung mayroon pa silang mga tanong?

• surveys
• question templates

Dapat mong palaging pasalamatan ang customer para sa kanilang oras at pasensya sa bawat suporta na pakikipag-ugnayan.

Bakit mahalaga ang pagpapasalamat sa mga customer?

Ito ay isang mahusay na paraan upang ipakita na pinahahalagahan mo ang kanilang negosyo at suporta. Ang maliit na ganitong gesture ay maaaring magdulot ng malaking pagbabago upang masiguro na mayroon silang isang positibong karanasan sa iyong help desk at mas malamang na bumalik para sa tulong sa hinaharap kung kailangan nila ito.

Paano pasalamatan ang mga customer?

Pasalamatan ang tumatanggap at malinaw na sabihin ang susunod na bahagi ng proseso. Magpadala sa kanila ng isang thank you.

Aling mga tool ang gagamitin para pasalamatan ang mga customer?

• thank-you message sa pagtatapos ng tawag
• IT help desk software at ticket management system

Kapag ang isang isyu ay naiulat sa iyong help desk, mahalaga na malutas ito nang kasing-bilis na posible. Ito ay maaaring gawin sa pamamagitan ng paggamit ng tamang mga tool at pagsunod sa mga pinakamahusay na kasanayan para sa customer support.

Bakit mahalaga ang paglutas ng mga isyu nang mabilis?

Ang paglutas ng isang isyu sa isang partikular na time frame ay maaaring tumulong na masiguro na ang customer ay masiyahan sa suportang natatanggap nila.

Paano malutas ang mga isyu nang mabilis?

Ang omnichannel inbox ng LiveAgent ay nagbibigay-daan sa isang customer support representative na malutas ang mga isyu ng customer nang mabilis at madali, na binabawasan ang average resolution time. Higit pa, ang tool na ito ay nag-aalok ng mga advanced features tulad ng canned messages upang magbigay ng mas mabilis na mga tugon na may maikling mga sagot sa mga karaniwang tanong.

Tip: sa pamamagitan ng paggamit ng free trial nito, makikita mo kung ano ang inaalok ng LiveAgent sa pagsasanay.

Aling mga tool ang gagamitin para malutas ang mga isyu nang mabilis?

• LiveAgent help desk software

Upang mapataas ang iyong productivity, huwag kalimutang tukuyin ang mga label at tag para sa bawat ticket upang gawing simple ang workflow.

Bakit mahalaga ang pagkategorya ng bawat kaso?

Ang mga tag at label ay nagbibigay-daan sa iyo na subaybayan ang status ng ticket, priyoridad, at uri ng serbisyo, atbp. Sila ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng kategorisasyon, na nagpapasimple ng pangkalahatang workflow.

Paano ikategorya ang mga kaso nang maayos?

Tukuyin ang mga label para sa bawat ticket. Tanungin ang iyong sarili ng mga tanong tulad ng:

• Ano ang isyu ng customer?
• Anong serbisyo ang hiniling nila?
• Gaano kataas ang priyoridad ng ticket na ito?

Mga halimbawa ng mga label na gagamitin:

• pangalan ng customer
• ticket ID
• uri ng serbisyo (shipping, billing, atbp.)
• priyoridad – mataas, katamtaman, o mababa

Aling mga tool ang gagamitin para ikategorya ang mga kaso?

• internal tickets at notes na pinapagana ng LiveAgent
• spreadsheet software (tulad ng Microsoft Excel, Google Sheets)

Palaging subukan na malutas ang problema ng customer sa unang tugon.

Bakit ito mahalaga?

Ito ay bumubuo ng kasiyahan at tiwala ng customer, pati na rin binabawasan ang bilang ng mga ticket na na-escalate sa isang agent supervisor o engineer.

Paano maaari mong gawin ang lahat ng posibleng hakbang upang malutas ang problema?

Tuklasin ang isyu, maghanap ng solusyon, at panatilihing updated ang customer. Kung ang isang problema ay mas komplikado o nangangailangan ng ilang pag-aaral mula sa iyo, panatilihing informed ang customer sa pamamagitan ng sumusunod sa kanila nang hindi bababa sa isang beses bawat 24 oras. Pagkatapos malutas ang isyu, kumpirmahin na gumawa ka ng lahat ng mga hakbang upang matugunan ang inaasahan ng customer.

Aling mga tool ang gagamitin para gawin ang lahat ng posibleng hakbang?

• LiveAgent o help desk software sa pangkalahatan

Kung may nangyaring mali at ang customer ay may kasalanan, madali na tumugon nang defensibo at magsimulang sisirain sila para sa pagkakamali. Gayunpaman, ito ay magpapahirap lamang sa sitwasyon at gawing mas mahirap na malutas ang problema.

Bakit mahalaga ang hindi pagsisira sa customer?

“Ang customer ay dapat palaging tama sa kanilang sariling isipan.” Sila ay una at kahit na hindi ka sumasang-ayon sa kanila, kailangan mong magpanggap na sumasang-ayon ka.

Paano hindi sisirain ang customer?

Bantayan ang mga palatandaan kung ang iyong organisasyon ay sisirain ang mga customer para sa kanilang mga problema. Gawing masaya ang mga customer sa pamamagitan ng paghahanap ng mga paraan upang makinabang mula sa kanila sa halip na magsalita tungkol sa kanila. Kung mayroon kang mahirap na mga customer, tandaan na ang tanging tunay na antidote ay walang lahat.

Aling mga tool ang gagamitin para hindi sisirain ang mga customer?

• mga tool sa komunikasyon tulad ng LiveAgent o email upang mapanatili ang isang record ng lahat ng mga pag-uusap sa mga customer

Minsan ang isang customer ay maaaring kailangang dagdag na tulong upang malutas ang kanilang problema. Kung ito ang kaso, mag-alok sa kanila ng mga karagdagang mapagkukunan upang mahanap ito.

Bakit mahalaga ang pag-alok ng karagdagang suporta?

Lamang kung lalampas ka sa dagdag na milya ang mga customer ay makikita ang iyong dedikasyon, na ginagawa mo ang lahat upang matugunan ang inaasahan ng customer.

Paano mag-alok ng karagdagang suporta kung kinakailangan?

Gabayan ang iyong customer sa pamamagitan ng solusyon o i-escalate ang ticket sa isang supervisor. Salamat sa iyon, walang kanilang mga tanong na maiiwan na walang sagot.

Aling mga tool ang gagamitin para mag-alok ng karagdagang suporta?

• knowledge base
• FAQs
• live chat support (tulad ng LiveAgent)