Customer due diligence checklist

Ang customer due diligence (CDD) checklist ay isang kritikal na bahagi ng anumang programa sa compliance ng negosyo. Ang dokumentong ito ay tumutulong sa mga kumpanya na matukoy at masuri ang panganib na nauugnay sa kanilang mga kliyente. Upang mabawasan ang mga potensyal na banta, ang mga negosyo ay dapat magkolekta ng impormasyon tungkol sa kanilang mga customer at magsagawa ng mga hakbang upang i-verify ito. Sa post na ito, tatalakayin namin ang mga pangunahing bahagi ng isang CDD checklist at magbibigay ng mga halimbawa kung paano kumpletuhin ang bawat hakbang.

Ang kahalagahan ng customer due diligence checklist

Ang pagsasagawa ng CDD ay isang mahalagang proseso para sa anumang organisasyon o financial institution. Sa pamamagitan ng pagkumpleto ng isang dokumentong naglalaman ng mga kinakailangang hakbang na dapat nilang gawin, ang mga negosyo ay maaaring masiguro na nakakatugon sila sa kanilang mga legal at regulatory obligations. Bilang karagdagan, ang isang CDD compliance checklist ay makakatulong sa mga kumpanya na matukoy at masuri ang mga potensyal na hazard ng pagtatagal ng negosyo sa ilang mga customer. Sa pamamagitan ng paggawa ng kung ano ang kinakailangan upang mabawasan ang mga panganib na ito, ang mga negosyo at financial institutions ay maaaring protektahan ang kanilang sarili mula sa mga potensyal na financial losses.

Sino ang makikinabang sa customer due diligence checklist?

• Mga negosyong nakikipag-ugnayan sa mga customer Lahat sila ay maaaring makinabang sa pagkakaroon ng CDD checklist upang tulungan silang maiwasan ang anumang legal o financial troubles na maaaring lumitaw mula sa hindi pagsasagawa ng kanilang due diligence sa mga customer. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang sa checklist, maaari nilang masiguro na gumagawa sila ng mga kinakailangang pag-iingat upang maiwasan ang anumang mga potensyal na problema.

• Mga negosyong kinakailangang sumunod sa AML regulations Ang Anti-money laundering (AML) regulations ay nangangailangan sa mga negosyo na magsagawa ng karagdagang mga hakbang upang maiwasan ang pagpopondo ng mga criminal activities. Bahagi ng mga regulatory requirements na ito ay ang pagkumpleto ng CDD. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng checklist para dito, ang mga negosyo ay maaaring masiguro na patuloy na sumusunod sa AML regulations.

• Anumang organisasyon o financial institution na nais protektahan ang sarili mula sa mga financial risks na nauugnay sa kanilang mga kliyente Ang ganitong dokumento ay makakatulong sa mga negosyo na matukoy at masuri ang anumang mga potensyal na banta na ipinapakita ng kanilang mga customer. Sa pamamagitan ng pagsagawa ng mga hakbang upang mabawasan ang mga panganib na ito, ang mga kumpanya ay maaaring protektahan ang kanilang sarili mula sa mga financial losses na maaaring mangyari bilang resulta.

Tuklasin ang aming customer due diligence checklist

Customer due diligence checklist

Secure your information

Copy link

Subukan ang seguridad ng iyong mga network at sistema at masiguro na ang iyong mga empleyado ay sinanay sa best practices ng data security.

Bakit mahalaga ang pag-secure ng iyong impormasyon?

Upang protektahan ang iyong negosyo mula sa anumang potensyal na financial losses na maaaring mangyari kung ang mga identity ng iyong mga customer ay nakawin. Bilang karagdagan, kung ang iyong mga sistema ay mabuksan, maaari kang magsailalim sa mabigat na multa mula sa mga regulatory bodies.

Paano i-secure ang iyong impormasyon?

Una, dapat mayroon kang internal controls at data security policy na naglalaman ng mga reasonable measures na dapat mong gawin upang protektahan ang iyong mga network at sistema. Susunod, suriin na lahat ng iyong mga empleyado ay sinanay sa best practices ng data security tulad ng hindi pagbabahagi ng mga password o pag-download ng mga file na hindi mula sa mga mapagkakatiwalaang pinagkukunan.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pag-secure ng iyong impormasyon?

• Firewalls – upang protektahan ang iyong mga network mula sa mga external threats
• Intrusion detection systems – upang subaybayan ang iyong mga network para sa anumang suspicious activity
• Data loss prevention software – upang maiwasan ang mga sensitive data mula sa mga leak
• Data encryption – upang protektahan ang iyong data sa transit
• Access control – upang paghigpitan ang access ng empleyado sa sensitive data
• Employee training – upang turuan ang iyong mga empleyado sa best practices ng data security
• Cyber security insurance – upang protektahan ang iyong negosyo sa pananalapi sa kaganapan ng isang data breach

Done. All my information are secured

Verify customer identities

Copy link

Kolektahin at kumpirmahin ang mga pangalan, address, petsa ng pagsilang, at iba pang identifying information ng iyong mga customer.

Bakit mahalaga ang pag-verify ng customer identities?

Ito ay tumutulong na masiguro na gumagawa ka ng reasonable measures upang kumpirmahin na ang mga customer ay sino talaga ang kanilang sinasabi. Bilang resulta, ito ay makakatulong sa pagpigil ng identity theft at fraud, pati na rin sa pagsunod sa AML regulations.

Paano i-verify ang customer identities?

Kolektahin ang kanilang impormasyon sa pamamagitan ng isang online form o Know Your Customer (KYC) questionnaire at suriin na ito ay tumutugma sa iyong mga record. Pagkatapos, dapat mong kumpirmahin na ang mga detalye ay tama sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kopya ng kanilang mga identity documents tulad ng mga passport o driver’s licenses.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pag-verify ng customer identities?

• Online forms at/o KYC questionnaires – para sa pagkolekta ng customer information
• Identity documents – upang kumpirmahin ang mga detalye ng customer

I always verify identities of my customers

Check for sanctions

Copy link

Maghanap ng mga pangalan ng iyong mga customer sa mga sanctions lists upang masiguro na hindi ka nakikipag-ugnayan sa anumang restricted individuals o entities.

Bakit mahalaga ang pagsusuri para sa sanctions?

Kung makikipag-ugnayan ka sa isang taong nasa ilalim ng sanctions, maaari kang harapin ang mabigat na multa o kahit jail time. Kaya, dapat mong suriin ang mga sanctions bago magsimula ng anumang business dealings.

Paano suriin ang mga sanctions?

Ang pinakakaraniwan ay ang paghahanap ng mga pangalan ng iyong mga customer sa mga sanctions lists. Ang mga listang ito ay karaniwang pinapanatili ng mga government agencies, law enforcement, o financial institutions, na nangangahulugang naglalaman sila ng tumpak at updated na impormasyon.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagsusuri ng mga sanctions?

• Sanctions lists – upang suriin kung ang iyong mga customer ay restricted individuals o entities
• Government agencies at/o financial institutions – para sa tumpak at updated na impormasyon

I checked everything thoroughly

Make a customer risk assessment

Copy link

Pagkatapos mong kolektahin at i-verify ang kanilang impormasyon, dapat mong suriin ang associated customer risk profile.

Bakit mahalaga ang paggawa ng customer risk assessment?

Ang pagtukoy kung gaano kalaki ang posibilidad na sila ay magsasagawa ng fraud o kung may anumang money laundering risks ay tumutulong sa iyo na matukoy ang antas ng due diligence na kinakailangan para sa bawat uri ng customer. Halimbawa, ang mga high-risk customer types ay kailangang sumailalim sa mas mahigpit na pagsusuri kaysa sa mga low-risk level ones.

Paano gumawa ng customer risk assessment?

Maaari mong i-score ang iyong mga indibidwal na customer batay sa mga factor tulad ng kanilang bansa ng pinagmulan, industriya, at transaction history. Ang paggawa nito ay magbibigay sa iyo ng mas magandang ideya kung sino ang iyong mas mataas na panganib na mga customer at, samakatuwid, nangangailangan ng mas maraming due diligence.

Anong mga tool ang gagamitin para sa paggawa ng customer risk assessment?

• Scoring – para sa mga rating batay sa ilang customer risk factors
• Country risk assessments – upang suriin ang pangkalahatang antas ng panganib sa lokasyon ng customer
• Industry risk assessments – upang suriin ang sector-specific risk level

I am done assessing all possible risks

Collect additional information

Copy link

Depende sa mga resulta ng iyong assessment, maaari kang kailangang magkolekta ng karagdagang mga detalye mula sa iyong mga customer.

Bakit mahalaga ang pagkolekta ng karagdagang impormasyon?

Ito ay tumutulong na higit pang i-verify ang kanilang identity at masuri ang kanilang mga antas ng panganib. Halimbawa, maaari mong magdesisyon na humiling ng mga kopya ng kanilang mga financial statements.

Paano magkolekta ng karagdagang impormasyon?

Maaari mong hilingin ang mga kinakailangang dokumento direkta mula sa iyong customer o sa pamamagitan ng isang online form. Kapag mayroon ka na ng mga ito, suriin na ang impormasyon ay tumutugma sa kung ano ang mayroon ka na sa file.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagkolekta ng karagdagang impormasyon?

• Online forms – upang humiling ng isang opisyal na dokumento mula sa iyong customer
• Additional documents e.g. bank statements – upang gumawa ng karagdagang mga assessment ng customer risk categories

Done. I collected every possible piece of information

Verify further details

Copy link

Pagkatapos mong kolektahin ang lahat ng kinakailangang impormasyon, dapat mong i-verify ito upang masiguro na lahat ay tama.

Bakit mahalaga ang pag-verify ng karagdagang mga detalye?

Ang paggawa nito ay nakakatulong sa pagprotekta ng iyong negosyo laban sa fraud at ang potensyal na panganib ng money laundering. Upang gawin ito, maaari mong kailangang kumpirmahin ang address o lugar ng trabaho ng isang customer, halimbawa.

Paano i-verify ang karagdagang mga detalye?

May ilang paraan upang gawin ito, tulad ng pagtawag sa customer o pagpapadala sa kanila ng isang sulat. Maaari mo ring gamitin ang mga third-party services bilang isang independent source upang i-verify ang kanilang identity at/o address.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pag-verify ng karagdagang mga detalye?

• Phone calls – upang makipag-ugnayan sa customer nang direkta
• Letters – upang suriin ang address ng customer
• Third-party services – para sa isang karagdagang verification process, e.g. identity check o confirmation ng address

All details were verified successfully

Conduct background checks

Copy link

Depende sa mga resulta ng proseso hanggang dito, maaari kang kailangang magsagawa ng karagdagang verification ng iyong mga customer.

Bakit mahalaga ang pagsasagawa ng background checks?

Ito ay tumutulong na higit pang masuri ang antas ng panganib ng isang customer at masiguro na sila ay sino talaga ang kanilang sinasabi. Sa yugto na ito, dapat mong suriin ang kanilang mga criminal records o financial history kung itinuturing na kinakailangan.

Paano magsagawa ng background checks?

Sa pamamagitan ng paghahanap sa mga online databases o pag-hire ng isang propesyonal na serbisyo. Kapag mayroon ka na ng kinakailangang impormasyon, dapat mong maingat na suriin ito upang maghanap ng anumang red flags.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagsasagawa ng background checks?

• Online databases
• Professional services
• Credit reports
• Global watchlists – upang suriin ang anumang sanctions o criminal exposure

I am done with this step

Hire an attorney

Copy link

Kung hindi ka pa rin sigurado tungkol sa isang partikular na customer, maaari mong palaging mag-hire ng isang taong kumakatawan sa iyo nang legal.

Bakit mahalaga ang pag-hire ng isang attorney?

Maaari nilang magbigay ng expert advice sa iyong diskarte sa customer due diligence procedures at masiguro na lahat ay ginawa nang tama. Ang isang attorney ay maaari ding tumulong na malutas ang anumang legal issues na maaaring lumitaw kapag nakikipag-ugnayan sa mga kliyente.

Paano mag-hire ng isang attorney?

Maaari kang maghanap online o magtanong ng mga rekomendasyon mula sa iyong network. Kapag nahanap mo na ang ilang potensyal na kandidato, suriin ang kanilang mga kwalipikasyon at karanasan upang masiguro na sila ay angkop para sa trabaho. Pagkatapos ay makipag-interview sa kanila upang makita kung sila ay magiging magandang fit para sa iyong negosyo.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pag-hire ng isang attorney?

• Online search – para sa paghahanap ng mga potensyal na kandidato
• Directories – upang maghanap ng mga qualified attorneys
• Review ng qualifications at experience – upang masiguro na ang kandidato ay isang magandang fit para sa trabaho

I have my lawyer ready when needed

Monitor customer activity

Copy link

Kahit pagkatapos mong kumpletuhin ang customer due diligence process, dapat mo pa ring bantayan ang kanilang mga aksyon.

Bakit mahalaga ang pagsubaybay sa customer activity?

Upang suriin na hindi sila gumagawa ng anumang suspicious transactions at bigyan ka ng pagkakataon na tumugon kung sila ay. Kung napapansin mo na ang isang pangunahing customer ay gumagawa ng malalaking o madalas na withdrawals, halimbawa, dapat mong imbestigahan pa upang maghanap ng mga palatandaan ng potensyal na money laundering.

Paano subaybayan ang customer activity?

Regular na suriin ang kanilang mga business account statements o transaction history. Kung makakita ka ng kahit ano na hindi pangkaraniwan, magsagawa ng angkop na aksyon tulad ng pakikipag-ugnayan sa customer o pag-ulat ng kanilang questionable activity sa mga kaugnay na awtoridad.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagsubaybay sa customer activity?

• Account statements – upang maghanap ng anumang suspicious transactions
• Transaction histories – upang subaybayan ang customer activity sa paglipas ng panahon
• Regular reviews – upang masiguro na ang suspicious activity ay hindi napapabayaan

Done. I am aware of my customers activity

Note any changes in behavior

Copy link

Dapat mo ring maging kamalayan kung ang isang customer ay nagsisimulang makipagtulungan sa anumang questionable activity, dahil ito ay maaaring maging indikasyon na may hindi tama.

Bakit mahalaga ang pagbibigay-pansin sa mga pagbabago sa pag-uugali?

Ito ay makakatulong sa iyo na matukoy ang mga potensyal na problema nang maaga at magsagawa ng aksyon upang maiwasan ang mga ito mula sa pagdudulot ng pinsala. Ang pagpapansin ng anumang hindi pangkaraniwang aktibidad ay nagbibigay-daan sa iyo na imbestigahan pa at alamin kung ang customer ay nakikipag-ugnayan sa anumang mga criminal actions bago huli na.

Paano magbigay-pansin sa mga pagbabago sa pag-uugali?

Magbayad ng pansin sa paraan ng pag-uugali ng customer kapag nakikipag-ugnayan ka sa kanila at panatilihin ang track ng kanilang mga business activities sa paglipas ng panahon. Kung napapansin mo ang anumang deviations mula sa norm, dapat mong itaas ang isyu sa kanila nang direkta o i-flag ang account para sa mas malapit na patuloy na pagsubaybay.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagbibigay-pansin sa mga pagbabago sa pag-uugali?

• Tracking ng activities sa paglipas ng panahon – upang makita ang kahit ano na hindi pangkaraniwan
• Account flagging – upang markahan ang isang account bilang potensyal na suspicious

I am noting every change in my customers behavior

Perform regular check-ins with LiveAgent

Copy link

Kahit kung lahat ay tila napupunta nang maayos, dapat mo pa ring makipag-ugnayan sa iyong mga customer pagkatapos ng isang tiyak na panahon.

Bakit mahalaga ang pagsasagawa ng regular check-ins?

Para sa pagbuo at pagpapanatili ng isang magandang customer relationship, pati na rin sa pagbibigay-daan sa iyo na magtanong sa kanila tungkol sa anumang mga pagbabago sa kanilang mga kalagayan o negosyo na maaaring makaapekto sa kanilang account o mga aktibidad sa iyo. Ang regular na check-ins ay nagpapakita na ikaw ay invested sa customer at sa kanilang tagumpay.

Paano magsagawa ng regular check-ins?

Gumamit ng isang Customer Relationship Management (CRM) system upang mag-iskedyul ng regular na pakikipag-ugnayan sa mga customer nang hindi bababa sa isang beses bawat taon (ngunit mas madalas kung posible), o mag-set up ng isang reminder system para sa iyong sarili. Maaari mo ring simpleng makipag-ugnayan kapag mayroon kang isang tiyak na bagay na talakayin, at makipag-ugnayan sa kanila sa pamamagitan ng kanilang preferred communication method gamit ang LiveAgent helpdesk software. Ito ay makakatulong na panatilihin ang magandang relasyon sa mga customer.

Anong mga tool ang gagamitin para sa pagsasagawa ng regular check-ins?

• Customer Relationship Management system – para sa pag-iimbak ng kanilang impormasyon at pag-iskedyul ng pakikipag-ugnayan
• LiveAgent – para sa pakikipag-ugnayan sa kanila nang direkta sa pamamagitan ng kanilang preferred channel
• Calendar reminders – upang tulungan kang panatilihin ang track ng kung kailan mo naka-iskedyul na makipag-ugnayan sa bawat customer

I am performing my check-ins regularly

Report suspicious account activity

Copy link

Kung naniniwala ka na ang isang customer ay nasa panganib ng money laundering o anumang ibang criminal activity, dapat mong iulat ito sa mga kaugnay na awtoridad.

Bakit mahalaga ang pag-ulat ng suspicious account activity?

Ito ay isang legal requirement para sa iyo na gawin ito, at ito ay tumutulong na protektahan ang iyong negosyo at ang mas malawak na komunidad mula sa pinsala. Dapat kang magsagawa ng aksyon kung mayroon kang anumang suspisyon ng money laundering o anumang ibang criminal activities, dahil ang mga ito ay mga seryosong krimen na maaaring magdulot ng malawak na kahihinatnan.

Paano mag-ulat ng suspicious account activity?

May iba’t ibang paraan upang mag-ulat ng suspicious activity, depende sa bansa o rehiyon kung saan ka nakatira. Sa US, halimbawa, maaari kang magsumite ng isang Suspicious Activity Report (SAR) sa Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Anong mga tool ang gagamitin para sa pag-ulat ng suspicious account activity?

• SAR – para sa pagsusumite ng isang ulat sa FinCEN sa US
• Relevant authorities – para sa pag-ulat sa ibang mga bansa at rehiyon

I am reporting suspicious activity

Customer due diligence best practices

• Magsagawa ng background check sa lahat ng mga customer, kasama ang criminal at credit history checks Isaalang-alang ang paggamit ng isang Customer Identification Program (CIP) upang i-verify ang identity ng customer. Ito ay karaniwang nagsasangkot ng pagkolekta at pag-verify ng ilang impormasyon tungkol sa customer, tulad ng kanilang pangalan, petsa ng pagsilang, at Social Security number. Dapat mo ring magsagawa ng criminal at credit checks upang masiguro na ang customer ay walang kasaysayan ng mga financial crimes o iba pang illegal activity.

• Humiling at suriin ang mga kopya ng business licenses at permits Kapag nag-onboard ng isang bagong customer, siguraduhin na hinihiling mo na makita ang mga ito at anumang iba pang mga kaugnay na dokumento para sa iyong mga historical records. Ito ay makakatulong sa iyo na kumpirmahin na ang customer ay lehitimo at ang kanilang negosyo ay gumagana nang legal.

• I-verify ang contact information ng customer Mahalaga na i-verify na ang mga detalye na mayroon ka sa file ay tama at updated. Ito ay kasama ang kanilang pangalan, email address, mailing address, at phone number. Dapat mo ring masiguro na mayroon kang paraan upang maabot ang customer sa kaganapan ng anumang emergencies.

• Suriin ang mga social media profiles ng customer para sa anumang red flags Ang social media ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang makilala ang iyong mga customer, ngunit mahalaga rin na suriin ang anumang mga palatandaan na maaaring magpahiwatig na hindi sila sino ang kanilang sinasabi o nakikipag-ugnayan sa anumang illegal activities. Ito ay kasama ang paghahanap ng mga fake reviews, ang mga profile na sinusundan nila, out-of-place comments, o anumang iba pang uri ng suspicious behavior.

• Humiling ng mga referral mula sa ibang mga negosyo na nakipagtulungan sa customer Kung hindi ka sigurado tungkol sa isang customer, isang paraan upang makakuha ng ilang peace of mind ay ang makipag-usap sa ibang mga kumpanya na nakipagtulungan sa kanila dati. Ito ay makakatulong sa iyo na kumpirmahin na sila ay lehitimo, mapagkakatiwalaan, at maaasahang makipagtulungan, na magpapataas ng mga pagkakataon na magkaroon ka ng isang magandang customer relationship sa kanila.

• Makipagkita sa customer nang personal upang makakuha ng isang pakiramdam ng kanilang mga business operations Kung posible, laging magandang ideya na magkaroon ng isang face-to-face discussion sa isang tao bago makipagtulungan sa kanila. Ito ay magbibigay sa iyo ng isang pagkakataon na makilala sila nang mas mahusay at matuto tungkol sa kanilang negosyo nang firsthand. Ito ay isang pagkakataon din upang magtanong ng anumang mga tanong na maaari mong mayroon at makakuha ng mas maraming reassurance na sila ay sino talaga ang kanilang sinasabi.

Buod ng customer due diligence checklist

• Secure your information
• Verify customer identities
• Check for sanctions
• Make a customer risk assessment
• Collect additional information
• Verify further details
• Conduct background checks
• Hire an attorney
• Monitor customer activity
• Note any changes in behavior
• Perform regular check-ins with LiveAgent
• Report suspicious account activity