Bakit dapat i-integrate ang software?

Ngayon ay normal na ang pagkakaroon at paggamit ng hindi bababa sa isang software sa isang kumpanya, tama ba? Ilang taon na ang nakakaraan, hindi ito kasing-halata; ngayon ay ito ay mandatory. Kahit noong nakaraan, ang mga kumpanyang may makapangyarihang software ay itinuturing ito bilang competitive advantage; ngayon, hindi na ito isang advantage; ito ay isang pangangailangan. Higit pa, ang pag-integrate ng software ay isang pangangailangan ng kasalukuyan.

Karapat-dapat na banggitin na 17% ng mga sales representative ay nagsasabing ang kakulangan ng integration sa ibang tools ay ang pinakamalaking hamon sa kanilang mga trabaho. Ang estadistikang ito ay nagpapakita ng kritikal na kahalagahan ng software integration sa modernong business operations.

Software & Hardware

Noong ilang panahon na ang nakakaraan, kinakailangan na magkaroon ng iyong sariling mga server, kung saan mo itinago ang iyong mga sistema, iyong impormasyon, at data. Sa ganitong paraan, ikaw ay “sigurado” na lahat ay nasa iyong kontrol, sa isang lugar na iyong pag-aari.

Ang ganitong kasanayan ay ang pinakakaraniwan. May mga kilalang installable na software na available lamang sa mga PC. Kahit hanggang ngayon, maraming kumpanya (ng lahat ng laki) ay patuloy na gumagamit ng installable, on-premise software dahil sa internal security policies, o sa simpleng katotohanan na ang pagbabago ng ganitong uri ng mga sistema sa malalaking at bureaucratic na istruktura ay medyo kumplikado at nakakaubos ng oras.

Ang paggamit ng on-premise software na naka-install nang lokal ay nangangailangan ng HARDWARE. At ang hardware (bukod sa software) ay isang investment din. Dapat mong tandaan na ang kagamitan na ginagamit mo ngayon ay magiging obsolete, at ikaw ay mapipilitang i-upgrade ito.

Ang bagong panahon

Ngayon, salamat sa mga kilalang cloud communication platforms o software as a service (SaaS) solutions, hindi ka na kailanman, kailanman na mag-alala tungkol sa pagpapanatili ng iyong hardware rack na updated sa mga mahal na server, at mas mahusay pa, hindi ka na mag-alala tungkol sa seguridad.

Paano ito posible? Buweno, upang gawing napakasimple, ang ilang mga kumpanya ay nag-aalok ng serbisyo ng paggana bilang iyong server, ngunit sa cloud (sa pamamagitan ng Internet). Kaya, sa halip na mag-alala tungkol sa hardware, ibinibigay mo sa kanila ang responsibilidad para dito; at para sa seguridad, din, gamit ang HIGHLY renowned certificates. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga kumpanyang ito ay Google Cloud at Amazon Web Services.

Ano ang software integration sa unang lugar?

Kaya, sa sandaling magdesisyon kang ilipat ang iyong mga operasyon sa isang cloud-based software environment, maraming mga sistema ang maaari mong piliin. At maraming bagong oportunidad ang naghihintay sa iyo. Isa sa mga oportunidad na ito ay tinatawag na software integration.

Ito ay nagbibigay-daan sa iyo na ikonekta ang mga tool at sistema na normal mong ginagamit nang hiwalay, sa isang platform. Salamat sa pagkonekta sa kanila, pinapayagan mo ang iba’t ibang solusyon at aplikasyon na magpalit ng data at makipag-ugnayan sa isa’t isa. Ang lahat ng data ay nakaimbak sa isang lugar; ang iyong koponan ay hindi na kailangang mag-log sa iba’t ibang mga sistema upang gawin ang parehong trabaho o mahanap ang impormasyon na kailangan nila.

Maraming manual o nakakapagod na mga gawain ay naa-automate, at ang mga business process ay pinagsama. Maaari mong ilabas ang pinakamahusay mula sa iyong software at samantalahin ang kapangyarihan ng synergy sa pamamagitan ng pagsasama ng kanilang pinakamahusay na mga feature.

Paano nakikipag-ugnayan ang mga sistema?

Okay, kaya paano ang mga sistemang ito ay maaaring makipag-ugnayan sa isa’t isa? Ito ang pangunahing hamon ng pagkakaroon ng maraming software pieces. At ito ay kung saan ang tunay na paggamit ng APIs (Application Programming Interfaces) ay nagsisimula.

Ang mga API ay tinukoy bilang mga hanay ng mga pamamaraan at function na nagbibigay-daan sa iba’t ibang mga sistema at aplikasyon na ma-access ang data o ang mga feature ng ibang software o solusyon. Ang API ay isang programmable na koneksyon sa pagitan ng maraming tools na tumutukoy kung anong data ang maaaring ilipat mula sa isang entity patungo sa iba. Sa ganitong paraan at salamat sa teknolohiya, maaari mong i-automate ang marami, maraming proseso na iyong isinasagawa sa iyong mga organisasyon gamit ang iba’t ibang solusyon.

Tingnan natin ang ilang mga halimbawa:

• Kapag ang isang prospect ay nagiging customer (ito ay nangyayari sa isang CRM), gusto mong ang sistema ay mag-prompt ng aksyon sa ERP, maghanda ng isang electronic invoice, at ipadala ito sa email ng bagong customer.
• Bawat pagkakataon na magdagdag ka ng bagong produkto sa iyong ERP at ang stock ay mas malaki kaysa 0, gusto mong ang sistema ay magdagdag nito sa eBay at Amazon sa parehong presyo, at bawat pagbabago ng presyo ay mangyari nang awtomatiko.
• Kapag kumpleto na ang isang gawain, ang project management system ay dapat ipaalam sa susunod na taong responsable na dapat nilang simulan ang susunod na gawain. Sa pagtatapos ng prosesong ito, ang sistema ay dapat magpadala sa iyo ng isang automatic na email na may PDF ng buod ng kung ano ang ginawa at ang oras na ginugol ng bawat isa sa kanilang mga gawain.

At may libu-libong iba pang mga halimbawa.

Anong uri ng software o mga sistema ang maaari mong i-integrate?

Tulad ng nabanggit sa itaas, kaunti-kunti ang mga kumpanya ay napapatunayang kailangan nila ang cloud-based software. Ngunit karaniwang kailangan nila ng maraming uri ng software, bawat isa ay nagsisilbi sa isang pangunahing layunin. Ang software na gumagawa ng lahat ng kailangan mo ay malamang na hindi umiiral. At kung may isa, hindi ito maganda.

Kung gumagamit ka ng isang maliit na kumpanya, maaari kang makahanap ng software na nag-aalok ng lahat ng feature na kailangan mo. Ngunit ang ibig kong sabihin ay na ang isang global na software na sumasaklaw sa lahat ng kailangan ng karamihan sa mga kumpanya ay hindi umiiral. Kailangan mong i-integrate ito sa ibang tools upang palawakin ang mga feature at kakayahan nito.

Ito ang pangunahing uri ng mga sistema na ginagamit sa loob ng mga negosyo ng lahat ng laki:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Ito ang pangunahing aktor sa loob ng bawat organisasyon na gumagamit nito. Ang mga kumpanya ay gumagamit ng ERP upang magstorage ng data mula sa maraming business activities, kung saan mayroon ka rin ng pangkalahatang pamamahala ng mga gastos, expenses, pagbabayad, koleksyon, spend management, bukod sa iba pang mga bagay tulad ng produksyon, logistics, atbp.

Help Desk Software

Ang Help Desk Software ay isang solusyon na nagbibigay-daan sa iyo na magbigay sa iyong mga customer ng lahat ng uri ng suporta sa pamamagitan ng iba’t ibang channel. Dapat itong kasama ang email communication, call center, live chat, at ang posibilidad na pamahalaan ang social media interactions. Lahat ay nagsasama-sama sa ilalim ng isang bubong at accessible sa isang shared inbox.

CRM (Customer Relationship Management)

Ito ay isang software na nagbibigay-daan sa iyo na magtatag ng mga relasyon sa iyong mga prospect bago sila maging mga kliyente, at habang sila ay iyong mga customer. Maaari din itong gamitin ng iyong mga sales representative upang pamahalaan ang mga sales process. (Halimbawa: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Ang software na dinisenyo upang tumulong sa pag-automate ng internal business processes at workflows. Ang BPM software ay karaniwang ginagamit ng mid- hanggang large-sized corporations. Ang mga sistemang ito ay may kaugalian na nakatuon sa long-term, ongoing analysis at improvement at nagbibigay-daan sa mga user na kontrolin ang kalinisan ng mga proseso at maging mas produktibo. (Halimbawa: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Ang isang CMS system na nagbibigay-daan sa amin na lumikha at pamahalaan ang nilalaman ng aming website, blog, landing pages.

HRS (Human Resources System)

Ang sistema na dinisenyo pangunahin upang pamahalaan ang kinakailangang human resources processes sa loob ng isang organisasyon, i-document ang mga kasunduan sa bawat isa sa mga empleyado, ayusin ang mga bakasyon, at marami pang iba. Maaaring maging anumang ibang HR software din, tulad ng Toggl o Sparkbay.

Ito ay ilang halimbawa lamang ng mga uri ng software na ginagamit ng mga kumpanya. Ang mga ito ay nakalista pangunahin upang bigyang-diin kung gaano karaming iba’t ibang solusyon ang available doon at kung gaano kalayo ang iba’t ibang layunin na kanilang ginagampanan. Bawat isa sa mga sistemang ito ay maaaring maging tunay na kumplikado sa kanilang sarili, at sila ay magkakailangan pa rin ng ilang add-ons o extensions.

Ano ang mga benepisyo ng software integrations

1. Data accessibility at synchronization

Ang lahat ng data mula sa integrated systems ay awtomatikong naka-log sa isang piniling platform, kaya bumubuo ng isang cohesive at malinis na database. Ito ay nangyayari sa real-time. Ang lahat ng kinakailangang impormasyon ay available sa iyong mga daliri.

2. Nabawasan ang gastos at nakatipid na oras

Sinusukat mo ba kung gaano karaming oras ang ginagugol ng iyong mga empleyado sa mga manual na gawain tulad ng pagkuha ng mga tala pagkatapos ng isang tawag, pagpuno ng mga form sa iyong CRM, pagkopya ng mga kasunduan na ginawa sa pamamagitan ng email sa iyong BPM? Gaano karaming oras ang kailangan nila upang mahanap ang data na kailangan nila?

Kung ipakilala mo ang tamang software integrations, ang iyong customer service agents o sales reps ay magkakaroon ng oras na mag-focus sa mas mahalagang mga gawain na gumagawa ng kita (pagsasara ng mga deal, cross-selling). Ang kanilang trabaho ay magiging mas mahusay.

Ang data ay nagpapakita na ang mga empleyado ay gumagugol ng 19% ng kanilang oras sa paghahanap ng mga resources, dokumento, at impormasyon na kinakailangan upang gawin ang kanilang mga trabaho.

3. Pakikipag-ugnayan sa pagitan ng iba’t ibang bahagi ng negosyo

Ang software integrations ay nagpapabilis ng visibility ng mga aktibidad at pakikipag-ugnayan sa pagitan ng iba’t ibang mga departamento at koponan sa loob ng kumpanya. Lahat ay mas mahusay na nakaalam dahil ang data ay available sa lahat.

4. Historical analysis mula sa isang lokasyon

Ang data na nakolekta sa paglipas ng panahon sa iba’t ibang integrated platforms ay maaaring suriin mula sa isang lokasyon.

5. Kahulugan at pagpapatupad ng mga bagong KPI

Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng access sa mas maraming data at impormasyon, maaari kang magtakda ng mga bagong target batay sa mga bagong indicator na relevant sa kumpanya.

6. Pagdedesisyon batay sa pag-uugali ng user

Ang integration sa pagitan ng mga platform ay nagbibigay-daan sa iyo na mag-focus sa mga user at ang kanilang pag-uugali, dahil ang lahat ng data tungkol sa iyong mga customer at prospect ay available sa isang lugar. Maaari kang magbigay ng tailored na suporta sa tamang mga tao, sa tamang oras, i-personalize ang iyong komunikasyon o mga kampanya. Walang mas magandang paraan upang mag-alok ng isang omnichannel customer experience.

7. Pagtukoy sa kakayahang kumita ng mga kampanyang isinagawa sa iba’t ibang media

Dahil ang pagkalkula ng kakayahang kumita ng mga isinagawang kampanya ay integrated, mas madali na itapon ang kung ano ang hindi gumagana at i-optimize ang kung ano ang kapaki-pakinabang sa isang mabilis at mahusay na paraan.

8. Mas kaunting mga error

Ang manual na trabaho ay prone sa mga error; maraming mga pagkakamali ay maaaring mangyari habang ang mga empleyado ay gumagalaw ng data pabalik-balik sa pamamagitan ng iba’t ibang mga platform. Ang software integration ay nagbabawas ng dami ng scattered at overlapping data. Ginagawa itong mas ligtas na gumawa ng data-based na mga desisyon.

Ikonekta ang LiveAgent sa iyong mga paboritong tool at solusyon

Nag-aalok ang LiveAgent ng integrations sa mahigit 30 tools at uri ng software upang makapagbigay ka ng kahanga-hangang customer service sa iyong mga customer. I-integrate ang iyong LiveAgent end-to-end help desk sa iyong CRM, CMS, mga paboritong e-commerce platforms, email marketing tools, billing, at project management solutions.