Isang komprehensibong checklist para sa plano ng komunikasyon sa krisis upang matulungan ang mga organisasyon na maging handa sa di-inaasahang mga sitwasyon. Sumasaklaw sa pagtukoy sa mga stakeholder, pagtatalaga ng mga nangunguna sa komunikasyon, paggawa ng mga template ng mensahe, pagpili ng mga channel ng komunikasyon, pagsasanay ng mga tauhan, at regular na pag-update ng plano.
Checklist para sa Plano ng Komunikasyon sa Krisis
Contents
0/0
Ang plano ng komunikasyon sa krisis ay isang mahalagang kasangkapan na makakatulong sa mga organisasyon na maiparating nang epektibo ang kanilang mensahe sa oras ng krisis. Ang sumusunod na checklist ay makakatulong sa iyo na makabuo ng isang komprehensibong estratehiya para maabot ang iyong mga layunin sa komunikasyon sa panahon ng krisis.
Kahalagahan ng checklist para sa plano ng komunikasyon sa krisis
Anuman ang industriyang pinagtatrabahuhan mo, mahalagang magkaroon ng plano sa komunikasyon sa krisis. Maaaring mangyari ang di-inaasahang sitwasyon anumang oras, tulad ng pampublikong krisis sa kalusugan gaya ng Covid-19, kaya’t ang pagiging handa ay makakatulong sa iyo na makipagkomunika nang epektibo at mabawasan ang epekto nito sa iyong negosyo.
Isa sa mga pinakamahalagang katangian ng komunikasyon sa krisis ay ang pagpaplano nang maaga. Sa pamamagitan ng paglalaan ng oras para bumuo ng plano sa komunikasyon bago pa man mangyari ang isang krisis, masisiguro mong may malinaw at maikling estratehiya kang masusundan sakaling dumating ang sakuna. Makakatulong ang checklist upang matukoy mo ang mga pangunahing elemento ng epektibong estratehiya sa komunikasyon sa panganib, ibig sabihin, handa ka para sa anumang mangyari.
Sino ang makikinabang sa checklist ng plano ng komunikasyon sa krisis
Anumang organisasyon ay makikinabang sa pagkakaroon ng estratehiya sa komunikasyon sa krisis. Kung ikaw man ay nasa pribadong sektor, gobyerno, o isang non-profit na organisasyon, mahalaga ang pagiging handa sa krisis. Ang checklist ng plano ng komunikasyon sa krisis ay makakatulong upang makapagsimula ka sa pagbuo ng epektibong estratehiya para dito.
Mga may-ari ng negosyo Kung ikaw ay may-ari o nagpapatakbo ng negosyo, kailangan mong maging handa sa posibilidad ng krisis. Makakatulong ang checklist na ito upang maging handa kang tumugon kung sakaling mangyari ang sakuna.
Mga tagapamahala Kung ikaw ay namamahala ng grupo ng tao, dapat kang maging handa sa posibilidad ng krisis. Responsibilidad mong tiyakin na alam ng lahat ang dapat gawin at kung paano epektibong makipagkomunika kapag may krisis na naganap.
Mga empleyado Kung ikaw ay isang empleyado, dapat mong malaman ang estratehiya ng kumpanya sa komunikasyon sa krisis. Sa oras ng krisis, mahalaga na alam mo kung paano makipagkomunika sa mga customer, kliyente, at sa publiko.
Tuklasin ang aming checklist para sa plano ng komunikasyon sa krisis
May ilang mahahalagang katangian ng komunikasyon sa krisis na dapat isama sa bawat plano. Dito ay inilista namin ang mga pinakamahalagang bahagi ng epektibong estratehiya sa komunikasyon sa krisis.
Checklist para sa Plano ng Komunikasyon sa Krisis
Kasama rito ang sinumang maaaring maapektuhan ng krisis, tulad ng mga empleyado, customer, supplier, mamumuhunan, at iba pa.
Bakit mahalagang tukuyin ang iyong mga stakeholder?
Mahalagang isaalang-alang kung paano maaapektuhan ng krisis ang bawat grupo at kung ano ang kanilang mga pangangailangan at alalahanin. Makakatulong ito upang maiakma mo ang iyong estratehiya sa komunikasyon sa krisis para matugunan ang kanilang partikular na pangangailangan.
Paano tukuyin ang iyong mga stakeholder?
Pag-isipan kung sino ang maaaring maapektuhan ng krisis, positibo man o negatibo, at kung sino ang may interes sa kalalabasan. Halimbawa, kung ikaw ay may-ari ng negosyo, ang iyong mga empleyado, customer, supplier, at mamumuhunan ay ituturing na mga stakeholder. Kung ikaw ay non-profit, maaaring kabilang dito ang donors, volunteers, beneficiaries, at ang publiko.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin sa pagtukoy ng iyong mga stakeholder?
stakeholder analysis tool – para gumawa ng visual na mapa ng iyong mga stakeholder
spreadsheet o table – para ilista ang iyong mga stakeholder at ang kanilang interes
Maaaring isang tao lang, gaya ng CEO o presidente, o isang grupo ng mga tao.
Bakit mahalagang italaga kung sino ang mangunguna sa komunikasyon sa panahon ng krisis?
Mahalagang may manguna sa komunikasyon upang may malinaw na chain of command at alam ng lahat kung kanino lalapit para sa impormasyon. Makakatulong ito upang maging malinaw at maikli ang komunikasyon.
Paano italaga kung sino ang mangunguna sa komunikasyon sa panahon ng krisis?
Pinakamainam na magtalaga ng tao, o grupo, bago pa man mangyari ang krisis. Ang pinakamainam na tao para sa tungkuling ito ay yung kalmado at malinaw mag-isip kahit may pressure. Dapat din ay mahusay sila sa pakikipagkomunika, pasalita at pasulat.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin para sa pagtatalaga ng mangunguna sa komunikasyon sa panahon ng krisis?
spreadsheet – para ilista ang mga posibleng kandidato sa papel na ito
appointment calendar – para mag-iskedyul ng pagpupulong upang talakayin at italaga ang responsibilidad
Kapag natukoy na kung sino ang mangunguna sa komunikasyon sa krisis, kailangang matiyak na nauunawaan niya ang inaasahan sa kanya.
Bakit mahalagang ipaalam sa iyong crisis communication professional ang kanilang responsibilidad?
Dapat malinaw sa taong responsable ang kanyang mga tungkulin upang mabilis at epektibong makakilos kapag may krisis. Hindi lang ito basta alam ang plano – dapat din niyang alam ang pangkalahatang estratehiya ng kumpanya at marunong magdesisyon agad.
Paano ipapaalam sa iyong crisis communication professional ang kanilang responsibilidad?
Pinakamainam na kausapin sila ng harapan at talakayin nang detalyado ang plano, binibigyang-diin ang kani-kanilang partikular na tungkulin. Dapat mo ring bigyan sila ng training o resources na kailangan nila para magampanan ang kanilang papel nang epektibo.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin para dito?
one-on-one meeting – para talakayin ang plano at tiyak na papel at responsibilidad
training resources – para mabigyan ng kaalaman at kasanayan ang responsable
communication strategy – para matiyak na alam ng responsable ang pangkalahatang estratehiya ng kumpanya
Magpasya kung anong mga channel (hal. email, text, social media) ang gagamitin para sa komunikasyon nang maaga upang mabilis mong maiparating ang mensahe kapag may emerhensiya.
Bakit mahalagang tukuyin kung anong mga channel ang gagamitin para sa komunikasyon sa krisis?
Sa panahon ng krisis, mahalagang makipagkomunika sa iyong team at stakeholder gamit ang mga channel na pinakamabisang maaabot sila. Mahalaga ring matukoy ang mga channel nang maaga upang mabilis mong maiparating ang mensahe kapag may emerhensiya. Sa ganitong paraan, masisiguro mong pareho ang natatanggap na mensahe ng lahat at walang maiiwan sa impormasyon.
Paano tukuyin kung anong mga channel ang gagamitin?
Pag-isipan kung sino ang iyong audience at anong paraan ng komunikasyon ang madalas nilang gamitin. Halimbawa, kung pang-internal na komunikasyon sa empleyado, maaaring email o intranet. Kung para sa customer, maaaring social media o website ng kumpanya.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
spreadsheet – para ilista ang iba’t ibang channel at ang audience nito
research – para malaman kung aling channel ang epektibo (hal. pagsusuri ng social media posts)
survey tool – para tanungin ang team/audience kung anong channel ang gusto nila
analysis tool – suriin ang datos ng mga nakaraang krisis kung alin ang epektibo
LiveAgent – para makipagkomunika sa lahat ng napiling channel sa panahon ng krisis
Ito ay mabuting paraan upang matiyak na pare-pareho ang komunikasyon sa lahat ng channel, anuman ang nagpapadala.
Bakit mahalagang gumawa ng mga template para sa pangunahing mensahe?
Mahalaga ang konsistensi sa komunikasyon sa krisis dahil nakakatulong ito na mapalakas ang tiwala ng iyong audience. Kapag paulit-ulit ang mensahe mula sa iba’t ibang pinagmulan, mas paniniwalaan ito ng mga tumatanggap. Bukod pa rito, nakakatulong ang pare-parehong mensahe upang maiwasan ang kalituhan.
Paano gumawa ng template para sa pangunahing mensahe?
Isaalang-alang ang iba’t ibang channel na gagamitin at gumawa ng template para sa bawat isa. Halimbawa, kung email ang gagamitin, gumawa ng template na madaling ma-customize. Sa social media, gumawa ng template na magagamit sa lahat ng platform.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
text editor – para isulat ang template
graphic design software – para gawing kaakit-akit ang template
Ang pagkakaroon ng mga sagot sa madalas itanong (FAQ) ay makakatulong upang magbigay ng impormasyon sa mga stakeholder sa panahon ng krisis.
Bakit mahalagang gumawa ng FAQ?
Ang pagkakaroon ng FAQ sa website ay nakakatulong upang maiwasan ang kalituhan at matiyak na lahat ay nakakatanggap ng parehong impormasyon. Bukod dito, nakakatipid ito ng oras dahil hindi mo na kailangang paulit-ulit sagutin ang parehong tanong.
Paano gumawa ng FAQ?
Isaalang-alang kung sino ang iyong audience at anong mga tanong ang posibleng itanong nila. Halimbawa, para sa empleyado, maaaring ilagay ang tanong tungkol sa polisiya ng kumpanya sa emerhensiya. Para sa customer, ilagay ang tanong kung paano sila maaapektuhan ng krisis.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
text editor – para isulat ang FAQ
research tool – para malaman ang mga madalas itanong ng audience (hal. pagsusuri ng social media posts)
Sa panahon ng krisis, ang media ay maaaring maging makapangyarihang kasangkapan sa pagpapalaganap ng impormasyon.
Bakit mahalagang magplano kung paano haharapin ang mga tanong mula sa media?
Bagamat makapangyarihan ang media sa pagpaparating ng impormasyon, maaari din silang maging nakakabahala o istorbo. Kaya’t kailangan mong magplano kung paano mo haharapin ang mga tanong ng media. Kung makokontrol mo ang mensahe, masisiguro mong tama at napapanahon ang natatanggap ng iyong audience.
Paano magplano para dito?
Sagutin ang mga tanong gaya ng ‘Kailangang magtalaga ba ng tagapagsalita?", “Magkakaroon ba ng press conference?”, at “Maglalabas ba ng press release?” Isipin din kung anong impormasyon ang ilalabas at paano ito ilalabas.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
training – para ihanda ang tagapagsalita sa epektibong pagpapahayag ng mensahe
text editor – para maghanda ng listahan ng mga pangunahing puntos
review tool – para repasuhin ang mga pangunahing punto kasama ang crisis communications team
Mahalagang may plano sa komunikasyon sa mga empleyado sa panahon ng krisis upang lahat ay magkakapareho ng impormasyon.
Bakit mahalagang ibalangkas ang proseso para sa komunikasyon sa mga empleyado sa panahon ng krisis?
Mahalagang makipagkomunika sa mga empleyado upang alam ng lahat ang mga kaganapan at tugon ng kumpanya. Bukod dito, nakakatulong ito upang maiwasan ang pagkalat ng tsismis o haka-haka.
Paano ibabalangkas ang proseso?
Italaga muna kung sino ang mamamahala ng komunikasyon – maaaring HR o sinumang nasa communications. Pagkatapos, tukuyin kung paano makikipagkomunika – magpapadala ba ng email, magpupulong, o magre-record ng video message? Depende ito sa laki ng kumpanya at bigat ng krisis.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
email client – para magpadala ng mensahe online
meeting scheduler – para mag-iskedyul ng pag-uusap tungkol sa krisis
webinar software – para magdaos ng online meeting o mag-record ng video message
Kapag may plano ka nang komunikasyon sa krisis, panahon na para sanayin ang mga pangunahing tauhan upang alam nila ang gagawin kung sakaling magkaroon ng krisis.
Bakit mahalagang sanayin ang mga pangunahing tauhan sa emergency action plan?
Sila ang mga taong responsable sa pagpapatupad ng plano kapag may krisis. Sa pamamagitan ng pagsasanay nang maaga, masisigurong alam nila ang gagawin sakaling dumating ang sakuna.
Paano sanayin ang mga pangunahing tauhan?
Tukuyin muna kung sino-sino ang mga pangunahing tauhan – kadalasan ay mga nasa pamunuan o communications. Sunod, bigyan sila ng training tungkol sa plano ng komunikasyon, maaaring through in-person training, online course, o printed manual.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
training manual – para magbigay ng madaling overview ng plano
online course – para sa mas interaktibong pagsasanay
in-person training – para matiyak na nauunawaan at kampante ang tauhan sa plano
Ang online crisis communication plan mo ay hindi static – dapat itong regular na repasuhin at i-update upang manatiling relevant at epektibo, at naka-save online para madaling ma-access.
Bakit mahalagang regular na repasuhin at i-update ang iyong online crisis communication plan?
Mabilis magbago ang mundo, at maaaring hindi na epektibo ang dating paraan ng komunikasyon. Habang lumalaki at nagbabago ang kumpanya, kailangang sumabay ang plano at layunin. Sa regular na pagrepaso at pag-update, masisiguro mong lagi itong napapanahon.
Paano ito gawin?
Maglaan ng oras kahit minsan sa isang taon, o tuwing may takdang panahon, upang repasuhin at baguhin kung kinakailangan. I-update din ang plano tuwing may mahalagang pagbabago sa kumpanya, gaya ng bagong pamunuan o paglulunsad ng produkto.
Anong mga kasangkapan ang gagamitin dito?
annual review – para masuri kung epektibo at relevant pa ang plano
change tracking software – para itala ang lahat ng pagbabago
project management software – para makatulong sa koordinasyon ng review at update process
Mga tips para manatiling kalmado sa panahon ng krisis
Iwasan ang paggawa ng mga palagay
Kapag may krisis, nakakatuksong magpalagay kung ano ang nangyayari at ano ang kailangang gawin. Ngunit kadalasan, nagdudulot ito ng mas maraming problema. Mahalaga na manatiling kalmado at iwasan ang paggawa ng palagay upang makapag-isip nang malinaw.
Magpahinga nang regular
Sa panahon ng krisis, mahalagang manatiling nakatutok. Ngunit kapag labis kang stress, mahirap mag-function. Kung nararamdaman mong natataranta ka, magpahinga – kahit sandali – para makapag-recharge. Kung walang oras para magpahinga nang matagal, huminga nang malalim at linawin ang isip.
Iwasan ang padalus-dalos na desisyon
Kapag ikaw ay under pressure, madaling gumawa ng mga desisyong pagsisisihan mo kalaunan. Kung maaari, iwasang gumawa ng mahahalagang desisyon hangga’t hindi pa tapos ang krisis at hindi mo pa ito napag-isipang mabuti. Kung dapat magdesisyon, maglaan ng oras at timbangin ang lahat ng opsyon.
Maging tapat at bukas
Sa panahon ng krisis, mahalagang maging bukas sa iyong team, kliyente, at publiko. Sabihin ang alam at hindi alam – mas pinahahalagahan ito ng tao at nakakatulong ito sa pagtitiwala. Tinitiyak din nito na tama ang impormasyon ng lahat.
Unahin ang sarili
Madalas makalimutan ng marami ang sarili kapag may krisis. Ngunit mahalagang alagaan muna ang sarili – siguraduhing kumakain at natutulog nang tama, nag-eehersisyo, at nagbibigay ng oras sa sarili. Sa ganitong paraan, mas handa kang tumulong sa iba.
Buod ng checklist para sa plano ng komunikasyon sa krisis
Tukuyin ang iyong mga stakeholder
Italaga kung sino ang mangunguna sa komunikasyon sa panahon ng krisis
Ipaalam sa crisis communication professional ang kanilang mga responsibilidad
Tukuyin kung anong mga channel ang gagamitin para sa komunikasyon sa krisis
Gumawa ng mga template para sa pangunahing mensahe upang matiyak ang konsistensi
Gumawa ng FAQ upang tumulong sagutin ang karaniwang tanong ng mga stakeholder
Magplano kung paano mo haharapin ang mga tanong mula sa media
Ibalangkas ang proseso para sa komunikasyon sa mga empleyado sa panahon ng krisis
Sanayin ang mga pangunahing tauhan sa emergency action plan
Regular na repasuhin at i-update ang iyong online crisis communication plan
Ano ang 5 bagay na kailangang isama sa isang plano sa krisis?
Ang pangalan/pangalan ng taong/taga na mangunguna kapag nagkaroon ng krisis. Isang malinaw at maikling balangkas ng sitwasyon ng krisis at ng mga hakbang na dapat gawin. Isang listahan ng mga pangunahing tauhan at ang kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnayan. Mga pamamaraan para mapanatili ang ari-arian ng kumpanya at kumpidensyal na impormasyon. Mga protocol para sa komunikasyon sa mga empleyado, customer, at media.
Gaano kadalas dapat i-update ang plano ng komunikasyon sa krisis?
Walang iisang sagot para dito, dahil ang dalas ng pag-update ng plano ng komunikasyon sa krisis ay nakadepende sa risk profile ng organisasyon at sa uri ng mga panganib na kinakaharap nito. Gayunpaman, karamihan sa mga eksperto ay sumasang-ayon na ang plano ng komunikasyon sa krisis ay dapat repasuhin at i-update kahit papaano taun-taon.
Ano ang mga benepisyo ng pagkakaroon ng plano ng komunikasyon sa krisis?
Marahil ang pinaka-halatang bentahe ay nakakatulong ito upang epektibong mapamahalaan at matugunan ang isang sitwasyon ng krisis, at mabawasan ang pinsala sa iyong organisasyon at reputasyon nito. Ang pagpaplano nang maaga, na isa sa mga susi ng komunikasyon sa krisis, ay makakatulong din upang asahan at paghandaan ang mga posibleng krisis, tukuyin ang mga pangunahing stakeholder at bumuo ng nararapat na mensahe para sa bawat grupo, pamahalaan ang papasok na impormasyon sa panahon ng krisis, koordinahin ang mga hakbang ng iba't ibang departamento sa loob ng iyong organisasyon, at suriin ang bisa ng iyong pagtugon sa krisis matapos itong humupa. Sa madaling salita, ang pagkakaroon ng maayos na plano ay maaaring maging kaibahan sa pagitan ng matagumpay na pagharap sa unos at pagiging lubog dito.
Sino ang dapat manguna sa komunikasyon sa panahon ng krisis?
Ang malinaw at epektibong komunikasyon sa panahon ng krisis ay mahalaga upang matiyak na lahat ay magkakapareho ng kaalaman at alam kung ano ang kailangang gawin. Bagamat maraming tao ang maaaring mamuno sa komunikasyon sa panahon ng krisis, mahalagang pumili ng isang tao na mananatiling kalmado sa ilalim ng presyon at malinaw na maipapahayag ang lahat ng kaugnay na impormasyon. Isa sa maaaring mamuno ay ang team leader o supervisor – sila ang responsable upang tiyakin na ang lahat ng miyembro ng team ay updated sa mga kaganapan at may malinaw na pang-unawa kung ano ang kailangang gawin. Isa pang opsyon ay magtalaga ng dedikadong communications officer na ang tanging tungkulin ay pamahalaan ang lahat ng komunikasyon sa panahon ng krisis – kailangan ng taong ito na mahusay sa pagharap sa high-pressure na sitwasyon at may matalas na pang-unawa kung paano epektibong makipagkomunika sa iba't ibang audience.
Ano ang anim na hakbang sa paghawak ng krisis?
Ang pangunahing aspeto ng iyong mga pagsisikap sa komunikasyon sa krisis ay ang: Pagsusuri ng sitwasyon at pagtukoy ng pinakamainam na hakbang; Mabilis na pagkilos upang mapigilan ang pinsala at maiwasan ang karagdagang pagkalugi; Pakikipagkomunika sa mga pangunahing stakeholder; Pamamahala sa media at pananaw nila sa komunikasyon ng iyong organisasyon; Pagtugon sa anumang legal na isyu; Pagsusuri sa pagtugon sa krisis at kung natugunan ang iyong mga layunin sa komunikasyon.
Tuklasin ang mga epektibong template ng komunikasyon plano upang makipag-ugnayan sa mga stakeholder, pamahalaan ang mga krisis, at ilunsad ang mga kampanya nang...
Pahusayin ang iyong mga pagpupulong sa kliyente gamit ang mga template ng pre-call planning ng LiveAgent. Pataas ang produktibidad, tugunan ang mga obeksyon, at...
Siguraduhin ang seguridad ng iyong call center gamit ang aming komprehensibong security checklist. Alamin ang tungkol sa access control, encryption, compliance,...
16 min read
Call Center
Security
+2
You will be in Good Hands!
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
