Pahusayin ang iyong komunikasyon sa email gamit ang mga tip na ito: maging malinaw, maikli, at polite; gumamit ng malinaw na subject line; suriin ang spelling at grammar; tandaan na ang mga email ay hindi pribado; sabihin ang iyong pangunahing punto nang maaga; gamitin ang reply key; maging eco-friendly; iwasan ang sigaw; at isama ang iyong signature.
Ang komunikasyon sa email ay nagsimula noong 1971 nang ipadala ni Ray Tomlinson ang unang email sa kanyang sarili. Habang ang teknolohiyang ito ay mahigit 50 taong gulang na, milyun-milyong email ang ipinapadala araw-araw. Minsan araw-araw ay nakakabasang at nakakapadala kami ng mas maraming email kaysa makipagkita sa tunay na mga tao. Gayunpaman, sa komunikasyon sa email ay gumagawa kami ng parehong mga pagkakamali, na dapat nating iwasan para sa ating sariling kabutihan. Kaya paano mapabuti ang ating mga email?
Nasa ibaba ang 10 tips para sa epektibong komunikasyon sa email:
Karamihan ng mga tao ay may masyadong kaunting oras sa araw upang basahin at tumugon sa mga email. Ang katawan ng email ay dapat na naglalaman ng impormasyon at direkta. Kahit na gumagamit ka ng ibang alternatibo sa email, ang iyong tumatanggap ay magpapasalamat sa maikling at malinaw na mga mensahe. Isaalang-alang ang paggamit ng mga bullet point o pagsusulat ng hiwalay na email para sa bawat paksa na kailangan mong makipag-ugnayan sa isang tao.
Tandaan: Ang mahabang email ay kumukuha ng buhay sa mga tao.
Maliban kung nasa magandang termino ka sa isang tao, iwasan ang informal na wika, jargon, slang at hindi angkop na abbreviations. Mag-isip tungkol sa kung paano ang iyong email ay “nararamdaman” emosyonal. Kung ang iyong mga emosyon ay maaaring maunawaan nang mali, maghanap ng ibang paraan kung paano muling ipahayag ang iyong mga salita. Maging friendly, respetoso at pasasalamat.
Gusto mo bang malaman kung kailan gagamitin ang casual, formal, serious o friendly tone?
Batay sa subject line ang mga tao ay nagpapasya kung bubuksan ang email o hindi. Maraming tao ang nakakatanggap ng malaking halaga ng mga email, mahalaga na ilarawan kung ano ang makikita ng mambabasa sa loob. Ang iyong tumatanggap na inbox ay gumagawa ng unang paglilinis para sa kanila. At ang mga mensahe na walang subject line ay itinuturing na masamang email at samakatuwid ay ipinapadala sa spam.
Ito ay isang madaling paraan upang ipakita na ikaw ay nag-aalaga. Subukan ang pagbabasa ng iyong mensahe nang malakas upang tulungan kang makuha ang anumang grammar mistakes o hindi komportableng phrasing na maaari mong hindi makita.
Ang iyong mensahe ay maaaring ipadala sa ibang mga tao nang walang iyong kaalaman. Kung ang iyong impormasyon ay lubhang kumpidensyal, siguraduhin na ito ay napupunta sa tamang tao.
Kung sumasagot ka sa isang tanong sa email ng isang tao, ilagay ang sagot malapit sa simula. Karamihan ng mga tao ay hindi gustong magbasa ng mahabang mga talata upang makuha ang pangunahing punto sa dulo ng mensahe.
Isama ang nakaraang mensahe kapag sumasagot ka sa isang email. Huwag magsimula ng bagong email. Ang ganitong kasanayan ay nakakatipid ng iyong oras at ang oras ng iyong tumatanggap.
Iwasan ang pag-print ng mga email kung posible. Makakagawa ka ng mas mahusay na organisasyon ng iyong mga komunikasyon at higit pa ay makakatipid ng mga puno.
Huwag gumamit ng lahat ng capital letters, ito ay nagpapahiwatig ng sigaw. Mas MAHIRAP BASAHIN ang mga titik na naka-type na pareho ang laki, kaya bigyan ng pahinga ang iyong mga mambabasa.
Huwag magtago sa likod ng isang email at isama ang iyong pangalan. Tapusin ang iyong mensahe gamit ang “Yours sincerely”, “, “Regards”, " o “All the best”, " depende sa sitwasyon. Huwag kalimutang isulat ang pangalan ng isang kumpanya sa ilalim ng iyong pangalan o ibahagi ang iyong digital business card.
Mapagtanto na kapag ipinadala na ang iyong mensahe, imposible na ito ay mabawi. Sa pamamagitan ng pagpadala ng maling mensahe sa isang tao ay maaari mong sirain at masira ang iyong negosyo o karera. Laging double check ang iyong mensahe at ang recipient line bago magpadala ng anumang email. Ito ay isang magandang ideya din na lumikha ng bagong email account na nakatuon sa outreach at komunikasyon ng kliyente.
Share this article
Sinusubaybayan ng Daniel ang marketing at komunikasyon sa LiveAgent bilang miyembro ng inner product circle at company top management. Nauna na siyang humawak ng iba't ibang managerial na posisyon sa marketing at client communication. Kinikilala siya bilang isa sa mga eksperto sa AI at ang pagsasama nito sa customer service environment.
Ang email ay isa sa mga pinaka-karaniwang channel ng komunikasyon sa negosyo. Ang epektibong komunikasyon sa email ay tumutulong na bumuo ng propesyonal na relasyon, nagsisiguro ng malinaw na pag-unawa sa mga mensahe, at nagpapabuti ng kasiyahan at panatili ng customer.
Ang malinaw at maikli na email ay dapat may tiyak na layunin, gumamit ng simpleng wika, iwasan ang hindi kinakailangang detalye, at mabilis na makarating sa pangunahing punto. Gumamit ng maikling mga talata at bullet points kung angkop upang mapabuti ang readability.
Ang subject line ay mahalaga dahil ito ang nagtutukoy kung bubuksan ng mga tumatanggap ang iyong email. Ang malinaw at naglalarawan na subject line ay tumutulong sa mga tumatanggap na maunawaan ang layunin ng email at nagpapataas ng posibilidad na basahin ang iyong mensahe at hindi markahan bilang spam.
Laging double-check ang iyong mensahe para sa spelling at grammar errors, i-verify na tama ang email address ng tumatanggap, suriin ang tone upang masiguro na tumutugma sa iyong layunin, at basahin ang email nang malakas upang makuha ang anumang awkward phrasing o mga pagkakamali.
Gumamit ng propesyonal na email signature na may iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan, panatilihin ang respetoso at cortesía na tono, iwasan ang informal na wika at slang, gumamit ng tamang grammar at spelling, at panatilihin ang iyong mga email na organisado na may malinaw na formatting.
Tuklasin ang mga tip at template para sa pagsisimula ng propesyonal na email gamit ang angkop na pagbati at pambungad para sa iba't ibang konteksto ng negosyo. ...
Palakasin ang iyong networking skills gamit ang email templates at tips ng LiveAgent. Matuto kung paano lumikha ng compelling subject lines at mensahe para sa e...
Tuklasin ang 10 customizable na mga template ng marketing email upang mapahusay ang customer acquisition at retention. Makatipid ng oras at taasan ang ROI gamit...
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
